科研院所數(shù)字檔案館建設策略研究

摘要：在科學技術(shù)不斷進步，各領域廣泛融合的當下，如何進行科學高效的信息管理成為各單位需要攻克的難題。在不斷實踐中得知建立數(shù)字檔案館能夠?qū)⑿畔⑥D(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)并進行高效整合，進而便于使用?？蒲性核捎谄溲芯績?nèi)容的特殊性，借助數(shù)字檔案館來完善數(shù)據(jù)管理便成了理智的發(fā)展方向。

關鍵詞：科研院所;數(shù)字檔案館建設;策略

隨著信息化技術(shù)的不斷革新，大數(shù)據(jù)、多媒體、信息數(shù)據(jù)記錄等被廣泛應用于生產(chǎn)生活中，其中數(shù)字檔案館作為能夠高效整合數(shù)據(jù)并形成嚴密體系的新型儲備信息模式更是被眾多機構(gòu)等建設?？蒲性核鳛閾碛旋嫶罂蒲袛?shù)據(jù)與結(jié)果的機構(gòu)更需要借助現(xiàn)代化理念來完善與發(fā)展。本文通過對科研院所建立數(shù)字檔案館的意義、建立中可能出現(xiàn)的問題進行分析與研究，進而提出較為科學的建設數(shù)字檔案館的策略。

一、科研院所與數(shù)字檔案館概述

科研院所即指能夠為解決社會發(fā)展中需要的，涉及某領域科學及實踐問題而展開學術(shù)與實踐研究的科學院、研究院、研究所等科研單位，如國家級和地方級科研單位、自然科學和社會科學科研單位、應用基礎研究單位等?？蒲性核捎谄涔ぷ鞯奶厥庑裕核鶅?nèi)需要保存的資料眾多并且需要對科研資料進行良好的保密。而數(shù)字檔案館則為在信息化發(fā)展階段引申出的儲存信息資料并利用檔案信息資源的信息空間，是由眾多檔案資料庫、檔案信息處理中心、檔案用戶群體等構(gòu)成的。數(shù)字檔案館能夠極好的將信息進行整合按一定規(guī)定形成系統(tǒng)并長期妥善管理。

二、科研院所建設數(shù)字檔案館的意義

社會對檔案館數(shù)字檔案信息的需要正在日益增長檔案館已經(jīng)變成區(qū)域信息集中交流的中轉(zhuǎn)站、社會信息的集中儲存基地;科研院所建立數(shù)字檔案館不但是緊跟科技發(fā)展的步伐，而且能夠使科研院所在發(fā)展中滿足社會與工作對數(shù)字化的需求。數(shù)字檔案館的建立能夠有效地將科研信息進行數(shù)字化、系統(tǒng)化整理，使其利于記錄管理與保留，為科研工作人員在工作時尋找信息能夠更加完整、方便、高效。良好的工作設備能夠提高科研院所的研發(fā)進程，當科研人員的工作效率被帶動時能夠為科研問題帶來極大的可解決性，進而帶動科研院所的發(fā)展。最后科研院所建立數(shù)字檔案館能夠?qū)⒏鞣N科研結(jié)果進行更好的保留，防止出現(xiàn)信息泄露、信息缺失、沒有位置存放信息等問題。

三、當下科研院所建設數(shù)字檔案館存在的問題

科研院所為了未來的正確發(fā)展需要依據(jù)自身的特點與研究方向來建設數(shù)字檔案館，但如想建設科學的數(shù)字檔案館，需要解決建設前、建設中、建設后投入使用時期中的各種問題。首先，科研院所建設數(shù)字檔案館缺乏專業(yè)的科研團隊進行規(guī)劃與設計，沒有專業(yè)的技術(shù)人員進行科研信息數(shù)據(jù)庫群的建設同時缺乏專業(yè)的檔案管理與應用團隊。其次，科研院所在建設數(shù)據(jù)檔案館時缺乏充足的資金，無法聘請優(yōu)秀的數(shù)據(jù)庫設計師，無法投入資金購買建設數(shù)據(jù)檔案館必需的設備。此外，科研院所的工作人員的檔案使用能力不足，工作人員已經(jīng)適應原有的工作狀態(tài)，習慣于傳統(tǒng)尋找相關科研資料的方式，當建設數(shù)字檔案館后工作人員難以突然適應科學的檔案使用方式?？蒲性核鶖?shù)據(jù)龐大，建設數(shù)字檔案館的時間消耗的時間較長，科研院所中包含重要的學術(shù)研究結(jié)論與實踐結(jié)果，在建立數(shù)字檔案館可能存在安全問題，數(shù)字檔案館如若無法建立嚴密的信息保障機制，科研院所的信息安全問題難以得到保障。

四、科研院所科學建設數(shù)字檔案館的措施

（一）制定科學建設規(guī)劃方案、募集建設資金

科研院所在進行數(shù)字檔案館建設過程中首先需要制定科學的建設規(guī)劃方案?？茖W的規(guī)劃方案能夠減少對科研任務的影響時間、能夠加快建設步伐等。在數(shù)字檔案館建設應當遵照“統(tǒng)籌規(guī)劃、循序漸進，項目帶動、重點突破，需求導向、保證安全，合理適用、穩(wěn)步實施”的原則，積極推進，務求實效。

