論高校教學(xué)秘書(shū)的“專(zhuān)”與“能”

付琳

摘 要 隨著高等教育改革的不斷深入，提高教學(xué)質(zhì)量的同時(shí)必須加強(qiáng)教學(xué)秘書(shū)專(zhuān)業(yè)能力的培養(yǎng)。教學(xué)秘書(shū)的專(zhuān)業(yè)化與工作勝任能力，是提高高校教學(xué)質(zhì)量的有力保障。本文根據(jù)教學(xué)秘書(shū)的工作特點(diǎn)，從教學(xué)秘書(shū)的“專(zhuān)”與“能”兩個(gè)方面進(jìn)行闡述。

關(guān)鍵詞 高校教學(xué)秘書(shū) 管理 協(xié)調(diào) 溝通 專(zhuān)業(yè)化

高校教學(xué)秘書(shū)作為學(xué)院、課部教學(xué)管理人員，在貫徹學(xué)校、課部的教學(xué)計(jì)劃，組織安排教學(xué)活動(dòng)，連接學(xué)校教務(wù)、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)測(cè)與評(píng)估中心、課部教學(xué)工作中發(fā)揮著重要作用，教學(xué)秘書(shū)專(zhuān)業(yè)水平與業(yè)務(wù)能力，直接影響學(xué)校的教學(xué)運(yùn)行和教學(xué)質(zhì)量。如何打造一支素質(zhì)高、能力強(qiáng)、可持續(xù)發(fā)展的教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍，是當(dāng)前各高校必須認(rèn)真研究的課題。

一、教學(xué)秘書(shū)工作特點(diǎn)

（一）復(fù)雜性

教學(xué)秘書(shū)工作涉及學(xué)院、課部教學(xué)管理的各方面，包括修訂教學(xué)計(jì)劃、預(yù)訂教材、編排課表、教師調(diào)停課、管理教學(xué)檔案工作等，還包括處理公文、傳遞信息等，工作內(nèi)容繁雜、瑣碎、工作量大，教學(xué)秘書(shū)在工作中必須認(rèn)真細(xì)致、有條不紊，才能保障工作順利進(jìn)行。如果有一點(diǎn)遺漏或者混淆，會(huì)使工作出現(xiàn)很大的紕漏，導(dǎo)致級(jí)別不小的教學(xué)事故。

（二）時(shí)效性

教學(xué)秘書(shū)工作性質(zhì)決定了教學(xué)管理工作的時(shí)效性，其工作責(zé)任重大，應(yīng)當(dāng)分清每項(xiàng)工作的輕重緩急，有計(jì)劃、有條理、有步驟的進(jìn)行。為了教學(xué)工作有條不紊的進(jìn)行，有時(shí)需要加班加點(diǎn)，比如：排課，稍有延誤就會(huì)影響教學(xué)運(yùn)行的連續(xù)性，造成下一項(xiàng)工作的拖沓。

（三）原則性

教學(xué)秘書(shū)置身于繁雜的工作環(huán)境中，難免會(huì)遇到各種疑難問(wèn)題和矛盾，處理時(shí)既要維護(hù)“學(xué)校的權(quán)威和規(guī)章制度的嚴(yán)肅性，又不失公允、靈活的處理方式”，這時(shí)教學(xué)秘書(shū)的責(zé)任心與教學(xué)原則性必須統(tǒng)一。嚴(yán)格按照學(xué)校規(guī)章制度辦事，實(shí)事求是，妥善的解決各類(lèi)問(wèn)題，做到有章可循，有法必依。

二、教學(xué)秘書(shū)在教學(xué)管理中的“專(zhuān)”

鑒于教學(xué)秘書(shū)在教學(xué)管理工作中的復(fù)雜性、時(shí)效性、原則性，勢(shì)必對(duì)教學(xué)秘書(shū)在教學(xué)管理中專(zhuān)業(yè)化提出了更高的要求，如何更好的發(fā)揮教學(xué)秘書(shū)的“專(zhuān)”，我的理解有三點(diǎn)：

（一）轉(zhuǎn)變思想觀(guān)念

在高校教學(xué)管理工作中，教學(xué)秘書(shū)的作用無(wú)可替代。好的高等院校不僅要有優(yōu)質(zhì)的教師隊(duì)伍，也需要有一支熟練使用現(xiàn)代教育管理方式的教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍，所以更加迫切地需要領(lǐng)導(dǎo)們充分轉(zhuǎn)變思想觀(guān)念，將教學(xué)秘書(shū)提升到和教師同樣重要的位置，建立和教師隊(duì)伍相匹配的教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍，把培養(yǎng)教學(xué)秘書(shū)的工作當(dāng)成重要的事情來(lái)抓。

（二）優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)

高等院校要將教學(xué)秘書(shū)的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、職稱(chēng)以及進(jìn)修納入到學(xué)校規(guī)劃中，循序漸進(jìn)地對(duì)教學(xué)秘書(shū)進(jìn)行系統(tǒng)的教育管理知識(shí)、業(yè)務(wù)能力等方面的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)。鼓勵(lì)教學(xué)秘書(shū)積極申報(bào)職稱(chēng)，給予他們?cè)谶@方面的幫助，并將有職稱(chēng)的教學(xué)秘書(shū)進(jìn)行聘任，更有助于促進(jìn)教學(xué)秘書(shū)對(duì)自身有更高追求的積極性。

