中藥智能藥架系統(tǒng)的構(gòu)建與應(yīng)用

張 童 顧彩翠 張紅芹 石 娜 顧平榮

品管圈（QCC）是促進質(zhì)量持續(xù)改進的常用工具之一，已廣泛應(yīng)用于國內(nèi)各醫(yī)療機構(gòu)的藥事管理中。QCC 活動可分為問題解決型和課題達成型兩大類型[1]。課題達成型QC STORY 問題大致分為3 類，開拓新業(yè)務(wù)、現(xiàn)狀突破和創(chuàng)造魅力型品質(zhì)[2]。我院門診中藥房于2019年3月啟用中藥全自動發(fā)藥機，其可顯著提高處方調(diào)配速度和準(zhǔn)確率。然而中藥入庫、月度盤點時，仍需人工計數(shù)，再用電腦進行信息錄入。據(jù)原廣州軍區(qū)廣州總醫(yī)院統(tǒng)計，門診中藥房7 名工作人員在非正常上班時間集中盤點，耗時需5.5 h[3]。手工入庫、盤點這一傳統(tǒng)模式信息化程度低，且耗時。由此門診中藥房聯(lián)合信息處、醫(yī)務(wù)處、設(shè)備科等多科協(xié)作構(gòu)建此次QCC 成員，共同建設(shè)智能中藥架系統(tǒng)，以實現(xiàn)中藥房全信息化管理。

1 資料與方法

1.1 一般資料

收集中藥智能藥架系統(tǒng)實施前后的二級庫月度盤點所需時間、月度總收支誤差以及圈活動的成長值，進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析。

1.2 QCC 管理方法

1.2.1 成立QCC 圈名為五味圈，小組成員12 名，方案設(shè)計由中藥房工作年限較長人員討論制訂，實施方面由高職稱藥師帶領(lǐng)年輕骨干進行實際操作。

1.2.2 主題選定及活動計劃擬定 全體圈員根據(jù)現(xiàn)階段工作問題，以頭腦風(fēng)暴方式提出3 個備選主題，以加權(quán)評分法選定主題，按有效性權(quán)重0.4、可行性0.3、時間性0.2、自主性0.1 進行打分，最終選定“開 發(fā)全信息化中藥智能藥架系統(tǒng)”為本次活動主題，見表1。根據(jù)主題類型評價表確定本QCC 屬于課題達成型。按照課題達成型QCC 十大步驟制訂活動計劃表[4]，明確分工和采用的方法[5]。

1.2.3 QCC 課題明確化

1.2.3.1 課題的定義 全信息化是指智能庫存顯示系統(tǒng)與醫(yī)院管理信息系統(tǒng)（HIS）通過指定界面進行對接，實現(xiàn)飲片的智能化管理。智能中藥架系統(tǒng)包括藥品庫存系統(tǒng)、上藥取藥增減系統(tǒng)、電子顯示屏、HIS 信號接收匹配平臺。

1.2.3.2 對課題進行預(yù)查新 數(shù)據(jù)來源于中國期刊全文數(shù)據(jù)庫，符合查新要求，在國內(nèi)所檢索的相關(guān)文獻中未見相同報告。

1.2.4 目標(biāo)值設(shè)定及可行性分析

1.2.4.1 目標(biāo)值 2018年11月份二級庫藥架盤點，耗時61 min，作為現(xiàn)況值。目標(biāo)值=現(xiàn)況值-（現(xiàn)況值×改善重點×圈能力）=61-（61×100%×79.7%）= 13 min。其中圈能力值=A×a+B×b+C×c+品管圈經(jīng)驗值。工作年資a 即權(quán)重40%，學(xué)歷b 為30%，主題改善能力c 為30%。根據(jù)公式計算得出五味圈圈能力值為79.7%。

