淺談衛(wèi)生健康老照片檔案數(shù)字化管理

王力 楊媛媛

摘 要：衛(wèi)生健康老照片檔案是指以感光材料為保存載體，以攝影方式來記錄衛(wèi)生健康事業(yè)發(fā)展的歷史依據(jù)和憑證，具有很高的保存和收藏價值。隨著社會的發(fā)展和進步，照片檔案數(shù)字化管理成為現(xiàn)代檔案管理的大趨勢，如何更好地收集、保管、利用好衛(wèi)生健康老照片檔案，是衛(wèi)生健康管理部門要思考的問題。

關(guān)鍵詞：檔案管理;數(shù)字化;衛(wèi)生健康;照片

一、衛(wèi)生健康老照片檔案現(xiàn)狀

1.載體老化，難以長久保管

以甘肅省衛(wèi)生健康系統(tǒng)為例，現(xiàn)存最早的照片檔案為60年代末的紙質(zhì)版黑白照片，距今已有幾十年的歷史。這些老舊照片是傳統(tǒng)光學(xué)照片由感光材料制成，經(jīng)過多年的存放和長久的借用翻拍，照片的耐久性、畫面質(zhì)量均不同程度受到影響，尤其是80年代后的彩色照片，褪色、滲化、失真、褶皺等現(xiàn)象十分嚴(yán)重，有些照片還出現(xiàn)了腐蝕和霉變，嚴(yán)重影響照片檔案利用價值。

2.占用存貯空間大，管理有效性降低

老照片檔案在存貯中要求底片與照片相對應(yīng)，并且有足夠的特殊存放載體，在存貯中要占用大量的檔案庫房空間。隨著衛(wèi)生健康事業(yè)的發(fā)展和照片檔案的不斷增加，部分衛(wèi)生健康單位的檔案室設(shè)備空間嚴(yán)重不足，有些單位的照片檔案與文書類檔案同空間保存，導(dǎo)致照片檔案有丟失和毀壞現(xiàn)象，同時管理有效性降低。

3.缺乏統(tǒng)一分類標(biāo)準(zhǔn)，整理不規(guī)范

照片檔案基本以時間為順序，以事件為集合體來存放和保管，一卷照片檔案一般存放5-10組照片，卷脊為本卷照片關(guān)鍵字索引。在實際工作中，個別衛(wèi)生健康單位沒有按照規(guī)定存貯照片檔案，存在沒有編號或編號混亂，整袋原封裝箱，用膠粘劑將照片粘貼于紙板上，底片不裝底片袋，說明不規(guī)范，內(nèi)容不明了等問題，不便于照片檔案的檢索和利用。

二、老照片檔案數(shù)字化管理的探索

隨著社會的發(fā)展和進步，以數(shù)字成像設(shè)備拍攝獲得，以數(shù)字形式存儲，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)碼照片已成為拍攝照片的主流，照片檔案數(shù)字化管理是現(xiàn)代檔案管理的大趨勢，將老照片檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，是照片檔案保管一項重要工作。

1.照片檔案的數(shù)碼轉(zhuǎn)化

對于衛(wèi)生健康系統(tǒng)存檔的老照片，應(yīng)按照片形成的年度順序，逐冊逐張地進行掃描或翻拍。目前比較常用的方法是利用掃描儀、高拍儀對照片進行掃描處理。掃描過程中要注意以下幾點：第一，選擇合適的分辨率。一般來說普通照片數(shù)碼轉(zhuǎn)化要求分辨率大于300DPI;第二針對黑白照片，應(yīng)選用256灰度圖像方式進行掃描，而彩色照片則通常選擇24位真彩方式;第三，選擇合適的存儲格式。一般來說照片數(shù)碼轉(zhuǎn)化有JPEG和TIFF兩種存儲格式。其中，JPEG格式具有占用數(shù)據(jù)空間小、存儲速度快的優(yōu)點，相應(yīng)的其圖片清晰度和色彩就有所折扣;TIFF則是一種無損的圖片存儲方式，要求數(shù)據(jù)空間大但具有優(yōu)良的圖片表現(xiàn)效果。大多數(shù)的照片選用JPEG格式存儲，而重要性和價值較高的照片則可以選用TIFF格式存儲。對老照片檔案掃描和翻拍過程中要戴棉質(zhì)手套，以避免指紋、汗液對照片檔案的污染和侵害。照片輸入計算機后要利用“畫圖”、“PHOTOSHOP”等軟件對照片進行處理，如調(diào)對比度、調(diào)色彩、去除和修補瑕疵等，在保障其長期保存的真實性、可讀性、完整性和安全性的前提下，使照片效果達(dá)到最佳。對具有永久保存價值的數(shù)碼照片，歸檔時必須沖印或打印出紙質(zhì)照片，按雙套制要求保存，掃描后的照片檔案一般不需要進行二次加工。照片檔案轉(zhuǎn)化也可以使用數(shù)碼相機進行翻拍，翻拍雖然速度快，但拍攝質(zhì)量難以保證，在實際工作中建議使用掃描的方法對老照片進行數(shù)碼轉(zhuǎn)化。

2.照片檔案的數(shù)字化管理

（1）對數(shù)碼轉(zhuǎn)化后的老照片要進行命名。命名規(guī)則包括兩種：一是對數(shù)碼照片文件進行重命名，在老照片完成數(shù)字化和信息化之后，在相同的文件夾內(nèi)多個照片會形成IMG_011、DSC_025等有規(guī)律性的文件名，但一旦進行更大范圍內(nèi)的照片管理，這種文件名就失去了意義，很容易和其他種類的照片混淆。為達(dá)成照片檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和科學(xué)化管理，應(yīng)根據(jù)一定的命名規(guī)則對其進行命名;相較于第一種，第二種命名規(guī)則就更加細(xì)化，也更便于管理人員的理解。當(dāng)前，我部門通常采用“保管年限—著錄年度—組號—張?zhí)枴獢U展名”的格式進行命名。

