國(guó)有企業(yè)干部人事檔案信息化管理分析

摘 ?要：隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，人類迎來(lái)了信息時(shí)代，推動(dòng)了全球經(jīng)濟(jì)與社會(huì)的發(fā)展。信息化革命給國(guó)有企業(yè)干部人事檔案管理工作帶來(lái)了新的發(fā)展契機(jī)，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)已成為國(guó)有企業(yè)更好地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求的一項(xiàng)重要措施。本文闡述了信息化背景下國(guó)有企業(yè)干部人事檔案管理信息化的必要性，并提出了國(guó)有企業(yè)干部人事檔案信息化管理的方向與措施，為國(guó)有企業(yè)干部人事檔案管理信息化的工作提供了必要的參考。

關(guān)鍵詞：檔案信息化;檔案管理;電子檔案

中圖分類號(hào)：G270.7 ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-4706（2019）17-0120-02

Abstract：With the progress of science and technology，mankind has ushered in the information age and promoted the development of global economy and society. The information revolution has brought new opportunities to the management of personnel files of state-owned enterprises. Strengthening the information construction of archives management has become an important measure for state-owned enterprises to better adapt to the requirements of the times. This paper expounds the necessity of informatization of personnel archives management of state-owned enterprises under the background of informatization，and puts forward the direction and measures of informatization management of personnel archives of state-owned enterprises，and provides a necessary reference for the informatization of personnel files management of state-owned enterprise cadres.

Keywords：archives informatization;archives management;electronic archives

0 ?引 ?言

現(xiàn)階段，先進(jìn)的信息技術(shù)已滲透到社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，為人們的生活、生產(chǎn)、工作、學(xué)習(xí)帶來(lái)了巨大的變化。人事檔案作為企業(yè)人事部對(duì)個(gè)人管理的基礎(chǔ)與憑證，對(duì)于識(shí)別干部、選拔人才、干部隊(duì)伍建設(shè)意義重大。然而，目前我國(guó)部分單位盡管已引進(jìn)了信息技術(shù)，建立了專門的人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，可是，人事管理工作依然只停留于紙質(zhì)檔案的建立與管理，從某種程度上給企業(yè)造成了資源的浪費(fèi)。因此，促使相關(guān)人員加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)尤為關(guān)鍵。

1 ?信息化背景下檔案管理信息的必要性

1.1 ?國(guó)家數(shù)字化進(jìn)程的要求

在如今信息技術(shù)盛行的形勢(shì)下，便捷、高效的數(shù)字化技術(shù)逐漸被引進(jìn)社會(huì)各個(gè)行業(yè)，促進(jìn)了經(jīng)濟(jì)的增長(zhǎng)。加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)是我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)的重要發(fā)展戰(zhàn)略。新時(shí)期，國(guó)有企業(yè)的人事檔案管理工作，也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，需要數(shù)字化技術(shù)的有力支持。利用信息化的強(qiáng)大力量，積極地做好現(xiàn)代企業(yè)干部人事管理工作，為國(guó)家的經(jīng)濟(jì)建設(shè)以及人事組織工作提供服務(wù)，這也是我國(guó)提升數(shù)字化水平的客觀要求。

1.2 ?干部規(guī)范化管理的需求

目前，我國(guó)有些事業(yè)單位在組織人事工作過(guò)程中，會(huì)面對(duì)諸多的人事資料，有的信息歷時(shí)長(zhǎng)久，大多數(shù)信息不夠規(guī)范，內(nèi)容不夠完整，難以滿足部門對(duì)人事檔案微觀管理以及對(duì)職工群體管理的需求。同時(shí)，人事管理信息化建設(shè)對(duì)于干部的選拔、任用也很重要。為了更好地體現(xiàn)公正、公開、公平的原則，干部人事檔案必須走信息化道路。此外，人事檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化以后，可在數(shù)據(jù)庫(kù)中查找干部人員的基本信息，統(tǒng)計(jì)干部任職年限、人數(shù)等信息，可高效地掌握每位干部的工作情況以及常規(guī)的考核信息，讓企業(yè)干部管理工作更加規(guī)范。

1.3 ?推廣現(xiàn)代辦公的有效途徑

以往的人事檔案管理主要將重點(diǎn)放在實(shí)體的管理方面，相關(guān)檔案人員需要以人工方式采集、處理并管理信息，任務(wù)繁重，工作效率偏低。在科學(xué)技術(shù)的發(fā)展下，現(xiàn)代化的辦公設(shè)備得到廣泛的應(yīng)用，已成為干部檔案管理的一部分。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的信息化建設(shè)，可讓檔案管理工作實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化，節(jié)約了人力資源，極大地提升了工作效率。

2 ?國(guó)有企業(yè)干部人事檔案信息化建設(shè)的方向

2.1 ?從宏觀指導(dǎo)過(guò)渡到微觀的信息化指導(dǎo)

相關(guān)人員可通過(guò)展開大量的調(diào)查研究與主座談的形式，共同尋找干部人事檔案信息化建設(shè)中存在的共性問題，協(xié)同經(jīng)驗(yàn)豐富的人事干部以及負(fù)責(zé)信息化建設(shè)的實(shí)踐人員一起開會(huì)商議，應(yīng)具體問題具體分析，并尋找共性的問題，從而對(duì)干部人事檔案電子數(shù)據(jù)庫(kù)的分支結(jié)構(gòu)予以有效的確定。再?gòu)纳霞?jí)到下級(jí)，展開集中式的業(yè)務(wù)技能的培訓(xùn)，例如：指導(dǎo)電子數(shù)據(jù)庫(kù)的搜索、統(tǒng)計(jì)等。學(xué)會(huì)借助外力，依靠主管部門，最大化地發(fā)揮主管人員對(duì)下屬部門的指導(dǎo)職能。

