關(guān)于Word的小技巧

郭光園

Word是一款神奇的工具，很多看似復(fù)雜的小功能，其背后都有著簡(jiǎn)單又高效的深層次邏輯。日常工作中常常會(huì)有很多與之相關(guān)的小技巧，比如下面要介紹的這些。

1.快速隨機(jī)文本

有時(shí)我們會(huì)用到大段的文字做測(cè)試，很多小伙伴的做法都是用鍵盤(pán)隨便打上一氣。不過(guò)由于文筆不通，實(shí)際出來(lái)的效果并不理想。其實(shí)在Word中，只要輸入“=rand（）”并回車，就能隨機(jī)生成一大段文字。利用這段文字進(jìn)行排版練習(xí)，就顯得很方便了。

2.快速插入日期

在Word中，有2個(gè)快捷鍵能夠直接生成當(dāng)前日期與時(shí)間。和直接錄入不同，這樣生成的時(shí)間和日期，是以域的形式出現(xiàn)的，最大好處是可以隨時(shí)保持最新。

當(dāng)前日期：Alt+Shift+D

當(dāng)前時(shí)間：Alt+Shift+T

3.縱向選擇文字

傳統(tǒng)的鼠標(biāo)選擇只能是橫向，想實(shí)現(xiàn)縱向選取又該怎么辦呢？很簡(jiǎn)單，只要在Word中按住了Alt鍵，然后向下拖動(dòng)鼠標(biāo)，即可快速完成縱向區(qū)域的選取。

4.自動(dòng)輸入單位地址

輸入“公司地址”自動(dòng)彈出地址全名，輸入“電子落款”自動(dòng)彈出E-mail、公司名稱、聯(lián)系電話等信息，這就是Word中的自動(dòng)圖文集。使用前，先將這些內(nèi)容寫(xiě)好，然后選中并點(diǎn)擊“插入”→“文本”→“文檔部件”→“自動(dòng)圖文集”，接下來(lái)根據(jù)提示創(chuàng)建好詞條即可。其中“名稱”指的是你要輸入的“公司地址”，而“XX省XX市XX區(qū)XXX路XXX號(hào)”則是地址全名。

5.快速生成表格

Word中，除了可以使用“插入”菜單→“表格”工具快速創(chuàng)建表格外，還可以輸入以下快捷鍵“+-+”。回車后，Word將自動(dòng)生成一個(gè)單元格，輸入內(nèi)容就可以了。

6.快速轉(zhuǎn)為中文大寫(xiě)

有時(shí)我們會(huì)需要將數(shù)字快速轉(zhuǎn)換為中文，很多小伙伴都是通過(guò)輸入法完成。但其實(shí)一個(gè)最簡(jiǎn)單操作，是首先選中數(shù)字然后點(diǎn)擊“插入”→“符號(hào)”→“編號(hào)”。在這里，Word會(huì)提供很多中文數(shù)字形式，比方有“一二三”、“壹貳叁”、“子丑寅”、“甲乙丙”……，挑選一個(gè)合適的雙擊一下，轉(zhuǎn)換就一下完成了。

7.快速刪除空格

從網(wǎng)上下載的文檔常會(huì)包含很多空格，傳統(tǒng)的手工清除是很麻煩的，其實(shí)這里有一個(gè)比較簡(jiǎn)單的方法。首先，打開(kāi)“查找與替換”對(duì)話框（低版本W(wǎng)ord直接用Ctrl+F打開(kāi)，高版本W(wǎng)ord用“開(kāi)始”→“編輯”→“替換”打開(kāi)），然后在“替換→特殊格式”中選擇“空白區(qū)域”，點(diǎn)擊“全部替換”后這些多余的空格就全部刪除了。

8.快速讀生僻字

除了可以排版之外，Word也可以用來(lái)識(shí)別一下生僻字。這項(xiàng)功能位于“開(kāi)始”面板→“字體”標(biāo)簽。首先將要識(shí)讀的生僻字選中，然后點(diǎn)擊其中的“拼音指南”。這時(shí)Word就會(huì)自動(dòng)給出這個(gè)字的拼音與聲調(diào)，妥妥的識(shí)讀神器。

9.亂格式一鍵歸位

很多下載回來(lái)的文檔，都會(huì)夾雜混亂的格式，甚至想重新編輯一下都是一件麻煩事。其實(shí)在Word中，有一項(xiàng)功能可以快速清除所有格式。方法如下：首先選中所有文字，然后點(diǎn)擊“開(kāi)始”→“字體”→“清除所有格式”。好了，接下來(lái)再去設(shè)置格式就顯得方便多了。

10.選擇格式相近的文字

如果你為某個(gè)標(biāo)題設(shè)置了一組特殊格式，那么當(dāng)你想選中所有同級(jí)別標(biāo)題時(shí)，最簡(jiǎn)單一個(gè)方法，就是選中這個(gè)標(biāo)題，然后點(diǎn)擊“開(kāi)始”→“編輯”→“選擇”→“選擇格式相似的文本”……剩下的操作就不用多說(shuō)了吧。

11.快速實(shí)現(xiàn)網(wǎng)頁(yè)輸出

這是Office新版包含的一項(xiàng)功能，如果已經(jīng)打入大段文字，想把內(nèi)容發(fā)給對(duì)方時(shí)，除了借助QQ、微信一類的在線傳遞工具，還可以點(diǎn)擊“文件”菜單→“轉(zhuǎn)換”將文件轉(zhuǎn)換為網(wǎng)頁(yè)形式。Word提供了若干美觀大方的設(shè)計(jì)模板，點(diǎn)擊即可完成匹配。網(wǎng)頁(yè)會(huì)以微軟Sway組件傳遞，可以直接發(fā)給對(duì)方。

成為職場(chǎng)高手，就要了解很多Word技巧。因?yàn)橥患ぷ鳎瑒e人要花1小時(shí)完成，而你只要10分鐘，這就是高手的體現(xiàn)，希望今天介紹的這些小技巧對(duì)大家有所幫助。