（三）樹(shù)立終身學(xué)習(xí)觀(guān)念

“活到老，學(xué)到老”應(yīng)該作為每位教學(xué)秘書(shū)的座右銘，應(yīng)重視自己的專(zhuān)業(yè)發(fā)展，從而提高學(xué)習(xí)的積極性與自主性。通過(guò)學(xué)習(xí)，有效的掌握科學(xué)的教學(xué)管理方法與技巧，有效的掌握新的教育模式下的教學(xué)成長(zhǎng)規(guī)則，從而做到熟能生巧。通過(guò)工作反思，提高自我完善的能力，使教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍建設(shè)更具自覺(jué)性、長(zhǎng)期性和專(zhuān)業(yè)性。

三、教學(xué)秘書(shū)在教學(xué)管理中的“能”

教學(xué)秘書(shū)在教學(xué)管理中的作用越來(lái)越突出，對(duì)教學(xué)秘書(shū)能力的構(gòu)建提出了新的要求，只有不斷提升綜合素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力，才能適應(yīng)高校教學(xué)管理的新變化和多樣性，具體有以下三點(diǎn)：

（一）協(xié)調(diào)溝通能力

教學(xué)秘書(shū)應(yīng)具有良好的協(xié)調(diào)與溝通能力，其語(yǔ)言能力和領(lǐng)悟能力在工作中能得到很好的體現(xiàn)。教學(xué)秘書(shū)承擔(dān)和院系、課部領(lǐng)導(dǎo)、教研室主任，明確工作任務(wù)，及時(shí)反饋工作結(jié)果。承擔(dān)和教師的溝通，掌握課堂聽(tīng)課的情況，以及課下老師們?cè)诠ぷ髦械男枨?。更為重要的是在協(xié)調(diào)過(guò)程中，擺正自己的位置，做到到位不越位，參與不干預(yù)。

（二）統(tǒng)籌管理能力

教學(xué)秘書(shū)有一種能力尤為重要——統(tǒng)籌管理能力。比如：排課。當(dāng)教務(wù)處將教學(xué)任務(wù)書(shū)發(fā)下來(lái)后，教學(xué)秘書(shū)需要跟教研室聯(lián)系，根據(jù)人才培養(yǎng)方案制訂的學(xué)分、學(xué)時(shí)以及老師工作量，合理安排哪些老師上哪幾個(gè)課堂。上課時(shí)間上盡量按老師的要求，排課的過(guò)程中要先排兼職教師的時(shí)間、再專(zhuān)職教師的時(shí)間，其中專(zhuān)職教師要先滿(mǎn)足博士的時(shí)間，再其他教師，如跟其他學(xué)院兼職老師時(shí)間沖突再進(jìn)行適當(dāng)?shù)膮f(xié)調(diào)，且同一個(gè)課堂不能四節(jié)連排，一天之內(nèi)不能超過(guò)6節(jié)課。整個(gè)過(guò)程一環(huán)扣一環(huán)，缺一不可，需要統(tǒng)籌安排好各方面的工作，最終將紙質(zhì)版的排課計(jì)劃錄入系統(tǒng)，保證下學(xué)期正常開(kāi)課。

（三）當(dāng)好參謀助手

教學(xué)秘書(shū)在教學(xué)管理工作中，應(yīng)是領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。教學(xué)秘書(shū)應(yīng)第一時(shí)間領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的決策意圖，積極協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理教學(xué)管理事務(wù)。在院系、課部會(huì)議后，教學(xué)秘書(shū)有查辦、督促、落實(shí)的責(zé)任和義務(wù)，按時(shí)完成各項(xiàng)工作任務(wù)。工作中要深思熟慮、多謀善斷，對(duì)教學(xué)工作中有用的、可行的、急需的信息或建議及時(shí)提供給院系、課部領(lǐng)導(dǎo)，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供真實(shí)可靠的依據(jù)。

（四）創(chuàng)新工作方式，講究工作藝術(shù)

簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，要注意方式、方法，講求工作藝術(shù)。例如，與教師和學(xué)生溝通時(shí)，需對(duì)教師、學(xué)生的心理需求有較為清楚的認(rèn)識(shí)，注重說(shuō)話(huà)的語(yǔ)氣和語(yǔ)言的條理性，能夠以愉快的心情與之交流，避免出現(xiàn)言語(yǔ)生硬、態(tài)度冷漠的情況，為良好的溝通打下基礎(chǔ)，有助于各種矛盾的化解。

綜上所述，現(xiàn)在是知識(shí)的社會(huì)，信息的社會(huì)，各個(gè)領(lǐng)域出現(xiàn)了許多新手段、新方式以及新理念，需要打破固有的格局，突破限制、勇敢探索、不斷自我完善及更新。學(xué)習(xí)好的管理模式、管理經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合本課部的實(shí)際情況，在教學(xué)秘書(shū)工作崗位上求是、創(chuàng)新，努力朝著現(xiàn)代化、規(guī)范化的方向發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]周慧.探析大學(xué)行政秘書(shū)在在教學(xué)管理中的協(xié)調(diào)工作[J].亞太教育，2015（17）：29.

[2]穆亞榮.高校教學(xué)秘書(shū)管理角色現(xiàn)狀及發(fā)展對(duì)策研究[J].陜西教育（高教），2015（2）：64- 65.

[3]吳麗芬.淺談新時(shí)期高校教學(xué)秘書(shū)的核心工作職能[J].內(nèi)蒙古財(cái)經(jīng)學(xué)院學(xué)報(bào)（綜合版），2014（01）.