2.2 ?從傳統(tǒng)的指導(dǎo)過(guò)渡到現(xiàn)代化指導(dǎo)

信息時(shí)代下，需要企業(yè)采用信息化的指導(dǎo)方法。上級(jí)人事管理部門有義務(wù)對(duì)下級(jí)人事部作出相應(yīng)的、與檔案信息化有關(guān)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。應(yīng)著力轉(zhuǎn)變以往手工式的指導(dǎo)，積極地引進(jìn)現(xiàn)代技術(shù)方式，進(jìn)行電子數(shù)據(jù)庫(kù)的指導(dǎo)，例如：電子郵件、網(wǎng)頁(yè)通知、PPT、頁(yè)面更新、網(wǎng)絡(luò)互動(dòng)、電話會(huì)議等。

2.3 ?從常規(guī)指導(dǎo)過(guò)渡到重點(diǎn)指導(dǎo)

國(guó)有企業(yè)管理人員應(yīng)緊緊抓住干部人事檔案信息化的代表，以點(diǎn)帶面，開展人事檔案的目標(biāo)管理以及等級(jí)認(rèn)定機(jī)構(gòu)，樹立典型。對(duì)于各地區(qū)的差異性問題，或采取有針對(duì)性的指導(dǎo)，或采取定期組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)、研討班;評(píng)比、督辦、制作并發(fā)放業(yè)務(wù)性的文件以及編輯資料等方式予以指導(dǎo)。

3 ?國(guó)有企業(yè)干部人事檔案信息化建設(shè)的措施

3.1 ?人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理

為了促進(jìn)國(guó)有企業(yè)干部人事檔案管理工作的重點(diǎn)順利地從實(shí)體管理向網(wǎng)絡(luò)信息化管理方向轉(zhuǎn)變，更好地利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)軟件，構(gòu)建不同種類的人事檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)，建立一個(gè)以干部人事檔案信息作為依托的國(guó)企干部人事電子信息系統(tǒng)。該系統(tǒng)的基礎(chǔ)要求為：構(gòu)建人機(jī)有機(jī)結(jié)合的技術(shù)性的管理系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)干部人事檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化處理、計(jì)算機(jī)處理。充分地發(fā)揮計(jì)算機(jī)的功能，讓人事檔案資料的管理更具完整性、準(zhǔn)確性、動(dòng)態(tài)性，并實(shí)現(xiàn)立體化管理，有效地借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為廣大人民群眾提供全方位地服務(wù)。

3.2 ?強(qiáng)化業(yè)務(wù)人員的實(shí)操培訓(xùn)力度

對(duì)國(guó)有企業(yè)干部人員進(jìn)行人事檔案管理業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，堅(jiān)持“持證上崗”的工作原則，要求考取國(guó)家認(rèn)證的人力資源師，具備處理建庫(kù)的能力，以及網(wǎng)絡(luò)信息安全維護(hù)與管理方面的技能，可快速地掌握較為前沿的干部人事檔案信息安全保障的技術(shù)設(shè)備的安全訪問資格。例如：CA認(rèn)證、防火墻、數(shù)字簽名等。以免人事檔案信息遭到破壞，或者丟失。而且，還應(yīng)對(duì)所有從業(yè)人員的辦公軟件的掌握程度進(jìn)行嚴(yán)格的要求，要求工作人員必須熟練應(yīng)用Office處理人事檔案。對(duì)于那些比較特殊的檔案，均由指定的軟件/儀器，通過(guò)電子信息處理技術(shù)進(jìn)行分類、使用、保管。例如：BMP、PPT等，要求相關(guān)人事檔案人員既要掌握有關(guān)信息收集、文件分類、整理、鑒定、保存、管理等技能，又要掌握操作與運(yùn)行人事檔案管理軟件的技能。學(xué)會(huì)借助功能強(qiáng)大的圖文處理軟件，對(duì)人事照片設(shè)備中的批量信息進(jìn)行掃描、輸入，還要掌握多媒體技術(shù)的視聽功能等。

3.3 ?進(jìn)一步拓展人事檔案的開發(fā)利用

新形勢(shì)下，國(guó)有企業(yè)干部人事檔案資源的開發(fā)、利用，應(yīng)充分地結(jié)合館藏資源情況，采集、利用工作二者之間也具有一定的聯(lián)系。唯有構(gòu)建合理化的企業(yè)干部人事電子信息化的館藏體系，方可為人事檔案信息的開發(fā)、利用工作提供必要的物質(zhì)保障。也必須要提升檔案資源的利用率，才會(huì)促使館藏信息最大化地發(fā)揮其價(jià)值。因此，相關(guān)工作人員應(yīng)在日常工作過(guò)程中，強(qiáng)化干部人事檔案信息化的建設(shè)力度，多渠道、多路徑地采集人事檔案的材料，在檔案管理信息背景下，企業(yè)人事檔案提供的制度要適當(dāng)?shù)丶哟笸该鞫?，拓寬服?wù)的范圍，在不涉及保密性信息的前提下，充分地保障個(gè)人對(duì)自己檔案的知情權(quán)。

4 ?結(jié) ?論

總之，在信息化形勢(shì)下，國(guó)有企業(yè)的干部人事檔案管理面臨著新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。相關(guān)管理者必須對(duì)此保持高度的重視，根據(jù)企業(yè)目前的實(shí)際情況，加強(qiáng)現(xiàn)有人事檔案管理工作的改革與升級(jí)，加快干部人事檔案管理信息化建設(shè)，應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，在干部人事檔案信息化中不斷地創(chuàng)新，以期為社會(huì)提供更高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

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作者簡(jiǎn)介：付貝貝（1973-），女，漢族，遼寧盤錦人，助理館

員，本科，研究方向：檔案管理。