從干部檔案審核視角論新形勢(shì)下高校人事檔案管理

李靜

摘 要：通過(guò)實(shí)地參與廣州大學(xué)干部人事檔案審核工作，歸納總結(jié)了高校干部人事檔案審核遇到的兩類問(wèn)題：普遍性問(wèn)題、特有性問(wèn)題，并針對(duì)其特點(diǎn)展開(kāi)分析。從推進(jìn)制度建設(shè)、規(guī)范人才引進(jìn)、構(gòu)建服務(wù)網(wǎng)絡(luò)、完善評(píng)測(cè)標(biāo)準(zhǔn)四個(gè)方面，相應(yīng)地提出了新形勢(shì)下干部檔案管理的應(yīng)對(duì)策略。旨在構(gòu)建完備的干部人事檔案管理體系，進(jìn)而改善并完善高校干部人事檔案管理，使其走上現(xiàn)代化、規(guī)范化、信息化的軌道，助力干部隊(duì)伍健康發(fā)展及學(xué)校人才決策。

關(guān)鍵詞：高校人事檔案;檔案審核;檔案管理

在信息化、現(xiàn)代化、國(guó)際化的背景之下，干部隊(duì)伍建設(shè)成為國(guó)家快速、和諧發(fā)展的堅(jiān)強(qiáng)組織保證。黨的十八屆五中全會(huì)明確提出，要堅(jiān)持全面從嚴(yán)治黨，依規(guī)治黨，深入推進(jìn)黨風(fēng)廉政建設(shè)，積極營(yíng)造風(fēng)清氣正的政治生態(tài)。黨的十八屆六中全會(huì)再次強(qiáng)調(diào)，嚴(yán)厲懲治腐敗，凈化黨內(nèi)政治生態(tài)。由此可見(jiàn)，政治生態(tài)營(yíng)造，成為新時(shí)期政治生活的重中之重。而干部隊(duì)伍建設(shè)健康發(fā)展是營(yíng)造良好政治生態(tài)的基礎(chǔ)保證。如何進(jìn)行干部人事制度改革，如何管理干部人事檔案，如何完善干部評(píng)測(cè)標(biāo)準(zhǔn)被推向大眾視野。

干部人事檔案在職稱評(píng)聘、干部任免等工作中發(fā)揮著舉足輕重的依據(jù)作用。新頒布的《黨政領(lǐng)導(dǎo)干部選拔任用條例》中指出，考察黨政領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)擬任人員，需查閱干部人事檔案，且形成的相關(guān)考察材料歸入本人干部人事檔案。一份材料完備齊全、信息真實(shí)有效、記載詳實(shí)準(zhǔn)確的人事檔案，能夠全面反映干部的德、能、勤、績(jī)、廉等情況，是干部任免工作公平、順利進(jìn)行強(qiáng)有力的保障，因此，干部人事檔案的審核至關(guān)重要。

在2018年頒布的《干部人事檔案工作條例》中，就干部人事檔案的審核范圍及重點(diǎn)審核類別給出明確界定，為干部檔案審核提供政策依據(jù)。針對(duì)干部人事檔案審核過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，如何制定有效的檔案管理方案，避免問(wèn)題的再次發(fā)生，最大程度地優(yōu)化目前的檔案管理模式，成為干部檔案審核之后各單位思考的問(wèn)題。作者通過(guò)實(shí)地參與廣州大學(xué)干部檔案審核工作的落實(shí)過(guò)程，總結(jié)了審核過(guò)程中遇到的問(wèn)題，并相應(yīng)提出新時(shí)期高校干部人事檔案工作的應(yīng)對(duì)策略。旨在構(gòu)建符合高校現(xiàn)狀的人事檔案管理體系，為人才的科學(xué)引導(dǎo)與知人善任提供精準(zhǔn)決策。

一、干部人事檔案審核中遇到的問(wèn)題及特點(diǎn)分析

對(duì)高校干部人事檔案審核遇到的問(wèn)題，根據(jù)是否與機(jī)關(guān)及其他企事業(yè)單位檔案審核的遇到的問(wèn)題相同，分類為普遍性問(wèn)題和特有性問(wèn)題。通過(guò)問(wèn)題分析以求準(zhǔn)確把握各類問(wèn)題出現(xiàn)的概率，優(yōu)化高校干部人事檔案管理。