例如，科研院所在建設數(shù)字檔案館之前，尋找專業(yè)的科研建設規(guī)劃團隊，請團隊規(guī)劃師根據(jù)科研院所的研究方向、周圍的建設環(huán)境、建設需要的建筑材料、建設資金預算、建設時長等進行合理規(guī)劃數(shù)據(jù)檔案館。此外，科研院所在建設前可以向國家申請建設資金，向社會中具有一定經(jīng)濟實力并且與科研題目相關的企業(yè)進行捐款，為數(shù)據(jù)檔案館的建設提供資金基礎。

（二）聘請專業(yè)科研人員、建設科學檔案館

數(shù)字檔案館的建設必不可少的是專業(yè)技術(shù)人員，只有掌握建立信息數(shù)據(jù)庫群、合理整合科研數(shù)據(jù)、電子文檔科學歸納、計算機技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡安全技術(shù)等人員才能夠?qū)Ω鞣N信息數(shù)據(jù)進行高效處理。

以農(nóng)業(yè)科研院所為例，農(nóng)業(yè)科研院所在建立檔案館時可以聘請專業(yè)數(shù)字檔案館建設技術(shù)人員，技術(shù)人員不光要掌握信息庫建立技術(shù)、文檔結(jié)合技術(shù)等還需要掌握一定農(nóng)業(yè)知識。在具體整合之前的科研信息結(jié)果時需要根據(jù)農(nóng)業(yè)科研問題的各種類型進行分類.如土地流轉(zhuǎn)類型問題研究資料、農(nóng)業(yè)種植品種問題研究資料、農(nóng)民參與生產(chǎn)問題研究問題等。此外，在建庫時也可以在大類型中再確切劃分為各種信息，如對農(nóng)業(yè)種植品種問題進行整合時，可以將調(diào)查問卷資料、深度訪談資料、文獻參考資料分別劃分整合，以便于今后科研中尋找相關資料。

（三）建立優(yōu)秀檔案管理院隊、培養(yǎng)工作人員應用能力

檔案工作是一項專業(yè)性、技術(shù)性很強的工作。要求檔案管理人員既具有一定的理論基礎，又要具備一定的業(yè)務知識。因此，科研院所為進行科學的數(shù)管檔案館的使用與管理，需要建立優(yōu)秀、專業(yè)的檔案管理團隊同時培養(yǎng)本研究所中科研人員對于數(shù)字檔案館的使用能力。

以人文科學研究院所為例，科研院所可以在數(shù)字檔案館建設完成后進行工作人員招聘，尋找具有檔案管理能力并且對人文科學知識掌握良好的工作人員，建立完整的管理體系，構(gòu)建專業(yè)化的檔案管理團隊。此外，科研院所為充分發(fā)揮數(shù)字檔案館的作用，可以聘請專業(yè)的檔案管理團隊到科研院所對工作人員進行數(shù)字檔案使用培訓，增強科研人員結(jié)合現(xiàn)代化技術(shù)的研究能力。

（四）嚴格按照國家規(guī)定進行建設

建立數(shù)字檔案館的基礎需要嚴格按照國家的相關規(guī)定記性建立，只有按照嚴格的建設標準，才能夠確保信息化建設中各個環(huán)節(jié)的連貫性，使每一步的建設能夠有章可循、有法可依，能夠降低盲目性建設，防止出現(xiàn)建設遺漏問題。

例如，科研院所在建設數(shù)字檔案館時嚴格按照計算機建設的相關安全法律法規(guī)與建設標準，選擇與信息相適應的檔案建立術(shù)語、檔案整理規(guī)范、數(shù)據(jù)庫建立規(guī)模、信心儲存方式等。在成立信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)網(wǎng)絡時，更需要考慮國家對于信息整合網(wǎng)絡建設的相關規(guī)定，如涉及國家領土的圖片、涉及政治性的科研結(jié)果等要謹慎建設，防止觸碰國家與之先關的法律。

（五）建立嚴密的保密監(jiān)管機制

科研院所的日常工作即為對各種信息進行歸納、對研究課題進行研究、為尋找課題答案進行探索并尋找解決對應問題的措施。因此，科研院所中的各項信息均具有機密性，除主動公布或國家需要等情況外不能泄露，更不能被懷有犯罪意圖的人員獲取。因此，建立嚴密的信息保密機制極為重要。

以國土資源科研院所為例，國土資源作為國家發(fā)展的基礎性研究課題，需要在建立數(shù)字檔案館的同時確立國土資源資料保密監(jiān)管機制。首先，需要請網(wǎng)絡信息安全人員建立嚴密安全保護系統(tǒng)，防止惡意人員對檔案館進行惡意攻擊。其次，要對檔案館工作人員進行安全保密培訓，制定信息保衛(wèi)獎懲制度。

五、總結(jié)

為提高科研院所的科研資料、尋找效率加快科研研究結(jié)果、確?？蒲行畔?shù)據(jù)的完整性，科研院所需要建立數(shù)字檔案館，在建立時可通過聘請專業(yè)檔案館建設規(guī)劃師與檔案館建設技術(shù)人員、對本研究所中的科研人員進行數(shù)字檔案館使用方法培訓、建立優(yōu)秀的檔案管理團隊、在建設時嚴格依靠國家規(guī)定進行等使數(shù)據(jù)檔案館完美建成。

作者簡介：

丁文宏，福建省建筑材料科研院有限公司，福建福州。