數(shù)字出版環(huán)境下合同檔案管理初探

郭 凱

（北京印刷學(xué)院，北京 102600）

信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用使社會(huì)進(jìn)入了高速信息時(shí)代，同時(shí)數(shù)字技術(shù)在出版領(lǐng)域的應(yīng)用也越來越廣，已成為數(shù)字出版和傳統(tǒng)出版數(shù)字化快速發(fā)展的基礎(chǔ)。本文中所指的數(shù)字出版，更符合傳統(tǒng)出版社業(yè)務(wù)流程，包括原創(chuàng)作品的數(shù)字化、編輯和處理的數(shù)字化、印刷復(fù)制的數(shù)字化、發(fā)行銷售的數(shù)字化以及閱讀消費(fèi)的數(shù)字化。為適應(yīng)數(shù)字出版的新需求和競爭激烈的市場環(huán)境，出版社需要以更廣泛的渠道開展合作，以更靈活的方式對作品進(jìn)行開發(fā)利用。

數(shù)字出版作為一種內(nèi)容產(chǎn)業(yè)，資源的有效整合至關(guān)重要。出版合同是出版社的重要內(nèi)容資源，也是數(shù)字出版行業(yè)的重要參與者，從最初的選題和作者簽約，購買外文版權(quán)到編輯數(shù)字制作，以及最終與平臺(tái)合作進(jìn)行內(nèi)容上架，都發(fā)揮了不可或缺的作用。因此，數(shù)字出版的環(huán)境下，出版社積極應(yīng)對新形勢，合同格式體現(xiàn)新需求，合同管理注重科學(xué)效率，合同審核嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，合同履行注重版權(quán)保護(hù)，才能助力出版社穩(wěn)定發(fā)展，適應(yīng)新的發(fā)展趨勢。

一、數(shù)字出版環(huán)境下對出版合同的新需求

（一）授權(quán)期限

目前出版業(yè)內(nèi)圖書出版合同授權(quán)期限一般為1年、3年、5年等，最長是10年。在合同有效期內(nèi)，出版社可以利用多種形式開發(fā)現(xiàn)有作品。有效期期滿，則各項(xiàng)權(quán)利相應(yīng)終止。如果作品的著作權(quán)保護(hù)期尚未到期，出版社希望繼續(xù)使用相關(guān)資源，則必須重新獲得授權(quán)。未經(jīng)授權(quán)，則侵犯了著作權(quán)人的著作權(quán)。

數(shù)字出版市場風(fēng)起云涌，數(shù)字版權(quán)也變成一部分可觀收入。對于作者而言，手握版權(quán)待價(jià)而沽，都想通過減少授權(quán)或頻繁交易獲取更多的收益；對于出版社而言，長期合同、完整授權(quán)，才能看到未來收益大，才會(huì)有后期的努力經(jīng)營和精心宣傳。所以，爭取長期穩(wěn)定的授權(quán)，出版社才能放開手腳，經(jīng)營者和作品實(shí)現(xiàn)雙贏。

（二）信息網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán)

發(fā)展數(shù)字出版，版權(quán)問題是重中之重。牢牢抓住作者及其作品，維護(hù)出版商與作者之間的穩(wěn)定關(guān)系是簽訂出版合同的關(guān)鍵。我們必須簽署作品的信息網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán)，因?yàn)閿?shù)字版權(quán)已經(jīng)逐漸超越了傳統(tǒng)的紙質(zhì)圖書出版權(quán)，成為出版商的第一大利潤來源。

業(yè)務(wù)中，出版社與版權(quán)所有者簽訂出版合同必須明確包含網(wǎng)絡(luò)信息傳播權(quán)，或獲得作者授權(quán)以附件形式添加在合同里。只有獲得信息網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán)才能實(shí)現(xiàn)數(shù)字出版。但隨著數(shù)字版權(quán)的收益占比越來越大，作者對網(wǎng)絡(luò)信息傳播權(quán)也更加重視，導(dǎo)致在與出版社簽訂合同時(shí)，排除了此項(xiàng)權(quán)利的授予。這就要求出版社尊重作者權(quán)益，充分溝通，向作者說明利弊，也需要編輯人員強(qiáng)化數(shù)字版權(quán)意識(shí)，爭取積累更多的版權(quán)資源。

（三）優(yōu)先權(quán)和未來版權(quán)