1.普遍性問(wèn)題

普遍性問(wèn)題，是與機(jī)關(guān)及其他企事業(yè)單位干部人事檔案審核遇到的問(wèn)題相同。此類問(wèn)題得到多數(shù)人的研究。與特有性問(wèn)題相比，普遍性問(wèn)題出現(xiàn)形式較直觀，是影響干部檔案專項(xiàng)審核工作進(jìn)程的基礎(chǔ)制約問(wèn)題。普遍性問(wèn)題主要表現(xiàn)形式有三類：干部信息前后不一致、檔案材料缺失、檔案真實(shí)性存疑。

（1）干部信息前后不一致

①時(shí)間不一致

審核發(fā)現(xiàn)，檔案中干部信息不一致的情況較多出現(xiàn)在“三齡”。即出生日期、入黨時(shí)間、工作時(shí)間在不同時(shí)期的材料中填寫(xiě)的不一樣。這種現(xiàn)象可歸因于個(gè)人因素和時(shí)代因素兩方面。個(gè)人因素方面：檔案意識(shí)不強(qiáng)。個(gè)人填寫(xiě)材料時(shí)對(duì)相關(guān)信息記憶不清，抑或忽略公農(nóng)歷之間的轉(zhuǎn)換。時(shí)代因素方面：特定時(shí)代檔案宣傳缺乏。我國(guó)檔案事業(yè)起步晚直接造成早期檔案宣傳匱乏。例如，《中華人民共和國(guó)檔案法》于1988月1日起施行，檔案館（局）設(shè)置的第一個(gè)政策法規(guī)《全國(guó)檔案館設(shè)置原則和布局方案》于1992年才得到國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)，早期的檔案事業(yè)極不成熟。

②姓名不一致

姓名不一致時(shí)有發(fā)生。比如，姓“詹”的一位老師檔案中，早期的一些檔案材料中姓記作“占”。名字里有“祺”字的老師，在有些檔案材料里寫(xiě)作“其”。在現(xiàn)在看來(lái)“占”和“詹”是完全不同的兩個(gè)字，但是在1964年3月制定出的《簡(jiǎn)化字總表》指出有些字可用同音字代替，因此出現(xiàn)了一些姓讀音相同，字形不同的情況。對(duì)于“名”不同的情況，可能因?yàn)榧彝?duì)名字缺乏的固定性認(rèn)知，有時(shí)候去掉偏旁或者加多偏旁。

③家庭情況不一致

這種情況出現(xiàn)在家庭信息欄，比如父母的出生日期多份材料里顯示不一致，子女的現(xiàn)狀態(tài)不符合實(shí)際情況。父母的出生日期記憶不清，由此產(chǎn)生填寫(xiě)錯(cuò)亂。子女的狀態(tài)不斷變動(dòng)，如若不及時(shí)更新家庭信息，極易造成子女信息滯后。

（2）檔案材料缺失

缺失檔案材料的情況，可歸納為缺少重要材料、缺少一般材料和缺少認(rèn)定材料三類。

①缺少重要材料

重要材料一般包括學(xué)生登記表等學(xué)歷學(xué)位材料，入黨志愿書(shū)等黨團(tuán)材料，干部履歷表等工作材料。在干部檔案中，這些材料必須入檔并長(zhǎng)期保存。在實(shí)際的審核過(guò)程中，這些材料的缺失較嚴(yán)重。此類材料的缺失，大都是因?qū)W校及原工作單位未將材料裝入檔案。

②缺少一般材料

缺失的一般材料主要是學(xué)歷學(xué)位證書(shū)復(fù)印件和獎(jiǎng)懲材料。此類材料的缺失，一部分原因與缺少重要材料的原因相同，還有一部分原因是獎(jiǎng)懲材料隨入職年限增加而累積變多，若歸檔不及時(shí)便會(huì)造成材料的累積性缺失。

③缺少認(rèn)定材料

對(duì)于出生日期、名字在檔案中多處不一致及個(gè)別材料缺失無(wú)法重補(bǔ)的情況，缺少認(rèn)定說(shuō)明材料。

（3）材料真實(shí)性存疑

存疑的情況涉及三個(gè)方面：材料涂改痕跡明顯，材料記載的信息不符合邏輯，沒(méi)有蓋章。涂改痕跡明顯出現(xiàn)在涂改數(shù)字比較多（年齡、日期的涂改）。審核工作中發(fā)現(xiàn)有些干部材料中出現(xiàn)讀4年小學(xué)的情況，信息不符合邏輯。必須蓋章的材料缺少單位的印章。

