事業(yè)單位文秘增強(qiáng)“參謀”意識和提高工作效率的探析

陳曉

[摘 要] 文秘崗位在事業(yè)單位日常工作中發(fā)揮著重要作用，不但要擔(dān)負(fù)各類規(guī)劃的編制、文稿的撰寫審核，而且要負(fù)責(zé)對上級交辦、領(lǐng)導(dǎo)批示問題辦理情況的督查督辦，還要承擔(dān)單位各部門間的組織和協(xié)調(diào)工作。而參謀助手作用作為事業(yè)單位辦公室文秘的重要職責(zé)之一，在體現(xiàn)出事業(yè)單位辦公室文秘專業(yè)水平的同時(shí)，也關(guān)系到辦公室文秘的工作質(zhì)量和工作效率。

[關(guān)鍵詞] 事業(yè)單位 文秘 參謀助手 工作效率

中圖分類號：F243 文獻(xiàn)識別碼：A

隨著事業(yè)單位分類改革的推進(jìn)，事業(yè)單位面臨著越來越多的責(zé)任與挑戰(zhàn)，而辦公室文秘作為綜合性要求最高的工作崗位，要求工作人員不僅要具有專業(yè)的材料分析和處理能力，還要具備較強(qiáng)的“參謀”意識，如此才能滿足并適應(yīng)機(jī)構(gòu)編制改革大背景下事業(yè)單位辦公室文秘工作的需要。本文分析了目前事業(yè)單位辦公室文秘工作的內(nèi)容以及工作效率亟待提高的原因，并闡述了增強(qiáng)辦公室文秘參謀助手作用、提升工作效率的對策。

一、事業(yè)單位辦公室文秘工作的主要內(nèi)容

事業(yè)單位辦公室文秘的工作內(nèi)容主要包括：公文的擬定和辦理、會務(wù)的組織、信息調(diào)查與處理、部門協(xié)調(diào)以及公務(wù)接洽等。

其中，公文的擬定是辦公室文秘最為重要的工作職責(zé)之一，即根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖或任務(wù)指令起草通知、報(bào)告、請示、紀(jì)要及綜合性文稿等。公文不僅具有發(fā)布指令以及傳達(dá)上級意圖的作用，還具有憑證以及記錄等功能。而處理公文則是辦公室文秘的基本工作之一，包括公文的簽收、登記、承辦等收文方面的工作，以及起草、會簽、審核、簽發(fā)、復(fù)核、登記、印制分發(fā)等發(fā)文方面的工作，需要辦公室文秘嚴(yán)格按照相關(guān)條例和辦法開展公文辦理工作[1]。

而會務(wù)的組織工作主要指辦公室文秘根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示以及會務(wù)的主題而開展的會前、會中以及會后輔助工作。例如，對會議需要討論的內(nèi)容進(jìn)行整理并形成文件交給領(lǐng)導(dǎo)，還需要對會議的開展時(shí)間、開展地點(diǎn)、參與部門以及會場布置等進(jìn)行安排；負(fù)責(zé)會議過程中的文件印發(fā)以及茶水服務(wù)、視頻調(diào)試、記錄等工作；在會議結(jié)束后，需要對會議記錄進(jìn)行整理。

信息調(diào)查與處理工作主要指辦公室文秘需要根據(jù)當(dāng)前的工作重心或上級、本級領(lǐng)導(dǎo)的指示，收集、分析、整理相關(guān)信息和資料，最終形成調(diào)研報(bào)告交給領(lǐng)導(dǎo)審閱，這也是事業(yè)單位辦公室文秘發(fā)揮自身參謀助手作用的工作內(nèi)容之一。

部門協(xié)調(diào)工作涉及范圍較廣，不僅包括與上級單位、領(lǐng)導(dǎo)之間的溝通與聯(lián)系，而且還涉及同級系統(tǒng)內(nèi)、外單位的聯(lián)系與交流，還需要負(fù)責(zé)同部門內(nèi)以及同級或下級部門之間的溝通與協(xié)調(diào)，比如工作協(xié)調(diào)、會議協(xié)調(diào)等。

公務(wù)接洽也是事業(yè)單位辦公室文秘的重要工作之一，主要是對其他單位或部門與本單位之間的公務(wù)進(jìn)行接洽和處理，比如安排上級領(lǐng)導(dǎo)的接見、對相關(guān)咨詢進(jìn)行回復(fù)以及安排解決交通、食宿等相關(guān)事宜。

