高職院校檔案管理的難點(diǎn)和對(duì)策

王杰珍

摘 要：近些年，我國(guó)高職教育不斷發(fā)展，很多高職院校都將工作中心放在校園建設(shè)與擴(kuò)招上，對(duì)于學(xué)校檔案管理工作不是十分重視，相應(yīng)組織機(jī)構(gòu)設(shè)置與人員配備也跟不上學(xué)校與建設(shè)與發(fā)展的步伐，所以在開(kāi)展先關(guān)工作時(shí)有些力不從心，也沒(méi)有完善的檔案管理制度，導(dǎo)致管理質(zhì)量差、效率低。因此，高職院校應(yīng)更加重視檔案管理工作，從部門(mén)設(shè)置、人員組成以及檔案管理制度等多方面入手，切實(shí)做好改革與把控工作，切實(shí)提高檔案管理水平，為學(xué)校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展保駕護(hù)航。

關(guān)鍵詞：高職院校;檔案管理;信息化與數(shù)字化

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷的發(fā)展，對(duì)于應(yīng)用技術(shù)型人才的需求量與要求也在不斷提升，高職教育優(yōu)勢(shì)就在于和企業(yè)之間的高效對(duì)接，更加注重技術(shù)人才的培養(yǎng)，這也使高職教育得到了社會(huì)各界的認(rèn)同與肯定?，F(xiàn)階段高職院校的招生率與畢業(yè)生的就業(yè)率顯著提升，其學(xué)校發(fā)展迎來(lái)了一個(gè)關(guān)鍵時(shí)期，如何處理好發(fā)揮過(guò)程中的各類問(wèn)題已經(jīng)成為相關(guān)工作者研究與討論的重點(diǎn)。檔案管理工作在高職院校中有著非常重要的工作，是連接社會(huì)與學(xué)生的重要橋梁，對(duì)于學(xué)校與學(xué)生發(fā)揮有著深遠(yuǎn)影響，因此必須要予以重視，緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，在信息化背景下做好檔案管理工作是必須的，也是的必要的。雖然我國(guó)高職院校在檔案管理方面已經(jīng)取得一定成效，但還是存在諸多問(wèn)題，有關(guān)人員要對(duì)問(wèn)題進(jìn)行合理分析與有效處理，積極探究解決對(duì)策。

一、高職院校檔案管理工作意義

作為高職院校建設(shè)與發(fā)展中一項(xiàng)非常重要的管理內(nèi)容，檔案管理工作始終都是一個(gè)重點(diǎn)環(huán)節(jié)，其工作內(nèi)容的并不是一成不變的，而是隨著高職院校的發(fā)展而不斷變化，是一個(gè)前進(jìn)、發(fā)展的過(guò)程，其要借助檔案管理人員自身能力水平的不斷提升以及對(duì)以往經(jīng)驗(yàn)的不斷積累，充分發(fā)揮創(chuàng)新精神，才能不斷推陳出新，做好調(diào)整以適應(yīng)內(nèi)外部環(huán)境的變化。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，現(xiàn)階段其已經(jīng)對(duì)人類的生產(chǎn)生活方式帶來(lái)了巨大影響，并且在各個(gè)領(lǐng)域中我們都不難看到信息技術(shù)的影子，由此，高職院校檔案管理管理工作更要緊跟時(shí)代步伐，積極利用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)傳統(tǒng)高職院校檔案管理模式與管理方法進(jìn)行創(chuàng)新，從更好的滿足科學(xué)決策需要。

二、高職院校檔案管理工作中的難點(diǎn)

1.高職院校人員數(shù)量較多。近些年很多高職院校不斷擴(kuò)招，有些院校甚至學(xué)生人數(shù)已經(jīng)上萬(wàn)，而且校園內(nèi)部的從業(yè)人員也近千人，辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，對(duì)于檔案管理工作也提出了更高的要求，除了要有朱門(mén)的檔案外，還有著許多種不同的檔案類型，如科研檔案、教學(xué)檔案、財(cái)務(wù)檔案以及建設(shè)檔案等等的，工作涉及面更多且越來(lái)越復(fù)雜，為先關(guān)工作者提出了更多難題。

2.檔案管理意識(shí)不高?，F(xiàn)階段我國(guó)的很多高職院校都在奮力發(fā)展，很多高職院校得前身都是中專院校，而在其從中專向高專轉(zhuǎn)變的過(guò)程中普遍熱衷于基礎(chǔ)設(shè)施與教師團(tuán)隊(duì)建設(shè)，如教學(xué)樓、宿舍樓、圖書(shū)館的改擴(kuò)建，以及校園圖書(shū)館新建與修整等，這些都是為了完成教育部對(duì)辦學(xué)資質(zhì)的評(píng)估要求，更有一些高職院校忙于升本，也是將大力的人力、物力、財(cái)力投入到這兩大方面，所以總的來(lái)說(shuō)檔案管理意識(shí)不高。不論是中專升高職還會(huì)高職升本科，大部分學(xué)校都未能重視檔案管理工作，很多學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層人員甚至對(duì)檔案管理工作存在偏見(jiàn)，認(rèn)為檔案管理工作對(duì)整個(gè)大局影響微乎其微，在檔案管理設(shè)施有人員配備等方面未能給與支持;其次，學(xué)校發(fā)展的同時(shí)會(huì)面學(xué)生的短期大幅度增長(zhǎng)，各種基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)以及教學(xué)改革工作的開(kāi)展，也都在提升檔案管理工作的難度，很多學(xué)校在升格或者合并后都未能設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，甚至檔案管理人都沒(méi)有正式的編制。

