新時期職業(yè)院校檔案管理工作創(chuàng)新分析

杜春黎

摘 要：新時期對職業(yè)院校的檔案管理工作提出了更高的要求，既要保證管理工作的質(zhì)量還要創(chuàng)新工作方式。現(xiàn)階段職業(yè)院校檔案管理工作還存在著一些問題，如工作人員管理意識不強、專業(yè)人員缺乏、檔案信息化不完善等，要想提高新時期職業(yè)院校的檔案管理工作，必須要與時俱進創(chuàng)新管理方式，本文通過分析存在的問題，提出了幾點創(chuàng)新建議希望對今后的檔案管理工作提供參考價值。

關(guān)鍵詞：新時期;職業(yè)院校;檔案管理

職業(yè)教育是我國教育體系中重要的一部分，隨著社會的發(fā)展對職業(yè)型人才的需求日益增加，職業(yè)教育越來越受社會認(rèn)可，而在職業(yè)院校中，對學(xué)生的檔案管理也是重中之重，新時期下做好職業(yè)院校的檔案管理工作，可以幫助學(xué)生記錄下成長歷程，從學(xué)生入學(xué)開始到畢業(yè)所有的檔案信息都會記錄在案，由于學(xué)生多每個人的情況都不一樣，檔案內(nèi)容也存在差異，所以新時期對職業(yè)院校的檔案管理工作提出了更高的要求。

1 高職院校檔案管理存在的問題

1.1 檔案管理缺乏創(chuàng)新性

信息技術(shù)的普及已經(jīng)運用到各行各業(yè)，對于檔案管理工作來講只有與時俱進，運行信息技術(shù)才能保證工作更加順利的進行，省時省力省心，信息技術(shù)在檔案管理中的運用可以方便信息建檔查閱更加快捷。職業(yè)院校檔案管理工作應(yīng)該全面進行升級數(shù)字化，積極創(chuàng)新，完善檔案管理制度，工作人員應(yīng)結(jié)合實際工作經(jīng)驗，運用信息技術(shù)不斷創(chuàng)新。

1.2 實用性較差

在職業(yè)院校檔案管理工作中，由于學(xué)校對其不重視，資金投入也相對較少，造成了設(shè)施更新慢，影響檔案工作的實用性。對于建校更早的職業(yè)院校，還有的在采用傳統(tǒng)的管理模式，如果管理人員不主動創(chuàng)新，積極的進行檔案數(shù)字化運用，管理松散都會降低檔案管理的實用性。

2 新時期職業(yè)院校檔案管理工作創(chuàng)新舉措

2.1 積極引進數(shù)字信息化檔案管理技術(shù)

傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不適用與現(xiàn)在的職業(yè)院校檔案管理工作，傳統(tǒng)管理方法無可避免的會耗費更大的物理及人力，還容易發(fā)生工作上的失誤，不僅影響工作效率還會降低質(zhì)量。引進數(shù)字信息化進行檔案管理工作，可以更好的提升檔案管理的效率，在收集信息方面更加方便快捷，便于記錄、查閱、檢索。檔案管理工作的發(fā)展趨勢就是要跟隨社會的發(fā)展，部分學(xué)校雖然采用了信息化管理，但是在環(huán)節(jié)上還是存在不合理問題，這就需要工作人員對工作方式進行創(chuàng)新，例如：可以設(shè)置二維碼，在學(xué)生的檔案或者畢業(yè)證書上設(shè)置二維碼，安全性上采用手機短信驗證方式，學(xué)生如果需要查閱檔案信息，只要掃碼就可以查詢，既提高了工作效率還增加的保密性。

2.2 創(chuàng)新與改進檔案管理模式

在管理模式上也要進行創(chuàng)新改進，信技術(shù)的運用雖然建立了交流平臺，在檔案查詢和共享上提供了方便，但是安全性也是不容忽視的環(huán)節(jié)，權(quán)限的設(shè)置是必要的，不同的人就要設(shè)置不同的權(quán)限，這樣可以最大化的保證信息的安全性，尤其是對查閱檔案的人，權(quán)限的設(shè)置可以保證信息不會被別有用心的人利用。權(quán)限設(shè)置的群體因人而異，在學(xué)生入學(xué)時需要建檔的情況下，教師可以開放權(quán)限給學(xué)生，這樣便于學(xué)生進行檔案填寫，避免收集檔案過程中出現(xiàn)失誤，保證學(xué)生信息正確完整的錄入，提高精準(zhǔn)性。檔案收集完后，工作人員進行審核確認(rèn)，生成真實有效的檔案信息，權(quán)限給了學(xué)生不僅避免了檔案信息在填寫時出現(xiàn)的錯誤，還提高了工作效率，減輕了工作人員的壓力，還保證了工作質(zhì)量。

2.3 不斷完善職業(yè)院校檔案管理制度

完善的檔案管理制度可以保證檔案管理工作的順利進行，不斷的完善管理制度可以應(yīng)對各種變化，信息數(shù)字化的管理工作更要注重制度的完善，從根本上保證職業(yè)院校檔案管理工作的順利開展，對檔案的歸檔時間、換檔時間都要進行明確規(guī)定，明確責(zé)任對于超時歸檔的人員要給予一定行的處罰警告，這樣就能嚴(yán)格保證工作人員及使用人員都能遵守管理制度，保證了檔案的保密性已經(jīng)完整性。

2.4 創(chuàng)新管理服務(wù)模式

隨著人們服務(wù)意識的真強，好的服務(wù)方式才能更好的為人們進行服務(wù)，檔案管理工作也要創(chuàng)新服務(wù)方式，多元化發(fā)展。在服務(wù)模式上要先從方案入手，對方案進行優(yōu)化，開展多種多樣的文化活動，對一些珍貴的檔案可以進行展覽活動，要求專家進行講座，使檔案管理透明公開化，讓學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、師生都能了解檔案管理的流程，提高檔案管理的關(guān)注程度。合理利用新媒體平臺，利用微信、QQ、微博建立交流平臺，讓更多的人參與進來，集思廣益、解疑答惑，要隨時更新管理信息，保證信息的及時有效性，讓使用的人能及時了解信息的動態(tài)，更加了解檔案管理工作。還可以和其他學(xué)校進行合作，積極溝通交流檔案管理的心得及體會，加強網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)，建立完善的電子檔案系統(tǒng)，促進檔案管理工作的發(fā)展，為查詢?nèi)藛T、使用人員提供更加高效、快捷、方便的查詢方式，創(chuàng)新了服務(wù)模式，節(jié)省了人力減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)，提供了更好的服務(wù)。

2.5 加強檔案管理人才培養(yǎng)

檔案管理工作的人才培養(yǎng)也必不可少的，專業(yè)的人才才能更好的進行工作，所以要加強人才的引進，對在職人員加強培訓(xùn)，提高工作人員的工作素養(yǎng)及法律意識，可以邀請專家講座，定期組織培訓(xùn)。讓工作人員的工作水平及綜合素質(zhì)得到全面提高，制定獎懲制定，激發(fā)工作人員的積極性及責(zé)任。

3 結(jié)語

綜上所述，新時期對檔案管理提出了新的邀請，只有緊跟時代發(fā)展，創(chuàng)新管理模式完善管理制度，才能提高職業(yè)院校檔案管理工作的質(zhì)量，提升工作人員的品質(zhì)，工作人員要積極創(chuàng)新、大膽創(chuàng)新，只有這樣才能為檔案管理的發(fā)展貢獻(xiàn)一份力量，從根本上促進學(xué)校的發(fā)展。

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