圖書(shū)館自動(dòng)查收查引系統(tǒng)功能分析1：

摘 要：本文從館員角度分析圖書(shū)館查收查引工作的現(xiàn)狀和存在問(wèn)題，以CALIS和NoteFirst系統(tǒng)為例對(duì)比分析自動(dòng)查收查引系統(tǒng)的管理功能，最后提出自助查收查引系統(tǒng)的改進(jìn)建議。

關(guān)鍵詞：查收;查引;檢索證明;CALIS;NoteFirst

一、查收查引工作概況

查收查引服務(wù)是國(guó)內(nèi)高校圖書(shū)館或信息服務(wù)機(jī)構(gòu)提供的一項(xiàng)有償信息服務(wù)。它根據(jù)委托人提供的相關(guān)信息，檢索論文在國(guó)內(nèi)外權(quán)威數(shù)據(jù)庫(kù)中的收錄、引用和論文發(fā)表期刊的級(jí)別等情況，并根據(jù)檢索結(jié)果出具檢索報(bào)告。該報(bào)告可以反映出科研人員的科研實(shí)力和水平，是衡量科研人員科技產(chǎn)出的客觀途徑之一。

當(dāng)前，多數(shù)圖書(shū)館的查收查引工作采用傳統(tǒng)的手工操作來(lái)完成，這種低效的工作方式越來(lái)越難適應(yīng)查收查引工作多樣化、個(gè)性化方向的發(fā)展，尤其是查收查引工作量大的理工類(lèi)高校圖書(shū)館。圖書(shū)館的查收查引工作面臨著諸多困難。首先，從客觀條件上，數(shù)據(jù)庫(kù)的功能不健全、收錄滯后以及著錄格式不統(tǒng)一等問(wèn)題長(zhǎng)期存在。其次，從檢索內(nèi)容上，用戶需求變得多樣化。各校圖書(shū)館雖然仍以SCIE為查收查引工作主要來(lái)源數(shù)據(jù)庫(kù)，仔細(xì)分析其類(lèi)型分布，已涉及更為復(fù)雜的期刊影響因子和分區(qū)、ESI高被引論文、ESI熱點(diǎn)論文、甚至是轉(zhuǎn)載。再次，從工作量上，近年各高校圖書(shū)館的查收查引人數(shù)和檢索篇數(shù)都急劇增加。以我館為例，近三年檢索數(shù)量保持著60-70%的增速，而檢索館員并未增加。最后，從檢索人員的構(gòu)成上，多數(shù)高校圖書(shū)館的查收查引工作由信息咨詢(xún)部的館員承擔(dān)，他們通常要承擔(dān)多重業(yè)務(wù)，包括科技查新、信息素養(yǎng)教育、學(xué)科服務(wù)、學(xué)術(shù)研究等。館員專(zhuān)注在查收查引工作上的精力非常有限。為使查收查引工作深化可持續(xù)的發(fā)展，只有解決上述問(wèn)題，提高查收查引工作的效率，館員才能按時(shí)高質(zhì)的完成查收查引任務(wù)，并有條件開(kāi)拓更深層次的情報(bào)服務(wù)和進(jìn)行學(xué)術(shù)研究。

