中職學(xué)校人事檔案管理信息化建設(shè)研究

摘 要：信息全球化已經(jīng)實現(xiàn)，我國的信息技術(shù)在不斷的創(chuàng)新發(fā)展中，信息化被應(yīng)用到各行各業(yè)中，信息化檔案管理具有便捷高效的優(yōu)點，但是其也有著一定的缺點，結(jié)合當(dāng)前中職學(xué)校人事檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀，分析中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)工作。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)校;檔案管理;信息化

現(xiàn)代中職學(xué)校檔案管理還存在檔案管理人員檔案意識缺乏，工作理念和技術(shù)落后等問題。雖然在現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的推動下，各中職院校的日常檔案管理已經(jīng)實現(xiàn)了信息化管理，并且在實際檔案管理中已經(jīng)開始廣泛的運用了新進(jìn)的電子設(shè)備來輔助檔案管理，還有一些甚至開發(fā)了檔案管理應(yīng)用軟件來提高檔案管理水平。但是在中職學(xué)校檔案管理實踐中，在需要查找和翻閱某些檔案資料的時候，還是沒有良好的應(yīng)用這些信息設(shè)備的功能，還沒有在檔案管理中全面普及信息管理，導(dǎo)致檔案管理資料信息的使用效率過低，中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)沒有及時跟上學(xué)校發(fā)展需求。這主要是中職校還沒有建立完善的檔案管理體制，沒有將職責(zé)落實到位，建立一個完善的專業(yè)的檔案管理部門，大多數(shù)中職學(xué)校檔案管理都是由黨辦兼管，導(dǎo)致信息管理容易重疊，管理效率不高問題。

一、中職學(xué)校人事檔案管理信息化建設(shè)本質(zhì)屬性

中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)是一個非常重要且復(fù)雜的工程，不僅需要依照國家的相關(guān)規(guī)定還要利用現(xiàn)代新型信息技術(shù)來轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理工作，實現(xiàn)學(xué)校檔案管理的信息化，利用大數(shù)據(jù)和云存儲等現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，能夠有效的提高檔案管理效率，使檔案信息能夠更高效的得到利用。檔案管理信息化建設(shè)是相應(yīng)國家信息化戰(zhàn)略，并以國家的相關(guān)規(guī)劃和部署進(jìn)行開展，能夠使學(xué)校檔案管理得到有效的轉(zhuǎn)變。通過分析，我們認(rèn)為中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)具有以下屬性：

1.整體布局、有序安排

學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)是國家信息化建設(shè)的其中一項重要內(nèi)容，并且也是積極響應(yīng)國家信息化建設(shè)的一項重點工程，是在國家的整體布局規(guī)劃下有序的開展中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)。目的是為了能夠適應(yīng)國家信息化發(fā)展的步伐，所以必須要依照國家相關(guān)規(guī)定進(jìn)行建設(shè)。

2.有效的利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)

中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)離不開現(xiàn)代信息技術(shù)，所以中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)其實也就是實現(xiàn)檔案管理的多媒體化和信息化，利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)來儲備和傳送大量的檔案數(shù)據(jù)，這必須要有效的利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，要在檔案管理各個步驟中將現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)進(jìn)行融入，并且要不斷的進(jìn)行技術(shù)革新，要讓檔案信息化水平跟上科學(xué)技術(shù)發(fā)展步伐。

3.科學(xué)分配和管理

中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的最終目標(biāo)就是要加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)的科學(xué)分配管理，讓檔案管理能夠更加的規(guī)范、統(tǒng)一，利用網(wǎng)絡(luò)來推動檔案管理效率的提升，能夠使檔案管理的相關(guān)數(shù)據(jù)能夠完整、安全的得到妥善的保存和應(yīng)用，能夠滿足校內(nèi)校外對檔案信息數(shù)據(jù)的需求。

4.轉(zhuǎn)變檔案管理模式

中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，為學(xué)生提供更加便捷的檔案管理服務(wù)，這個建設(shè)過程是一個漫長的過程，要將現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，從而使中職學(xué)校檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化管理模式。

二、中職學(xué)校人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性

中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)，要結(jié)合學(xué)校的實際發(fā)展情況，并利用現(xiàn)代化信息科學(xué)技術(shù)來對檔案資料進(jìn)行管理，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化，實現(xiàn)電子檔案管理，并以信息化手段完成教學(xué)檔案的采集、整理、管理、儲存和調(diào)動等，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。這也是建設(shè)信息化校園的重要內(nèi)容，有利于提高檔案管理工作效率，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的校內(nèi)校外共享。

1.中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)符合時代發(fā)展

隨著信息化社會的實現(xiàn)，在教育行業(yè)也逐漸開展信息化改革，現(xiàn)代教學(xué)工作已經(jīng)和現(xiàn)代信息和科技密不可分，中職學(xué)校的教學(xué)工作的開展也開始融入現(xiàn)代信息設(shè)備，在管理工作中出現(xiàn)了各種教務(wù)管理系統(tǒng)軟件，能夠為學(xué)生提供更加便利的選課、查課、學(xué)籍管理、信息查閱等服務(wù)，因此進(jìn)行中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)能夠通過多種形式來存儲檔案信息，并且隨著現(xiàn)代科技的進(jìn)步，能夠使檔案管理模式不斷地發(fā)展更新，使其越來越便利，不管是形成模式還是管理方法都得到了更新。

2.符合現(xiàn)代信息校園建設(shè)的必要需求

信息化技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用到各行各業(yè)中，并且我國已經(jīng)頒發(fā)《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》，已經(jīng)將中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)政策性要求，因此在中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)中必須要嚴(yán)格遵循相關(guān)要求，要實現(xiàn)電子檔案統(tǒng)一規(guī)范化管理，加強(qiáng)檔案的數(shù)字化和數(shù)據(jù)庫建設(shè)，要為相關(guān)人員提供便利的查詢服務(wù)。

