機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作的相關(guān)思考

龍海英

摘要：人事檔案管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位通過(guò)對(duì)職工的工作情況、工作能力以及相關(guān)思想道德建設(shè)水平等眾多行為進(jìn)行記錄最終而形成的一份原始檔案。這一檔案的形成不僅對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位職工的評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)有著重要意義，其對(duì)于單位人力資源的管理也有著不可替代的作用。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;人事檔案管理工作;思考

引言

人事檔案管理是每一個(gè)機(jī)關(guān)事業(yè)單位在進(jìn)行業(yè)務(wù)發(fā)展過(guò)程中都會(huì)選擇的一個(gè)方式，其對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位人力資源的調(diào)配以及相關(guān)人員的職位安排都有著十分重要的作用。但是在現(xiàn)在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理過(guò)程中卻出現(xiàn)了管理人員對(duì)檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不夠、檔案管理效率較低等情況。因此機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要在人事檔案管理過(guò)程中不斷進(jìn)行管理方式的探究，從而提升檔案管理的效率。

1人事檔案的價(jià)值

人事檔案從總體上來(lái)看具有三個(gè)價(jià)值，首先人事檔案能夠反映單位職工的思想狀況、愛(ài)好特長(zhǎng)以及日常工作中為單位所做出的貢獻(xiàn)。它不僅是每個(gè)人成長(zhǎng)歷程的真實(shí)寫(xiě)照，而且也從一定程度上詳實(shí)、全面地記載了個(gè)人的德才素質(zhì)和能力水平。其次，人事檔案也是單位進(jìn)行人員職位調(diào)整的一個(gè)重要參考依據(jù)。人事檔案是機(jī)關(guān)事業(yè)單位為了實(shí)現(xiàn)人力資源的有效分配而制定的，其具有相對(duì)的真實(shí)性和透明性，單位領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行人事檔案的查閱時(shí)就能夠看出一個(gè)職工的能力大小，所以這種人事檔案能為人力資源的調(diào)配提供參考依據(jù)。最后人事檔案信息是一個(gè)重要的公共信息資源，它記錄著職工在單位工作期間的表現(xiàn)，對(duì)于日后國(guó)家人才的發(fā)現(xiàn)與培養(yǎng)有著重要作用。

2機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作的現(xiàn)狀及所存在的問(wèn)題

2.1投入不足

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理是進(jìn)行職工管理的一個(gè)重要依據(jù)，對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展有著重要作用。但是在當(dāng)前的機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理中卻出現(xiàn)了投入不足的情況。例如在部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理中因?yàn)楣芾碣Y金不足而出現(xiàn)人事檔案防損、防盜、防火手段的水平較低的情況，這樣就可能會(huì)造成人事檔案在管理過(guò)程中出現(xiàn)損壞現(xiàn)象。并且現(xiàn)在的社會(huì)已經(jīng)處于信息化時(shí)代，任何事情的進(jìn)行都離不開(kāi)信息技術(shù)。但有些機(jī)關(guān)事業(yè)單位在人事檔案管理中沒(méi)有進(jìn)行信息化建設(shè)，這就導(dǎo)致人事檔案在管理過(guò)程中出現(xiàn)了效率較低的情況。

2.2人事檔案信息價(jià)值不高

人事檔案主要是為機(jī)關(guān)事業(yè)單位進(jìn)行職工評(píng)價(jià)所提供的一種支持，因此需要具有較高的信息價(jià)值。但就目前情況來(lái)看，部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位在人事檔案管理中不能認(rèn)真規(guī)范地對(duì)資料進(jìn)行收集整理，造成人事檔案不完整，一些重要的檔案信息缺失，使得人事檔案信息價(jià)值不高。

2.3人事檔案管理人員素質(zhì)不高

人事檔案管理工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性、保密性、政治性很高的工作，具有一定的連續(xù)性。人事檔案管理人員既要具備較高的思想素質(zhì)和政治涵養(yǎng)，又要有檔案工作和人事工作的經(jīng)驗(yàn)背景，還需要優(yōu)秀的判斷力和甄別能力。目前，很多單位領(lǐng)導(dǎo)不夠重視檔案管理工作，檔案管理人員都是兼任甚至是臨時(shí)工作人員，檔案管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，管理檔案僅限于整理裝訂編目等基礎(chǔ)性工作，對(duì)干部信息的甄別、審核、認(rèn)定等重要環(huán)節(jié)的工作力不從心。

