基于大數(shù)據(jù)時(shí)代下的高校檔案管理工作研究

賀麗 宋愛(ài)梅 賀輝

本文以高校檔案管理工作為研究視角，針對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代中如何進(jìn)一步提高高校檔案管理工作效率提出建議。隨著高等教育事業(yè)的發(fā)展，高校學(xué)生數(shù)量逐漸增加，對(duì)學(xué)生檔案管理提出了更高的要求;同時(shí)大數(shù)據(jù)時(shí)代中，學(xué)生檔案管理信息化進(jìn)程加快，客觀上要求高校學(xué)生檔案管理模式的轉(zhuǎn)變。為適應(yīng)高等教育發(fā)展的要求，順應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代特點(diǎn)，高校辦學(xué)實(shí)踐中要高度重視學(xué)生檔案管理工作，從而提高學(xué)生檔案管理的效率與效能。

1 科學(xué)設(shè)計(jì)學(xué)生檔案科目，健全檔案管理制度

第一，各高校在開(kāi)學(xué)生檔案管理工作的過(guò)程中，一定要與時(shí)俱進(jìn)的變革管理理念，逐步從之前的封閉式檔案資料記錄轉(zhuǎn)化為開(kāi)放性的資料搜取與歸檔機(jī)制;第二，學(xué)生檔案的側(cè)重點(diǎn)要發(fā)生改變，集中關(guān)注學(xué)生在校期間，在各項(xiàng)學(xué)習(xí)、實(shí)踐活動(dòng)中表現(xiàn)出的性格特點(diǎn)與能力特征，凸顯學(xué)生的知識(shí)技能、思想道德進(jìn)步情況的信息記錄。第三，學(xué)生檔案管理應(yīng)該始終本著“服務(wù)為本”的基本理念，不僅要體現(xiàn)關(guān)心學(xué)生成長(zhǎng)、關(guān)愛(ài)學(xué)生發(fā)展的思想，同時(shí)要注重學(xué)生的全方位發(fā)展和身心健康成長(zhǎng)，在學(xué)生檔案內(nèi)容中體現(xiàn)更多的人文關(guān)懷，使得學(xué)生檔案管理工作可以與立德樹(shù)人辦學(xué)理念融為一體，為學(xué)生終身發(fā)展服務(wù)。第四，俗話說(shuō)“沒(méi)有規(guī)矩，難成方圓”，所以在開(kāi)展高質(zhì)量、高效率學(xué)生檔案管理工作的過(guò)程中，一定要建立起科學(xué)完善的學(xué)生管理制度，這是推動(dòng)高校檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化、信息化展開(kāi)的基礎(chǔ)與保障，也是實(shí)現(xiàn)高效檔案管理的重要前提。新時(shí)代、新發(fā)展，新理念、新要求，萬(wàn)象更新的歷史階段中，高等教育的教學(xué)理念、育人思想以及管理模式不斷創(chuàng)新變革，學(xué)生的價(jià)值訴求呈現(xiàn)多元化發(fā)展態(tài)勢(shì)，這在客觀上要求技工院校必須要與時(shí)俱進(jìn)的更新學(xué)生管理制度，例如，一定要嚴(yán)格學(xué)籍的注冊(cè)手續(xù)，規(guī)范學(xué)歷電子注冊(cè)的程序，對(duì)學(xué)生開(kāi)展量化考核。同時(shí)，要注意對(duì)檔案資料服務(wù)制度的完善，引導(dǎo)全體工作人員為學(xué)生個(gè)人、用人單位提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)，使得學(xué)生檔案管理可以充分體現(xiàn)大數(shù)據(jù)理念。

