做好辦公室文秘綜合管理工作的思考

張玉龍

【摘要】我國社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和生產(chǎn)力水平的進(jìn)一步提升，辦公室文秘管理工作的重要性日漸凸顯。不斷提升辦公室文秘綜合管理工作的質(zhì)量和水平，能夠?yàn)槠髽I(yè)的穩(wěn)定運(yùn)營提供良好的前提條件。

【關(guān)鍵詞】辦公室 ?文秘綜合管理工作 ?思考

做好辦公室文秘的綜合管理工作，有利于提升辦公室工作的效率，為企業(yè)提供良好的基礎(chǔ)保障。從建立完善的規(guī)章制度、提升公文寫作能力、做好細(xì)節(jié)管理工作、確保各項(xiàng)事務(wù)落實(shí)、加強(qiáng)與各部門的溝通和提升自身綜合素質(zhì)。

一、企業(yè)辦公室管理的意義以及存在的不足

（1）缺乏健全的辦公室管理制度?！皼]有規(guī)矩不能成方圓”，在新時(shí)期的大背景下，我國企業(yè)辦公室管理工作還存在很多不足，尤其是缺乏健全的管理體系，無法為實(shí)際管理工作提供參考。首先，辦公室管理制度不規(guī)范，工作分配不科學(xué)，存在職能交叉或空位的現(xiàn)象;其次，辦公室管理監(jiān)管不嚴(yán)格，監(jiān)督工作不到位，考評不及時(shí)，不利于調(diào)動辦公室管理者的工作積極性;最后，管理制度執(zhí)行力較差，有些部門不重視，執(zhí)行工作不嚴(yán)格，存在職能缺失現(xiàn)象。

（2）辦公室服務(wù)工作不科學(xué)。企業(yè)作為國家基礎(chǔ)建設(shè)行業(yè)，與百姓的關(guān)系十分緊密，作為特殊的資源供應(yīng)產(chǎn)業(yè)，其工作宗旨就是全心全意為人民服務(wù)，缺乏服務(wù)意識，在深度和廣度上認(rèn)識不明，會嚴(yán)重阻礙企業(yè)職能的發(fā)揮。具體而言，企業(yè)辦公室服務(wù)層次不明，深度不夠，管理流程不細(xì)化和完善，影響了服務(wù)范圍的延展。據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有些辦公室管理者無法及時(shí)答復(fù)人們的問題，管理樞紐性作用不能凸顯，信息服務(wù)嚴(yán)重滯后。

（3）企業(yè)辦公室管理人員的綜合素質(zhì)有待進(jìn)一步提高。企業(yè)辦公室管理內(nèi)容多樣，涉及到管理、服務(wù)等各項(xiàng)工作，管理者經(jīng)常身兼數(shù)職，繁重的作業(yè)也會制約他們的發(fā)展。另外，一些企業(yè)的職工也沒有接收過正規(guī)系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，創(chuàng)新意識淡薄，組織素養(yǎng)不高。其中還包含很多老員工，他們的思想意識落后，對辦公室管理不了解，信息技術(shù)掌握的不好，無法構(gòu)建一支高水平的管理隊(duì)伍，嚴(yán)重?fù)p害了國家利益。

二、辦公室文秘綜合管理工作的策略

（1）建立健全規(guī)章制度。建立完善的規(guī)章制度是提高辦公管理效率的有力保證。能夠?qū)崿F(xiàn)對辦公室秘書行為的有效約束，有利于規(guī)范辦公室工作流程，促使辦公室秘書樹立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，為企業(yè)發(fā)展保駕護(hù)航。因此，企業(yè)應(yīng)以完善辦公規(guī)章制度為出發(fā)點(diǎn)，在深入了解企業(yè)發(fā)展經(jīng)營特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，制定切實(shí)可行的辦公制度，充分征求各部門意見，完善科學(xué)合理的辦公制度。同時(shí)，在制定辦公制度過程中，應(yīng)使用簡明扼要的語言，防止詞語不表達(dá)意思的現(xiàn)象。加強(qiáng)對辦公室制度實(shí)施的監(jiān)督，完善辦公室制度的實(shí)施，不斷提高辦公室秘書綜合管理水平。例如，辦公室的一個(gè)公司開發(fā)了一種良好的考勤系統(tǒng)，衛(wèi)生系統(tǒng)，離開系統(tǒng)，辦公室工作人員要嚴(yán)格遵守紀(jì)律，按時(shí)上班，不遲到，提前離開，辦公時(shí)間堅(jiān)持后，出去辦事辦公室領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告行蹤，時(shí)間和保持工作聯(lián)系。除特殊情況外，不允許有任何空缺職位。一切職權(quán)范圍內(nèi)的事情都要積極解決，不能解決的，要向領(lǐng)導(dǎo)請示。領(lǐng)導(dǎo)交辦的任何工作都應(yīng)完成完成報(bào)告后交給領(lǐng)導(dǎo)處理結(jié)果，使工作緊密聯(lián)系，很好地完成。同時(shí)，辦公室秘書要注意自己的形象，做整潔的衣服和帽子，外表大方，遇到人要待人處事講禮貌，對其他部門和外籍員工要熱情接待。