之前已有不少高校圖書(shū)館針對(duì)查收查引工作開(kāi)發(fā)了一些小程序，但主要是應(yīng)用在自己館的工作中。近年，圖書(shū)館和信息科技公司開(kāi)發(fā)出商業(yè)化的全流程自動(dòng)化查收查引工作系統(tǒng)，它可應(yīng)用到各個(gè)圖書(shū)館的查收查引工作當(dāng)中，用以提高館員的工作效率，解決當(dāng)前查收查引工作中存在的困難。我館正計(jì)劃購(gòu)入查收查引自動(dòng)化系統(tǒng)，根據(jù)購(gòu)買(mǎi)意向，對(duì)CALIS技術(shù)中心開(kāi)發(fā)的“CALIS論文收錄與引用系統(tǒng)”（后文簡(jiǎn)稱(chēng)CALIS）和西安知先信息技術(shù)有限公司開(kāi)發(fā)的“NoteFirst論文查收查引自助服務(wù)系統(tǒng)”（后文簡(jiǎn)稱(chēng)NoteFirst）進(jìn)行評(píng)測(cè)。本文立足華南理工大學(xué)圖書(shū)館查收查引工作的實(shí)際需要，從系統(tǒng)使用者的角度，運(yùn)用對(duì)比分析方法，對(duì)兩大查收查引系統(tǒng)的管理功能進(jìn)行評(píng)測(cè)，以挑選適合我館工作需要的系統(tǒng)，也能為其它圖書(shū)館或信息服務(wù)機(jī)構(gòu)的系統(tǒng)購(gòu)買(mǎi)提供一定借鑒。

二、 查收查引工作流程

查收查引自動(dòng)化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的目的是減少館員的重復(fù)勞動(dòng)，盡量由系統(tǒng)代替人工，提高檢索效率。查收查引工作要經(jīng)歷三個(gè)過(guò)程，首先要接收和確認(rèn)檢索申請(qǐng)，然后進(jìn)行檢索工作并出具報(bào)告，最后委托人確認(rèn)報(bào)告并繳費(fèi)，可將三個(gè)過(guò)程細(xì)化為10個(gè)步驟，每個(gè)系統(tǒng)根據(jù)自己的開(kāi)發(fā)原則，實(shí)現(xiàn)不同的功能，通過(guò)比對(duì)，兩大查收查引系統(tǒng)分別可替代的人工工作如表1所示。

委托單的接受和確認(rèn)，用戶確認(rèn)報(bào)告和繳費(fèi)需要用戶的參與，機(jī)器較難代替完成這些工作。自動(dòng)查收查引系統(tǒng)的核心工作是在線自動(dòng)完成論文收錄、引用數(shù)據(jù)檢索，統(tǒng)計(jì)與整理數(shù)據(jù)，自動(dòng)撰寫(xiě)檢索報(bào)告。從表1可知，論文查收查引工作最為繁瑣的部分可以由系統(tǒng)自動(dòng)完成。

三、自動(dòng)查收查引系統(tǒng)管理模塊對(duì)比

由于查收查引工作需要注意較多細(xì)節(jié)問(wèn)題，因而評(píng)價(jià)系統(tǒng)好用與否，取決于該系統(tǒng)是否可以解決查收查引工作中的各類(lèi)問(wèn)題，確實(shí)可以提高工作效率。表2列出了CALIS和NoteFirst自助查收查引系統(tǒng)的基本管理功能。

1.數(shù)據(jù)更新頻率

自動(dòng)查收查引系統(tǒng)數(shù)據(jù)更新的快慢對(duì)檢索結(jié)果產(chǎn)生直接影響，主要影響到新發(fā)表論文的收錄和論文的引用數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)更新主要有兩種方式，一種是提前將數(shù)據(jù)下載至自動(dòng)查收查引系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)中，檢索和數(shù)據(jù)提取在查收查引系統(tǒng)中進(jìn)行;另一種是直接從權(quán)威數(shù)據(jù)庫(kù)中實(shí)時(shí)檢索和下載數(shù)據(jù)。第一種方式檢索速度較快，但可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)滯后的情況，造成一些新發(fā)表論文無(wú)法出具檢索證明。系統(tǒng)通常只下載特定學(xué)校的數(shù)據(jù)，如果需要檢索其它學(xué)校的數(shù)據(jù)需要另外申請(qǐng)下載。第二種方式可保證出具檢索報(bào)告的數(shù)據(jù)與權(quán)威數(shù)據(jù)庫(kù)同步，但檢索速度相對(duì)較慢。CALIS與NoteFirst均采用第二種方式。

