加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理的策略探析

王爽

摘 要：高校教學(xué)檔案管理既關(guān)系到高校學(xué)生的教育水平，同時(shí)影響著高校的自身發(fā)展。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，高校教學(xué)檔案管理存在檔案管理落后、檔案管理重視度不高等問(wèn)題，為此需要更新傳統(tǒng)教學(xué)檔案管理工作模式與理念，采取有效的方法加以解決。基于此，本文著重分析大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校教學(xué)檔案管理的變化，分析高校教學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題，提出加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理的策略。

關(guān)鍵詞：高校;教學(xué)檔案;檔案管理

教學(xué)檔案是高校在教學(xué)活動(dòng)中形成的具有價(jià)值的材料，更是高校教育教學(xué)過(guò)程的真實(shí)記錄，對(duì)高校未來(lái)發(fā)展、辦學(xué)規(guī)模的拓展、教育教學(xué)質(zhì)量的提升具有促進(jìn)意義。高校教學(xué)檔案作為重要的教育教學(xué)資源，不僅是開(kāi)展教育教學(xué)的基礎(chǔ)，也是評(píng)估高校教育教學(xué)質(zhì)量的依據(jù)。然而，隨著網(wǎng)絡(luò)信息量的不斷增多，數(shù)據(jù)信息的種類與數(shù)量也在不斷拓展。由此，大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)來(lái)臨。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，對(duì)高校教學(xué)檔案管理形成一定的沖擊。因此，高校教學(xué)檔案管理應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，迎合挑戰(zhàn)，找尋當(dāng)前存在的問(wèn)題，采取有效措施加強(qiáng)教學(xué)檔案管理質(zhì)量，進(jìn)而促進(jìn)高校走可持續(xù)發(fā)展道路。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校教學(xué)檔案管理的變化

1.高校教學(xué)檔案管理量的變化

高校教學(xué)檔案管理具有檔案的一般屬性，具有原始性、全面性、真實(shí)性特點(diǎn)。因而，高校教學(xué)檔案是其他文字材料無(wú)法替代的重要憑證。一方面，深入挖掘教學(xué)檔案中的信息，能夠從判斷中總結(jié)出符合國(guó)家政策的高校未來(lái)發(fā)展方向。另一方面，通過(guò)對(duì)大量教學(xué)檔案的分析，能夠找出符合學(xué)生發(fā)展需要的教學(xué)方向，進(jìn)而使高校教育教學(xué)更好的滿足學(xué)生發(fā)展需要。而在大數(shù)據(jù)背景下，高校教學(xué)檔案管理管理人員不用將精力花費(fèi)在尋找教學(xué)檔案中，而多更的關(guān)注于找尋數(shù)據(jù)相關(guān)的信息，以此信息與高校教學(xué)檔案相融合，通過(guò)思維活動(dòng)進(jìn)行判斷，進(jìn)而明確高校教育教學(xué)未來(lái)發(fā)展形式。這一形式的變革是高校教學(xué)檔案管理從量變轉(zhuǎn)化到質(zhì)變。

2.高校教學(xué)檔案管理模式的變化

大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)傳統(tǒng)教學(xué)檔案管理形成一定的沖擊，也帶來(lái)一定的挑戰(zhàn)。在大數(shù)據(jù)背景下，生成較多的信息數(shù)據(jù)，傳統(tǒng)教學(xué)檔案數(shù)據(jù)形式不能夠滿足當(dāng)前高校發(fā)展形式。而大數(shù)據(jù)能夠?yàn)楦咝Ｌ峁┒嘣臄?shù)據(jù)，為高校數(shù)據(jù)分析提供保障。在學(xué)生檔案管理方面，借助大數(shù)據(jù)信息量大的特點(diǎn)，將所有學(xué)生信息都?xì)w納到檔案庫(kù)中，便于檔案管理人員找尋數(shù)據(jù)，節(jié)省檔案管理人員工作時(shí)間，并且提升工作效率。大數(shù)據(jù)能夠?yàn)楦咝＝虒W(xué)檔案管理提供強(qiáng)大的存儲(chǔ)空間，能將高校教育教學(xué)資料、學(xué)生管理資料、教師資料等都?xì)w納到數(shù)據(jù)庫(kù)中。而高校有效的運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)管理教學(xué)檔案，也是高?，F(xiàn)代化發(fā)展的需要。

