探析檔案信息的數(shù)字化建設(shè)

王建波

摘 要：隨著社會不斷地發(fā)展進步，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)失去了未來的發(fā)展趨勢，數(shù)字化檔案的使用也變得更加常見，數(shù)字化檔案的便捷和高效性對于檔案管理有著非常大的幫助，但是也影響到了一些檔案管理工作人員的觀念變化。目前，數(shù)字化檔案管理的相關(guān)研究還比較少，本文主要針對檔案信息數(shù)字化建設(shè)的加強進行了分析。

關(guān)鍵詞：檔案信息;數(shù)字化;建設(shè)

一、檔案信息數(shù)字化觀念

檔案信息數(shù)字化是一個擁有非常多部分整合而成的概念，檔案信息數(shù)字化主要是通過使用數(shù)據(jù)庫專業(yè)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮儲存技術(shù)、高效率掃描技術(shù)等一系列相關(guān)技術(shù)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件內(nèi)容以及聲音圖像內(nèi)容進行有順序有類別的進行存儲，數(shù)字化檔案主要是包含了數(shù)據(jù)的采集輸入、數(shù)據(jù)的儲存管理、數(shù)據(jù)后期的加工處理、數(shù)據(jù)的輸出等多個方面。檔案信息數(shù)字化最明顯的特點就是講需要儲存的文件或資料轉(zhuǎn)換成信息網(wǎng)絡(luò)化進行存儲。也就是說將現(xiàn)在所擁有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成能夠儲存到計算機中能夠快速識別搜索的信息，其主要的目的也是為了加快檔案的搜索速度，提高檔案信息的使用率，并且能夠遠程提供需要的數(shù)據(jù)。

二、檔案信息數(shù)字化建設(shè)需要解決的問題

當(dāng)前，我國的檔案數(shù)字化建設(shè)還存在著許多的問題，檔案數(shù)字化許可權(quán)問題表現(xiàn)得十分明顯，在進行檔案數(shù)字化建設(shè)的時候，不但需要對電子文件進行歸檔處理，還需要很好的實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)變數(shù)字化的工作，在這個過程中就很容易出現(xiàn)檔案數(shù)字化“權(quán)利許可問題”，變相的說就是在檔案轉(zhuǎn)化數(shù)字化過程中需要得到紙質(zhì)檔案作者本人的允許，這一點也是為了保證原紙質(zhì)檔案作者的所有權(quán)不受到侵害。

近年來隨著我國數(shù)字化檔案建設(shè)技術(shù)的不斷提高，檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)傳輸權(quán)問題也逐漸的浮現(xiàn)在了人們的眼前，檔案數(shù)字化信息能夠隨時隨地的在網(wǎng)絡(luò)中傳遞給需要的人，數(shù)字化檔案信息也能夠被需求者自由的進行下載、復(fù)制和傳播，這也是造成現(xiàn)在常見的網(wǎng)絡(luò)侵權(quán)問題出現(xiàn)的最關(guān)鍵原因之一，對此，我們就能夠明確的看出對于檔案數(shù)字化信息的保護有多重要和多復(fù)雜，這時候也就需要法律的幫助來保護檔案數(shù)字化信息作者的所有權(quán)進行明確的保護，如果他人沒有得到過數(shù)字化檔案信息作者的允許就不能夠?qū)?shù)字化檔案信息在網(wǎng)絡(luò)中傳播、傳輸。

數(shù)字化檔案建設(shè)的隱私權(quán)和保密工作也是現(xiàn)在所面臨著的重要問題，因為許多檔案和普通能夠查到的資料不同，有些資料是不能夠公開進行傳播的，這些重要的檔案數(shù)據(jù)都必須經(jīng)過不同程度的加密來合理的保管，如果沒有經(jīng)過檔案所有人的允許，就必須對檔案信息進行加密管理。