（2）做好細(xì)節(jié)管理，確保各項(xiàng)工作精益求精。細(xì)節(jié)決定成敗，細(xì)節(jié)決定世界。秘書工作的核心是文字、文件和服務(wù)。寫作要高標(biāo)準(zhǔn)，語法、政策、意識形態(tài)上不能有低級錯(cuò)誤。每句話都應(yīng)該精心表達(dá)其意思。文件流轉(zhuǎn)也是一項(xiàng)精細(xì)的工作，要實(shí)現(xiàn)閉環(huán)管理，從文件的接收，到文件的流轉(zhuǎn)，到文件的回收、銷毀或返還，整個(gè)過程都應(yīng)該是閉環(huán)的，要做好文件編號、進(jìn)度跟蹤等細(xì)節(jié)工作。要牢固樹立精品服務(wù)理念，注重服務(wù)細(xì)節(jié)，突出服務(wù)效率。我們應(yīng)該對每件事都一絲不茍。我們要把難的事情辦好，把急的事情辦好，把雜的事情搞清楚，把復(fù)雜的事情簡單化。

（3）做好監(jiān)督管理工作，確保各級監(jiān)督要求及時(shí)落實(shí)。做好員工助理。秘書工作人員的作用主要體現(xiàn)在傳遞文件、會議記錄、監(jiān)督待辦事項(xiàng)清單等方面。各級領(lǐng)導(dǎo)每一天有很多文書工作，和解決各種問題，辦公室秘書人員好第一遍，好文件過濾器優(yōu)先，有三種方式到紙質(zhì)文件中心的來源，一個(gè)是通過傳真接收文件，二是通過機(jī)要處轉(zhuǎn)來的上級或兄弟單位文件，三是部門主管部門加蓋公章后直接由秘書長中心的文件。其中，通過傳真機(jī)收到的文件要進(jìn)行篩選，有相當(dāng)多的文件是一些社會組織或團(tuán)體發(fā)出的會議邀請函、購買刊物的信件等，對于這類文件應(yīng)該直接銷毀。其次，做好會議記錄也很重要，特別是每周一的中心例會和各類總結(jié)會議。領(lǐng)導(dǎo)的要求必須高度細(xì)化，及時(shí)反映在會議紀(jì)要中，并將會議紀(jì)要，特別是會議安排的待辦事項(xiàng)傳達(dá)給中心的每一位員工。必須在會議紀(jì)要中明確時(shí)間節(jié)點(diǎn)和完成標(biāo)記，并及時(shí)跟蹤監(jiān)督執(zhí)行情況，確保上級要求和領(lǐng)導(dǎo)指示得到迅速落實(shí)。

（4）做好溝通策劃工作，確保工作的和諧高效。凡事都是先做后做。做任何工作必須提前規(guī)劃、合理布局，根據(jù)任務(wù)的重要性，重點(diǎn)工作，運(yùn)行的時(shí)間長度，合理的工作計(jì)劃，提前堅(jiān)定地建立一個(gè)概念，總是事先準(zhǔn)備，提前，提前規(guī)劃，做到早知道，提前部署工作，早期干預(yù)，每個(gè)節(jié)點(diǎn)在控制的過程中，確保組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。每一項(xiàng)工作都要與人打交道，溝通至關(guān)重要，要有大局意識。做好工作如果溝通充分，肯定既正確又有效，反之，必然效果不好。因此，要加強(qiáng)內(nèi)外溝通，主動“早”，努力“細(xì)”，妥善處理和解決各種復(fù)雜問題，確保各項(xiàng)工作有序推進(jìn)和高效實(shí)施。我們要做好“總調(diào)度員”和“總管事”，充分發(fā)揮“橋梁紐帶”的作用，在整體服務(wù)中，協(xié)調(diào)各方，不做不替代，協(xié)調(diào)不放不握手。要善于集中團(tuán)隊(duì)政策，凝聚團(tuán)隊(duì)力量，發(fā)揮團(tuán)隊(duì)智慧，時(shí)刻保持吃苦耐勞的心態(tài)，在和諧和諧的氛圍中推進(jìn)各項(xiàng)工作。

（5）做好身心管理工作，保證良好的身心素質(zhì)。身體是革命的資本。聽起來很俗，但是很實(shí)用。辦公室工作任務(wù)繁重，工作關(guān)系錯(cuò)綜復(fù)雜，只有具備良好的身體素質(zhì)和心理素質(zhì)才能從容應(yīng)對繁雜的心理、身體工作和控制、調(diào)節(jié)個(gè)人情緒。做事急為“快”，快而不亂，慢為“穩(wěn)”，穩(wěn)而不拖，在任何工作中都要從容不迫、從容不迫。在工作中要始終保持奉獻(xiàn)的熱情和毅力，要對工作充滿熱情。

總之，做好細(xì)節(jié)管理工作，確保各項(xiàng)事務(wù)落實(shí)，能夠提升辦公室文秘綜合管理工作的辦事效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]王萍.淺談如何做好新時(shí)期企業(yè)辦公室文秘工作[J].2017.

[2]林杰.淺談做好辦公室文秘綜合管理工作的思考[J].2017.