高職院校人事檔案管理面臨的問(wèn)題及對(duì)策

黃菲菲

摘 要：隨著我國(guó)社會(huì)的不斷進(jìn)步，當(dāng)前高職院校教育事業(yè)發(fā)展迅速，高職院校干部人事制度改革也在不斷深入推進(jìn)。同時(shí)，隨著當(dāng)今社會(huì)信息化進(jìn)程的不斷加快，對(duì)我國(guó)高職院校人事檔案的管理也產(chǎn)生了不同程度的影響，出現(xiàn)了一些問(wèn)題，亟需解決。文章主要對(duì)當(dāng)前社會(huì)環(huán)境下高職院校的人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，同時(shí)提出相應(yīng)的解決對(duì)策，以幫助相關(guān)的管理工作得以完善和提高。

關(guān)鍵詞：高職院校;人事檔案管理;問(wèn)題;對(duì)策

隨著當(dāng)今社會(huì)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，高職院校相應(yīng)的也進(jìn)入了快速發(fā)展的時(shí)期，對(duì)于其本身教學(xué)的質(zhì)量、培養(yǎng)的人才質(zhì)量、科學(xué)研究水平以及對(duì)于整個(gè)社會(huì)的影響力方面都有了明顯的上升。但與此同時(shí)，由于發(fā)展速度過(guò)快，也面臨著許多較為嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。其中，高職院校干部人事制度中人事檔案管理工作存在的問(wèn)題尤為突出。由于在發(fā)展過(guò)程中，沒(méi)有建立健全完善的管理制度，導(dǎo)致在管理過(guò)程中相關(guān)責(zé)任無(wú)法落實(shí)到位;同時(shí)由于其現(xiàn)代化管理程度較為低下，一定程度上限制了人事檔案管理工作的相關(guān)服務(wù)功能，整個(gè)管理體系亟待創(chuàng)新。因此，為了解決這一問(wèn)題，高職院校就要從根本上改變?nèi)耸聶n案管理思路，完善人事檔案管理機(jī)制，為高職院校的快速發(fā)展提供強(qiáng)有力的組織保障。

一、高職院校人事檔案管理所面臨的問(wèn)題

（一）管理機(jī)制不完善

目前，普遍存在于高職院校人事管理工作中的主要問(wèn)題就是管理不夠規(guī)范，從事人事檔案管理工作的人員檔案管理意識(shí)較為薄弱，管理方式較為傳統(tǒng)，甚至有部分的高職院校仍舊采用較為老套的人工操作的方式方法對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，從而導(dǎo)致發(fā)生各自為政，過(guò)分重視存檔功能輕視利用功能的現(xiàn)象，使得部分高職院校的人力財(cái)力物力產(chǎn)生極大的浪費(fèi)。而且，有的高職院校人事檔案管理過(guò)程中為了能夠節(jié)省人力資源和資金資源，可能會(huì)讓其他工作職位的工作人員兼職進(jìn)行人事檔案管理，因?yàn)樗麄儧](méi)有接受系統(tǒng)專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，這就導(dǎo)致整個(gè)管理工作機(jī)制存在較多的漏洞和缺陷，從而降低整體檔案管理質(zhì)量和水平。

（二）檔案保管形式單一化

隨著高職院校干部人事制度改革的不斷深入，對(duì)高職院校人事檔案工作來(lái)說(shuō)，其人事檔案的保管形式應(yīng)當(dāng)緊跟時(shí)代發(fā)展的潮流，更新其保管的方式方法，提高人事檔案管理的綜合效能，助力干部人事工作發(fā)展。在實(shí)際工作中，對(duì)于人事檔案的保管工作還存在一些問(wèn)題，其中較為顯著的是人事檔案歸檔材料不規(guī)范、內(nèi)容不完整。2018年11月，《干部人事檔案工作條例》正式施行，其中對(duì)人事檔案的管理工作有非常明確的規(guī)定和要求，但在實(shí)際操作過(guò)程中，由于高職院校特殊的教育體制與管理分散的問(wèn)題，使得人事檔案材料的收集工作具有很大的難度。截至目前，大多數(shù)的高職院校仍舊還是以紙質(zhì)的形式保存相關(guān)的人事檔案材料，對(duì)于人事檔案信息的保管和利用也主要是以紙質(zhì)材料為載體。但是，人事檔案紙質(zhì)材料在保存和利用的過(guò)程中極易受損，保管難度非常大，并且投入的代價(jià)也較大，極易造成損失。[2]