（2）對轉(zhuǎn)數(shù)碼化后的老照片進行著錄。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)照片管理中，通常僅對拍攝人、拍攝場景、事件描述、底片等簡單信息進行標(biāo)識。但隨著紙質(zhì)照片逐漸被數(shù)碼照片所替代，技術(shù)上的便利性給更為復(fù)雜的著錄工作帶來了可能性。當(dāng)前，數(shù)碼照片著錄的必要項目主要包括：全宗號、保管年限、著錄年度、所屬部門、攝影人姓名、攝影時間、攝影主題、文字描述、存儲格式和使用權(quán)限等。其中，全宗號是指該文件在檔案管理部門接受時在全總名冊上的順序代號;著錄年度則是指對該數(shù)碼照片轉(zhuǎn)化或者生成的年度;所屬部門是指對該數(shù)碼照片進行管理或者照片所屬的部門，所屬部門通常較為穩(wěn)定，以便于各類照片檔案的歸類和整理;攝影時間是指該照片的拍攝時間，對于老照片來說，其著錄年度和攝影時間應(yīng)是不同的。拍攝時間通常精確到日，如2002.05.27，用八位阿拉伯?dāng)?shù)字表示;文字描述則是對該照片的簡要描述，通常包括時間、地點、人物、事由等，是判斷照片價格和重要性的重要依據(jù);攝影主題就是以較為簡要的語句描述該照片的內(nèi)容，通常為4-8個字;文件格式直接顯示了該文件的圖片存儲格式，也有利于管理者快速對其排序和管理，通常包括JPEG、TIFF、RAW;使用權(quán)限是指何人、何部門對該照片有查看的權(quán)限，或者表明該照片是開放或者關(guān)閉狀態(tài)。

（3）合理存儲和保管數(shù)碼轉(zhuǎn)化后的照片檔案。首先，要根據(jù)《照片檔案管理規(guī)范》對老照片進行標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的管理。

第一，要保障底片與影響的一致;

第二，確保照片主題、時間、地點、人物、背景、攝影者這六個要素的齊全;

第三，核對年度編號流水號，注意對所有的底片應(yīng)與相對應(yīng)的照片檔案同編一個流水號，并注明底片，如照片和底片因褪色或損壞已沒有利用價值，應(yīng)刪除。

最后確定保管期限，裝入照片檔案盒。

照片檔案數(shù)字化管理根本目地就是為了利用方便，即使對所有照片檔案進行數(shù)字轉(zhuǎn)換，也要對膠片老照片存儲和保管好。對已經(jīng)轉(zhuǎn)化為數(shù)碼的老照片要按照《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》進行管理。

數(shù)碼照片檔案的存儲包括存儲結(jié)構(gòu)、存儲載體兩個方面。存儲結(jié)構(gòu)應(yīng)遵循分層級存儲的原則：首先，建立一個總文件夾;第二步根據(jù)保管年限、年度和組號依次建立各層級的文件夾。在存儲載體的選擇上，主要遵循三個原則：一是應(yīng)用耐久度較高的載體來保存數(shù)碼照片，在過去通常選用光盤和磁帶，如今則更多的選用U盤或者移動硬盤來存儲，以便于大批量照片的存儲和使用;二是應(yīng)做好數(shù)碼照片的備份工作，根據(jù)封存保管、日常使用和異地保存等用途對數(shù)碼照片進行備份;三是存儲數(shù)碼照片檔案的載體應(yīng)有專門的裝具，且應(yīng)在載體裝具上粘貼標(biāo)簽，標(biāo)簽上注明載體套別（封存保管、查閱利用、異地保存）、載體序號、保管期限、起始年度、終止年度和存入日期等。在數(shù)碼照片檔案的保管方面要注意，一是要符合《計算機場地通用規(guī)范》《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》的要求。二是要對存儲數(shù)碼照片檔案的磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于10%，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復(fù)措施。三是對存儲在磁性載體上的數(shù)碼照片檔案，應(yīng)每4年轉(zhuǎn)存一次，原載體同時保留時間不少于4年。

3. 加強檔案人員專業(yè)技能培訓(xùn)

衛(wèi)生健康老照片檔案數(shù)字化工作是一項專業(yè)性很強的工作，要求檔案人員既要有檔案專業(yè)知識，也要有攝影、圖像處理、計算機網(wǎng)絡(luò)和衛(wèi)生健康等方面的知識，加強技能培訓(xùn)十分必要。各衛(wèi)生健康單位要加強檔案人員繼續(xù)再教育，認(rèn)真學(xué)習(xí)《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821-2002）、《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T50-2014），提高計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和攝影技術(shù)，掌握計算機數(shù)據(jù)庫技術(shù)、圖片編輯軟件技術(shù)，了解衛(wèi)生健康知識，以確保數(shù)碼照片的真實性、完整性和安全性。

甘肅省衛(wèi)生健康系統(tǒng)的老照片見證了甘肅衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，是不可多得的歷史檔案，老照片的數(shù)碼轉(zhuǎn)化、修復(fù)整理工作，加快了甘肅衛(wèi)生健康系統(tǒng)的照片檔案數(shù)字化建設(shè)進程，提高了照片檔案管理工作效率，讓照片檔案最大限度的發(fā)揮出應(yīng)有的價值，服務(wù)于衛(wèi)生健康系統(tǒng)，服務(wù)于社會。

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