2.特有性問(wèn)題

特有性問(wèn)題，是指在高校范圍內(nèi)，干部檔案審核所反映出的具有高校特色的問(wèn)題，包括檔案整本缺失和檔案歸檔渠道不暢兩類。

（1）檔案整本缺失

檔案整本缺失，在本文是指干部在入職本校之前有關(guān)讀書(shū)期間及以往工作的檔案材料全部缺失的現(xiàn)象。這一現(xiàn)象在高校的出現(xiàn)頻率遠(yuǎn)大于在機(jī)關(guān)及其他企事業(yè)單位。其出現(xiàn)源于特定時(shí)代下高校人才流動(dòng)的特點(diǎn)。教職工入校時(shí)一般會(huì)與學(xué)校簽訂服務(wù)協(xié)議，服務(wù)協(xié)議中規(guī)定服務(wù)年限，若老師在服務(wù)年限未滿而離開(kāi)學(xué)校，學(xué)校就會(huì)扣下老師的檔案，出現(xiàn)“人走檔留”的情況。而采取柔性引進(jìn)人才的高校，便會(huì)出現(xiàn)“人來(lái)檔未來(lái)”的情況。檔案整本缺失，無(wú)法為學(xué)校后續(xù)的干部評(píng)測(cè)和崗位聘任提供準(zhǔn)確的考察數(shù)據(jù)。

（2）檔案歸檔渠道不暢

在審核后期的材料追補(bǔ)階段，部分干部反映，需追補(bǔ)的材料已上交了一次或多次，但不是上交到人事檔案室，而是交到學(xué)院、人事處（科）、師資科或組織部，檔案歸檔渠道不暢問(wèn)題由此凸顯。例如，在審核一個(gè)學(xué)院的干部信息時(shí)，發(fā)現(xiàn)此學(xué)院大部分人的所有入黨材料都缺失。幾經(jīng)查尋發(fā)現(xiàn)，缺少入黨材料的干部是工作后在學(xué)院入黨，其入黨材料一直存放在學(xué)院辦公室，學(xué)院辦公室沒(méi)有把這些材料送至人事檔案室。歸檔渠道不暢體現(xiàn)了各業(yè)務(wù)部門(mén)檔案意識(shí)不強(qiáng)、人事檔案部門(mén)檔案知識(shí)宣傳不到位，最終歸結(jié)為學(xué)院、黨政機(jī)關(guān)與人事檔案部門(mén)之間的業(yè)務(wù)流通不暢的問(wèn)題。材料歸檔渠道不暢，干部一份材料重復(fù)上交，造成資源的重復(fù)浪費(fèi)，同時(shí)干部易對(duì)人事檔案部門(mén)產(chǎn)生不滿情緒，阻礙人事檔案部門(mén)的工作進(jìn)程。

二、新形勢(shì)下高校干部人事檔案管理的應(yīng)對(duì)策略

明晰干部檔案審核過(guò)程中所發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題后，我們需根據(jù)問(wèn)題的特點(diǎn)及對(duì)干部任用的要求，制定新時(shí)期的干部檔案管理應(yīng)對(duì)策略，最大限度減小問(wèn)題的發(fā)生概率，構(gòu)建新形勢(shì)下完備的人事檔案科學(xué)管理體系。

1.推進(jìn)人事檔案工作制度建設(shè)，提高干部檔案意識(shí)。

檔案意識(shí)薄弱問(wèn)題，是任何一個(gè)檔案工作者都常常說(shuō)起的，首要制約檔案事業(yè)發(fā)展的大問(wèn)題。由于檔案材料具有隨時(shí)間推移而不斷累積的固有屬性，意識(shí)淡漠造成檔案“累積性缺失”的后果不可估量。人事檔案部門(mén)參與人事檔案“收集—保管—使用”全過(guò)程，應(yīng)采取措施推進(jìn)人事檔案制度建設(shè)，提高干部的檔案意識(shí)，建立有效的檔案收集管理體系，從源頭把控檔案收集。

