提升干部人事檔案管理水平的實踐路徑分析

摘 要：以提升干部人事檔案管理水平為前提，首先闡述檔案管理作用，肯定其重要地位，其次分析目前管理工作中存在的問題，并且提出加強對人事檔案管理的重視、遵循按需分配原則配備檔案管理人員、組織檔案管理專業(yè)培訓、引入信息化管理技術、完善檔案信息收集體系5點建議，以期能夠加快實現(xiàn)檔案管理改革。

關鍵詞：干部;人事檔案;檔案管理;信息技術

對于人事部門而言，干部人事檔案管理在其中屬于非常重要的一項工作，體現(xiàn)出政治性、服務性的特征?，F(xiàn)如今，我國經濟逐漸朝著集團化和全球化方向發(fā)展，檔案管理模式必須要進行創(chuàng)新，才能夠滿足人才開發(fā)需求。為了提升干部人事檔案管理水平，需要立足于實際工作情況探索實踐路徑，為此展開分析。

一、干部人事檔案管理意義

干部人事檔案屬于企事業(yè)單位中人事管理制度的重要創(chuàng)新手段，也是黨委、人事等部門的改革要點，集中體現(xiàn)了干部政治思想以及職業(yè)素養(yǎng)等，是干部選拔與任用的重要依據。在全新的環(huán)境下，干部人事檔案管理面臨全新的要求，這一舉措也體現(xiàn)出非常重要的意義，具體體現(xiàn)在以下幾個方面：

第一，為干部工作奠定基礎。干部的選拔、任用過程中，干部人事檔案管理在其中非常關鍵，是干部核查的重要參考內容，將干部成長過程真實的體現(xiàn)出來。通過查詢干部人事檔案，能夠更加全面的了解干部情況，對其進行客觀評價之后，為干部選拔任用提供有價值的參考。

第二，維護干部的權益。干部選拔、任用期間，干部人事檔案是有關部門工作的重要資料，能夠證明相關工作的權威性，并且對干部的合法權益進行維護。

第三，支持干部管理與監(jiān)督的落實。查詢干部檔案可以了解檔案內容的真實性，針對檔案收集內容的規(guī)范性，可以檢查人事部門干部人事檔案管理各項工作的有效性，實時監(jiān)督管理工作落實。

二、干部人事檔案管理工作不足

1.管理隊伍需要完善

人事檔案的工作量整體來說比較大，需要消耗一定的時間與精力。與人事部門的人力資源管理工作相比，人事檔案管理更加枯燥，所以實際參與這項工作的人員數量有限。例如某事業(yè)單位的工作人員數量為16500人，負責人社局管理工作的副科級干部職工檔案數量超過10000份，如果以“千卷一人”為標準進行管理人員的配備，那么共需要10余名檔案管理職工。但是實際工作中存在諸多影響因素，人社局機關所有職工僅35人，如果按照需求配備檔案管理人員，實現(xiàn)難度較大。所以負責檔案管理的工作人員一人兼具數職，實際在檔案管理方面投入的精力不足，影響了工作效率。

2.人事檔案材料整理時間過長

人事檔案管理對于人員的需求量比較大，管理工作的種類也比較多，覆蓋面廣，但是實際負責檔案管理的人員數量有限，導致干部考核、工資晉升等表格無法及時歸檔，很長一段時間都是通過散材料的方式堆放，嚴重影響了管理效率的提升。除此之外，已經歸檔的材料過于片面，準確性無法得到保障，提交的歸檔材料內容中沒有日期、簽字等，甚至還存在涂改的現(xiàn)象，與干部人事檔案管理要求不符。

3.信息技術應用仍需完善

現(xiàn)如今，信息技術已經在各個行業(yè)實現(xiàn)普及，人事檔案管理也不例外。為了提高管理效率，利用信息技術搭建管理系統(tǒng)成為各個單位的重要工作。因為經費、技術等存在限制，干部人事檔案管理在信息化改革方面，只是簡單的將干部信息錄入到Excel表格中，對于其他的資料檢索和檔案調閱等依然以人工形式為主，并沒有真正實現(xiàn)信息化檔案管理。干部人事檔案信息化系統(tǒng)建設過程中，對于專項審核提出一定的要求，檔案信息化數據采集工作更加復雜，例如檔案編碼的整理、掃描、生成原始圖像、數據審核等，為了保證數據完整性，還需要創(chuàng)建光盤離線備份以及在線備份系統(tǒng)。但是要想實現(xiàn)這一目標，需要在其中投入足夠的人力、物力、財力資源，同時還需要一定的技術支持，這是目前檔案管理需要重點解決的問題。

三、提升干部人事檔案管理水平的實踐路徑

1.加強對人事檔案管理的重視

實際組織人力資源管理期間，必須要對人事檔案管理這一項工作加以重視。由于人力資源管理是其他工作順利開展的核心，因此必須要給予足夠的關注度。為了提高人事檔案管理效率，需要加大宣傳力度，使所有職工都能夠認識到檔案管理的重要性，同時還要將檔案管理的有關法律規(guī)定加以普及，幫助管理人員樹立正確的檔案管理觀念，承擔其相應的責任，將干部人事檔案管理工作納入到管理范疇。同時，組織人事檔案管理的同時，需要做好檢查與指導工作，將其中存在的問題及時解決。