2. 數(shù)據(jù)代理

各圖書(shū)館能否出具某個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)的檢索證明取決于該館是否購(gòu)買(mǎi)該數(shù)據(jù)庫(kù)的使用權(quán)，如該館未購(gòu)買(mǎi)，則無(wú)法出具該數(shù)據(jù)庫(kù)的論文收錄引用證明。CALIS只支持出具本館已購(gòu)買(mǎi)數(shù)據(jù)庫(kù)的檢索證明，不支持?jǐn)?shù)據(jù)代理功能。NoteFirst支持通過(guò)系統(tǒng)為代理到已購(gòu)買(mǎi)該數(shù)據(jù)庫(kù)的學(xué)校提取數(shù)據(jù)。用戶在線提交任務(wù)之后，任務(wù)會(huì)自動(dòng)發(fā)送到云服務(wù)器進(jìn)行任務(wù)調(diào)度。如本地?fù)碛袛?shù)據(jù)庫(kù)訪問(wèn)權(quán)限的任務(wù)請(qǐng)求，發(fā)送到本地進(jìn)行處理，對(duì)于本地不具有訪問(wèn)權(quán)的任務(wù)，中央調(diào)度將任務(wù)發(fā)送到具有訪問(wèn)權(quán)限的，并且愿意提供服務(wù)的其他機(jī)構(gòu)進(jìn)行處理。任務(wù)完成后需要收取一定數(shù)額的代理費(fèi)。該功能有效解決了部分高校圖書(shū)館數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)量不足的問(wèn)題。

3.用戶分類(lèi)和標(biāo)記

此功能用以區(qū)分校內(nèi)外用戶，師生用戶，并可標(biāo)記出VIP用戶。考慮到不同用戶類(lèi)別的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)不同，區(qū)分用戶類(lèi)別有利于檢索報(bào)告完成后收費(fèi)系統(tǒng)的運(yùn)算。如我校圖書(shū)館根據(jù)不同的用戶采用不同的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，學(xué)生開(kāi)具檢索證明免費(fèi)，校內(nèi)用戶、校外用戶采用兩套不同的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)記VIP用戶的功能有利于分配檢索優(yōu)先權(quán)。在檢索高峰期，短時(shí)間內(nèi)無(wú)法滿足全部用戶需求的情況下，應(yīng)優(yōu)先保證校內(nèi)VIP用戶的檢索需求。CALIS將用戶分為校內(nèi)外用戶，并可事先直接標(biāo)記出重要客戶。NoteFirst將用戶類(lèi)別分為“機(jī)構(gòu)用戶”、“協(xié)作用戶”和“社會(huì)用戶”三類(lèi)，不能標(biāo)記出重要客戶，但館員可在具體任務(wù)操作時(shí)自主設(shè)定任務(wù)的優(yōu)先級(jí)別。

4.申請(qǐng)用途與證明格式匹配

CALIS和NoteFirt在填寫(xiě)申請(qǐng)表單時(shí)均可以選擇相應(yīng)的申請(qǐng)用途，如杰出青年、長(zhǎng)江學(xué)者、申報(bào)院士、申報(bào)項(xiàng)目、申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)、博士答辯等。但由于系統(tǒng)無(wú)法支持申請(qǐng)用途與檢索需求數(shù)據(jù)自動(dòng)匹配，因而該項(xiàng)功能的實(shí)際意義不大，僅有利于工作統(tǒng)計(jì)。在查收查引工作中，常常出現(xiàn)委托人無(wú)法準(zhǔn)確表達(dá)自己檢索需求的情況，這就要求委托人、館員、人事處或其它評(píng)審機(jī)構(gòu)之間反復(fù)溝通確認(rèn)，消耗非常多的時(shí)間。如評(píng)選長(zhǎng)江學(xué)者要求出具的證明數(shù)據(jù)包括SCI核心合集收錄論文、對(duì)應(yīng)期刊的JCR影響因子和中科院分區(qū)，引用為近五年文章的按全部作者的引用。當(dāng)委托人選擇“長(zhǎng)江學(xué)者”這一選項(xiàng)后，系統(tǒng)如能默認(rèn)提取對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)，此項(xiàng)功能將能發(fā)揮更大作用。NoteFirst目前已對(duì)該功能進(jìn)行一定程度的改進(jìn)，增加了提示功能，如選擇“杰青優(yōu)青評(píng)定”，則提示“出具Web Of Science近五年的引文情況，并區(qū)分自引他引”。

