對(duì)黨校檔案管理工作的思考

趙慧

摘要：目前，黨校檔案管理工作普遍存在重視程度不夠、專(zhuān)業(yè)人才不足、信息化手段落后等方面的問(wèn)題，需要從領(lǐng)導(dǎo)重視、健全管理制度、引進(jìn)管理人才、完善電子檔案、工作創(chuàng)新等方面予以考慮，尋求解決之道。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;創(chuàng)新發(fā)展

中圖分類(lèi)號(hào)：D261.41 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ? 文章編號(hào)：1003-2177（2019）22-0051-02

近年來(lái)，黨校檔案管理工作嚴(yán)格按照 《檔案法》的規(guī)定，通過(guò)定期組織參加各級(jí)檔案專(zhuān)、兼職人員檔案知識(shí)講座、專(zhuān)題研討會(huì)和培訓(xùn)班等活動(dòng)，不斷改善檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和學(xué)歷結(jié)構(gòu)，進(jìn)一步提高檔案管理人員自身的業(yè)務(wù)能力，切實(shí)做到各項(xiàng)制度的保證與落實(shí)，確保檔案管理的連貫性，促進(jìn)了黨校檔案事業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展。但由于各種主客觀原因，目前黨校檔案管理工作依舊存在重視程度不夠、專(zhuān)業(yè)人才不足、信息化手段落后等方面的問(wèn)題，本文擬就對(duì)現(xiàn)形勢(shì)下黨校的檔案管理工作談點(diǎn)粗淺的認(rèn)識(shí)。

1充分認(rèn)識(shí)黨校檔案管理的重要意義

黨校是在各級(jí)黨委領(lǐng)導(dǎo)下對(duì)黨員和黨員干部進(jìn)行進(jìn)行培訓(xùn)、教育的學(xué)校。檔案管理是黨校培訓(xùn)教育工作中重要的組成部分，做好檔案管理工作尤為重要。黨校檔案一般來(lái)說(shuō)分為兩種：一是行政檔案，二是教學(xué)檔案。過(guò)去一提到檔案一般就認(rèn)為文書(shū)檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、建設(shè)檔案等行政檔案比較重要，殊不知在目前新形勢(shì)下，組織人事部門(mén)要對(duì)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部學(xué)歷等教育培訓(xùn)經(jīng)常進(jìn)行普查，教學(xué)檔案越發(fā)顯得重要。如基層黨校自80年代中期舉辦過(guò)的各類(lèi)學(xué)歷班次，學(xué)員在校期間的函授學(xué)習(xí)、短期培訓(xùn)輪訓(xùn)工作的檔案，反映了黨校在教學(xué)和管理活動(dòng)中的真實(shí)歷史記錄，是科學(xué)管理公務(wù)員培訓(xùn)教育的基礎(chǔ)。因此，黨校檔案管理系統(tǒng)的良性運(yùn)行對(duì)黨員干部教育培訓(xùn)工作具有長(zhǎng)遠(yuǎn)的重要意義。