人事檔案工作制度建設(shè)包括建立符合校情的檔案管理制度和增強(qiáng)檔案工作宣傳力度兩方面。

（1）建立符合校情的檔案管理制度。高校干部人事檔案區(qū)別于其他類型檔案的主要特點(diǎn)是：人事檔案更多地服務(wù)于學(xué)校人才評(píng)測(cè)和人事任免。而高校組成復(fù)雜，其包含學(xué)院、黨政機(jī)關(guān)、教輔機(jī)構(gòu)等眾多部門(mén)，每個(gè)學(xué)院（部門(mén)）的運(yùn)作各不相同。因此，檔案管理制度的建立應(yīng)從高校學(xué)院（部門(mén)）設(shè)置、各學(xué)院（部門(mén)）干部情況等具體校情出發(fā)，以規(guī)章制度的形式規(guī)范人事檔案的收集流程，包括制定人事檔案的收集范圍、傳遞途徑、整理方式和查閱利用的權(quán)限設(shè)置。同時(shí)應(yīng)兼顧學(xué)校制度和學(xué)院（部門(mén)）工作制度，這樣能最大限度保障各方的權(quán)利和義務(wù)，有利于干部人事檔案管理制度的長(zhǎng)久運(yùn)作。檔案管理制度的制定，使得檔案工作有規(guī)可依、有章可循。確保檔案收集完整、傳遞無(wú)誤、整理科學(xué)規(guī)范、查閱利用快捷方便。

（2）增強(qiáng)檔案工作宣傳力度。制定切實(shí)可行的方法以增強(qiáng)檔案工作宣傳力度，是增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)干部檔案意識(shí)的有效途徑。人事檔案部門(mén)應(yīng)增強(qiáng)檔案工作的宣傳力度，結(jié)合高校人員及部門(mén)特點(diǎn)，在實(shí)際工作中可采取三方面的措施：

①制定檔案工作手冊(cè)

在實(shí)際工作中，檔案部門(mén)可效仿校內(nèi)其他部門(mén)（如設(shè)備處印發(fā)資產(chǎn)管理手冊(cè)、財(cái)務(wù)處制訂的財(cái)務(wù)報(bào)賬說(shuō)明），印制檔案工作手冊(cè)分發(fā)給教職工。檔案工作手冊(cè)為教職工及其相關(guān)部門(mén)的檔案歸檔利用提供最直接的指引。

②增加檔案知識(shí)培訓(xùn)

入職培訓(xùn)，是在教職工正式入職時(shí)，高校開(kāi)展的一系列有關(guān)于高校學(xué)院部門(mén)介紹、辦事流程等知識(shí)的培訓(xùn)，目的是幫助教職工知曉學(xué)校情況，盡快融入工作環(huán)境。在培訓(xùn)中，增加檔案基本知識(shí)授課模塊，從入職開(kāi)始培養(yǎng)教職工的檔案意識(shí)，有利于后續(xù)個(gè)人職業(yè)生涯中檔案歸檔利用、檔案審核等工作的進(jìn)行。

③開(kāi)設(shè)檔案講座

檔案部門(mén)可不定期舉辦檔案知識(shí)講座，使大家意識(shí)到檔案的重要性，強(qiáng)化個(gè)人及部門(mén)的檔案意識(shí)，真正把檔案工作納入每個(gè)人、每個(gè)部門(mén)的日常工作中來(lái)。

2.規(guī)范人才引進(jìn)程序，避免檔案整本缺失。

“德才兼?zhèn)洹?基本上是新時(shí)期干部任用的原則 。檔案整本缺失，就不能客觀、多角度地看待干部的“德”與“才”，極易造成干部評(píng)測(cè)失真，不“知人”，怎“善任”？再者，檔案的缺失嚴(yán)重影響到引進(jìn)人才的社保辦理。

高校規(guī)范人才引進(jìn)程序，加強(qiáng)與有關(guān)部門(mén)的溝通，是避免檔案整本缺失的有效舉措。

3.構(gòu)建“一站式”檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案“收管用”的高效便利。

加強(qiáng)檔案信息資源的規(guī)劃、建設(shè)、開(kāi)發(fā)和管理，提升檔案信息采集、處理、傳輸、利用能力，建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事檔案信息化管理體系，是新頒布的《干部人事檔案工作條例》中的明確要求，同時(shí)也是新時(shí)期高校檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化與智能化的必然選擇。