三、高職院校檔案管理中的問(wèn)題

1.重視力度不足，相關(guān)制度有待完善。大部分高職院校對(duì)于檔案管理工作并不重視，因此在實(shí)際工作過(guò)程匯總我們不難看出其呈現(xiàn)出分散化態(tài)勢(shì)，比如說(shuō)，不能將尚未入學(xué)的學(xué)生檔案及時(shí)整理、歸檔，交由相應(yīng)的輔導(dǎo)員等。此外，管理機(jī)制較為老舊，未能跟隨學(xué)校的發(fā)展而變化，也更為有效利用信息技術(shù)，在績(jī)效考核制度上也是漏洞百出，不能調(diào)動(dòng)相關(guān)工作人員工作積極性。所以通常情況下，在進(jìn)行學(xué)生檔案整理與收集的過(guò)程中比較容易出現(xiàn)這樣或那樣的問(wèn)題，由于缺乏現(xiàn)代管理手短，因此導(dǎo)致檔案管理工作有著較強(qiáng)的隨意性，這對(duì)于高職院校檔案管理工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展來(lái)說(shuō)是較為不利的。

2.檔案管理人員水平不高?，F(xiàn)階段，由于高職院校對(duì)成人教育檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致其在人員配備與硬件設(shè)施等方面投入較少，因此常常會(huì)出現(xiàn)這樣或那樣的問(wèn)題。很多高職院校中的學(xué)院雖然按照相關(guān)規(guī)定與要求設(shè)立了學(xué)生科和教務(wù)科，但是其中管理人員水平卻不令人滿意，有些人員甚至根本不能達(dá)到相關(guān)工作要求，還有一些人員身兼多職，也不能一心一意的投入到檔案管理工作中來(lái)，并且大多數(shù)工作人員沒(méi)有接受過(guò)系統(tǒng)性的培訓(xùn)，缺乏檔案管理經(jīng)驗(yàn)，更不能有效利用信息化技術(shù)來(lái)提高檔案管理水平，有些甚至不能做好最基礎(chǔ)的檔案分類與整理工作。

3.信息化水平不高。隨著人們生活水平的提升，對(duì)于教育也更加重視，為高職教育的發(fā)展創(chuàng)造了一個(gè)很好的外部環(huán)境，擴(kuò)招使得在校生逐漸增加，這對(duì)于高職院校來(lái)說(shuō)不僅僅是機(jī)遇更是挑戰(zhàn)，面對(duì)大量的學(xué)生，高職院校要提供跟原有一樣水平的教育與生活服務(wù)，則需要在里面投入更多精力與物力，從而導(dǎo)致很多高職院校面臨著資金緊張等問(wèn)題，因此很多院校則是能省則省。

4.資源收集能力有限。很多高職院校在檔案管理過(guò)程中，更加注檔案的數(shù)量與廣度，這就導(dǎo)致許多檔案管理人員在收集檔案資料的過(guò)程中根本不對(duì)其進(jìn)行細(xì)致篩選，雖然院校是能夠得到諸多檔案資料信息，但是也在無(wú)形中增加了檔案數(shù)量，降低了檔案質(zhì)量，很多永不倒的檔案文件浪費(fèi)資源與空間，甚至抑制了檔案管理工作的進(jìn)一步開(kāi)展。

四、促進(jìn)高職院校檔案管理質(zhì)量提升的措施

1.建立健全科學(xué)的檔案管理體系。由于檔案管理工作往往涵蓋諸多方面的內(nèi)容，涉及環(huán)節(jié)較多，所以如果未能形成完整的檔案管理體系，則難以支撐檔案管理工作的順利開(kāi)展，其檔案管理水平也不能得到很好的提升，因此高職院校應(yīng)建立健全檔案管理體系，做到權(quán)責(zé)統(tǒng)一，細(xì)化分工，結(jié)構(gòu)、條理清晰。

2.完善檔案管理制度。制度化與規(guī)范化是現(xiàn)代化發(fā)展所必須的前提，訴說(shuō)說(shuō)得好：“沒(méi)有規(guī)矩不成方圓?！敝挥胁粩嗤晟茩n案管理制度，才能全面保障與提升檔案管理質(zhì)量。相關(guān)部門(mén)應(yīng)在國(guó)家相關(guān)規(guī)定的基礎(chǔ)上，結(jié)合本校實(shí)際情況，如工作流程、工作內(nèi)容等，確定具體、可行的規(guī)章制度，對(duì)檔案管理的方法與程序進(jìn)行著重把控，對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)所需材料進(jìn)行嚴(yán)格控制，堅(jiān)決維護(hù)檔案完整性、可靠性、全面性與真實(shí)性，確保材料收集與整理等工作的正常開(kāi)展，使檔案管理工作緊跟高職院校發(fā)展步伐。并且，高職院校檔案管理人員還應(yīng)建立健全與工作內(nèi)容相輔相成的考核計(jì)劃，保障考核方案的適用性與合理性，通過(guò)開(kāi)會(huì)研究等方式集思廣益，讓考核方案得到更多相關(guān)工作人員的認(rèn)同。

