淺談工程資料管理對項目管理的重要性

韋明曉 楊梅芬

摘要：建筑工程資料是工程管理、工程質(zhì)量評定的重要依據(jù)，反映著建筑工程的質(zhì)量和進(jìn)度，在整個建筑工程實(shí)施階段起著不容忽視的作用。本文分析了建筑工程資料管理常見問題，并提出工程資料規(guī)范管理的實(shí)施要點(diǎn)，期望對提高建筑工程資料管理水平有所幫助。

關(guān)鍵詞：建筑工程;資料管理;規(guī)范管理

伴隨著我國工程建設(shè)水平的不斷提高，幾乎所有的建筑工程除了要涉及到建筑技術(shù)外，還會涉及到各種信息、資料的收集、整理、分類等工作，這些工作對建筑工程來說有著舉足輕重的作用。資料管理工作幾乎貫穿于建筑工程建設(shè)的整個過程之中，每一個環(huán)節(jié)都需要進(jìn)行資料的整理。如果建筑工程的資料管理水平較低或是缺失，將會造成工程后期的管理與維護(hù)缺少數(shù)據(jù)支持，極容易出現(xiàn)紕漏。因此，對于建筑單位而言必須要高度重視建筑工程資料的整理工作，充分利用信息化技術(shù)，提高整理水平，這樣才能保證當(dāng)出現(xiàn)問題時立刻找到相關(guān)必備資料，最終對工程進(jìn)行有效地維護(hù)與管理?；谶@樣的現(xiàn)實(shí)情況，文章將首先分析當(dāng)前建筑工程資料管理中存在的問題，并以此為依據(jù)提出進(jìn)一步的改進(jìn)措施，希望為今后的具體操作提供一定借鑒。

一、建筑工程資料管理的意義

建筑工程資料是工程建設(shè)從項目的提出、籌備、勘測、設(shè)計、施工到竣工投產(chǎn)等過程中形成的文件材料、圖樣、圖表、計算材料、聲像材料等各種形式的信息總和，是建設(shè)工程合法身份與合格質(zhì)量的證明文件，是工程竣工交付使用的必備文件，也是對工程進(jìn)行檢查、驗收、維修、改建和擴(kuò)建的原始依據(jù)，在我國，國家立法和驗收標(biāo)準(zhǔn)都對工程資料提出了明確的要求，《中華人民共和國建筑法》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》等法律法規(guī)，《建筑工程施工質(zhì)量驗收統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)》、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》等標(biāo)準(zhǔn)，均把建筑工程資料放在重要的位置。建筑工程資料管理是保證工程質(zhì)量與安全的重要環(huán)節(jié)，是建筑工程施工管理程序化、規(guī)范化和制度化的具體體現(xiàn)，因此做好建筑工程資料管理工作具有重要意義。一個工程的質(zhì)量具體反映在建筑物的實(shí)體質(zhì)量，即所謂硬件;此外是該項工程資料的質(zhì)量，即所謂軟件。因此，形成完整、真實(shí)、具體的工程資料非常重要。建筑工程資料包括工程準(zhǔn)備階段資料、監(jiān)理資料、施工資料、竣工圖和竣工驗收資料等，其中施工資料是最復(fù)雜的，存在問題也是最多的，下面以資料為例進(jìn)行分析。

二、建筑工程施工資料的特點(diǎn)

（一）同步性

建筑工程資料管理工作與工程建設(shè)要時刻保持同步，在工程施工過程中，建筑單位要充分對于施工過程中的相關(guān)資料、圖紙、數(shù)據(jù)、收據(jù)的收集情況，確保資料整理的及時性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性、規(guī)范性、統(tǒng)一性。值得注意的是，一些需要多部門簽驗的資料很有可能在傳遞的過程中出現(xiàn)丟失或是簽驗不及時等情況，最終影響到資料整理的實(shí)時性。

（二）多部門共同協(xié)作

在建筑工程的資料整理工作中，除了相關(guān)專業(yè)的資料員進(jìn)行整理之外，不同項目中的管理人員都需要承擔(dān)起收集資料的責(zé)任。具體來說，對于技術(shù)部門的管理人員而言，他們要收集相關(guān)的施工方案、施工圖紙等材料;對于材料部門的管理人員，他們要負(fù)責(zé)收集施工材料的采集與入庫資料情況、供應(yīng)商的相關(guān)信息、材料的質(zhì)量保證資料以及檢驗資料等;作為建筑工程施工部門的管理人員而言，他們則需要收集施工的原始記錄、施工記錄、審核記錄、施工計劃等材料。因此不難看出，工程資料管理不光需要專業(yè)的人員進(jìn)行管理，同樣需要工程所有部分工作人員的配合，這樣才能確保資料的收集、整理工作能夠順利進(jìn)行。

