事業(yè)單位檔案管理信息化面臨的問題及對策

李銘

摘 要：信息技術(shù)已經(jīng)強力滲透到各行各業(yè)，事業(yè)單位的檔案管理工作就勢也開始了信息化的改革，這樣的變化畢竟能夠極大降低人力物力的管理成本，又顯著的提高了規(guī)范性，使得事業(yè)單位在檔案管理中受益匪淺。但是信息化技術(shù)畢竟還是處于不斷發(fā)展中，這就使得事業(yè)單位的檔案管理在信息化過程中必然出現(xiàn)這樣那樣的問題，所以，認(rèn)清并解決好相關(guān)的發(fā)展問題，才是促使事業(yè)單位檔案管理工作向著更穩(wěn)定、高效的高度信息化改進(jìn)的必然過程。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;問題;對策

一、事業(yè)單位檔案管理在信息化上的突出優(yōu)勢

1.存儲的突出優(yōu)勢。檔案在信息化管理過程中，由以往的人工逐項錄入，轉(zhuǎn)變?yōu)楦碌碾娮踊浫耄淖兞藱n案的載體，增大了電子檔案的占比，標(biāo)示著電子化和無紙化的發(fā)展趨勢。這樣的新趨勢讓檔案信息的保管和存儲獲得革命性的變化，其在耗費的存儲空間和數(shù)據(jù)安全穩(wěn)定、不易丟失和損壞等方面簡直是優(yōu)勢巨大。

2.提取和利用上的突出優(yōu)勢。傳統(tǒng)檔案的紛繁復(fù)雜不言而喻，想要快速進(jìn)行檔案信息的提取和利用，是一件讓人撓頭的事，這就阻礙了檔案管理的使用效率，遏制了檔案功能的發(fā)揮。但是信息化卻可以完美的解決這一問題，其在海量的檔案中可以智能化的對信息進(jìn)行排列和歸類，，讓檔案信息的提取和利用盡在鼠標(biāo)移動和食指的點擊中輕易實現(xiàn)。

二、事業(yè)單位檔案信息化中面臨的問題

1.檔案信息化的意識不到位。一些與單位的檔案管理相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員對于檔案信息化認(rèn)識不足，認(rèn)為檔案只是一個簡單的收集檔案信息，需要時提取信息的工作，沒什么技術(shù)含量和專業(yè)性，沒必要進(jìn)行耗費人力和物力的信息化建設(shè)。

2.管理檔案人員的個人素養(yǎng)需要提升。檔案管理工作人員可能具有較為豐富的檔案管理經(jīng)驗，但是卻沒有進(jìn)行足夠的信息化的專業(yè)學(xué)習(xí)，只局限于簡單的信息錄入和保管等，缺乏對檔案信息化管理的認(rèn)知和管理的技術(shù)、方法。

3.信息化的基礎(chǔ)不足。事業(yè)單位的檔案管理的物質(zhì)條件就是信息化的軟硬件支撐。事實上，由于各種因素的限制，各個事業(yè)單位的檔案信息化還或多或少的存在著軟硬件的缺失或是不足。

4.標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范，未實現(xiàn)統(tǒng)一。事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)整體上還是處于一個各自為戰(zhàn)的境地，在整體范圍內(nèi)還沒有形成一套規(guī)范統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。這就對信息化的整體提升起到了消極影響，不能完全發(fā)揮出信息化應(yīng)有的效能。

三、事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)上的改進(jìn)策略

1.加大事業(yè)單位對檔案信息化建設(shè)的重視。要讓事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)工作人員切實重視起來，要認(rèn)識到信息化趨勢的不可阻擋和巨大優(yōu)勢，將檔案信息化作為一項長期的工作來抓。要保障資金的充足，用以添置適宜檔案信息化管理所需的計算機(jī)、掃描儀、存儲設(shè)備等;要在人力上給予保障，選派一些專業(yè)的檔案管理人員和專業(yè)的信息技術(shù)人員充實到檔案管理的隊伍中來;要做好檔案信息化的安全保密工作，畢竟這是一個黑客層出不窮，信息技術(shù)很容易被盜取和篡改的信息時代，所以切實保障檔案信息的安全和完整，是信息化建設(shè)中最為重要的課題。

2.提升管理人員素養(yǎng)。事業(yè)單位檔案管理是一項需要謹(jǐn)慎的工作精神，系統(tǒng)而長期的一項工作，必然要求事業(yè)單位檔案管理人員要有很高的業(yè)務(wù)素養(yǎng)和標(biāo)準(zhǔn)。因此，事業(yè)單位要抓好對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，使其實現(xiàn)定期、專業(yè)、先進(jìn)的培訓(xùn)機(jī)制，并側(cè)重于對服務(wù)意識的培養(yǎng)，同時經(jīng)常進(jìn)行一些考核或競賽等及時檢驗培訓(xùn)和學(xué)習(xí)成果。當(dāng)然，引入單位外部專業(yè)的檔案管理人才，也是提升隊伍整體素質(zhì)和專業(yè)性的不錯選擇。

3.讓基礎(chǔ)設(shè)施更完善。檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的完善是檔案管理信息化的基礎(chǔ)保障。對此，要保障資金投入，用全新的軟硬件設(shè)施替代老舊的設(shè)備，完成設(shè)備的改造和更新，同時制定制度做好檔案設(shè)施的定期保養(yǎng)和及時維護(hù)，確保檔案信息化管理的快速、順利的開展。

4.檔案信息化要建立規(guī)范統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。事業(yè)單位的檔案信息化管理，一定要有完善和規(guī)范統(tǒng)一的一套管理標(biāo)準(zhǔn)，這可以對該工作進(jìn)行有效約束，同時該標(biāo)準(zhǔn)中的獎懲措施和績效激勵等也可以激發(fā)相關(guān)工作人員的熱情和積極性。標(biāo)準(zhǔn)中嚴(yán)密的監(jiān)管制度，也可以為檔案信息提供安全科學(xué)的保護(hù)。

5.讓紙質(zhì)檔案逐步數(shù)字化。檔案管理的信息化最重要的部分就是對現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案中需長期保存的，通過掃描等方式，進(jìn)行數(shù)字化的存檔和管理，實現(xiàn)了檔案從紙質(zhì)向數(shù)字化的轉(zhuǎn)變，達(dá)到了輕量化的長期存儲目的，讓事業(yè)單位的檔案更為完整和科學(xué)。

四、結(jié)語

事業(yè)單位的檔案管理工作一定要認(rèn)清形勢，給予重視，逐漸建立專業(yè)化的高素質(zhì)檔案信息化管理隊伍，在科學(xué)、規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)的要求下，開展好事業(yè)單位檔案信息化這項長期而富有意義的工作，實現(xiàn)事業(yè)單位在檔案信息化管理水平的不斷邁進(jìn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]柯曉燕.基于提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（03）：70.