如何做好企業(yè)涉密檔案的保密工作

謝琦 富晨順 沈慧

摘要：為進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)涉密檔案管理，明確涉密檔案管理人員的責(zé)任和義務(wù)，預(yù)防和杜絕失泄密事情發(fā)生，確保秘密檔案管理利用和安全。本文主要闡述如何做好企業(yè)涉密檔案的管理工作。

關(guān)鍵詞：檔案管理;保密性;措施

1做好企業(yè)涉密檔案保密工作的重要性

企業(yè)在發(fā)展進(jìn)程中，會(huì)開(kāi)展一定的商業(yè)活動(dòng)與業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，在執(zhí)行此類(lèi)活動(dòng)時(shí)，會(huì)產(chǎn)生大量的涉密載體，主要表現(xiàn)為數(shù)據(jù)、文字、圖紙、符號(hào)、影像與聲音等形式，其中記錄著企業(yè)的秘密信息，主要介質(zhì)表現(xiàn)為光盤(pán)、紙介質(zhì)與磁介質(zhì)等。為實(shí)現(xiàn)企業(yè)的科學(xué)性發(fā)展，應(yīng)重視對(duì)科技檔案資料的合理化管理，及時(shí)處理好科技檔案資料的保密工作，這與國(guó)家、企業(yè)間的根本利益密切相關(guān)，關(guān)乎發(fā)展的全局，旨在實(shí)現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。企業(yè)涉密檔案保密工作的實(shí)施，應(yīng)配備一定的檔案管理團(tuán)隊(duì)，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，還要具備細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)幕緫B(tài)度，進(jìn)而提高科技檔案保密質(zhì)量。通過(guò)對(duì)涉密檔案資料的保護(hù)，能及時(shí)保護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，也能借助企業(yè)的保密信息來(lái)為企業(yè)后續(xù)決策的制定提供條件，重視對(duì)檔案資料的信息保護(hù)，還要及時(shí)對(duì)檔案予以開(kāi)發(fā)與利用，從而凸顯其重要價(jià)值，這對(duì)于企業(yè)發(fā)展而言意義深遠(yuǎn)。

2檔案管理的保密性工作內(nèi)容

2.1加強(qiáng)檔案庫(kù)房的保密管理

通過(guò)加強(qiáng)檔案保密管理，可以避免檔案出現(xiàn)盜取現(xiàn)象。在檔案管理過(guò)程中，要嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫(kù)房、閱檔室和辦公室 “三分開(kāi)”原則，還要安排專(zhuān)人進(jìn)行檔案庫(kù)房管理，將庫(kù)房管理機(jī)制完善化，給予庫(kù)房保密性一定的保障。通過(guò)對(duì)庫(kù)房的控制，可以強(qiáng)化庫(kù)房的保密管理。所以企業(yè)要投入一定的資金，以此來(lái)將檔案管理的硬件設(shè)施投入落實(shí)下去。

2.2加強(qiáng)涉密檔案的保密管理

在企業(yè)不斷發(fā)展過(guò)程中，具有較多核心機(jī)密信息，所以必須要做好涉密檔案保密管理工作。如果出現(xiàn)涉密檔案泄漏現(xiàn)象，極容易造成諸多知識(shí)產(chǎn)權(quán)的缺失，對(duì)企業(yè)的發(fā)展經(jīng)營(yíng)造成嚴(yán)重的影響。所以在檔案管理過(guò)程中，對(duì)于涉密檔案，要制定專(zhuān)門(mén)措施，強(qiáng)化安全管理，確保涉密檔案的保密性。

2.3合理劃分檔案保管期限和保密期

在檔案管理期限的明確過(guò)程中，要從檔案實(shí)際內(nèi)容出發(fā)，并對(duì)檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)價(jià)值進(jìn)行深入分析，然后給予企業(yè)實(shí)際需求，對(duì)檔案的保管價(jià)值、期限等進(jìn)行確定，所以在檔案保管期限內(nèi)，要積極開(kāi)展檔案保密管理工作，確保檔案內(nèi)容的完整性，以免對(duì)檔案價(jià)值造成影響。而對(duì)于涉密的檔案來(lái)說(shuō)，要做好密級(jí)標(biāo)注，從檔案的密級(jí)程度出發(fā)，進(jìn)行獨(dú)立化的裝訂和保存，將檔案在運(yùn)輸或利用中出現(xiàn)泄密的現(xiàn)象降至最低，以免對(duì)企業(yè)發(fā)展造成影響。