二、高校教學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題

1.教學(xué)檔案管理落后

信息技術(shù)的發(fā)展，為高校教學(xué)檔案管理質(zhì)量的提升提供了契機(jī)。在此背景下，許多高校都能夠與時(shí)俱進(jìn)，配備了信息化管理軟硬件設(shè)備，滿足高校教學(xué)檔案信息化管理需要。與此同時(shí)，數(shù)字傳播方式生成與電子載體的大量運(yùn)用，促進(jìn)高校教學(xué)紙質(zhì)檔案管理向數(shù)字化、信息化、智能化轉(zhuǎn)變。然而，遺憾的是高校檔案管理仍處于落后形式。一些高校教學(xué)檔案管理庫(kù)構(gòu)建還處于初級(jí)階段，并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案系統(tǒng)化管理模式。究其原因，是高校專業(yè)化教學(xué)檔案管理人才缺乏。

2.教學(xué)檔案管理資源開(kāi)放利用滯后

在高校以往教學(xué)檔案管理中，開(kāi)展紙質(zhì)教學(xué)檔案管理模式，這種管理模式較為落后，主要是通過(guò)手工操作完成檔案管理。因而，高校教學(xué)檔案管理工作只是為高校提供證明或者是查閱檔案，并且檔案管理人員將過(guò)多的精力都放在查閱檔案中，使教學(xué)檔案管理人員工作效率不高。而這種教學(xué)檔案管理模式不能夠滿足高校未來(lái)發(fā)展需要。新時(shí)代下，要求教學(xué)檔案管理人員不僅要為高校未來(lái)發(fā)展提供數(shù)據(jù)支撐，還應(yīng)該具備分析、處理、整合教學(xué)檔案能力，借助大數(shù)據(jù)獲取有價(jià)值的信息。而高校教學(xué)檔案管理人員由于長(zhǎng)期處于紙質(zhì)檔案管理模式，在工作方式與觀念上會(huì)沒(méi)有全面轉(zhuǎn)變過(guò)來(lái)，導(dǎo)致高校教學(xué)檔案管理資源的開(kāi)發(fā)與運(yùn)用滯后，影響到高校未來(lái)發(fā)展形式。

三、加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理的策略

1.構(gòu)建數(shù)字化教學(xué)檔案管理模式

教學(xué)檔案管理是一所高校的發(fā)展史，高校在發(fā)展過(guò)程中，會(huì)形成較多的教育教學(xué)資源。而這些教學(xué)資源在以往都是運(yùn)用紙質(zhì)形式保管，不僅管理模式落后，而且耗費(fèi)人力與時(shí)間，使高校教學(xué)檔案管理底下。因此，高校應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，構(gòu)建數(shù)學(xué)化檔案管理模式。組織高校教學(xué)檔案管理人員整合檔案，將一些重要的檔案率先進(jìn)行數(shù)字化管理模式，之后在依次保存教學(xué)檔案。實(shí)現(xiàn)數(shù)學(xué)化教學(xué)檔案管理模式，一方面，能夠更好的保護(hù)好檔案，另一方面，增強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理人員工作效率，使管理人員在短時(shí)間內(nèi)找到想要的檔案，節(jié)省時(shí)間與人力，進(jìn)而提升高校教學(xué)檔案管理服務(wù)質(zhì)量。同時(shí)，加強(qiáng)高校教學(xué)檔案監(jiān)督與指導(dǎo)管理模式，高校應(yīng)對(duì)高校教學(xué)檔案管理進(jìn)行全面監(jiān)督，并且對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期考核，增強(qiáng)指導(dǎo)，提升檔案管理科學(xué)性、針對(duì)性。