2檔案管理目前存在的問(wèn)題

2.1檔案管理工作重視程度不夠

黨校長(zhǎng)期以來(lái)存在對(duì)檔案工作重視不夠，管理人員認(rèn)識(shí)不足，軟件硬件等基礎(chǔ)設(shè)施落后薄弱等現(xiàn)象，更多情況下黨校各部門(mén)部室的檔案資料都是各自以檔案柜的形式保管，“人治”在檔案管理中發(fā)揮了過(guò)重的作用，一旦發(fā)生人員調(diào)動(dòng)，該部室的資料就會(huì)存在移交和持續(xù)性保管的風(fēng)險(xiǎn)。檔案管理人員普遍變動(dòng)頻繁，有的工作人員認(rèn)為檔案材料只是公式性的收藏而已，并不具什么探究?jī)r(jià)值，只要做好本職的工作能應(yīng)對(duì)檢查就夠了，以至于檔案整理不及時(shí)、不規(guī)范，存在一些歷史欠賬。另外，經(jīng)費(fèi)問(wèn)題也是檔案工作處于落后狀態(tài)的主要原因。由于黨校檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)比較單薄，存在經(jīng)費(fèi)緊張問(wèn)題，在有限的經(jīng)費(fèi)當(dāng)中，領(lǐng)導(dǎo)多不愿意把更多的錢(qián)花在檔案管理工作上。因此，時(shí)代發(fā)展與檔案工作的脫節(jié)在諸多黨校普遍存在，檔案工作在黨校各部門(mén)項(xiàng)目、內(nèi)容與要求有諸多的不統(tǒng)一，致使檔案管理無(wú)法達(dá)到完美與系統(tǒng)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)有些檔案材料有頭無(wú)尾，有計(jì)劃無(wú)總結(jié)，有方案無(wú)實(shí)施過(guò)程，影響了檔案管理工作的有序進(jìn)行。

2.2檔案管理專(zhuān)業(yè)人才不足

面對(duì)新時(shí)期黨校檔案管理服務(wù)領(lǐng)域不斷擴(kuò)大，也越來(lái)越廣的局面，檔案管理工作面臨很大的挑戰(zhàn)，需要檔案人員素質(zhì)更強(qiáng)，管理和信息服務(wù)更加優(yōu)質(zhì)。從現(xiàn)實(shí)情況看，檔案管理工作中能進(jìn)行較深較廣層次開(kāi)發(fā)而且有創(chuàng)新管理思維的檔案專(zhuān)業(yè)性人才普遍缺乏，導(dǎo)致后期出現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)監(jiān)管指導(dǎo)不到位的問(wèn)題。即便是檔案管理專(zhuān)業(yè)畢業(yè)，但能獨(dú)立從事檔案研究的工作人員少之又少。多數(shù)黨校大都是非檔案學(xué)專(zhuān)業(yè)的人員在從事這項(xiàng)工作，這些人員經(jīng)過(guò)正規(guī)檔案學(xué)繼續(xù)教育培訓(xùn)的并不多，而且他們計(jì)算機(jī)水平有限，檔案管理有隨意性，檔案收集分類(lèi)與歸結(jié)不及時(shí)，導(dǎo)致檔案工作到檢查時(shí)才做，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)混亂狀態(tài)，進(jìn)而影響到檔案質(zhì)量。因此，黨校檔案管理人員必須具備一定的知識(shí)水平，包括歸結(jié)能力、豐富的語(yǔ)言水平、深厚的文化功底、學(xué)習(xí)新技能的積極性、扎實(shí)的工作經(jīng)驗(yàn)等，方能勝任此項(xiàng)工作。

2.3檔案管理工作信息化手段落后

目前，檔案內(nèi)容的檢索主要有兩種，即手動(dòng)檢索與電腦檢索。諸多黨校特別是基層黨校在檔案管理中普遍重視紙質(zhì)檔案，輕視電子檔案。對(duì)于電子文檔的收集、整理、歸檔沒(méi)有明確的要求，對(duì)電子文檔規(guī)章制度的建設(shè)緩慢，或者基本處于空缺狀態(tài)。電子計(jì)算機(jī)發(fā)展的日新月異對(duì)電子檔案的整理提出了更高的要求，在記錄格式、載體形式、處理方法、管理內(nèi)容等方面做出了明確的規(guī)定，要做到紙質(zhì)檔案和電子檔案的收集、整理、歸檔都有章可循。從現(xiàn)實(shí)情況來(lái)看，基層黨校手動(dòng)檢索占據(jù)很大一部分，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，難度相對(duì)較大，這就需要編制出更加完整科學(xué)的檢索工具，來(lái)解決這種困難的局面，促進(jìn)檔案管理工作的高水平發(fā)展。這種情況對(duì)于我國(guó)當(dāng)前的檔案管理現(xiàn)狀是一個(gè)考驗(yàn)，也是鞭策我們前進(jìn)的壓力和動(dòng)力。所以，針對(duì)這種狀況和社會(huì)發(fā)展的態(tài)勢(shì)，檔案管理方法的改進(jìn)，現(xiàn)代化檢索工具的推廣普及已經(jīng)成為一種必然趨勢(shì)。