優(yōu)先權(quán)，即出版商優(yōu)先購買作者下一部作品版權(quán)的權(quán)利。作者和作品都是出版社精心包裝的產(chǎn)品，與作者建立良好穩(wěn)定的合作關(guān)系，贏得作者信任和優(yōu)先權(quán)，并不斷激發(fā)和保持作者創(chuàng)造力，就有可能在未來的競爭中快人一步，搶占戰(zhàn)略高地。

未來版權(quán)，即作者不僅授權(quán)即將出版的作品，還授權(quán)后續(xù)作品。在完成后續(xù)作品后，如果約定的出版商拒絕簽署出版合同，作者可以將其授權(quán)給其他出版商。出版社要牢牢掌握作品的未來版權(quán)，因?yàn)樾碌膫鞑ゼ夹g(shù)的出現(xiàn)將產(chǎn)生新的出版手段和作品使用方式。在簽署未來版權(quán)時(shí)，這些作品將成為可用的資源。然而，在實(shí)踐中，目前很少有出版社落實(shí)未來版權(quán)，如果一些作者和作品成名，想再度合作則不像當(dāng)初那么容易。

（四）轉(zhuǎn)授權(quán)及轉(zhuǎn)授權(quán)使用的收益分配

除了根據(jù)自身需要的各種形式使用作品外，出版社還可以與第三方合作，對作品進(jìn)一步加以利用。為了更好地開展數(shù)字出版業(yè)務(wù)，使出版社與作者之間的合作達(dá)到雙贏，而不是一方的獨(dú)角戲，圖書出版合同中應(yīng)明確設(shè)立轉(zhuǎn)授權(quán)條款，只有作者事先同意出版社的轉(zhuǎn)授權(quán)行為，出版社才能消除后患?jí)驈氐装l(fā)揮自身優(yōu)勢，為各方創(chuàng)造最大價(jià)值。

與第三方合作，出版社和作者的最終目的都是獲得收益。出版社通過授權(quán)閱讀平臺(tái)或電商等第三方收取一定的作品使用費(fèi)，作者因?yàn)榕c出版社簽訂的許可使用合同，也可以從出版社的轉(zhuǎn)授行為中獲得相應(yīng)的報(bào)酬。一旦獲得轉(zhuǎn)授權(quán)，出版社可自行決定合作方式及轉(zhuǎn)授權(quán)使用價(jià)格。作者有權(quán)知曉出版社的轉(zhuǎn)授行為，并根據(jù)出版合同的約定，與出版商分享收益。

二、數(shù)字出版環(huán)境下合同審核應(yīng)注意的問題

數(shù)字出版內(nèi)容資源與出版合同的審核管理有直接關(guān)系。首先，紙質(zhì)圖書市場利潤持續(xù)下滑，傳統(tǒng)出版社舉步維艱，單一的紙質(zhì)圖書專有出版權(quán)已經(jīng)不能滿足需求。其次，互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)和移動(dòng)端對圖書內(nèi)容資源的開發(fā)利用越來越成熟，迫使出版社獲得更充分更完整的版權(quán)與其合作。最后，雖然大多數(shù)出版社經(jīng)過多年的積累，已經(jīng)形成了自己的專業(yè)領(lǐng)域并擁有龐大的出版合同資源，但仍存在年份較早無信息網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán)授權(quán)、無法聯(lián)系到著作權(quán)人等問題。如何充分利用現(xiàn)有的合同資源，發(fā)掘更多的潛在資源，成為急需解決的問題。

遺憾的是，面對日益繁榮的數(shù)字出版市場，傳統(tǒng)出版社還沒有對合同資源加以重視，沒有設(shè)立專職的出版合同管理部門，出版合同缺乏統(tǒng)一管理。另外，編輯對數(shù)字出版的認(rèn)識(shí)不夠。具體體現(xiàn)在簽訂出版合同時(shí)沒有長遠(yuǎn)的眼光和大局意識(shí)，輕易放棄數(shù)字版權(quán)，使出版社后期開展數(shù)字出版業(yè)務(wù)陷入被動(dòng)、困難重重。出版社大多數(shù)由總編室負(fù)責(zé)出版合同的管理工作，在執(zhí)行出版合同管理制度和流程方面也存在著一些具體問題，它限制了出版社數(shù)字出版業(yè)務(wù)的發(fā)展。

