淺談如何提高機(jī)關(guān)公文處理水平

王沛沛

公文處理工作是機(jī)關(guān)實現(xiàn)職能、處理工作的重要形式和手段，它的工作量大、面廣、頭緒多，稍有不慎就會出現(xiàn)紕漏。如何提高機(jī)關(guān)的公文處理水平，筆者認(rèn)為應(yīng)從以下五個方面做好工作。

一、夯實基礎(chǔ)，嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范地做好文件的登記工作

文書處理要堅持集中統(tǒng)一管理的原則，這就要求文書人員一定要嚴(yán)把收文關(guān)口，認(rèn)真做好文件的簽收登記工作。無論是下發(fā)的文件、通知，平級單位發(fā)來的函件，還是下級報送的請示、報告，都應(yīng)做到專人來統(tǒng)收、統(tǒng)辦、統(tǒng)管，以便于規(guī)范管理、查閱利用。有的單位或部門，文件簽收不定人，對于每天來自各方面的文件，辦公室的幾名工作人員，每人都能拆閱文件，這樣會導(dǎo)致文件遺失或接收不及時，因此，正確的做法一是指定專人，二是及時登記。文書人員對來文核對無誤后，要快速簽收，然后詳細(xì)登記。目前，大都采用電子表格登記（即excel 表格），蓋簽收章、編流水號并準(zhǔn)確填寫公文處理單，送部門負(fù)責(zé)人簽批。

二、把握領(lǐng)導(dǎo)批示，科學(xué)有效地做好文件的傳閱工作

為便于領(lǐng)導(dǎo)更好地批示，文書人員要根據(jù)實際情況需要做好文件的分類疊放工作。就是要把來文按一定的類別、一定的內(nèi)容擺放在一起呈領(lǐng)導(dǎo)閱批。一般將最重要的文件放在上面，依次類推。那么哪些文件是最重要的呢？ 標(biāo)準(zhǔn)是什么？

這就需要文書人員必須先閱讀一下文件的內(nèi)容，將那些與本單位有直接關(guān)系的文件放在最上面，而那些關(guān)系不大的文件放在最后。在處理過程中，要準(zhǔn)確理解領(lǐng)導(dǎo)批示意見，凡是批示意見中涉及到的領(lǐng)導(dǎo)和部門要一一傳閱到位，不能隨意簡化傳閱程序或擴(kuò)大傳閱范圍。對于呈批件，嚴(yán)格按程序辦理，對于請示件要按領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)由低到高的順序呈批，確保級別較高的領(lǐng)導(dǎo)對其他相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志的意見、態(tài)度有一個全面把握，便于拍板決策;對于報告件則要按領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)由高到低的順序呈批，確保級別較高的領(lǐng)導(dǎo)第一時間了解情況。無特殊原因，不越位傳閱，更不能隨意顛倒文件流向。在傳閱文件的過程中，要隨時做好文件流轉(zhuǎn)的登記工作，理清領(lǐng)導(dǎo)批示內(nèi)容、辦理程度等情況，做到每一份文件的處理過程都有一條清晰的運轉(zhuǎn)軌跡，便于領(lǐng)導(dǎo)在文件運轉(zhuǎn)期間隨時調(diào)閱。

三、講究時效，靈活多樣地做好文件的催辦工作

公文在傳遞、辦理過程中， 都有明確嚴(yán)格的時效要求?！凹皶r” 是確保公文處理工作時效性的基本前提。文件傳閱時，要隨到隨辦，不積壓、不拖拉、不誤事，這是公文處理工作時效性的最基本要求。機(jī)關(guān)工作處于組織和領(lǐng)導(dǎo)地位，從某種意義上講，時效性的強(qiáng)弱，直接影響和決定著整個單位的工作效率。文書人員必須具有較強(qiáng)的時間觀念，在各個環(huán)節(jié)上盡可能化繁為簡，使文件流程簡捷，管理科學(xué)，操作手續(xù)簡便，最大限度地提高文件管理效率。送閱文件時，如果領(lǐng)導(dǎo)外出不在辦公室時， 文書人員要根據(jù)文件承辦輕重緩急情況，一方面將文件精神電話告知分管領(lǐng)導(dǎo)，一方面將文件超前性地復(fù)印給承辦部門，提前承辦，以不耽誤工作;如果領(lǐng)導(dǎo)忙于其他事項忘記批閱文件時， 文書人員要適時委婉地予以提醒。

對需要催辦事項的文件，文書人員轉(zhuǎn)辦后，要跟蹤文件的落實情況，可采用靈活多樣的形式，主動聯(lián)系對方，不能將領(lǐng)導(dǎo)批示的文件送達(dá)具體承辦部門就萬事大吉、不管不問了，而要定期對所辦的文件進(jìn)行核查，跟蹤督查落實情況，杜絕文件壓誤或漏辦，確保承辦部門在要求時限內(nèi)落實承辦事項。催辦可采取發(fā)催辦單或打電話詢問等形式進(jìn)行，對緊急重要文件，可專人專件跟蹤催辦，切實做到事事有結(jié)果、件件有回音。文件辦理完結(jié)，應(yīng)及時注明落實單位、落實時間和落實結(jié)果，并將辦理情況進(jìn)行整理后，反饋批示領(lǐng)導(dǎo)和分管領(lǐng)導(dǎo)閱知。重要文件，視具體情況，應(yīng)隨時反饋。因此文書人員一定要增強(qiáng)時間觀念、效率觀念和程序觀念，一旦超過時限就可能錯過時機(jī)，貽誤工作，造成損失。

四、嚴(yán)細(xì)認(rèn)真，善始善終地做好文件存放和歸檔工作

公文辦完后，文書人員要把這些文件有序地存放，也可把一些重要的文件歸類存放，比如涉及本單位改制的、單位名稱更換的以及領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)任免的可以單獨存放，這樣查找起來方便;還有一些將來要歸檔而且利用率較高的文件，也可復(fù)印多份或掃描成電子版存放于電腦里，以備查取。年終根據(jù)文書立卷、歸檔的有關(guān)規(guī)定，及時分類整理，定期向檔案部門移交。歸檔工作是文書處理的最后環(huán)節(jié)。文書人員要站在對歷史負(fù)責(zé)的高度，認(rèn)真做好每份文件的歸檔工作。

五、嚴(yán)守保密制度，認(rèn)真做好文件的安全保密工作

在機(jī)關(guān)公文運行中， 經(jīng)常涉及到一些秘密事項的內(nèi)容，文書人員要嚴(yán)格按照《中華人民共和國保密法》的要求，積極做好涉密文件的各個環(huán)節(jié)工作。嚴(yán)格按照文件自身的保密要求和閱知范圍辦事，在運行和處理中妥善保管。文書人員是涉密文件的直接接觸者，必須牢固樹立保密觀念，時刻注意并經(jīng)常檢查自身的言行，辦理好、保護(hù)好自己每一份涉密文件，確保安全保密。

總之，提高公文處理水平，需要在實踐中不斷地摸索，要多總結(jié)、多鍛煉，做到腿勤、手勤、腦勤，要有強(qiáng)烈的責(zé)任感和事業(yè)心，任何一點隨意性，任何一點主觀臆斷，任何一點粗心大意，都可能會造成失誤，甚至?xí)o企業(yè)造成重大損失。公文處理水平的高低既是對文書人員素質(zhì)和能力的一種考驗，又是對公文處理精益求精的具體體現(xiàn)，只有公文處理水平提高了，才能真正達(dá)到“以文輔政”的作用。