1.2.4.2 可行性分析 對團隊信息化系統(tǒng)研發(fā)能力進行評估。縱觀整個團隊，有信息工程師的積極參與；所有成員均具有QCC 經(jīng)驗；60%成員具有庫房管理工作經(jīng)驗，可為目標(biāo)值的實現(xiàn)提供多方位技術(shù)支持。本次活動需購置設(shè)備中藥架，其他無額外費用支出，活動也得到了領(lǐng)導(dǎo)的支持與參與，相關(guān)費用已被納入2019年預(yù)算，為小組目標(biāo)提供了經(jīng)濟可行性。

1.2.5 提出各種方案并確定最佳方案 圈員經(jīng)頭腦風(fēng)暴，提出想法后，采用系統(tǒng)圖法展開分析。設(shè)定一級子方案，包括硬件設(shè)計方案、軟件設(shè)計方案、智能中藥架系統(tǒng)設(shè)計三部分。硬件設(shè)計方案包括藥架布局設(shè)計、顯示屏幕選擇。顯示屏幕選擇包括LED屏幕和電視屏。根據(jù)分辨力、操作性等綜合評價，選定LED 屏幕為最佳方案。軟件設(shè)計方案包括分區(qū)程序設(shè)計、架位最大庫存上限設(shè)計。分區(qū)程序設(shè)定包括藥品多位置模式和藥品一貨一位。根據(jù)上藥效率和可操作性，選定藥品一貨一位方案。架位最大庫存上限包括手工統(tǒng)計表和信息系統(tǒng)錄入。根據(jù)信息化程度和相應(yīng)時間，選定信息系統(tǒng)自動提示最大庫存方案。中藥架系統(tǒng)設(shè)計方案分為飲片入庫申請單方案、飲片入庫定位方案、智能出入庫方案、盤點單自動生成方案和效期智能提醒。對系統(tǒng)設(shè)計方案下的各個子方案進行分析評價，如優(yōu)缺點、及時性、經(jīng)濟性等，選定最佳方案為系統(tǒng)自動生成缺貨單、紙質(zhì)標(biāo)簽定位、PDA 掃碼出入庫。

表1 課題評分

1.2.6 制訂對策 1）安裝基建及LED 顯示屏。中藥架每個架位安裝一個庫存LED 顯示屏，標(biāo)注飲片名稱、數(shù)量、規(guī)格、有效期等，并對字體大小及排版做出最優(yōu)設(shè)計。2）編寫藥品分區(qū)程序。編寫藥品分區(qū)程序時，確定第一原則為就近原則，即發(fā)藥機的機位對應(yīng)中藥貨架位，便于發(fā)藥機上藥。3）配置PDA。通過PDA 掃碼，實現(xiàn)飲片的增減、維護數(shù)據(jù)等功能。4）信息交互配套軟件設(shè)計。與HIS 系統(tǒng)進行無縫化鏈接，接收HIS 基礎(chǔ)信息和調(diào)配平臺數(shù)據(jù)。5）增設(shè)二維碼與批號。聯(lián)系廠商，飲片包裝上添加藥物信息的數(shù)字批號，以便批號追蹤[6]。掃描二維碼時，LED 屏幕自動更新藥品有效期。

1.2.7 對策處置與效果確認 1）依據(jù)中藥房日常工作環(huán)境設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)安裝LED 顯示屏及基建設(shè)施并對此項技術(shù)申請合作專利。基建及顯示屏、藥架的安裝進度無延誤，且執(zhí)行率100%。2）編寫飲片分區(qū)程序后，將此項措施納入飲片日常維護及HIS日常維護標(biāo)準(zhǔn)。并根據(jù)工作中出現(xiàn)的各種需求，持續(xù)優(yōu)化飲片位置，優(yōu)化程序。HIS 提示的飲片位置與飲片實際位置相符率達100%。3）將PDA 的配置納入中藥房日常工作設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)，使用PDA，實施增減庫存，使用率100%。4）信息交互配套軟件系統(tǒng)保證了處方接收成功率為100%，實時庫存更新的準(zhǔn)確率為100%。5）將藥包的二維碼與數(shù)字批號配置納入中藥 房飲片日常入庫管理標(biāo)準(zhǔn)。小組成員對批號追蹤進行測試，成功率為100%。