3.檔案的價值最大化

高校檔案信息數(shù)據(jù)具有非常大的價值，不管是對于學(xué)生還是教師，因此將原有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔?shù)據(jù)，能夠利用現(xiàn)代化信息科技來構(gòu)建高校檔案信息數(shù)據(jù)庫，能夠使校內(nèi)校外的相關(guān)部門通過信息手段來查詢相關(guān)的檔案信息，能夠使原有的紙質(zhì)檔案查找更加便捷，節(jié)省步驟和時間。同時能夠?qū)n案信息最大化共享。

4.工作效率提升

中職院校的人事檔案復(fù)雜，種類繁多，如果僅僅依靠傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案人工儲備，不僅需要大量的空間，還需要大量的工作人員。因此實現(xiàn)中職學(xué)校檔案管理信息化能夠讓檔案儲存更加高效便捷，并且還能夠更長時間安全得保存，使中職學(xué)校檔案管理效率大幅度提升。

5.檔案服務(wù)更加便捷

中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)能夠?qū)n案管理實現(xiàn)數(shù)字化，能夠使數(shù)據(jù)收集更加及時，并且能夠為需要的人員更快速的提供。將檔案信息通過電子設(shè)備進(jìn)行錄入，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫來儲存檔案信息，能夠使檔案管理更加方便，實現(xiàn)智能化管理。

三、中職學(xué)校人事檔案管理信息化建設(shè)內(nèi)容

1.構(gòu)建完善的檔案數(shù)據(jù)庫

中職學(xué)校想要建設(shè)檔案管理信息化需要將原有的資源進(jìn)行重新構(gòu)架，需要將大量的檔案資源進(jìn)行詳細(xì)的分類整理，并將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字化形式。因此檔案信息化建設(shè)必須要將原有的檔案進(jìn)行良好的整理，想要有效的快速的將檔案進(jìn)行信息化整理必須要構(gòu)建一個容量大且安全的檔案數(shù)據(jù)庫，這樣才能夠?qū)⒋罅康臋n案數(shù)據(jù)通過有效的措施進(jìn)行整合儲存，數(shù)據(jù)庫要具備保存、防護(hù)、搜索信息的功能，并且要不斷完善數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，讓其能夠更快速有效的提供相關(guān)信息。

2.實現(xiàn)電子文件管理

隨著信息化社會的發(fā)展，在人們的日常生活中記錄和儲存信息已經(jīng)離不開電子文件，尤其是在辦公領(lǐng)域中電子文件已經(jīng)被廣泛的應(yīng)用，并且地位越來越重要，在建設(shè)中職學(xué)校檔案管理信息化的時候通過電子文件來管理，能夠使建設(shè)速度快速提高。電子文件具有嚴(yán)密的管理體系和科技手段，能夠使檔案管理更加真實安全的儲存。

3.建設(shè)檔案管理系統(tǒng)

中職學(xué)校檔案管理信息化需要依靠統(tǒng)一完善的信息網(wǎng)絡(luò)開展，建設(shè)統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，對檔案管理信息化建設(shè)速度和效率具有重要影響。所以中職學(xué)校要根據(jù)學(xué)校的實際情況來開展檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，要建立一套完善的符合學(xué)校實際情況的綜合檔案管理系統(tǒng)，在完善的檔案管理系統(tǒng)下開展檔案管理信息化建設(shè)，能夠更好地應(yīng)用各種計算機(jī)檔案管理應(yīng)用軟件來推動。

四、中職學(xué)校人事檔案管理信息化建設(shè)對策

1.加強(qiáng)人事檔案管理信息化領(lǐng)導(dǎo)

要有效開展中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)，必須要校內(nèi)各個領(lǐng)導(dǎo)和部門的配合，因此校內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)必須要正確認(rèn)識檔案工作的積極作用，通過正確的領(lǐng)導(dǎo)來開展檔案管理信息化建設(shè)工作。

2.完善檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)備

中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)必須要以學(xué)校信息網(wǎng)絡(luò)和實際需求為基礎(chǔ)，建設(shè)適合學(xué)校的檔案管理系統(tǒng)。中職學(xué)校在檔案管理信息化建設(shè)中具有一定的優(yōu)勢，中職學(xué)校培養(yǎng)的大多是實用性技術(shù)性人才，可以利用這個優(yōu)勢來健全人才團(tuán)隊，構(gòu)建和完善校內(nèi)檔案管理系統(tǒng)。

3.保證資金投入

中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)離不開各種現(xiàn)代化信息設(shè)備，雖然學(xué)?？梢猿邪o專業(yè)的企業(yè)或機(jī)構(gòu)來實行信息化管理，但是都需要一定的資金投入。所以學(xué)校就必須要給予充足的資金投入，以保證學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)能夠順利的進(jìn)行。

總之，隨著現(xiàn)代化信息進(jìn)程不斷加快，在我國教育事業(yè)中的應(yīng)用也刻不容緩，中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)不僅符合時代發(fā)展需求，而且也能夠滿足學(xué)校管理需求，能夠使學(xué)校的相關(guān)工作更好的開展，實現(xiàn)校內(nèi)校外的資源共享，能夠為師生提供更好的服務(wù)，讓師生能夠更快速的獲取相關(guān)的檔案信息，能夠推動給中職學(xué)校的發(fā)展，提高社會競爭力。

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作者簡介：王曉云（1975-），女，江蘇漣水人，助理館員，研究方向：檔案管理、計算機(jī)信息化等。