水庫工程檔案管理工作的思考

任彩寧

[摘 要] 水庫工程檔案管理工作是比較重要的一個(gè)管理環(huán)節(jié)，檔案資料對于水庫工程項(xiàng)目的有序運(yùn)營以及優(yōu)化有重要的作用，在未來擴(kuò)建以及整改中同樣可以發(fā)揮積極價(jià)值。基于此，本文重點(diǎn)圍繞水庫工程檔案管理工作，首先介紹了現(xiàn)階段檔案管理工作的基本狀況，分析了問題成因并具體探討了未來優(yōu)化完善對策，希望能為相關(guān)研究者提供參考。

[關(guān)鍵詞] 水庫工程 檔案管理 現(xiàn)狀 對策

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

在現(xiàn)階段我國水庫工程方面的建設(shè)以及運(yùn)營管理中，檔案管理作為不容忽視的重要組成部分，確實(shí)在很多方面表現(xiàn)出了較強(qiáng)的應(yīng)用價(jià)值，值得水庫工程管理部門予以高度關(guān)注。但是在現(xiàn)階段水庫工程檔案管理工作開展中，往往因?yàn)橹匾暢潭炔蛔悖蛘呤窃诰唧w工作執(zhí)行中存在一些隱患，很難切實(shí)做好檔案管理工作，容易出現(xiàn)檔案資料不完整或者不準(zhǔn)確的現(xiàn)象，這制約著檔案資料應(yīng)用價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，應(yīng)該在未來水庫工程檔案管理工作中予以優(yōu)化。

一、水庫工程檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）水庫工程檔案管理發(fā)展及存在的問題

在現(xiàn)階段我國水庫工程檔案管理工作的開展中，整體管理水平確實(shí)越來越高，相應(yīng)檔案管理的成效也得到了初步體現(xiàn)，可以較好服務(wù)于水庫工程的建設(shè)及其運(yùn)營管理。比如當(dāng)前很多水庫工程都構(gòu)建了獨(dú)立的檔案管理部門，指派了檔案管理人員，為檔案管理工作的開展創(chuàng)設(shè)了較為理想的人力資源條件；從檔案管理的方式上看，同樣也取得了良好發(fā)展，很多水庫工程都逐步擺脫了傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料管理模式，逐步應(yīng)用計(jì)算機(jī)設(shè)備予以替代，確實(shí)也形成了明顯優(yōu)勢，促使檔案管理人員的工作更為便捷、高效。

但是從當(dāng)下水庫工程檔案管理工作的落實(shí)狀況上來看，同樣存在著較多的問題和不足，依然難以在最大限度地發(fā)揮出檔案資料的應(yīng)用價(jià)值。比如從歸檔文件上看，存在著較為明顯的不完整和不系統(tǒng)問題，并沒有針對所有需要整理和歸檔的資料信息予以全方位整理，出現(xiàn)了嚴(yán)重疏漏的問題。在當(dāng)前信息化管理模式下，一些檔案管理人員僅僅將檔案資料進(jìn)行電子化存儲，不注重對原件的保護(hù)，容易使原件丟失，如果后續(xù)涉及原件的應(yīng)用需求，就會產(chǎn)生損失。另外，從檔案資料管理內(nèi)容上來看，同樣存在著一些不準(zhǔn)確的現(xiàn)象，尤其是對于一些要求相對較為嚴(yán)格的資料信息，任何數(shù)據(jù)偏差或者是不準(zhǔn)確問題，都很可能導(dǎo)致其后續(xù)應(yīng)用效果受損，甚至產(chǎn)生錯(cuò)誤引導(dǎo)，給水庫工程項(xiàng)目帶來不利影響[1]。

（二）水庫工程檔案管理問題成因分析

從現(xiàn)階段我國水庫工程檔案管理工作基本狀況來看，雖然整體水平確實(shí)越來越高，但是依然存在一些問題，針對這些存在的問題進(jìn)行分析，具體成因如下：

首先，檔案管理組織機(jī)構(gòu)依然不夠完善。雖然目前很多水庫工程都安排了檔案管理人員，也設(shè)置了相應(yīng)的檔案管理機(jī)制，但是執(zhí)行效果并不是特別理想，尤其是對于一些存在明顯兼職現(xiàn)象的水庫工程檔案管理人員，更是難以將具體任務(wù)落實(shí)到位?，F(xiàn)階段依然存在一些水庫工程僅僅設(shè)置數(shù)量極少的專職檔案管理人員，其他檔案管理人員則是其他崗位的工作人員兼任，僅僅在檔案管理任務(wù)繁重時(shí)才參與其中，如此也就必然容易導(dǎo)致在具體工作開展中出現(xiàn)混亂局面，容易致使歸檔文件不系統(tǒng)，整體準(zhǔn)確度也難以得到保障[2]。

其次，檔案管理技術(shù)滯后或者應(yīng)用不當(dāng)。從當(dāng)前水庫工程檔案管理工作的具體執(zhí)行過程入手分析，之所以存在檔案資料不準(zhǔn)確問題，往往還和技術(shù)更新不到位或者是執(zhí)行不規(guī)范有關(guān)。雖然目前很多水庫檔案管理都普及了計(jì)算機(jī)設(shè)備，注重電子檔案的保存和管理，但是在具體執(zhí)行中存在著很多不規(guī)范問題，尤其是在紙質(zhì)檔案資料的轉(zhuǎn)存以及后續(xù)電子檔案的保護(hù)上，依然存在著缺陷，信息化水平并不高，在電子檔案的錄入、存檔、保護(hù)以及共享等多個(gè)方面都需要逐步優(yōu)化完善[3]。