2 效果

2.1 有形成果

2.1.1 二級庫月度盤點時間 2019年5月數(shù)據(jù)顯示，二級庫盤點時間為10 min，達到了目標(biāo)值。目標(biāo)達標(biāo)率=（改善后-改善前）/（目標(biāo)值-改善前）×100%=（10-61）/（13-61）×100%=106.25%。

2.1.2 月度總收支誤差 2019年5月，月度總收支誤差為-0.12%。較2018年11月，誤差下降了0.06%。

2.2 附加效益

對LED 顯示屏進行了排版設(shè)計，智能提示有效期，使效期管理更加便捷。實現(xiàn)了批號可追蹤。單品種的賬物相符率大幅提高。

2.3 無形成果

團隊成員運用品管手法的能力明顯提高，團隊的凝聚力和向心力顯著提升，圈員工作積極性增強。見表2。

2.3 標(biāo)準(zhǔn)化

此次活動制訂了中藥飲片出入庫規(guī)范化操作流程，具體如下：1）系統(tǒng)根據(jù)飲片庫存量自動生成請領(lǐng)單；2）醫(yī)藥公司根據(jù)請領(lǐng)單發(fā)貨；3）根據(jù)紙質(zhì)二維碼條提示位置，掃描PDA 進行貨架上藥；4）輸入上藥量，顯示屏自動更新庫存；5）藥架取貨時，PDA 掃碼，出庫；6）輸入取藥量，顯示屏自動更新庫存；7）月末盤點時系統(tǒng)自動生成庫存量單。

2.4 檢討與改進

針對此次主題活動，開展小組會議，總結(jié)經(jīng)驗，逐一分析課題達成型各大步驟中的困難點，并給出解決措施。若選定主題時，不知怎么定題目才能涵蓋所有問題。解決方式是充分進行腦力激蕩，由每位圈員寫出自己的想法，再進行匯總調(diào)整。不知何種方案如何做才是最適當(dāng)?shù)?，不知如何進行障礙及不良反應(yīng)的判定。解決方式是拋開方案難易，解放思維方式，并做到合理分工。深入分析方案，必要時從不同角度進行兩次分析。

3 討論

全信息化智能中藥架系統(tǒng)實現(xiàn)了實時更新庫存功能。每月盤點時由藥架系統(tǒng)自動生成庫存清單，改變了以往人工清點飲片數(shù)量的傳統(tǒng)模式，可明顯縮短實際盤點時間，節(jié)約人力、物力。中藥房工作環(huán)境衛(wèi)生整潔，飲片放置井然有序，徹底告別了傳統(tǒng)中藥房臟亂的工作環(huán)境。智能中藥架系統(tǒng)與HIS無縫對接，可以實現(xiàn)每日進貨，由專人按照庫存清單進行進貨工作，簡單便捷。目前全國多家醫(yī)院正嘗試將中藥房推向全面智能化和數(shù)字化，建立“智慧中藥房”[7]。智能中藥架系統(tǒng)的建設(shè)充分體現(xiàn)了“互聯(lián)網(wǎng)+”概念[8]，改變了傳統(tǒng)模式，是中藥房發(fā)展史上的一大變革。

王臨潤等[9]指出QCC 活動迅速發(fā)展壯大，極大地推動了醫(yī)療質(zhì)量的改善。本次是中藥房首次嘗試課題達成型QCC 活動，整個活動得到了醫(yī)院各部門的大力支持。圈員在QCC 活動中，互相啟發(fā)，各抒 己見，提出思路，整個團隊在愉快的工作氛圍中高效完成課題。然而此次活動仍有許多不足，在下期QCC 活動中，充分進行頭腦風(fēng)暴，嘗試更多的解析工具與手法，持續(xù)改進中藥房各項工作，從而實現(xiàn)螺旋式上升的發(fā)展之路。