提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略分析

竇金麗

摘要：在企業(yè)內(nèi)部中，由于工作量較多，所以辦公室工作人員工作質(zhì)量對企業(yè)的整體工作效率有著極大的影響，同時也是決定企業(yè)良好發(fā)展的關(guān)鍵原因。其中，文秘工作效率影響著整個辦公室工作質(zhì)量，各企業(yè)都要加強對文秘工作的重視。本文就對提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略進行深入探討。

關(guān)鍵詞：辦公室;文秘;工作質(zhì)量;策略

在很多企業(yè)、機構(gòu)中，辦公室處在中心地位，其承擔的工作不僅種類多，而且數(shù)量非常大。辦公室工作不但要嚴格遵守上級的命令與要求，還應(yīng)當對下層工作人員的情況進行全面的了解。在政府、企業(yè)內(nèi)部承擔著事物處理的工作人員，還要具備良好的溝通能力與調(diào)節(jié)能力。就文秘工作人員來說，他們應(yīng)當確保工作的質(zhì)量與水平，才能促進所在企業(yè)單位的穩(wěn)定運行與發(fā)展。

1、辦公室文秘工作質(zhì)量和水平發(fā)展的意義

在辦公室中提升文秘人員的工作質(zhì)量和水平在發(fā)展和建設(shè)中就有重要意義。由于辦公室是相關(guān)機構(gòu)發(fā)展的核心場所，是整個機構(gòu)在辦事方向上和發(fā)展行政工作的主要任務(wù)和要求，無論是上級的領(lǐng)導(dǎo)，還是下級的群眾，都要經(jīng)過辦公室實施任務(wù)和處理工作。所以辦公室的文秘人員在工作中對各個工作都要掌握具體情況的實施條件，利用更合理的方法來解決工作中出現(xiàn)的問題。只有文秘人員發(fā)展良好的交流工作和積極的工作態(tài)度，才能為辦公室任務(wù)的實施發(fā)展更好的工作質(zhì)量和水平。所以說要提升辦公室文秘人員的工作質(zhì)量和水平具有重要意義，在實際工作中不僅要具有良好的道德規(guī)范，以嚴謹?shù)?、耐心的態(tài)度對待工作中出現(xiàn)的問題，遵守辦公室體現(xiàn)的相關(guān)規(guī)定。還要在自身素質(zhì)和辦事效率上進行提升，要體現(xiàn)工作效率和質(zhì)量相結(jié)合的方式，還要根據(jù)上級領(lǐng)導(dǎo)的合理安排積極做出解決的方法，與下級進行友好的交流和溝通，從而使相關(guān)機構(gòu)在工作內(nèi)容上能實現(xiàn)合理的規(guī)范性。在各種實施條件下，辦公室的文秘人員才能實現(xiàn)工作質(zhì)量和水平的提升效果。

2、提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略

現(xiàn)階段為有效提高政府部門辦公室工作質(zhì)量，要根據(jù)目前所存在的問題進行分析，并提出相關(guān)策略。根據(jù)有效的研究調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前政府組織機構(gòu)辦公室文秘工作存在的問題在一定程度上阻礙了相關(guān)單位的發(fā)展，因此要積極解決。提高政府部門的工作效率主要有以下幾點。

2.1加強對文秘進行定期培訓(xùn)

從現(xiàn)實意義上來說，一個文秘自身素質(zhì)的好壞，直接影響了整個工作的效率和質(zhì)量，如果辦公室的文秘能夠得到定期的培訓(xùn)，不管是對他們的工作方式和辦事效率都將是一個大幅度的提升。企業(yè)或者單位要加大對員工培訓(xùn)的資金投入，盡可能的給文秘員工創(chuàng)造專業(yè)知識學(xué)習(xí)的氛圍，提高他們的自身素養(yǎng)和能力。定期對文秘進行計算機培訓(xùn)，讓文秘能夠更加熟練的操作計算機，有效的制作辦公文件，一旦熟練的計算機運用能力形成，將大大提高工作的運行效率，改變傳統(tǒng)的辦公方式，是整個辦公更加方便快捷，其次，對文秘人員進行在職培訓(xùn)，主要是針對辦公室文秘基本的業(yè)務(wù)素質(zhì)、專業(yè)技能方面進行培訓(xùn)，提高文秘們的業(yè)務(wù)能力，讓員工們明白這份職業(yè)的基本要求所在，加深對理論知識的理解，開拓他們的視野。

