“綠滿德州·生態(tài)美市”造林行動重點工程檔案動態(tài)管理初探

李愛敏

摘 要：“綠滿德州·生態(tài)美市”造林行動重點工程項目多、歷時長、管理難，其順利實施對全市林業(yè)生態(tài)建設(shè)意義重大，圍繞其實行檔案動態(tài)化管理是服務(wù)工程建設(shè)、促進(jìn)質(zhì)量提升、加強科學(xué)管理的重要方式和手段。在此方面進(jìn)行探討研究，意在通過真實、精準(zhǔn)、高效記錄和留存特定時期德州林業(yè)重點工程資料以服務(wù)中心工作，為促進(jìn)全市林業(yè)深遠(yuǎn)發(fā)展做出積極貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：德州;造林行動;檔案管理;動態(tài)管理

黨的十八大以來，以習(xí)近平同志為核心的黨中央確立了“五位一體”總體布局，提出了新發(fā)展理念。黨的十九大把“綠水青山就是金山銀山”載入黨章，把“美麗中國”確定為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的重要目標(biāo)。以此為背景，德州市做出了實施“綠滿德州·生態(tài)美市”造林行動的工作部署，確立了2017-2019年，全市三年新造林60萬畝，林木覆蓋率提高3.2個百分點的目標(biāo)。三年造林行動重點工程數(shù)量多、歷時長、多跨縣（市、區(qū)）施工，對全市林業(yè)發(fā)展影響重大。通過積極利用現(xiàn)代化、信息化的手段，對三年造林行動重點林業(yè)工程開展動態(tài)化跟蹤與管理，對提升林業(yè)建設(shè)工作質(zhì)量和效率具有重要的保障作用。

一、充分認(rèn)識重點工程檔案動態(tài)管理對林業(yè)建設(shè)的重要意義

德州市地處魯西北平原，為農(nóng)業(yè)主產(chǎn)區(qū)，發(fā)展林業(yè)立地條件受限，同時，作為山東唯一納入京津冀協(xié)同發(fā)展的城市，德州又被定位為京津冀南部重要生態(tài)功能區(qū)。面臨較多的歷史欠賬和較重的當(dāng)前任務(wù)，德州市委、市政府全力促進(jìn)全市林業(yè)實現(xiàn)質(zhì)的飛躍，其中，以重點工程為突破，著力增綠量、提質(zhì)量。以此為前提，實行重點工程檔案動態(tài)化管理，對德州林業(yè)具有重要意義，其主要表現(xiàn)：

1.對全市林業(yè)發(fā)展的重要意義。圍繞“綠滿德州·生態(tài)美市”造林行動重點工程檔案進(jìn)行動態(tài)管理，應(yīng)正確定位于“存憑留史”，通過完善機制、嚴(yán)格規(guī)范、提升信息化水平等方式，實現(xiàn)資料齊全、完整、規(guī)范、及時收集與管理，最終為全市林業(yè)建設(shè)提供保障。一方面服務(wù)于全市綠量增加?！熬G滿德州·生態(tài)美市”造林行動以重點工程為抓手，是解決德州規(guī)模片林少、森林覆蓋率提升慢的有力舉措。規(guī)范有效檔案動態(tài)管理可對工程實施全過程進(jìn)行真實記錄，從而為綠量增減變量的精準(zhǔn)分析提供詳實資料。另一方面服務(wù)于全市綠量的有效續(xù)存。一直以來，農(nóng)戶靈活分散經(jīng)營，大量速生樹種以及追求短輪伐期經(jīng)濟(jì)效益是影響德州綠量有效續(xù)存的重要原因，實施重點工程是對這一問題的精準(zhǔn)破解，檔案動態(tài)管理可為有效探索集約經(jīng)營機制、樹種科學(xué)搭配、林業(yè)多元價值實現(xiàn)等提供原始資料和有力支撐，從而促進(jìn)全市林業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展。

2.對項目順利推進(jìn)的重要意義?！熬G滿德州·生態(tài)美市”造林行動重點工程工期長、可變因素多，需存檔資料有一般過程性資料，也有具體實施過程中的資料。檔案管理作為一項管理工作，對工程本身而言是較為有效的管理手段和方法。一是在工期按時推進(jìn)方面。動態(tài)檔案可真實記錄項目從可行性研究到啟動再到竣工全程，把規(guī)劃設(shè)計方案、施工方案、工程推進(jìn)節(jié)點性會議及音視頻、各節(jié)點進(jìn)度及檢查報告、竣工報告、驗收報告等資料真實、完備、及時建檔歸檔，對工期管理和保障項目如期推進(jìn)提供了原始記錄。二是在監(jiān)督工程質(zhì)量方面。動態(tài)化收集的建檔資料是檢驗工程質(zhì)量的可靠依據(jù)，如可行性方案、施工資質(zhì)、施工合同、竣工驗收報告等可有效實現(xiàn)對工程實施情況的對照檢驗，同時也可為質(zhì)量問題和責(zé)任倒查提供可追溯的證據(jù)資料。