3黨校檔案管理問(wèn)題破解之道

堅(jiān)持依法治檔、科學(xué)管檔，全面加強(qiáng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，不斷提升檔案管理信息化、規(guī)范化、科學(xué)化水平是當(dāng)務(wù)之急。

3.1領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵

一是從管理意識(shí)上抓起。一把手要真抓實(shí)管，以身作則，加強(qiáng)宣傳，使全體成員對(duì)整體工作提高重視，以促進(jìn)檔案管理工作全面有效地進(jìn)行，力求科學(xué)與健康的發(fā)展。黨校的檔案涉及面廣，內(nèi)容繁多，要想做好這方面的工作需要全體人員共同努力，需要在實(shí)際工作中積極參與、支持和配合，及時(shí)做好檔案資料的收集、積累、整理與存檔。同時(shí)，還要把檔案管理工作納入到業(yè)務(wù)考評(píng)中，為檔案管理工作長(zhǎng)期發(fā)展奠定基礎(chǔ)。二是在人員任用上，要使用新型人才和新的培訓(xùn)手段。檔案信息數(shù)字化的發(fā)展對(duì)檔案管理人才的要求越來(lái)越高，檔案收集與整理、統(tǒng)計(jì)等過(guò)程也發(fā)生了巨大的變化。檔案管理者要承擔(dān)多種角色，比如管理者、分析者、引導(dǎo)者等。檔案管理者不單單要求只懂信息采集與整理，還要能夠更好地運(yùn)用硬件與軟件方面相關(guān)的知識(shí)，比如編程和程序維護(hù)等。三是提高黨校教學(xué)檔案的留存意識(shí)。雖然黨校教學(xué)檔案比較多，但是只要重視提高歸檔的意識(shí)，及時(shí)對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行歸檔整理，就能做好教學(xué)檔案的長(zhǎng)期保存和利用，確保今后黨校教學(xué)工作“有案可查、有據(jù)可依”。

3.2建立健全檔案管理制度，細(xì)化檔案管理規(guī)范操作

檔案規(guī)范化管理，建立健全檔案管理制度是基礎(chǔ)。黨校制定檔案制度要以確保歸檔文件的真實(shí)、完整、有效為目的，并應(yīng)將其管理納入黨校信息化建設(shè)。要具體明確此項(xiàng)工作的分管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)職責(zé)，黨校檔案管理人員、設(shè)備的配置要求和管理職責(zé)，文件形成部門(mén)的管理崗位設(shè)置、業(yè)務(wù)規(guī)范、處理程序、工作要求，特別是要明確黨校檔案管理部門(mén)對(duì)上述工作負(fù)有督促、檢查和指導(dǎo)的職責(zé)，使檔案管理對(duì)文件的前端具有實(shí)際的控制權(quán)。對(duì)于黨校來(lái)說(shuō)，不同教研室、不同部門(mén)的檔案整理和歸檔要建立首問(wèn)責(zé)任制，從頭到尾進(jìn)行檔案管理的信息追蹤和反饋，直到檔案進(jìn)入檔案庫(kù)陳列環(huán)節(jié)。

3.3引進(jìn)專(zhuān)業(yè)檔案管理人才，實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)管理