5.館員管理

自動(dòng)查收查引系統(tǒng)通常根據(jù)權(quán)限將館員分為兩個(gè)類(lèi)別，分別是管理館員和業(yè)務(wù)館員。管理館員可對(duì)系統(tǒng)參數(shù)進(jìn)行設(shè)置，對(duì)檢索任務(wù)進(jìn)行分配和管理。業(yè)務(wù)館員主要接收任務(wù)并處理具體的檢索委托。CALIS分為管理性館員與普通館員兩個(gè)系統(tǒng)角色，普通館員負(fù)責(zé)提交委托單，處理委托單，生成報(bào)告，報(bào)告計(jì)費(fèi)。管理性館員除了具備普通館員的所有權(quán)限外，還具有增加、修改館員，增加、修改委托人，分配任務(wù)的權(quán)限。NoteFirst中擁有管理員權(quán)限的館員才可以查看“系統(tǒng)管理”的菜單，對(duì)系統(tǒng)的各項(xiàng)參數(shù)進(jìn)行設(shè)定，其它館員可進(jìn)入館員操作區(qū)進(jìn)行檢索操作。

6.任務(wù)分配

查收查引系統(tǒng)每天接收大量的檢索申請(qǐng)，系統(tǒng)需要將這些檢索任務(wù)合理分配給館員處理。CALIS由管理館員選擇一位或多位館員后，系統(tǒng)自動(dòng)分配任務(wù)給指定館員完成。當(dāng)遇到加急任務(wù)或論文數(shù)量大的任務(wù)，CALIS支持多位館員合作來(lái)完成一份檢索委托，最后再將檢索結(jié)果進(jìn)行合并出具報(bào)告。NoteFirst任務(wù)分配方式有三種，一種是系統(tǒng)自動(dòng)將任務(wù)指派給館員，一種方案是需要館員自動(dòng)認(rèn)領(lǐng)任務(wù)，另外一種由管理館員將任務(wù)指派給特定館員。NoteFirst系統(tǒng)中通常要求認(rèn)領(lǐng)了任務(wù)的館員全程負(fù)責(zé)該項(xiàng)任務(wù)。

7.報(bào)告模板自定義

各校出具的論文收錄引用證明的樣式要求有所不同，兩個(gè)系統(tǒng)都可以根據(jù)該校的具體要求設(shè)計(jì)查收查引證明模板，并自動(dòng)生成對(duì)應(yīng)模板。

8.工作透明度

檢索過(guò)程如能實(shí)時(shí)向用戶開(kāi)放，允許用戶在線查看檢索結(jié)果和收費(fèi)詳情，有利于用戶核實(shí)報(bào)告并比對(duì)委托單，確認(rèn)是否需要再做更改，這樣可以保證檢索報(bào)告更加符合用戶需求。兩個(gè)自動(dòng)查收查引系統(tǒng)都充分考慮了用戶的參與和信息共享。CALIS系統(tǒng)允許用戶在客戶端在線查看檢索結(jié)果與收費(fèi)詳情，支持用戶自選報(bào)告中的部分文獻(xiàn)出具檢索證明，且用戶具有調(diào)整報(bào)告順序權(quán)限。NoteFirst在系統(tǒng)接收任務(wù)時(shí)即可告知用戶預(yù)估費(fèi)用和時(shí)限，檢索過(guò)程中支持用戶查詢(xún)進(jìn)度，并通過(guò)短信或郵件的方式及時(shí)通知用戶各項(xiàng)進(jìn)程。