3.對林業(yè)工作者的重要意義。“綠滿德州·生態(tài)美市”造林行動重點工程大致分五類：綠色通道、“萬千百”工程和森林村居綠化工程、中央財政投資項目、國家儲備林基地、農(nóng)田防護(hù)林工程，涉及林業(yè)業(yè)務(wù)各方面、各環(huán)節(jié)，具有較強的專業(yè)知識和技術(shù)含量。林業(yè)重點工程檔案管理內(nèi)容豐富，形式多樣，這些檔案資源為林業(yè)工作者開展日常工作、技術(shù)研究提供了真實完善的參考依據(jù)，具有較強的專業(yè)借鑒價值和極高的實用價值。

二、林業(yè)重點工程檔案動態(tài)管理現(xiàn)狀及問題

當(dāng)前，全市林業(yè)重點工程涉及市、縣、鄉(xiāng)、村各級，包含政府部門、企業(yè)、新型經(jīng)營組織、設(shè)計施工監(jiān)理各環(huán)節(jié)有關(guān)單位。檔案資料種類多、數(shù)量大，從業(yè)人員參差不齊，以綠色通道重點工程為例，其中河流、道路兩側(cè)綠化跨多個縣及所轄鄉(xiāng)鎮(zhèn)村，其他工程也存在不同程度復(fù)雜情形，通過提高檔案管理的動態(tài)化水平是提升工程管理的重要方法，當(dāng)前，存在的問題主要表現(xiàn)在三個方面：

1.檔案管理系統(tǒng)缺乏統(tǒng)一組織。林業(yè)重點工程參與主體多元化導(dǎo)致檔案責(zé)任單位和從業(yè)人員情況復(fù)雜，以“萬千百”工程為例，其建設(shè)主體分別為縣（市、區(qū)）、鄉(xiāng)鎮(zhèn)和村，要統(tǒng)籌協(xié)調(diào)好各級單位建立完善有效的系統(tǒng)化檔案組織，目前，以市縣一級主導(dǎo)建設(shè)的工程，檔案管理較為完善，而基層單位的檔案工作組織體系弱，其他項目也存在類似情況，實施檔案動態(tài)管理難度較大。

2.檔案管理專業(yè)化能力普遍欠缺。德州三年造林行動五大重點工程需具體落地于13個縣（市、區(qū)）、100余鄉(xiāng)鎮(zhèn)、千余個村居，諸多參與建設(shè)單位的檔案人員專業(yè)水平不一。具體看，市縣較鎮(zhèn)村強，林業(yè)職能部門優(yōu)于其他經(jīng)營組織，工程主體施工單位好于附屬設(shè)施施工單位;整體看，僅市縣兩級林業(yè)部門設(shè)有專職檔案管理人員，其他多為兼職或臨時安排，且從業(yè)人員年齡偏大，多不具備檔案專業(yè)系統(tǒng)學(xué)習(xí)背景，給檔案動態(tài)管理的推行帶來一定困難。

3.檔案管理信息化水平不高。檔案管理信息化的實現(xiàn)既需要一定的硬件設(shè)施，還需要相關(guān)技術(shù)、平臺、運行機制的保障。目前，全市林業(yè)重點工程檔案管理部門已基本具備信息化基礎(chǔ)設(shè)備或相應(yīng)購置能力，特別是各種智能移動終端設(shè)備的普及應(yīng)用為其提供了前所未有的有利條件，當(dāng)前關(guān)鍵問題集中表現(xiàn)在軟件開發(fā)及機制的完善上，如智能檔案管理系統(tǒng)的安裝、使用及平臺建設(shè)，以及專、兼職檔案人員如何有效、有序開展資料收集、建檔立卡、歸檔入檔，如何實時開展對工程的動態(tài)跟蹤和管理，如何最大限度促進(jìn)檔案資料的安全有效利用等，需著力破解。

三、林業(yè)重點工程檔案動態(tài)管理對策

“綠滿德州·生態(tài)美市”造林行動重點工程的全面鋪開勢必對全市林業(yè)質(zhì)的發(fā)展起到舉足輕重的作用，檔案動態(tài)化管理是保障和服務(wù)這一工作的重要管理理念和方法，也是今后優(yōu)化林業(yè)工程檔案管理的發(fā)展方向，結(jié)合工作實際，就如何有效推進(jìn)檔案動態(tài)管理提出以下對策：