3提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作管理的措施

3.1加強(qiáng)檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理

機(jī)關(guān)事業(yè)單位要想在日常的發(fā)展中實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的有效管理，首先需要做的就是加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理。正所謂“工欲善其事必先利其器”，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案管理中應(yīng)當(dāng)建立專(zhuān)門(mén)的檔案存放位置，并派遣專(zhuān)人進(jìn)行人事檔案資料的管理和分類(lèi)，這樣就能夠保證在進(jìn)行相關(guān)人事檔案調(diào)閱時(shí)節(jié)約查詢時(shí)間。此外，在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)應(yīng)當(dāng)保證紙質(zhì)版檔案與電子版檔案完全一致，為查閱者提供一個(gè)較為準(zhǔn)確的可參考信息。檔案管理人員在檔案借閱與歸還過(guò)程中也需要加強(qiáng)管理，對(duì)外借閱人事檔案時(shí)應(yīng)當(dāng)記錄借閱人、借閱時(shí)間，并要求借閱人在借閱文件上簽名。借閱人在歸還人事檔案時(shí)，檔案管理人員需要檢查人事檔案的完整性，在檢測(cè)無(wú)誤后進(jìn)行歸檔處理。

“無(wú)規(guī)矩不成方圓”，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)在人事檔案管理過(guò)程中加強(qiáng)對(duì)檔案管理規(guī)章制度的完善，并確保檔案管理人員能夠在日常工作中嚴(yán)格按照單位規(guī)章制度的相關(guān)要求進(jìn)行檔案管理。

3.2提高管理人員素質(zhì)

在提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理效率和管理質(zhì)量的過(guò)程中，單位也應(yīng)當(dāng)提升職工自身的管理素質(zhì)。人事檔案管理人員的管理素質(zhì)參差不齊，檔案管理人員無(wú)法意識(shí)到人事檔案管理對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展的重要作用，也可能造成人事檔案的損壞和丟失。因此機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)在日常工作中對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)進(jìn)行提升，以確保檔案管理人員在日常管理工作中能夠有效落實(shí)自身的職責(zé)。單位可定期派檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)性知識(shí)培訓(xùn)，讓人事檔案管理人員認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，從而不斷提升自身的管理素質(zhì)。

3.3應(yīng)用現(xiàn)代科技提高管理效率

現(xiàn)如今的社會(huì)已經(jīng)處于一個(gè)信息化時(shí)代中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案管理時(shí)也需要及時(shí)運(yùn)用現(xiàn)代科技來(lái)進(jìn)行檔案管理效率的提升。人事檔案管理人員可以根據(jù)自己的需求進(jìn)行關(guān)鍵信息的輸入，然后計(jì)算機(jī)系統(tǒng)就會(huì)將職工的檔案信息展現(xiàn)在屏幕上，這種使用電子信息技術(shù)所進(jìn)行的人事檔案存儲(chǔ)、查詢以及更改的方式極大提升了檔案的管理效率。此外，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在使用現(xiàn)代科技進(jìn)行人事檔案管理時(shí)也可以依據(jù)不同部門(mén)之間的信息差距進(jìn)行不同查詢權(quán)限的設(shè)置，這樣就能夠保證不同部門(mén)的職工可以在日常工作中及時(shí)對(duì)自己的檔案信息進(jìn)行查詢，了解自己在工作中所出現(xiàn)的不足，最終實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的透明化。

結(jié)語(yǔ)

人事檔案的管理對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位有著重要作用。新時(shí)期下檔案管理工作，必須要明確管理的重點(diǎn)，不斷創(chuàng)新和完善檔案管理工作，建立完善一系列檔案管理制度，培養(yǎng)管理人才，促進(jìn)檔案資源的高效利用。