2.2獎懲制度的合理完善

在辦公室工作開展過程中，如果管理制度做到獎罰分明，可在一定程度上提升辦公室工作人員的工作積極性，尤其是文秘工作者。由于獎懲制度的合理完善，工作人員的競爭意識將會被徹底激發(fā)，文秘人員對工作的自我要求和追求性也會得到提升。另外，獎懲制度具有很強的警告性，可以幫助文秘人員在工作中完善自我，對今后工作的開展也能起到良好的促進作用。在中央機關(guān)辦公室中，獎懲制度的具體制定可根據(jù)工作人員的工作效能和實際效率來進行，在獎懲制度的完善過程中，管理人員需要保證制度具有一定的科學(xué)性和合理性，在制度制定完成之后，可進行為期一個月的試用期，并對其進行多次評測。

2.3培養(yǎng)文秘人員創(chuàng)新意識

隨著社會進步各政府組織機構(gòu)對員工創(chuàng)新意識都有所要求，為適應(yīng)社會發(fā)展趨勢，政府組織機構(gòu)要提高辦公室文秘的實踐創(chuàng)新能力。對工作模式進行不斷創(chuàng)新是一個政府組織機構(gòu)長遠發(fā)展的精神支柱，也是政府組織機構(gòu)員工的工作動力，通常辦公室作為政府組織機構(gòu)中心部門在工作中長期處在精神緊張的狀態(tài)下，文秘人員在工作時普遍缺少活力。雖然對于工作非常認真，能按照領(lǐng)導(dǎo)的要求按時完成工作，但是在行為與思想上都缺少自己的見解。為適應(yīng)政府組織機構(gòu)長遠發(fā)展，辦公室工作應(yīng)不斷提高工作方式，在工作中尋找創(chuàng)新模式，為政府組織機構(gòu)提高工作效率做出更多貢獻。政府組織機構(gòu)應(yīng)鼓勵文秘人員在工作中大膽創(chuàng)新，用自己擅長的方式工作，愉快的協(xié)調(diào)各部門工作關(guān)系。

2.4思想政治素養(yǎng)的提升

思想政治素養(yǎng)對辦公室文秘人員自身發(fā)展方向影響巨大，思想政治素養(yǎng)的提升可幫助他們培養(yǎng)創(chuàng)新意識。在日常工作中，文秘工作人員首先要做的便是提升業(yè)務(wù)素質(zhì)，對工作中的服務(wù)意識進行合理強化，在做好各方面工作的同時，協(xié)調(diào)好生活和工作中的各項關(guān)系。與此同時，很多中央政府機關(guān)單位帶有很強的服務(wù)性，文秘人員思想政治素質(zhì)的提升，可加強人民對政府的信賴程度，讓機關(guān)單位在人民心中留下一個更好的印象。另外，管理人員應(yīng)注重加強文秘工作者對問題的處理能力，增強他們在繁雜事務(wù)中的心理承受量，對他人所提出的意見進行深入思考，確保日常工作的有序進行。

2.5提高辦公室文秘人員的工作效率

一個機構(gòu)生存的主要目標就要在社會中具有良好的地位和經(jīng)濟建設(shè)，要提升這種發(fā)展就要在內(nèi)部人員管理中進行改善，對于辦公室的文秘人員來說，要提升他們在工作中的辦事效率和更大的積極性就要實現(xiàn)相關(guān)的獎勵政策。辦公室管理層人員可以利用升指和獎勵的方式，鼓勵辦公室文秘人員能積極主動提出意見和建立，根據(jù)機構(gòu)的實際情況對他們在辦公室工作中的創(chuàng)新和發(fā)展實施獎勵，從而使他們能有更多的熱情實現(xiàn)創(chuàng)新性的工作任務(wù)。例如在上級安排好的任務(wù)狀況中，要實現(xiàn)職能的劃區(qū)域負責(zé)和管理，使文秘人員在較重的工作中能分配出合理的時間，從而使他他們在實際工作中能根據(jù)自己分配的任務(wù)實施工作，以提升辦公室的工作質(zhì)量的發(fā)展水平。

3、結(jié)語

關(guān)于如何提高辦公室文秘工作質(zhì)量本文已給出具體策略，首先要從文秘人員自身思想素質(zhì)出發(fā)，提高其對工作重視程度。政府組織機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)要積極鼓勵文秘工作，并適當對文秘崗位進行政府組織機構(gòu)培訓(xùn)，不斷加強工作效率。利用現(xiàn)代信息化建設(shè)推進文秘工作模式，使政府組織機構(gòu)發(fā)展符合科技進步。文秘工作作為政府組織機構(gòu)辦公室重要工作崗位，要不斷提升其職業(yè)素養(yǎng)與工作水平，加強工作責(zé)任感，協(xié)助政府組織機構(gòu)各部門工作快速發(fā)展。