干部人事檔案管理系統(tǒng)，除具備檔案數(shù)據(jù)采集和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析等基本功能外，其主要核心功能是鋪設(shè)跨越多部門(mén)的網(wǎng)絡(luò)通路，實(shí)現(xiàn)部門(mén)聯(lián)動(dòng)、資源整合及信息共享。網(wǎng)絡(luò)連通的對(duì)象，是檔案的產(chǎn)生者、收集者、保存者及利用者。其中，檔案保存者控制整個(gè)網(wǎng)絡(luò)通路，對(duì)外給產(chǎn)生者、收集者和利用者設(shè)置網(wǎng)絡(luò)接口、設(shè)定訪問(wèn)權(quán)限類型并發(fā)放權(quán)限。在高校干部人事檔案管理體系中，檔案產(chǎn)生者是個(gè)人，收集者是個(gè)人所在單位，保存者是人事檔案室，利用者包括學(xué)院、人事處、組織部等相關(guān)部門(mén)。

檔案收集的途徑有三條：一是屬個(gè)人歸檔的材料，如：師德榮譽(yù)、進(jìn)修材料等，個(gè)人可通過(guò)管理系統(tǒng)直接傳給人事檔案室;二是屬部門(mén)歸檔的材料：如入黨材料、評(píng)測(cè)材料等，個(gè)人填寫(xiě)之后經(jīng)部門(mén)收集齊全，再傳給人事檔案室;三是年度考核表、干部任用考察等材料的上交，則由人事處或組織部完成。檔案利用的網(wǎng)絡(luò)權(quán)限設(shè)置及利用登記時(shí)，開(kāi)放給利用頻率較高的部門(mén)，并對(duì)這些部門(mén)人員進(jìn)行檔案利用及保密培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議。當(dāng)用戶訪問(wèn)檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，在登錄時(shí)即進(jìn)行身份識(shí)別，根據(jù)識(shí)別出的用戶身份的不同，為其賦予管理、訪問(wèn)、歸檔、利用等權(quán)限。高校教師職稱評(píng)聘時(shí)用到的檔案材料比較多，所以這里個(gè)人既具有歸檔權(quán)限，又具有利用權(quán)限。

清楚地顯示了高校人事檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)“一站式”的特點(diǎn)：個(gè)人、人事處和組織部具有歸檔利用雙向權(quán)限，個(gè)人所在部門(mén)具有歸檔權(quán)限?！耙徽臼健狈?wù)網(wǎng)絡(luò)的建立，解決了手工查檔的低效，實(shí)現(xiàn)了電子文件歸檔利用的方便快捷。檔案利用的歸口單位是人事檔案室，檔案歸檔、利用途徑清晰，有效避免了干部材料重復(fù)上交造成的資源浪費(fèi)。同時(shí)，利用權(quán)限的設(shè)置規(guī)范了利用部門(mén)的管理，保障了檔案的信息安全。

4.完善人才評(píng)測(cè)標(biāo)準(zhǔn)，打造人事檔案的多樣性。

以干部檔案審核為契機(jī)，我校重新制定干部考核表，在原有“德、能、勤、績(jī)”四個(gè)考核項(xiàng)目的基礎(chǔ)上，增加了“廉”。既完善了干部評(píng)測(cè)的標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)又符合中央辦公廳印發(fā)的《關(guān)于防止干部“帶病提拔”的意見(jiàn)》（簡(jiǎn)稱“意見(jiàn)”）中“強(qiáng)化對(duì)干部政治素質(zhì)、道德品行、廉潔自律等情況的把關(guān)”的現(xiàn)實(shí)要求?！兑庖?jiàn)》第二條指出，要深化日常了解，深入了解干部的品行和表現(xiàn)。據(jù)此，為使得干部人事檔案能較全面地反映本人情況，且進(jìn)一步貫徹《意見(jiàn)》精神，高?？蓴U(kuò)充干部人事檔案材料收集范圍。把調(diào)研材料、任期考核、民意評(píng)測(cè)等有關(guān)干部德才表現(xiàn)的材料納入檔案收集范圍，打造人事檔案的多樣性。由于人事檔案工作時(shí)事性較強(qiáng)，因此，根據(jù)時(shí)代特點(diǎn)和需要，不斷改進(jìn)人事檔案工作，才能使之為干部任免提供精準(zhǔn)決策。

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