9.語(yǔ)言識(shí)別及轉(zhuǎn)換

部分中文文獻(xiàn)被EI等外文數(shù)據(jù)庫(kù)收錄，用戶開(kāi)具證明時(shí)經(jīng)常只提交中文清單，此時(shí)館員需要到中文數(shù)據(jù)庫(kù)中檢索并下載該文獻(xiàn)，找到該文對(duì)應(yīng)的英文翻譯后再進(jìn)入英文數(shù)據(jù)庫(kù)中檢索。如系統(tǒng)能夠自動(dòng)轉(zhuǎn)換為英文并進(jìn)行檢索，將避免掉館員如此繁雜的工作。另外，處理引用時(shí)，很多中文文獻(xiàn)缺失英文信息，通過(guò)人工補(bǔ)充工作量過(guò)大，如果系統(tǒng)能夠提供自動(dòng)轉(zhuǎn)換，可以避免漏掉部分引用數(shù)據(jù)。CALIS和NoteFirt都設(shè)置了語(yǔ)種識(shí)別功能，系統(tǒng)可以處理中文記錄，也可以處理英文記錄，允許中英文文獻(xiàn)同步檢索，但均不提供語(yǔ)言自動(dòng)轉(zhuǎn)換進(jìn)行檢索的功能。

1.任務(wù)統(tǒng)計(jì)與保存

除去檢索工作，館員還必須花費(fèi)大量精力在登記、收費(fèi)和工作量統(tǒng)計(jì)上。通過(guò)使用系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)與收費(fèi)功能，不但可以大大減少館員與檢索無(wú)關(guān)的工作量，而且數(shù)據(jù)比人工登記更精確，也更便于查詢(xún)、管理以及計(jì)算館員的績(jī)效。CALIS含有完善的統(tǒng)計(jì)功能，可以自定義時(shí)間段來(lái)統(tǒng)計(jì)館員的工作量、委托單數(shù)量、收費(fèi)三項(xiàng)指標(biāo)。NoteFirst則可以按月份來(lái)統(tǒng)計(jì)個(gè)人工作量，部門(mén)工作量以及系統(tǒng)的工作量。

自動(dòng)查收查引系統(tǒng)對(duì)已經(jīng)完成的任務(wù)進(jìn)行保存，保證檢索結(jié)果可以重復(fù)使用。教學(xué)科研人員每申報(bào)一次項(xiàng)目或獎(jiǎng)勵(lì)，就需要圖書(shū)館出具一份檢索證明。通常只是在原有證明的基礎(chǔ)上增加部分?jǐn)?shù)據(jù)。因而老用戶如果需要再次出具證明，只需勾選個(gè)人成果中的已存文獻(xiàn)即可。

四、小結(jié)

通過(guò)對(duì)兩個(gè)系統(tǒng)管理功能的評(píng)測(cè)，可以看到商業(yè)化的自動(dòng)查收查引系統(tǒng)具有較強(qiáng)的實(shí)用價(jià)值，已經(jīng)能夠替代館員的大部分人工勞動(dòng)。商業(yè)化的查收查引系統(tǒng)的設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)已采用當(dāng)前流行的技術(shù)，但在功能設(shè)置上還不夠完善，未來(lái)更是需要系統(tǒng)跟隨著查收查引工作的變化不斷加強(qiáng)技術(shù)管理，減輕館員工作中的管理成本。

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作者簡(jiǎn)介：林建（1981-），壯族，情報(bào)學(xué)碩士，工作單位：華南理工大學(xué)圖書(shū)館，主要研究方向：信息存儲(chǔ)與檢索、圖書(shū)館文化建設(shè)。