二、高職院校人事檔案管理中存在問(wèn)題的解決措施

（一）建立完善的管理體制，加強(qiáng)人事檔案材料歸檔工作的責(zé)任落實(shí)

對(duì)于高職院校的人事檔案管理工作而言，其必須要把《干部人事檔案工作條例》作為基本遵循，并結(jié)合高職院校的特點(diǎn)對(duì)整個(gè)人事檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)合理的規(guī)劃，建立健全管理體制。

（二）建立統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，提升人事檔案信息化管理水平

在高職院校信息化的檔案建設(shè)過(guò)程中，要使用統(tǒng)一、規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)，以保證人事檔案電子數(shù)據(jù)的整理、保存和利用等工作流程都能夠有序進(jìn)行，防止出現(xiàn)重復(fù)建設(shè)以及不能兼容等情況。[3]同時(shí)，對(duì)于人事檔案載體由紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案的過(guò)程中，為了保障能夠建立準(zhǔn)確、詳實(shí)以及完整的人事檔案信息，同時(shí)方便相關(guān)檔案管理和利用部門(mén)的分析、統(tǒng)計(jì)以及比較等工作的順利進(jìn)行，則需要建立信息化數(shù)據(jù)檢索工具，進(jìn)一步提升人事檔案管理工作的信息化水平，讓人事檔案服從和服務(wù)于高職院校整體工作。

（三）建立嚴(yán)格的保密制度，強(qiáng)化人事檔案的安全保密意識(shí)

高職院校人事檔案在干部人事管理工作中具有重要意義，檔案管理人員在實(shí)際工作中，要高度重視人事檔案安全，必須給予足夠的重視。同時(shí)，也要將人事檔案信息安全問(wèn)題放在整個(gè)管理工作中的重要位置，制定和完善相關(guān)人事檔案保密制度，進(jìn)一步強(qiáng)化其安全保密意識(shí)。人事檔案管理工作人員要將人事檔案相關(guān)信息進(jìn)行科學(xué)合理區(qū)分，甄選出可以公開(kāi)與非公開(kāi)兩個(gè)部分，將個(gè)人基本信息存入可以公開(kāi)的選項(xiàng)中，而將涉及到隱私的信息放入到非公開(kāi)的選項(xiàng)中，做到“該公開(kāi)的一條不少，該保密的一條不漏”。同時(shí)，對(duì)于非公開(kāi)的人事檔案信息一律采取措施安全保存，禁止無(wú)關(guān)人員查閱，杜絕將其放入公共網(wǎng)絡(luò)，以保障人事檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)的安全可靠。

三、結(jié)語(yǔ)

當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入全面發(fā)展的信息化、互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，對(duì)完善和提升高職院校人事檔案的管理工作而言，既需要繼續(xù)借鑒和利用現(xiàn)有的相關(guān)學(xué)術(shù)研究成果，同時(shí)也需要結(jié)合高職院校的實(shí)際和時(shí)代發(fā)展的特征進(jìn)行開(kāi)拓創(chuàng)新。要在發(fā)展過(guò)程中不斷改進(jìn)自身存在問(wèn)題，并且提高其人事檔案管理服務(wù)水平，以保障其在高職院校的發(fā)展過(guò)程中能夠提供準(zhǔn)確的信息資源，為高職院校的全面整體發(fā)展服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊陽(yáng)，關(guān)英慧.新時(shí)期高校人事檔案管理面臨的問(wèn)題與對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（03）：155.

[2]趙祺.高職院校人事檔案管理模式碎片化存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].智庫(kù)時(shí)代，2017（14）：192-193.

[3]劉蔚.高職院校人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)與機(jī)遇[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（11）：144.