對(duì)于黨員干部來(lái)說(shuō)，其在黨校的培訓(xùn)記錄關(guān)系到他的工作情況和政治前途，黨校在這方面必須如實(shí)做好原始記錄，為組織人事部門(mén)考察、提拔干部提供詳盡、真實(shí)的資料依據(jù)。所以，黨校的檔案管理一定要引進(jìn)專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才從事專(zhuān)職的檔案管理工作。因?yàn)楦咚刭|(zhì)的檔案管理人員決定著檔案管理工作的好與壞，檔案管理人員要有較好的職業(yè)素養(yǎng)和很強(qiáng)的責(zé)任感、良好的道德修養(yǎng)以及全心全意為人民服務(wù)的思想。在業(yè)務(wù)方面，要有過(guò)硬的管理方法和經(jīng)驗(yàn)，要有對(duì)新軟件等產(chǎn)品使用的能力，而且能積極參加行業(yè)內(nèi)的培訓(xùn)，不斷培養(yǎng)自己、完善自己、提高自己的業(yè)務(wù)水平。

3.4完善電子檔案的管理，推進(jìn)黨校檔案工作信息化進(jìn)程

目前，黨校的教學(xué)檔案實(shí)體已經(jīng)發(fā)生了明顯的變化，在黨校教學(xué)檔案保存的過(guò)程中，既要保存書(shū)面檔案，又要留存相對(duì)應(yīng)的電子檔案，以提高文檔的查閱速度和利用便利。由于歸檔電子文件存儲(chǔ)的密集性，其保管期限也不能完全參照紙質(zhì)文件。因此，歸檔電子文件的保管期限可以與紙質(zhì)檔案一致，也可延長(zhǎng)，原則上能保存多久就保存多久。黨校檔案管理從過(guò)去單純的文件整理到如今的檔案管理拓展服務(wù)，信息化管理的引入使黨校教學(xué)檔案工作越來(lái)越受到重視，其作用也愈加明顯，黨校檔案工作信息化已成為重要趨勢(shì)。

同時(shí)，結(jié)合國(guó)家檔案局《系統(tǒng)測(cè)試指標(biāo)》的要求，黨校要通過(guò)配備、更新硬件設(shè)施，研發(fā)、升級(jí)軟件系統(tǒng)，補(bǔ)充、完善文字材料等措施，盡快建立健全學(xué)校層面的檔案管理部門(mén)，并劃撥專(zhuān)屬的辦公場(chǎng)所，設(shè)置專(zhuān)職的檔案管理崗位，專(zhuān)門(mén)從事檔案資料的管理。同時(shí)，在檔案建設(shè)中要不斷豐富檔案的種類(lèi)，與黨校發(fā)展的各部室、各教研室的專(zhuān)業(yè)分類(lèi)和專(zhuān)業(yè)擴(kuò)展相匹配，提高為黨校基礎(chǔ)部門(mén)提供信息資源保障的內(nèi)容和水平。

3.5打破舊思維，推動(dòng)檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展

創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂，也是保證檔案工作發(fā)展的關(guān)鍵。隨著社會(huì)的不斷變革，黨校檔案工作者要重新認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性。要和其他領(lǐng)域一樣，改變安于現(xiàn)狀的思想，強(qiáng)化參與意識(shí)，在檔案管理方面實(shí)現(xiàn)不斷探索和創(chuàng)新。在現(xiàn)代化的辦公環(huán)境中，紙質(zhì)文件和電子文件并存要求檔案管理更加合理化，管理系統(tǒng)中文件和檔案工作的共同融入，把電子文件變成電子檔案并與文書(shū)部門(mén)相關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)了信息相通，既提高了應(yīng)用時(shí)效性和便捷性，又使檔案管理向前邁進(jìn)了一步。依據(jù)國(guó)家對(duì)檔案部門(mén)的要求，黨校檔案管理工作應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)造性的制定符合本單位特點(diǎn)的制度，借鑒相關(guān)行業(yè)或同行業(yè)的成功經(jīng)驗(yàn)，在比較探討中促提高，在管理機(jī)制上求創(chuàng)新，使檔案工作科學(xué)發(fā)展，應(yīng)用性更強(qiáng)。

（編輯：陳靜姝）