2 引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，推進(jìn)檔案信息化管理

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，使得大數(shù)據(jù)技術(shù)滲透到社會(huì)實(shí)踐的各個(gè)角落?；谶@一宏觀背景，高校學(xué)生檔案管理信息化步伐不斷加快。這在客觀上要求檔案管理部門一定要積極引進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)，如數(shù)據(jù)挖據(jù)技術(shù)、數(shù)據(jù)分析技術(shù)等，加快檔案管理信息化進(jìn)程，推進(jìn)高校學(xué)生檔案管理效率與服務(wù)能力的提升。第一，通過(guò)電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)分析技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案資料的統(tǒng)計(jì)，一方面可以有效減少檔案統(tǒng)計(jì)工作的誤差，另一方面可以極大程度的提高檔案信息統(tǒng)計(jì)工作的效率;第二，通過(guò)對(duì)專業(yè)軟件工具與信息化管理系統(tǒng)的有效應(yīng)用，極快建立電子化學(xué)生檔案，可以將多元化的檔案信息收入到檔案管理系統(tǒng)中，從而使得檔案信息的呈現(xiàn)方式更加豐富，利于完善信息檔案系統(tǒng)，從而確保檔案的客觀性與完整性;第三，以大數(shù)據(jù)技術(shù)為基礎(chǔ)可以構(gòu)建起網(wǎng)絡(luò)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)而將學(xué)生的檔案信息進(jìn)行時(shí)效性整合，經(jīng)過(guò)快速處理之后納入到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，這樣可以提高檔案搜索、調(diào)閱的效率，規(guī)避傳統(tǒng)檔案管理實(shí)踐中丟失檔案、文書(shū)檔案損壞等問(wèn)題，同時(shí)打破了檔案利用受到時(shí)間與空間雙重限制的尷尬局面，利于檔案服務(wù)效率的提升;第四，利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)構(gòu)建系統(tǒng)化的安全監(jiān)管機(jī)制，通過(guò)防火墻技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)密鑰技術(shù)的應(yīng)用對(duì)學(xué)生檔案實(shí)施動(dòng)態(tài)監(jiān)管，有利于提高學(xué)生檔案的安全性、保密性，最終達(dá)到科學(xué)化、安全性學(xué)生檔案管理的目的。

3 強(qiáng)化高校檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

高校檔案管理人員是高校學(xué)生檔案管理工作的主體，也是推動(dòng)學(xué)生檔案管理工作效率與質(zhì)量提高的動(dòng)力。而在大數(shù)據(jù)時(shí)代中，高校學(xué)生檔案管理工作呈現(xiàn)出新特點(diǎn)，對(duì)相關(guān)工作人員提出了新要求。所以一定要進(jìn)一步強(qiáng)化學(xué)生管理人員隊(duì)伍建設(shè)力度，為高校學(xué)生檔案管理工作的順利展開(kāi)奠定堅(jiān)實(shí)的人力資源基礎(chǔ)。一方面，高校辦學(xué)實(shí)踐中要重視檔案管理工作，重視檔案管理人才引進(jìn)，積極完善學(xué)生管理崗位的考核機(jī)制及激勵(lì)機(jī)制，優(yōu)化相關(guān)工作人員的工作環(huán)境，從而吸引更多優(yōu)秀的檔案管理人員進(jìn)入檔案管理隊(duì)伍，從而為高校學(xué)生管理團(tuán)隊(duì)注入新鮮的血液;另一方面，高校一定要重視人才培養(yǎng)，加大對(duì)現(xiàn)有工作人員的培訓(xùn)力度，從而實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理人員職業(yè)能力與職業(yè)素養(yǎng)的動(dòng)態(tài)提升，保質(zhì)保量的完成各項(xiàng)工作任務(wù)。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，大數(shù)據(jù)時(shí)代中高校學(xué)生檔案管理工作呈現(xiàn)出新特點(diǎn)，所以需要積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理理念，結(jié)合檔案信息化管理的目標(biāo)要求健全學(xué)生檔案管理制度，同時(shí)要注意提高工作人員的職業(yè)技能，進(jìn)而有效應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)化檔案管理工作。

（作者單位：1山東省濟(jì)南第七中學(xué);2山東省棗莊市臺(tái)兒莊區(qū)農(nóng)民就業(yè)辦公室）