二、目前部分事業(yè)單位辦公室文秘工作效率亟待提高的原因

事業(yè)單位辦公室文秘工作任務(wù)繁重且瑣碎，可以說，辦公室文秘是事業(yè)單位中最忙的崗位之一，如何做到事半功倍，如何在自己的崗位上高效從容地應(yīng)對來自方方面面的工作任務(wù)，得向效率要成績。

（一）事業(yè)單位辦公室文秘專業(yè)技術(shù)水平稍顯單一

部分事業(yè)單位辦公室文秘在職業(yè)發(fā)展以及長遠(yuǎn)規(guī)劃方面缺乏明確、具體的目標(biāo)，使得這些文秘在專業(yè)技術(shù)學(xué)習(xí)以及自我提升上存在諸多不足。比如，很多文秘在學(xué)習(xí)專業(yè)技術(shù)時(shí)大多以文員的工作需要為參照標(biāo)準(zhǔn)，將學(xué)習(xí)精力放在了辦公軟件的應(yīng)用上，再輔以各類文書書寫格式、速記能力、會議籌備與記錄以及會議總結(jié)等專業(yè)能力的學(xué)習(xí)，卻忽視了資料整合分析、綜合文稿撰寫以及管理能力等的鍛煉和提升，使得這些辦公室文秘分辨事務(wù)輕重等級的能力較弱，使得他們面臨突發(fā)事件時(shí)手忙腳亂，極大影響了工作質(zhì)量和效率[2]。

（二）事業(yè)單位辦公室文秘的職業(yè)素養(yǎng)仍較薄弱

辦公室文秘作為事業(yè)單位的重要工作崗位之一，肩負(fù)著單位事務(wù)以及各部門之間的協(xié)調(diào)工作。因此，辦公室文秘需要具有較高的職業(yè)素養(yǎng)。然而，目前部分事業(yè)單位辦公室文秘雖然在專業(yè)技術(shù)方面較為精通，但對工作沒有深入的分析和總體規(guī)劃，整體職業(yè)素養(yǎng)較差。一些文秘在日常工作中只是根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指令編纂文稿、傳達(dá)公文、接洽事務(wù)，疲于應(yīng)對煩瑣的工作任務(wù)，組織協(xié)調(diào)能力低，存在工作忙卻效率不高的情況，既打擊個(gè)人積極性，又不利于發(fā)展提升。

三、事業(yè)單位辦公室文秘發(fā)揮參謀助手作用、提升工作效率的對策

（一）強(qiáng)化收集信息工作，發(fā)揮自身的信息庫作用

辦公室是事業(yè)單位綜合性最強(qiáng)的部門，不僅需要對單位的各項(xiàng)事務(wù)進(jìn)行協(xié)調(diào)，還擔(dān)負(fù)著為領(lǐng)導(dǎo)收集信息的任務(wù)。特別是事業(yè)單位分類改革以來，因?yàn)槊媾R的事務(wù)越來越多、越來越復(fù)雜，辦公室文秘的信息收集能力以及收集信息的準(zhǔn)確性、時(shí)效性對工作效率的影響越來越大。這就需要辦公室文秘重視并加強(qiáng)收集信息工作，通過收集總結(jié)信息工作充分發(fā)揮自身參謀助手的作用。所以，辦公室文秘應(yīng)根據(jù)單位的中心工作以及領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心的問題，有計(jì)劃、有目標(biāo)地規(guī)劃信息收集方案，并積極收集相關(guān)信息，特別是一些全局性、戰(zhàn)略性的信息，然后對收集到的信息進(jìn)行合理分析、篩選、整合，再交由領(lǐng)導(dǎo)參閱。辦公室文秘加強(qiáng)收集、整理信息工作，不僅有助于掌握事務(wù)的動態(tài)并及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問題，還有助于提升自身的信息庫建設(shè)，從而為領(lǐng)導(dǎo)決策提供更好的信息支撐，對工作效率的提升有著積極的促進(jìn)作用。

