孫品
摘 要::社會的發(fā)展推動了事業(yè)檔案管理的發(fā)展與創(chuàng)新。事業(yè)單位檔案記錄著單位的發(fā)展過程,對事業(yè)單位的未來發(fā)展規(guī)劃具有重要價值。信息時代信息技術(shù)以及電子技術(shù)為檔案管理事業(yè)帶來了全新的方向。文章認(rèn)為,為進(jìn)一步優(yōu)化事業(yè)單位的檔案管理工作,則必須對這些阻礙性因素進(jìn)行解決,而在本文中將對事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化發(fā)展進(jìn)行全面分析,提出可行性的優(yōu)化路徑。
關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;檔案管理;優(yōu)化
一、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀分析
(一)事業(yè)單位管理者對檔案管理工作認(rèn)識不足
事業(yè)單位管理者認(rèn)為檔案管理僅僅是一項輔助性工作,沒有必要投入太多人力物力,造成一些不必要的浪費(fèi),單位管理者對檔案管理工作缺乏應(yīng)用的重視,從而導(dǎo)致相關(guān)管理規(guī)劃制度欠缺實施力度,造成事業(yè)單位檔案管理工作實施的有效性相對缺乏。
(二)事業(yè)單位檔案管理工作缺乏信息化建設(shè)
隨著我國信息技術(shù)的發(fā)展,信息技術(shù)在我國各領(lǐng)域都被廣泛應(yīng)用,然而,我國部分事業(yè)單位依然采用傳統(tǒng)管理方式,沒有將信息技術(shù)充分融入到管理工作中去,導(dǎo)致事業(yè)單位工作進(jìn)度與低成本方式難以保持同步,大大削弱了事業(yè)單位管理工作的反饋機(jī)制,并且還造成了檔案管理的同步要以更高成本作代價現(xiàn)象的出現(xiàn),非常不利于當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展。
(三)管理人員專業(yè)水平相對低下
我國事業(yè)單位大部分管理人員在管理方面還是比較有經(jīng)驗的,使事業(yè)單位服務(wù)管理工作能得到順利開展,對事業(yè)單位的發(fā)展起到一定促進(jìn)作用,但有小部分管理人員的文化水平相對比較低,管理經(jīng)驗比較缺乏,管理人員水平參差不齊。介于這一點,相關(guān)單位面應(yīng)該加強(qiáng)對管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn),提升事業(yè)單位整體素質(zhì)水平。
二、加強(qiáng)檔案管理優(yōu)化的有效措施
(一)建立完善的檔案管理制度
由于事業(yè)單位檔案管理工作內(nèi)容比較復(fù)雜,工作量較大,企為了方便管理必須將檔案管理工作納入到統(tǒng)一管理中來,建立相對完善的檔案管理制度,增強(qiáng)管理依據(jù)性、規(guī)范性及權(quán)威性,對單位文件進(jìn)行編制歸檔?!秶抑卮蠼ㄔO(shè)項目文件歸檔要求與檔案管理規(guī)范》、以及本企業(yè)《項目檔案歸檔管理制度》等文執(zhí)行,做到有跡可循,充分發(fā)揮檔案管理最大作用,促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展。
(二)實施檔案管理一體化,加強(qiáng)檔案管理
由于事業(yè)單位檔案管理工作的開展通常會涉及到多個部門,為確保所有檔案的完整性,單位管理人員必須加強(qiáng)檔案管理一體化,確保檔案資料的準(zhǔn)確性。檔案管理人員可以利用信息技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案,電子檔案便于查閱,具有方便、快捷的特點,不過電子檔案涉及到企業(yè)內(nèi)部信息等重要資料,一旦丟失便很難找回。因此,檔案管理人員必須對檔案的歸檔、保存工作做好,實現(xiàn)企業(yè)檔案的安全管理。
(三)加大對檔案信息化建設(shè)的力度
單位必須加大對檔案信息化建設(shè)的力度,用低成本方式來實現(xiàn)檔案管理工作的具體運(yùn)行,將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)完美融合到事業(yè)單位檔案管理中,促進(jìn)我國事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展,為事業(yè)單位的全面發(fā)展打好基礎(chǔ)。
(四)將檔案管理納入合同
合同扮演著決定性作用的角色,它是強(qiáng)有力的法律依據(jù)、相關(guān)單位應(yīng)該將檔案管理納入到合同,為檔案管理爭取主動權(quán),加強(qiáng)檔案歸檔的完整性及準(zhǔn)確性。
(五)提高檔案管理人員的素質(zhì)水平,加強(qiáng)相關(guān)培訓(xùn)
隨著我國經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)的改變,檔案管理工作越來越趨于科技化管理模式,管理模式的轉(zhuǎn)變對檔案管理人員的自身素質(zhì)水平提出了更高的要求。相關(guān)單位必須加強(qiáng)對相關(guān)人員的系統(tǒng)培訓(xùn),他們必須具備專業(yè)文化知識、科技化管理手段以及正確的癥狀傾向。同時還必須加強(qiáng)與其他各部門之間的溝通,了解每一個工作環(huán)節(jié),隨時根據(jù)工作進(jìn)度來調(diào)整工作流程。事業(yè)單位的檔案管理人員是事業(yè)單位檔案管理工作的重要組成部分。因此,他們必須不斷提高自身素質(zhì)水平,努力順應(yīng)時代的發(fā)展,才能真正促進(jìn)我國事業(yè)單位的發(fā)展。
三、結(jié)束語
檔案管理工作對于事業(yè)單位來說至關(guān)重要,因此相關(guān)單位必須將重點放在檔案管理工作上,加強(qiáng)統(tǒng)一認(rèn)識與宣傳意識、建立完善的檔案管理制度、將檔案案管理納入合同、注意檔案安全管理工作的實施、提高檔案管理人員的素質(zhì)水平、實施檔案管理一體化、做好相關(guān)的統(tǒng)籌規(guī)劃和安排,以及加大對檔案信息化建設(shè)的力度,從而達(dá)到提高事業(yè)單位檔案管理工作的效率。
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(作者單位:山東省單縣發(fā)展和改革局)