3檔案管理保密性中存在不足之處

3.1對(duì)檔案管理的重視程度不足

現(xiàn)階段，一些企業(yè)積極開(kāi)展檔案管理工作，但是在實(shí)際上，一些企業(yè)沒(méi)有對(duì)檔案管理予以高度的重視程度，并對(duì)檔案管理存在著一定的心理誤區(qū)，也沒(méi)有將檔案管理的保密性充分發(fā)揮出來(lái)。對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，可以不斷增強(qiáng)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。但是在實(shí)際上，一些企業(yè)在檔案管理中，出現(xiàn)了盲目亂借、甚至丟失現(xiàn)象，而且還出現(xiàn)了檔案泄密問(wèn)題。造成這種現(xiàn)象的原因，主要是由于檔案管理工作的重視程度嚴(yán)重缺失造成的。

3.2缺少完善的檔案保密制度

目前，我國(guó)檔案管理工作有其局限性，檔案利用效率不高，檔案信息的安全性、保密性得不到保證，檔案管理流程的嚴(yán)密性嚴(yán)重缺失，流失現(xiàn)象經(jīng)常出現(xiàn)。在執(zhí)行操作方面，檔案管理保密工作的規(guī)范性也存在著缺陷，缺少相關(guān)管理制度的構(gòu)建，不利于檔案保密工作的順利進(jìn)行。究其原因，都是由于缺少完善的檔案管理制度造成的，檔案工作的專(zhuān)業(yè)性、系統(tǒng)性嚴(yán)重缺失。

3.3檔案管理軟硬件設(shè)施嚴(yán)重缺失

在企業(yè)發(fā)展和經(jīng)營(yíng)中，檔案扮演著極其重要的角色，但是一些管理人員缺少對(duì)檔案管理的高度重視，專(zhuān)人管理嚴(yán)重缺失，也沒(méi)有設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案室，一定程度上很難保證檔案管理的保密性，導(dǎo)致檔案泄密現(xiàn)象始終沒(méi)有得到解決。雖然一些企業(yè)設(shè)置了檔案室，以此來(lái)管理和保管檔案，但是檔案室范圍比較狹小，保存空間受到了極大的限制，而且一些庫(kù)房條件不達(dá)標(biāo)，極容易破壞到紙質(zhì)檔案，威脅到檔案的完整性和全面性。總之，檔案管理設(shè)施嚴(yán)重缺失，很難保證檔案的保密性。

4 做好涉密檔案的管理工作

4.1從保管職責(zé)、條件和人員等方面進(jìn)行具體要求。

4.1.1涉密檔案人員應(yīng)負(fù)責(zé)涉密檔案的接收、保管、借閱及日常管理和安全，對(duì)進(jìn)入涉密要害部門(mén)的人員嚴(yán)格履行“要害部位進(jìn)出入”登記手續(xù)。例如，我公司保密要害部位是文書(shū)檔案管理，嚴(yán)格要求按照“誰(shuí)主管，誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，做到責(zé)任到人，嚴(yán)密防范，確保安全，門(mén)外還掛統(tǒng)一警示標(biāo)志，禁止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入，每季度會(huì)向公司保密辦書(shū)面報(bào)告保密要害部位管理情況，接受上級(jí)公司保密委的抽檢，黨領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)人、各崗位涉密人員對(duì)本部門(mén)本崗位進(jìn)行經(jīng)常性檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告解決，把事故和隱患消滅在萌芽狀態(tài)，確保涉密檔案的安全。

4.1.2對(duì)涉密檔案實(shí)體按要求進(jìn)行單獨(dú)、分密級(jí)妥善保管，編制涉密檔案文件目錄，做好涉密檔案借閱（復(fù)制）登記工作;涉密人員需要借查閱復(fù)印涉密檔案時(shí)，應(yīng)遵守 《檔案室涉密檔案借（查）閱管理制度》，填寫(xiě) 《檔案借查閱（復(fù)?。徟C明》，按規(guī)定權(quán)限辦理審批手續(xù)，履行登記，填寫(xiě)出入登記表和涉密檔案借查閱登記薄，在涉密文件復(fù)制件加蓋檔案室“視同原件”管理印章。

4.1.3做好通信和計(jì)算機(jī)管理，嚴(yán)格執(zhí)行計(jì)算機(jī)“涉密不上網(wǎng)，上網(wǎng)不涉密”的規(guī)定，凡涉及國(guó)家秘密和公司商業(yè)秘密的信息，嚴(yán)禁在計(jì)算機(jī)上儲(chǔ)存、處理，工作U盤(pán)不準(zhǔn)存儲(chǔ)個(gè)人材料，嚴(yán)禁工作U盤(pán)在個(gè)人電腦上使用。