2.加強(qiáng)教學(xué)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

新時(shí)代下，加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，不僅為高校教學(xué)檔案信息化、數(shù)字化管理模式提供保障，還能為高校教學(xué)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理模式提供便利性。據(jù)調(diào)查而知，我國(guó)高校教學(xué)檔案管理工作起步較晚，并不具備系統(tǒng)化的高校教學(xué)檔案管理工作制度與準(zhǔn)則，同時(shí)一些院校在設(shè)備上并沒(méi)有配備齊全，導(dǎo)致高校教學(xué)檔案管理工作難度較大，且這種檔案管理模式也不能夠滿足學(xué)生信息化管理需要。因此，高校應(yīng)加強(qiáng)教學(xué)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，制度系統(tǒng)化的高校教學(xué)檔案管理體系與制度，進(jìn)而為提升高校教學(xué)檔案管理水平奠定基礎(chǔ)。在檔案管理制度構(gòu)建中，應(yīng)根據(jù)我國(guó)相關(guān)的法律規(guī)范，立足于高校當(dāng)前、未來(lái)發(fā)展形式，實(shí)現(xiàn)制度構(gòu)建的權(quán)威性、可行性。大家知道，在高校教育教學(xué)發(fā)展歷程中，會(huì)形成大量的數(shù)據(jù)信息，以往管理模式都是紙質(zhì)形式，單騎并不能夠更好地管理好這些數(shù)據(jù)。而實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)檔案數(shù)字化，檔案管理人員不僅能良好的保護(hù)這些紙質(zhì)資料，還可以將原始數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，并借助大數(shù)據(jù)獲取更多的數(shù)據(jù)信息，增強(qiáng)檔案管理人員工作效率與成效。此外，在高校電子教學(xué)檔案管理形成之前，工作人員應(yīng)做好紙質(zhì)檔案的保護(hù)工作，延遲紙質(zhì)檔案生命周期，進(jìn)而為實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)檔案數(shù)學(xué)化、信息化管理模式打下良好基礎(chǔ)。

3.樹(shù)立“人才興檔”思想

教學(xué)檔案工作者、管理者是高校教學(xué)檔案管理工作順利開(kāi)展的保障。對(duì)于高校而言，應(yīng)不斷的提升檔案管理人員與工作者綜合素養(yǎng)與專業(yè)化檔案管理能力，為他們提供學(xué)習(xí)平臺(tái)，構(gòu)建一支優(yōu)秀的高校教學(xué)檔案管理隊(duì)伍，增強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)化素養(yǎng)，使其更好的為高校教育教學(xué)發(fā)展服務(wù)。首先，高校應(yīng)加強(qiáng)宣傳力度，增強(qiáng)教育工作者對(duì)教學(xué)檔案管理的重視度，為檔案管理人員樹(shù)立良好的服務(wù)意識(shí)與管理意識(shí)，不斷提升他們思想政治素養(yǎng)與檔案管理專業(yè)化水平;其次，加強(qiáng)培訓(xùn)工作，根據(jù)當(dāng)前高校教學(xué)檔案管理需要，設(shè)置教學(xué)檔案管理培訓(xùn)方案，使檔案管理人員通過(guò)培訓(xùn)增強(qiáng)他們計(jì)算機(jī)運(yùn)用能力、檔案信息獲取以及分析能力，使其更好的運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)獲取檔案數(shù)據(jù)信息，為高校發(fā)展提供數(shù)據(jù)支撐;第三，要積極聘請(qǐng)高素養(yǎng)、專業(yè)化人才擔(dān)任高校教學(xué)檔案管理人員，努力構(gòu)建一支優(yōu)秀的高校教學(xué)檔案管理團(tuán)隊(duì)，進(jìn)而提升高校教學(xué)檔案管理水平。

4.提升高校教學(xué)檔案管理與運(yùn)用水平

高校針對(duì)電子檔案管理模式，所占用的空間比重形式，應(yīng)根據(jù)國(guó)家相關(guān)規(guī)定，制度電子檔案管理制度，對(duì)高校教學(xué)電子檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，確保檔案真實(shí)性、完整性、安全性、有效性，構(gòu)建電子檔案檢驗(yàn)、接受、鑒定、運(yùn)用、保管等制度，以此增強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理資源的運(yùn)用能力，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)檔案管理的規(guī)范性。同時(shí)，根據(jù)有標(biāo)準(zhǔn)、有計(jì)劃的思路，制度高校教學(xué)檔案管理發(fā)展規(guī)劃，使高校教學(xué)檔案信息化管理有計(jì)劃的實(shí)行，促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)信息的進(jìn)一步運(yùn)用，進(jìn)而滿足高校教學(xué)檔案管理發(fā)展需要。

四、結(jié)語(yǔ)

教學(xué)檔案是高校在教學(xué)活動(dòng)中形成的具有很高價(jià)值的材料，既關(guān)系到高校學(xué)生的教育水平，也影響著高校自身的發(fā)展。故而，高校理應(yīng)加強(qiáng)教學(xué)檔案管理，具體而言，要通過(guò)構(gòu)建數(shù)字化教學(xué)檔案管理模式、加強(qiáng)教學(xué)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、樹(shù)立“人才興檔”思想等措施，進(jìn)一步提升高校教學(xué)檔案管理與運(yùn)用水平，促進(jìn)高校教學(xué)檔案系統(tǒng)化管理、智能化管理、科學(xué)化管理，全面推進(jìn)高校教育教學(xué)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

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