最后，檔案管理人員方面同樣存在一些缺陷，不僅和人力資源的配置不合理有關(guān)，往往具體檔案管理人員的執(zhí)行不到位，也會導(dǎo)致檔案管理效果不佳。比如檔案管理人員沒有充分意識到自身工作的重要性，在檔案管理中難以投入較大的精力，容易出現(xiàn)嚴(yán)重疏忽大意的情況或是存在僥幸心理，致使檔案資料相對混亂，存在的缺陷往往較多。此外，檔案管理人員對于一些新技術(shù)的掌握不夠熟練，沒有能夠及時(shí)學(xué)習(xí)新技術(shù)和新模式，容易在適應(yīng)新的檔案管理模式時(shí)出現(xiàn)問題，由此帶來的檔案管理問題同樣不容忽視。

二、水庫工程檔案管理優(yōu)化對策

（一）做好宣傳工作

在水庫工程檔案管理工作開展中，為了給該項(xiàng)工作提供可靠支持，做好檔案資料的宣傳工作極為必要，借助于宣傳能夠較好提升對檔案管理的重視，進(jìn)而有助于各項(xiàng)缺陷問題的解決，整體工作落實(shí)效果將會更為理想。比如從水庫工程管理層來看，如果其能夠充分意識到檔案資料管理的重要價(jià)值，必然可以進(jìn)一步完善檔案管理組織機(jī)構(gòu)，可以為檔案管理提供更多的人力支持、財(cái)力支持，創(chuàng)設(shè)理想的檔案管理?xiàng)l件。對于一線檔案管理工作人員而言，同樣需要加大宣傳教育力度，充分提升其對于自身工作的重視程度，在工作開展中能夠更為投入，體現(xiàn)出更高責(zé)任感和使命感，規(guī)避意識不到位帶來的問題[4]。

（二）完善組織和制度

在未來水庫工程檔案管理工作優(yōu)化中，往往還需要注重完善相應(yīng)檔案管理組織機(jī)制以及具體責(zé)任制度，保證檔案管理工作的執(zhí)行更為流暢，具備清晰指導(dǎo)。從組織機(jī)構(gòu)完善上來看，需要全面分析水庫工程檔案管理的工作任務(wù)，明確該項(xiàng)工作的具體任務(wù)量，配備數(shù)量相當(dāng)?shù)臋n案管理人員，并且在檔案管理工作內(nèi)部設(shè)定好管理從屬關(guān)系，有助于自身工作的高效落實(shí)，避免出現(xiàn)相互推諉的現(xiàn)象。同時(shí)盡量減少兼任現(xiàn)象的出現(xiàn)，增加專職檔案管理人員數(shù)量。在此基礎(chǔ)上，需要明確檔案管理責(zé)任，確保檔案管理責(zé)任制度更為明晰，可以促使所有檔案管理人員清晰認(rèn)識到自身具體職責(zé)，如此可以增強(qiáng)其責(zé)任感，避免在后續(xù)工作開展中出現(xiàn)混亂。檔案管理工作出現(xiàn)混亂問題時(shí)，能夠依據(jù)明確的責(zé)任制度予以追責(zé)處理，對于檔案管理人員形成必要約束和威懾。

（三）優(yōu)化信息化管理

水庫工程檔案管理工作的未來發(fā)展必然離不開信息技術(shù)的參與，注重提升檔案管理的信息化水平同樣是關(guān)鍵的優(yōu)化手段。在水庫工程檔案管理工作中，針對現(xiàn)階段電子檔案資料管理流程進(jìn)行全過程分析，了解如何借助于信息化技術(shù)予以優(yōu)化，力求更好提升檔案管理效率和準(zhǔn)確度?；诖?，首先應(yīng)該進(jìn)一步完善整個(gè)檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施，除了配備基本的計(jì)算機(jī)設(shè)備以及相關(guān)互聯(lián)網(wǎng)設(shè)施外，往往還需要重點(diǎn)加大對于信息化檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建，依托這些系統(tǒng)和軟件來更好提升檔案管理水平。此外，在未來還需要注重做好電子檔案資料的保護(hù)工作，避免因信息化水平提升導(dǎo)致的大量檔案資料外泄，做好該方面防護(hù)[5]。

（四）提高人員綜合素質(zhì)

優(yōu)化水庫工程檔案管理工作在未來還需要考慮到檔案管理人員，力求各個(gè)檔案管理人員具備較高的綜合素質(zhì)，進(jìn)而可以較好執(zhí)行檔案管理任務(wù)。加強(qiáng)對檔案管理人員的宣傳教育，檔案管理人員需要體現(xiàn)更高的工作投入度，具備愛崗敬業(yè)的精神。另外，需要及時(shí)學(xué)習(xí)和掌握信息化管理模式的推廣，使自身具備更高專業(yè)業(yè)務(wù)素質(zhì)，減少自身工作失誤[6]。

三、結(jié)語

綜上所述，在水庫工程檔案管理工作的開展中，雖然目前整體檔案管理水平確實(shí)越來越高，但是同樣存在著一些缺陷，檔案資料不夠系統(tǒng)，準(zhǔn)確度不高，需要在未來進(jìn)一步加大宣傳教育力度，逐步完善組織機(jī)構(gòu)，推進(jìn)信息化管理模式，依托專業(yè)檔案管理人員，優(yōu)化檔案管理效果。

參考文獻(xiàn)：

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[3]聶麗華.水庫除險(xiǎn)加固工程檔案管理策略研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（07）：93.

[4]薄雪萍.水庫工程檔案管理工作的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)， 2018（01）：59- 60.

[5]劉盛琴.對水利工程檔案資料管理工作的思考[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2017，14（36）：167- 168.

[6]沈凱.前坪水庫工程檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建[J].華北水利水電大學(xué)學(xué)報(bào)（社會科學(xué)版），2017，33（05）：158- 160.