（二）重視并加強(qiáng)基礎(chǔ)工作

事業(yè)單位辦公室文秘的基礎(chǔ)工作主要包括公文擬制、會議組織以及事務(wù)協(xié)調(diào)等。其中，公文擬制不僅是有效體現(xiàn)文秘專業(yè)能力水平的工作之一，更是發(fā)揮文秘參謀助手作用的工作之一。比如在一些重大會議以及重要講話的稿件草擬工作中，辦公室文秘不僅需要深入理解領(lǐng)導(dǎo)的意圖，還需要在此基礎(chǔ)上根據(jù)其他信息資料以及個(gè)人感悟充實(shí)稿件內(nèi)容，這也對辦公室文秘提出了更高的要求。在會議組織工作上，辦公室文秘不僅要全面了解各部門提交的研究事項(xiàng)，還需要劃分各研究事項(xiàng)的輕重程度、優(yōu)先等級，并擬定相應(yīng)的會議開辦建議，交由領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審閱。在此過程中，辦公室文秘也可以充分發(fā)揮自身的參謀助手作用，積極為領(lǐng)導(dǎo)提供相關(guān)信息并提出自己的見解及建議，從而幫助領(lǐng)導(dǎo)快速、準(zhǔn)確了解各研究事項(xiàng)的信息并做出相應(yīng)的決策。

（三）在領(lǐng)導(dǎo)的決策工作中發(fā)揮自身的參謀作用

事業(yè)單位辦公室文秘作為領(lǐng)導(dǎo)的助手，要充分發(fā)揮參謀輔助作用。如果文秘將過多的精力與時(shí)間放在單位一般事務(wù)的處理上，就很難充分發(fā)揮辦公室文秘應(yīng)有的作用。第一，辦公室文秘應(yīng)全面、深入了解與本單位、部門有關(guān)的政策和法規(guī)，便于文秘在領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行相應(yīng)決策時(shí)提供政策方面的信息。第二，辦公室文秘應(yīng)針對本單位的現(xiàn)狀以及發(fā)展方向進(jìn)行全局性調(diào)研，從而在領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行宏觀決策時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供不同的思路及依據(jù)。第三，辦公室文秘應(yīng)圍繞本單位的中心工作進(jìn)行調(diào)研，從而全面、翔實(shí)掌握相關(guān)事務(wù)的進(jìn)展以及實(shí)際情況，在領(lǐng)導(dǎo)問詢有關(guān)事宜時(shí)，及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)相關(guān)信息。

（四）加強(qiáng)督查督辦工作，切實(shí)發(fā)揮自身協(xié)調(diào)作用

事業(yè)單位各項(xiàng)事務(wù)的督查督辦是提升決策支持以及工作質(zhì)量和效率的基礎(chǔ)。首先，辦公室文秘要敢于督查督辦，因?yàn)檗k公室文秘的督查督辦工作是上級領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)的延伸，也是文秘協(xié)助上級領(lǐng)導(dǎo)對單位各項(xiàng)事務(wù)的具體落實(shí)情況進(jìn)行關(guān)注和督查，對事業(yè)單位的順暢運(yùn)行以及工作效率的提升有著重要意義。其次，辦公室文秘應(yīng)善于督查督辦，在督查督辦工作中，應(yīng)緊抓工作的中心和重點(diǎn)，并圍繞上級領(lǐng)導(dǎo)的決策部署，對單位事務(wù)的落實(shí)情況進(jìn)行跟蹤和督促，并協(xié)調(diào)好相關(guān)部門、單位確保各項(xiàng)事務(wù)順利開展[3]。最后，辦公室文秘應(yīng)勤于督查督辦，重視并加強(qiáng)督查督辦工作，增強(qiáng)主動性，不僅要對上級領(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù)進(jìn)行專項(xiàng)督辦，還需要對單位其他事務(wù)的開展情況進(jìn)行跟蹤了解，以方便協(xié)調(diào)單位事務(wù)，從而促進(jìn)事業(yè)單位各項(xiàng)工作的落實(shí)與開展。

總而言之，緊隨事業(yè)單位改革的步伐，事業(yè)單位辦公室文秘應(yīng)轉(zhuǎn)變自身工作觀念，不僅要重視辦公室文秘日常基本工作的完成，也要培養(yǎng)自身的“參謀”意識，發(fā)揮參考輔助作用，在完成本職工作的基礎(chǔ)上，積極為領(lǐng)導(dǎo)提供信息、思路和建議，從而實(shí)現(xiàn)辦公室文秘“參謀”意識增強(qiáng)和工作效率提升的有效結(jié)合。

參考文獻(xiàn)：

[1]彭杏. 辦公室秘書如何更好地發(fā)揮參謀助手作用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（12）：89- 92.

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[3]范華飛. 如何提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平[J]. 企業(yè)改革與管理，2017（12）：199.