通常，出版社與著作權(quán)人簽署的圖書出版合同是格式合同，雙方只需在此基礎(chǔ)上就某些個(gè)別事項(xiàng)進(jìn)行約定，包括作品名稱、著作權(quán)人、署名方式、著作方式、稿酬標(biāo)準(zhǔn)及其他補(bǔ)充條款等，數(shù)字出版業(yè)務(wù)中應(yīng)對以下幾點(diǎn)給予特別關(guān)注。

（一）著作權(quán)歸屬

首先，數(shù)字出版市場為創(chuàng)作提供了更大的便利，但并不是所有的創(chuàng)作者都會(huì)表明身份或者具有版權(quán)意識(shí)，授權(quán)過程將變得異常復(fù)雜和困難。其次，著作權(quán)人的類型不同，需要審查的相關(guān)材料就不同。近年來，數(shù)字出版中的版權(quán)糾紛持續(xù)增多，部分原因是著作權(quán)歸屬不明?！吨鳈?quán)法》規(guī)定，著作權(quán)可以屬于原創(chuàng)的作者、根據(jù)法律規(guī)定或合同約定其他自然人、法人或組織；可以獨(dú)立享有或?yàn)閮蓚€(gè)或兩個(gè)以上權(quán)利人共同所有；可以通過創(chuàng)作原始取得或通過許可使用、繼承等方式繼受取得。因此，明確著作權(quán)歸屬，注意合同的實(shí)際簽字人是否合法有效，是否符合出版社相關(guān)規(guī)定，是出版社審查合同的關(guān)鍵事項(xiàng)，也是出版社避免潛在風(fēng)險(xiǎn)的重要方法。

（二）外文作品授權(quán)

一方面，隨著數(shù)字出版的發(fā)展，越來越多的圖書被通過各種渠道翻譯、引進(jìn)和出版。出版商應(yīng)始終小心謹(jǐn)慎，并牢記外國作品的版權(quán)是歸原著作權(quán)人所有。如需對外文作品翻譯成中文進(jìn)行出版，除了取得譯者對中文內(nèi)容的授權(quán)外，還要取得原著作權(quán)人對外文內(nèi)容的授權(quán)。另一方面，消費(fèi)者閱讀模式的即時(shí)性碎片化使得眾籌翻譯出版應(yīng)運(yùn)而生。這種新的翻譯方式利用集體的智慧和業(yè)余者的熱情滿足了人們對信息時(shí)效性的需求，但就目前而言，數(shù)字出版雖為眾籌翻譯出版搭建了平臺(tái)，但制度并不完善。原著作者、眾多翻譯者與出版社之間的利益共享機(jī)制尚未建立，存在著大量侵權(quán)現(xiàn)象，影響其可持續(xù)發(fā)展。

（三）合同有效期

數(shù)字出版對合同的合作期限提出了新的要求，但對于合同的有效期，卻往往被出版社忽視。一些編輯缺乏工作經(jīng)驗(yàn)，面對強(qiáng)勢的作者沒有話語權(quán)，作者說多長時(shí)間就簽多長時(shí)間，不僅讓出版社吃了大虧，也損害了作者的利益。一方面，應(yīng)該增強(qiáng)傳統(tǒng)編輯的數(shù)字出版意識(shí)；另一方面，合同管理人員應(yīng)及時(shí)跟蹤、監(jiān)督合同的履行情況，檢查合同的有效期限。

此外，出版合同的生效日期與出版合同的有效期不同，合同生效日期是從雙方簽字蓋章之日起算，合同的有效期從作者提交書稿或者出版該書的日期計(jì)算。因?yàn)閷?shí)際工作中如果發(fā)生合同簽訂日期與作者交稿日期相隔太久、作者推遲交稿、出版社出書時(shí)間較長等情況，會(huì)占用大量時(shí)間。如果合同的有效期是從簽訂合同之日起計(jì)算的，合同期限又很短，圖書可能尚未出版或剛出書不久，合同就已經(jīng)到期，出版社很難進(jìn)行推廣傳播。