如果人事檔案管理存在不足，必然會對人力資源管理、開發(fā)等工作帶來影響，干部檔案材料內容不真實，會降低檔案的利用價值，增加人事管理工作的難度。與此同時，對稱檔案信息與人力資源配置之間有非常緊密的關系，降低人才預測的準確性。所以，干部人事檔案管理在人力資源管理工作中占據非常重要的地位，必須要加強對這一項工作的重視，只有如此才能夠真正提升人力資源管理水平。

2.遵循按需分配原則配備檔案管理人員

人事檔案管理工作人員的安排需要結合具體的需求，因為檔案管理需要考慮的內容較多，例如單位和材料等，所以增加了檔案資料整理的難度。同時檔案管理制度與相關要求比較嚴苛，如果各項管理工作同步進行，工作人員的精力無法集中。鑒于此，安排檔案管理人員時，需要結合各個工作崗位的實際需求，遵循“千卷一人”這一基本原則，根據不同崗位對于人數的要求，安排相應的檔案管理人員，能夠將所有的精力集中在檔案管理工作中，可以減少管理工作出現(xiàn)的差錯。為了提高工作效率，建議將檔案管理人員歸納到專業(yè)技術隊伍中，根據事業(yè)單位各個工作崗位設置的要求，安排中、高級技術人員，提高檔案管理效率。除此之外，檔案管理人員需要有職務晉升渠道，使檔案管理人員能夠有足夠的自信參與到工作中，在實踐過程中形成榮譽感，真正提升干部人事檔案管理水平。

3.組織檔案管理專業(yè)培訓

干部檔案管理工作人員必須要保證專業(yè)性，只有如此才能夠提高檔案管理的規(guī)范性，同時這也是對于檔案管理人員的基本要求。對于干部檔案管理工作人員而言，除了掌握檔案管理專業(yè)技能之外，還需要有政治道德素養(yǎng)、組織紀律。為此，在干部檔案管理工作過程中，必須要圍繞管理人員的思想以及業(yè)務能力組織專業(yè)培訓，一方面提高管理專業(yè)性，另一方面使管理人員能夠掌握更多的知識，拓寬知識面，滿足檔案管理工作要求。

組織檔案管理專業(yè)培訓的過程中，需要設置檔案法律規(guī)定、規(guī)章制度等普及課程，同時還要針對檔案管理不同環(huán)節(jié)所需要的技能組織培訓。作為檔案管理者，要掌握全新的檔案管理技能，樹立服務觀念，和其他部門積極交流，采集豐富的檔案管理信息，提高人力資源管理水平，為管理人員制定決策提供參考。

4.引入信息化管理技術

進入信息化時代之后，企事業(yè)單位檔案管理工作需要與信息化技術相結合，完善檔案管理方案，創(chuàng)新管理方法，使干部人事檔案管理逐漸體現(xiàn)出信息化特點。對于檔案信息化這一項工作，需要有完善的干部人事檔案數據庫作為支持，將所有信息錄入到系統(tǒng)中，方便干部檔案的查詢，歸檔與統(tǒng)計等工作也可以實現(xiàn)微機化處理，真正提升干部檔案管理效率。

5.完善檔案信息收集體系

根據干部檔案收集歸檔的相關規(guī)定，不同檔案材料在歸檔處理的過程中必須要滿足相關要求，做好材料檢查工作。檔案管理人員需要全面采集相關資料，例如干部年度考核數據、學歷變化信息、職稱聘任與職務晉升材料等，將所有檔案材料進行嚴格審核，保證相關手續(xù)的完整性，資料印章必須要清晰。檔案資料審核期間如果發(fā)現(xiàn)資料數據或者表格與規(guī)定不符，需要將其退回至資料提交部門，盡快進行整改與完善，從而完成歸檔。如此一來，便可以真正解決檔案材料不合格的問題，為檔案查閱人員提供真實準確的信息，提高檔案資料的利用價值。

如果在實際工作中因為職稱評聘和職務晉升等需求要進行查檔與調檔，這時調閱的材料必須要及時歸位，根據檔案管理的統(tǒng)一要求進行裝訂，提高干部檔案資料信息的采集與整理的規(guī)范性，使該項工作成為日常工作中的常態(tài)。因為檔案材料在各個部門工作過程中非常重要的原始資料，為了保證歸檔資料的完整性，所有部門之間必須要實現(xiàn)聯(lián)動，積極組織討論會議，加大檔案管理宣傳力度，使各個部門都能夠認識到檔案管理的意義，從而完善相關制度，采集完整的檔案管理資料，提高檔案管理水平。如果在審核過程中發(fā)現(xiàn)有擅自涂改檔案內容、虛假材料等現(xiàn)象，需要追究相關人員責任，保證干部人事檔案內容的準確性。

四、結束語

綜上所述，為了提升干部人事檔案管理水平，首先樹立正確的觀念，積極投入到管理工作中，其次則要完善管理制度，為相關工作提供參考，只有如此才能夠真正提高管理效率，為企事業(yè)單位管理人員決策提供參考，這也是今后改革工作的重要內容。

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作者簡介：李萍蘋（1975-），女，漢族，海南廣播電視大學，組織人事處助理館員，大學本科（成教），干部人事檔案的日常管理和整理。