1.完善基層單位檔案管理體系。有效的管理體系是保障工作落實的重要組織框架，有了科學(xué)合理的組織保障以及相應(yīng)的工作制度，才能利于事有人為、事有人管，責(zé)可落地、責(zé)可追究，形成人事責(zé)相互對應(yīng)的管理閉環(huán)。針對“綠滿德州·生態(tài)美市”造林行動重點工程檔案動態(tài)管理工作實際，應(yīng)以統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、規(guī)范管理、有效利用為原則，建立以市級林業(yè)主管部門牽頭、縣級林業(yè)主管部門按照工程施工地實行屬地負(fù)責(zé)制、其他參建單位明確責(zé)任人抓具體落實，形成市統(tǒng)籌-縣主管-參建單位具體抓的責(zé)任體系。

2.構(gòu)建以信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的檔案管理平臺。信息化平臺是實現(xiàn)檔案動態(tài)化管理不可或缺的載體，建議加大投入，根據(jù)工作實際設(shè)計開發(fā)一套便于操作和利用的檔案管理平臺，尤其要考慮林業(yè)工程野外作業(yè)的特殊性，應(yīng)充分設(shè)計開發(fā)平臺的移動客戶端使用可兼容性，以確保實現(xiàn)資料隨時收集、上傳，在線利用審核，及時有效方便借閱，推進(jìn)資源共享。同時，務(wù)必做好平臺安全防護(hù)措施，嚴(yán)格做到與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離與邏輯隔離，嚴(yán)防檔案工作各環(huán)節(jié)失密、泄密事件發(fā)生。

3.建立動態(tài)精確管理機制。要以精確化為抓手，針對平臺特點進(jìn)一步細(xì)化林業(yè)電子檔案動態(tài)管理相關(guān)規(guī)定，不斷提升林業(yè)重點工程動態(tài)管理水平。首先，做到分類精準(zhǔn)。要對應(yīng)管理平臺科學(xué)分類整理和編目，列明資料清單和編號表。林業(yè)重點工程檔案按工程進(jìn)度可分為一般過程性資料和具體實施過程中的資料。前者立項文件、規(guī)劃設(shè)計方案、評估認(rèn)證報告、施工方案、竣工及驗收報告等;后者如造林小班卡、施工合同文本、相關(guān)財務(wù)資料，施工圖紙、表格、影像、錄音等。按資料信息記錄形式主要包括文字檔案、圖形檔案和音像檔案等。此外還可以以記錄內(nèi)容、載體形式、存檔年限等分類，但無論哪種形式，都嚴(yán)格堅持子項全異，不交叉，子項之和應(yīng)窮盡母項、不漏項的分類原則。其次，做到流程精準(zhǔn)。檔案動態(tài)化管理應(yīng)同步于工程的建設(shè)全過程，通過管理平臺，將適時收集到各項目基本信息及時、準(zhǔn)確上傳平臺，同時對存在問題的材料進(jìn)行修改、補充和完善。最后，做到利用精準(zhǔn)。做到利用管理平臺即能準(zhǔn)確對檔案進(jìn)行分類和整理，而且能夠快速的實現(xiàn)檔案資料在線搜索和查詢，為檔案利用者提供更多的便利條件，使檔案工作更好地服務(wù)于林業(yè)建設(shè)。

4.提升動態(tài)管理水平。僅有明確的責(zé)任分工、優(yōu)化的技術(shù)平臺和完善的工作制度，而沒有一支職業(yè)素養(yǎng)優(yōu)良、業(yè)務(wù)素質(zhì)過硬的專兼職工作隊伍，檔案管理動態(tài)化水平難以實現(xiàn)。林業(yè)重點工程檔案動態(tài)管理對檔案管理人員提出了更高的要求，涉林各級各單位要注重在以下幾方面做好檔案管理人員業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)：一是職業(yè)素養(yǎng)培養(yǎng)。雖然信息化建設(shè)大大提高了檔案工作的效率，日趨完善的各類軟件也大大增加了檔案資料修改完善效果，但動態(tài)化不是隨意化，技術(shù)應(yīng)用越多，檔案人員越要堅守維護(hù)歷史真實面貌的基本職業(yè)道德。二是保密工作培訓(xùn)。信息化有效縮短了檔案資料的收集時間和借閱利用審核環(huán)節(jié)，也增加了失密泄密的風(fēng)險，這為檔案人員的保密意識和保密責(zé)任提出更高的要求，必須全面增強。三是信息化技術(shù)應(yīng)用培訓(xùn)。信息技術(shù)飛速發(fā)展背景下，檔案管理人員要養(yǎng)成良好的學(xué)習(xí)自覺性，既要不斷學(xué)習(xí)專業(yè)的檔案知識和技能，更需要對計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等全面熟練掌握，充分將兩者有機結(jié)合，積極服務(wù)于現(xiàn)代林業(yè)，使其又好又快的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]徐桂蘭.淺析重點工程檔案管理的思路及途徑[J].今日科苑，2008（5）：113.

[2]宋素娟.林業(yè)檔案信息化建設(shè)發(fā)展策略探討[J].城建檔案，2015（9）.19-20