三、檔案信息數(shù)字化建設(shè)的對策

要想有效的解決當(dāng)前檔案信息數(shù)字化建設(shè)中存在的種種問題就必須加強對數(shù)字化信息檔案的管理，保證數(shù)字化信息檔案的完整性和真實性。對檔案信息數(shù)字化建設(shè)中存在的問題進行管理，保證整個數(shù)字化檔案的真實可信度以及完整程度是維持法律保護效益的基礎(chǔ)。對此，數(shù)字化檔案可以進行改變，使用通過需要進行電子簽署姓名的方式來發(fā)放數(shù)字化檔案信息，這樣能夠?qū)γ恳粋€獲取數(shù)字化檔案人員的真實資料進行記錄，還能夠通過安裝密碼的方式來進行保存，這樣才能夠有效的保證電子檔案的法律效力。

增強法律效力也是保障數(shù)字化檔案安全的最好方法之一，根據(jù)數(shù)字化檔案建設(shè)過程中存在的風(fēng)險設(shè)立起相關(guān)的法律法規(guī)，以此來保障數(shù)字化檔案建設(shè)的安全性，這也是未來數(shù)字化檔案建設(shè)發(fā)展必須做的，在進行數(shù)字化檔案建設(shè)過程中不但要加強信息管理技術(shù)，還需要在合理的范圍內(nèi)使用國家的法律來保護數(shù)字化檔案，這樣才能夠有效的為數(shù)字化檔案未來的發(fā)展提供保障。

在進行數(shù)字化信息檔案建設(shè)的時候，還需要做好對檔案著作權(quán)認(rèn)證工作。在檔案數(shù)字化建設(shè)的整個過程當(dāng)中，著作權(quán)的確認(rèn)工作是非常重要的，相關(guān)的檔案部門需要通過購買作品檔案成為所有權(quán)方，才能夠?qū)@一種類的檔案進行數(shù)字化管理，在這個整個過程當(dāng)中都是需要牽扯到一定的物質(zhì)獎勵或者其他獎勵，只有經(jīng)過著作人同意的情況下，檔案數(shù)字化才不會被當(dāng)做侵犯權(quán)利。此外，在進行檔案所有權(quán)轉(zhuǎn)讓的時候也能夠以捐贈以及寄存的形式進行，這也是檔案部門需要特別注意的，這種情況下也就很容易出現(xiàn)侵權(quán)問題。

在整個檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)的過程中，檔案部門需要利用擁有的資源，建立起質(zhì)量較高的檔案信息數(shù)據(jù)庫，檔案信息數(shù)據(jù)庫作為整個檔案數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵，保障了數(shù)據(jù)能夠通過網(wǎng)絡(luò)平臺進行瀏覽或者傳輸。此外，相關(guān)的檔案工作人員需要仔細(xì)的完成電子文件的歸檔工作和管理工作，電子文檔的歸檔和管理是整個數(shù)據(jù)化文檔的基礎(chǔ)工作之一，也是檔案信息數(shù)據(jù)化建設(shè)的關(guān)鍵性工作，檔案部門需要按照發(fā)布的相關(guān)條例要求完成電子文件的保存以及管理工作，這樣才能夠更好的保障數(shù)字信息能夠安全穩(wěn)定的運行。在整個數(shù)字化建設(shè)的過程中需要大量的人力資源和物力資源，如果在建設(shè)過程中因為操作造成了失誤那么就會浪費掉非常多的資源，這也是需要注意的關(guān)鍵問題之一。

四、結(jié)束語

我們能夠看出數(shù)字化檔案建設(shè)能夠有效的提高檔案管理的效率等一系列優(yōu)點，但是還存在著一些需要我們?nèi)ソ鉀Q的問題，只有真正的解決了當(dāng)前數(shù)字化檔案建設(shè)所存在的問題才能夠更好的開展檔案數(shù)字化建設(shè)，這對于我們未來的發(fā)展是非常關(guān)鍵的。

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