4.1.4不得在非涉密辦公網(wǎng)絡(luò)上存儲(chǔ)處理涉密信息。非涉密辦公網(wǎng)絡(luò)缺乏安全保密防護(hù)措施，如果存儲(chǔ)、處理涉密信息，泄密風(fēng)險(xiǎn)很大。因此，不在非涉密辦公網(wǎng)絡(luò)上存儲(chǔ)、處理涉密信息。不得在門(mén)戶(hù)網(wǎng)站上登載涉密信息。隱患分析：門(mén)戶(hù)網(wǎng)站是建立在互聯(lián)網(wǎng)上的信息發(fā)布平臺(tái)，在門(mén)戶(hù)網(wǎng)站上登載涉密信息，相當(dāng)于將涉密信息發(fā)布在互聯(lián)網(wǎng)上。防范對(duì)策：嚴(yán)格遵守信息，公開(kāi)保密審查制度，對(duì)擬在門(mén)戶(hù)網(wǎng)站上登載的信息進(jìn)行嚴(yán)格的保密審查，確保涉密信息不上網(wǎng)。

4.1.5不得使用具有無(wú)線(xiàn)互聯(lián)功能的計(jì)算機(jī)處理涉密信息。隱患分析：具有無(wú)線(xiàn)互聯(lián)功能的計(jì)算機(jī)，在開(kāi)機(jī)狀態(tài)可自動(dòng)與無(wú)線(xiàn)網(wǎng)絡(luò)連接，可能被他人遠(yuǎn)程控制，即使關(guān)閉聯(lián)網(wǎng)程序也可以使用技術(shù)手段，通過(guò)無(wú)線(xiàn)網(wǎng)絡(luò)將其激活，竊取信息，同時(shí)，無(wú)線(xiàn)上網(wǎng)傳輸信號(hào)暴露在空中，可被任何具有接收能力的設(shè)備截獲。防范對(duì)策：處理涉密信息的計(jì)算機(jī)，必須拆除機(jī)內(nèi)的無(wú)線(xiàn)網(wǎng)卡等無(wú)線(xiàn)互聯(lián)設(shè)備，切斷無(wú)線(xiàn)網(wǎng)渠道，無(wú)法拆除的，不得用于處理涉密信息。

4.1.6計(jì)算機(jī)需要維修、升級(jí)、檢測(cè)工作時(shí)，由我公司信息中心負(fù)責(zé)或公司指定的服務(wù)部門(mén)進(jìn)行，確保涉密信息不被泄露，涉密檔案不被竊取。計(jì)算機(jī)管理人員應(yīng)始終保持安全保密意識(shí)，確保計(jì)算機(jī)使用符合保密規(guī)定要求，并自己接受公司保密辦的檢查和整改。

4.2提升檔案保密人員的素質(zhì)。

以國(guó)家安全利益至上為宗旨，推進(jìn)“兩學(xué)一做”學(xué)習(xí)教育制度，檔案保密人員應(yīng)進(jìn)一步增強(qiáng)“四個(gè)意識(shí)”，擁戴核心，服從核心，緊跟核心，牢記使命、忠誠(chéng)履職。狠抓檔案人員專(zhuān)業(yè)能力的培養(yǎng)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的理論和管理方法，實(shí)踐中鍛煉提高。提高企業(yè)檔案人員的綜合素質(zhì)，是管理涉密檔案的關(guān)鍵之一。涉密檔案管理人員無(wú)論在什么場(chǎng)合都要時(shí)刻警惕，不做違反保密制度規(guī)定的事。牢記國(guó)防科技工業(yè)涉密人員行為“十不準(zhǔn)”，做到守口如瓶，萬(wàn)無(wú)一失，保管的涉密資料不泄密、不損壞、不丟失、不散亂，嚴(yán)禁將工作中知悉的國(guó)家秘密泄密給無(wú)關(guān)人員。

結(jié)束語(yǔ)

各行各業(yè)都在朝著信息化以及自動(dòng)化的方向發(fā)展，也正是因?yàn)檫@樣，必須做好涉密檔案的保密工作，處理好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，從而保證企業(yè)能夠快速的發(fā)展。為了能夠有效的提升檔案的保密效果，必須保證工作人員具備一定的職業(yè)道德以及政治素養(yǎng)，還要適時(shí)的開(kāi)展相應(yīng)的保密教育工作，從而促使企業(yè)快速發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1] 王云慶，苗壯著.現(xiàn)代檔案管理學(xué)[M].青島出版社，2004.

[2] 蘆寶生.企業(yè)涉密檔案管理探討 [J].陜西檔案，2009（2）：29—30.

[3] 王 霞，王婷婷.信息時(shí)代對(duì)檔案保密管理工作的挑戰(zhàn)及對(duì)策探微[J].現(xiàn)代交際，2018（15）：119+118.

（作者單位：上海市南電力（集團(tuán)）有限公司青浦分公司）