3.強(qiáng)化檔案管理意識(shí)。首先，高職院校檔案管理工作者必須要有較強(qiáng)的檔案管理意識(shí)，明確檔案管理的作用與價(jià)值，更加積極的投入到檔案管理工作之中，改變不良的工作狀態(tài)，端正工作態(tài)度，運(yùn)用科學(xué)手段與先進(jìn)管理理念，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行改革與創(chuàng)新;其次高職院校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給與相應(yīng)的重視，先從思想觀念的轉(zhuǎn)變開(kāi)始，改變長(zhǎng)期以來(lái)對(duì)檔案管理工作的片面認(rèn)識(shí)與冷漠態(tài)度，清楚認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)實(shí)現(xiàn)高職院校發(fā)展戰(zhàn)略的影響，加大投入力度，為檔案管理部門(mén)更換辦公設(shè)備，做好配套設(shè)備供應(yīng)，以滿足現(xiàn)代化檔案管理工作的實(shí)際需要，加大重視力度的同時(shí)也意味著監(jiān)管更加嚴(yán)格，從一定程度上促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化與制度化發(fā)展，避免形式主義;最后，高職院校領(lǐng)導(dǎo)層還應(yīng)看到新技術(shù)對(duì)人類社會(huì)帶來(lái)的沖擊，有預(yù)見(jiàn)性的看到其優(yōu)勢(shì)所在，深入理解信息技術(shù)對(duì)檔案管理工作的促進(jìn)作用，做好軟硬件設(shè)施更新升級(jí)工作，在庫(kù)房結(jié)構(gòu)、庫(kù)房功能要求、計(jì)算機(jī)硬件需要等諸多方面做出調(diào)整，做好檔案管理部門(mén)建設(shè)工作。

4.提高工作人員專業(yè)水平與綜合素養(yǎng)。高職院?？赏ㄟ^(guò)內(nèi)部培訓(xùn)與外部招人兩種方式來(lái)滿足檔案管理信息化建設(shè)對(duì)人才的具體需要，在內(nèi)部培訓(xùn)環(huán)節(jié)，高職院校應(yīng)切實(shí)提升培訓(xùn)質(zhì)量，重視人員培養(yǎng)，為其創(chuàng)造更多的交流學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，還可借鑒其他院校的成功經(jīng)驗(yàn)，在結(jié)合我校特殊性的要求下開(kāi)展各項(xiàng)培訓(xùn)工作，為檔案管理工作者提供平臺(tái)，在研究與討論中更新觀念，增長(zhǎng)見(jiàn)識(shí)，逐步樹(shù)立與強(qiáng)化教育檔案信息化管理意識(shí);其次要加大人才招募力度，從薪資待遇、福利補(bǔ)貼、晉升空間等諸多方面加大對(duì)人才的吸引力，同時(shí)做好考核工作，保障筆試或面試有效性、公平性、公正性與競(jìng)爭(zhēng)性，挑選具備較強(qiáng)專業(yè)技術(shù)能力與較高職業(yè)素養(yǎng)的優(yōu)秀人才，為高職院校的發(fā)展提供助力。

5.做好信息化與數(shù)字化檔案管理工作。首先，高職院校要在全校范圍內(nèi)營(yíng)建良好的信息化分為，讓校內(nèi)更多教職工與學(xué)生認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性所在，帶動(dòng)全員熱情，投身于成人教育檔案信息化建設(shè)之中;其次，高職院校應(yīng)積極與社會(huì)專業(yè)機(jī)構(gòu)達(dá)成共識(shí)、尋求合作，通過(guò)合同的方式聘請(qǐng)專業(yè)人員來(lái)校負(fù)責(zé)數(shù)字化檔案升級(jí)工作;第三，應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案信息化與數(shù)字化建設(shè)專項(xiàng)資金，用來(lái)購(gòu)置信息化艱澀和有關(guān)的硬件設(shè)備與軟件系統(tǒng)，做到?？顚Ｓ?，提高資源利用率，盡量保證資金優(yōu)化配置。

綜上所述，在新時(shí)代背景下我們不難看出檔案管理工作在高職院校發(fā)展過(guò)程中的重要作用，相關(guān)人員一定要給予相應(yīng)重視，深入理解檔案管理內(nèi)涵與價(jià)值，加大投入做好檔案管理部門(mén)、人員建設(shè)與設(shè)備添置，推進(jìn)信息化與數(shù)字化檔案管理進(jìn)程，為高職院校戰(zhàn)略決策提供依據(jù)，為我國(guó)高等教育的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

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