（四）合同附件和補(bǔ)充協(xié)議

合同附件和補(bǔ)充協(xié)議一般是指，有些合同中未能說明的事項(xiàng)或是合同履行過程中發(fā)生變化出現(xiàn)的新情況，需要及時(shí)用書面形式確定下來，添加在合同后并在合同中說明。例如，傳統(tǒng)的出版社早先簽訂的出版合同對于網(wǎng)絡(luò)信息傳播權(quán)未作提及，近年來出版社數(shù)字出版步伐加快，在與第三方平臺(tái)合作時(shí)，就不得不聯(lián)系原作者追加授權(quán)作為補(bǔ)充協(xié)議。書稿的編寫要求、目錄、大綱，作者的授權(quán)書等也可以作為附件。對于不在合同格式文本中的特殊事項(xiàng)，也需要簽訂補(bǔ)充協(xié)議。審查時(shí)首先要檢查合同附件是否缺失，其次是是否在合同中注明，最后還要注意合同附件和補(bǔ)充協(xié)議與主合同是互補(bǔ)關(guān)系，二者具有相同的法律效力，要避免前后不一致、自相矛盾。

三、數(shù)字出版環(huán)境下合同管理應(yīng)注意的問題

（一）原件歸檔

出版合同簽訂后一式兩份，交由甲乙雙方自行妥善保管。出版社若未設(shè)置合同管理部門則由總編室保存合同原件。圖書出版合同經(jīng)過部門蓋章、登記、編號(hào)，一旦存檔就要履行規(guī)范嚴(yán)格的借閱手續(xù)。在具體的管理中，已交稿并申請到書號(hào)的圖書出版合同外，可以將書號(hào)標(biāo)注在出版合同上，按書號(hào)順序排列保存。如需要查閱可以通過書號(hào)或時(shí)間順序來查找，十分便利。未申請書號(hào)的圖書出版合同應(yīng)另外保存。除出版合同，前文中提及的附件和補(bǔ)充協(xié)議也要與出版合同放置在一起統(tǒng)一保管，不得遺失。

（二）合同電子文檔

在妥善保管合同原件的基礎(chǔ)上，出版社應(yīng)掃描原件，建立詳盡的合同電子文檔進(jìn)行備份保存。因?yàn)楹贤９苄枰加靡欢臻g，對于歷史悠久或出版圖書數(shù)量多的大出版社而言，原件放在何處保管是一件頭疼的事；容易遺失；多次查閱或年代較久后會(huì)產(chǎn)生磨損；管理大量累積的出版合同也會(huì)浪費(fèi)大量的人力物力，耗費(fèi)大量的時(shí)間和成本。相反，電子文檔的保存突破了時(shí)間和空間的限制，有利于長期存儲(chǔ)和檢索。雖然初始掃描較為麻煩，但建立電子文檔庫后，可以通過合同編號(hào)、合同簽訂時(shí)間等關(guān)鍵條款進(jìn)行檢索，快速調(diào)閱電子文檔。

（三）合同關(guān)鍵信息

合同關(guān)鍵條款具體包括授權(quán)范圍、交稿和出版時(shí)間、樣書數(shù)量、稿費(fèi)約定、合同期限等。這些條款與雙方利益最為密切并在合同履行中起主導(dǎo)作用，因此出版社對其進(jìn)行信息化管理十分必要。與合同電子文件一樣，合同管理者在原件存檔時(shí)提取合同的關(guān)鍵條款，形成便于快速訪問和統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)文件。如下圖：

信息技術(shù)已進(jìn)入合同的管理工作，通過提取合同關(guān)鍵條款等方式對出版合同進(jìn)行信息化管理，總編室能節(jié)省大量人力物力，及時(shí)方便準(zhǔn)確地跟蹤合同的履行；各工作環(huán)節(jié)能夠快速溝通、信息共享；實(shí)現(xiàn)編輯、印刷、發(fā)行、財(cái)務(wù)等部門協(xié)同配合；通過對信息匯集、整理、分類、分析，有助于較客觀地反映出版社的經(jīng)營情況，有利于輔助提供科學(xué)合理的決策建議。

我國數(shù)字出版發(fā)展迅速，雖存在不少問題，但也孕育著光明的前景。作為變化著的新事物，數(shù)字出版對出版合同的要求是在不斷發(fā)展變化的，出版合同的管理不能再盲目沿用舊方法。在版權(quán)資源開發(fā)管理越來越重要的新形勢下，出版合同合需要反映行業(yè)發(fā)展的新要求和市場環(huán)境的新變化，出版從業(yè)人員需要密切關(guān)注數(shù)字出版發(fā)展趨勢，努力完善出版合同審查的每一個(gè)細(xì)節(jié)，探索更加切實(shí)有效的管理方法，才能尋得可持續(xù)發(fā)展。