三、建筑工程資料規(guī)范管理的要點(diǎn)

（一）完善建筑工程資料管理制度

在工程建設(shè)管理中，要建立健全工程資料管理制度，明確工程資料管理流程，落實(shí)工程資料管理責(zé)任，確保工程資料管理規(guī)范化開展。具體制度內(nèi)容包括：將工程文件形成納入到工程建設(shè)管理的各個環(huán)節(jié)，明確工程招標(biāo)、工程勘察、工程設(shè)計、工程施工、工程監(jiān)理等各單位以及資料管理人員在工程資料管理中的職責(zé)范圍;工程資料的歸檔整理要與工程建設(shè)同步，不允許事后補(bǔ)編資料;工程資料管理要采取紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理的方式，做好工程資料的整理、歸檔、驗收和移交工作;建立健全工程資料的保管和借閱制度，做好資料借閱記錄，強(qiáng)化資料借閱管理，避免在借閱過程中出現(xiàn)資料丟失現(xiàn)象。

（二）加強(qiáng)工程資料保管

項目部要設(shè)置檔案室，配備專職檔案員，專門負(fù)責(zé)工程資料的組卷、歸檔等工作，及時收集、整理、分類工程資料，編寫資料目錄，將其裝訂成冊，放置到檔案室內(nèi)進(jìn)行保管。在檔案室中，要嚴(yán)格執(zhí)行檔案保管制度、借閱制度，做好防塵、防潮和放高溫措施，保證檔案在保管期間的安全性和完整性，便于日后查閱。此外，在工程資料保管過程中，資料管理人員要每半年清理一次工程資料，查看工程資料是否有遺失、損毀等問題，及時查明原因，做好善后處理。

（三）改進(jìn)工程資料管理方法

為提高建筑工程資料管理效率，應(yīng)對資料管理方法進(jìn)行改進(jìn)，以達(dá)到事半功倍的管理效果，充分發(fā)揮工程資料的利用價值。具體管理方法如下：一是實(shí)施分類管理。由于建筑工程資料種類繁瑣，為了有序開展資料管理工作，可采用分類管理法對基建文件、施工資料、監(jiān)理資料、竣工圖紙進(jìn)行分類管理，以便于資料文件的后期查閱。二是利用BIM數(shù)據(jù)庫管理。項目部可采用BIM技術(shù)輔助工程資料管理，在工程建設(shè)期間，要將所有技術(shù)信息都錄入到BIM模型中，形成工程施工各個階段的圖紙資料，從而保證資料的完整性和連續(xù)性。

（四）充分重視工程資料管理，確保資料的真實(shí)可靠性

一方面，對于建設(shè)單位的管理人員而言，應(yīng)該要正視資料管理的重要性，通過向之前的優(yōu)秀案例學(xué)習(xí)或是參加培訓(xùn)指導(dǎo)等方式來提升自己的專業(yè)水平，加大對建筑工程資料的管理力度;另一方面，除了要從管理人員入手之外，整理人員也同樣需要進(jìn)行端正對資料整理的態(tài)度，熟知資料管理的規(guī)范化要求，明確具體收集流程、保存格式以及歸檔方式等。為了能夠提高管理技術(shù)水平，工作人員還可以通過引進(jìn)信息化技術(shù)與相關(guān)網(wǎng)絡(luò)平臺等，來提高資料管理水平，以確保建筑工程的資料管理工作能夠順利進(jìn)行。除此之外，為了確保收集到的資料是真實(shí)、可靠的，質(zhì)量監(jiān)督等部門也應(yīng)當(dāng)把好質(zhì)量關(guān)、確保安全性，管理單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格處理假資料、給出假實(shí)驗報告等現(xiàn)象，通過最高處罰方式，確保建筑工程技術(shù)的有效性。

四、結(jié)語：

當(dāng)前，為了滿足人們?nèi)找嬖鲩L的物質(zhì)文化需求，建筑行業(yè)得到了迅猛發(fā)展，無論是管理理念還是經(jīng)營方式都得到了一定程度優(yōu)化創(chuàng)新。作為建筑工程工作中的重要組成部分，資料管理的重要性也越發(fā)凸顯出現(xiàn)。

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