基于檔案數(shù)字化角度探討破解數(shù)字檔案館建設(shè)的困境

郭洪軍 連俊屹

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2019）6-149-02

摘 要 在開展數(shù)字檔案館工作過程中，要認(rèn)識(shí)到數(shù)字檔案的價(jià)值和意義，深入分析數(shù)字檔案館建設(shè)中存在的問題，做到有的放矢，提升數(shù)字檔案館建設(shè)的針對(duì)性和實(shí)踐性，結(jié)合數(shù)字檔案館發(fā)展實(shí)際，探索適合數(shù)字檔案館的管理策略，讓科學(xué)化管理真正落到實(shí)處，激活數(shù)字檔案館發(fā)展動(dòng)力，進(jìn)而提升數(shù)字檔案館綜合管理水平，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)效能的全面提升。

關(guān)鍵詞 數(shù)字化 檔案管理 檔案館建設(shè)

隨著現(xiàn)代社會(huì)的快速發(fā)展，數(shù)字檔案館在社會(huì)運(yùn)轉(zhuǎn)體系中的作用日益凸顯。在工作實(shí)踐中，要加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)工作，提升建設(shè)工作層級(jí)，提升建設(shè)的綜合效果，通過多種方式防范風(fēng)險(xiǎn)，提升工作效率，適應(yīng)當(dāng)前數(shù)字檔案館發(fā)展需求，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)效能的全面提升。數(shù)字檔案館運(yùn)轉(zhuǎn)復(fù)雜，對(duì)于管理效率要求較高。在開展數(shù)字檔案館建設(shè)中，面臨越來越多的新問題和新挑戰(zhàn)，如果不能及時(shí)調(diào)整數(shù)字檔案館建設(shè)策略，則無(wú)法適應(yīng)新常態(tài)的發(fā)展需求。在實(shí)踐中，數(shù)字檔案館建設(shè)仍有一些不足之處，有待深入挖掘并發(fā)現(xiàn)其中的問題，同時(shí)提出針對(duì)性的解決對(duì)策，適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展需求。

一、數(shù)字檔案館建設(shè)的困境分析

（一）信息化水平不足

隨著現(xiàn)代信息化建設(shè)的深入推進(jìn)，在數(shù)字檔案館中構(gòu)建現(xiàn)代管理體系，對(duì)于數(shù)字檔案館綜合管理效能具有重要意義。但是，在開展建設(shè)工作過程中，很多工作還沒有建立起相應(yīng)的信息化體系，而只是利用電腦等設(shè)備進(jìn)行簡(jiǎn)單的檔案存儲(chǔ)和記錄，對(duì)于綜合信息化建設(shè)認(rèn)知不足，也無(wú)法充分利用大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代信息資源，數(shù)字檔案管理綜合水平不足，數(shù)字檔案本身的作用也沒有發(fā)揮出來。

（二）精細(xì)化水平有待提升

在現(xiàn)代數(shù)字檔案館建設(shè)實(shí)踐中，精細(xì)化管理水平仍有待提升，大部分?jǐn)?shù)字檔案館仍處于粗放式的管理階段，對(duì)于數(shù)字檔案的綜合利用與細(xì)化梳理能力仍相對(duì)較為薄弱，難以適應(yīng)現(xiàn)代數(shù)字檔案館綜合發(fā)展趨勢(shì)，作為相關(guān)工作者，要深入探索，積極思考，尋求科學(xué)的工作創(chuàng)新模式和工作路徑，以精細(xì)化建設(shè)為方向，切實(shí)采取有效的措施，提升數(shù)字檔案館數(shù)字檔案管理綜合水平。

（三）數(shù)字化建設(shè)缺乏一定的針對(duì)性

對(duì)于數(shù)字檔案館建設(shè)工作而言，已經(jīng)形成了相對(duì)穩(wěn)定的工作模式和工作體系，很多工作都是按部就班的推進(jìn)和開展。在數(shù)字檔案館建設(shè)實(shí)踐中，普遍存在缺乏針對(duì)性的問題，很多工作人員在推進(jìn)建設(shè)工作中，沒有結(jié)合本單位、本地區(qū)的實(shí)際情況，整個(gè)建設(shè)工作浮于表面，沒有結(jié)合具體工作項(xiàng)目的實(shí)際內(nèi)容，所采取的工作模式和策略存在一定問題，通過有針對(duì)性的開展點(diǎn)對(duì)點(diǎn)式的建設(shè)，可以提升綜合水平，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新目標(biāo)。

（四）數(shù)字化建設(shè)效能有待提升

作為一項(xiàng)常規(guī)工作，數(shù)字檔案館建設(shè)也需要耗費(fèi)較多的人力物力，對(duì)于數(shù)字檔案館而言也會(huì)產(chǎn)生一定的影響，如果不能提升建設(shè)效能，則會(huì)制約數(shù)字檔案館總體的推進(jìn)。在實(shí)踐中，很多數(shù)字檔案館都存在建設(shè)效能比較低的問題，也投入了相應(yīng)的資源，但是相應(yīng)的效果沒有發(fā)揮出來，甚至容易埋下工作上的問題和隱患，有待深入發(fā)掘，找到數(shù)字檔案館建設(shè)存在的現(xiàn)實(shí)問題，提出高效的解決策略。

（五）建設(shè)需要解決人才瓶頸問題

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的來臨，現(xiàn)代數(shù)字檔案館建設(shè)工作開始與信息技術(shù)深度融合。在突進(jìn)建設(shè)工作中，不能忽視現(xiàn)代信息技術(shù)的指引作用，充分利用現(xiàn)代多媒體設(shè)備提升信息化操作水平，提升建設(shè)效能，通過數(shù)據(jù)信息技術(shù)整合資源，更早、更及時(shí)、更準(zhǔn)確的發(fā)現(xiàn)建設(shè)工作中存在的問題，提升數(shù)字檔案館綜合效果。在現(xiàn)代社會(huì)工作體系中，人才是第一要?jiǎng)?wù)，在推動(dòng)數(shù)字檔案館建設(shè)中，要認(rèn)識(shí)到人才的重要性。從數(shù)字檔案館建設(shè)來看，由于建設(shè)工作要占據(jù)一定的資源，所以往往容易受到忽視，對(duì)于人員的培訓(xùn)工作也沒有擺到足夠高的位置。對(duì)于這種情況，要提升對(duì)人才的培訓(xùn)力度，進(jìn)而適應(yīng)當(dāng)前數(shù)字檔案館發(fā)展的實(shí)際需求。

二、基于檔案數(shù)字化的數(shù)字檔案館建設(shè)策略

（一）積極融入現(xiàn)代信息技術(shù)

在數(shù)字檔案館建設(shè)中，傳統(tǒng)模式都是采取單純的人力模式，沒有有效利用和融入現(xiàn)代信息技術(shù)。在這樣的背景下，建設(shè)普遍效果不夠理想。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，特別是移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，讓傳統(tǒng)檔案和現(xiàn)代技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來，對(duì)于提升綜合管理效能也具有積極意義。在實(shí)踐中，建設(shè)人員要認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)的作用，不斷加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，同時(shí)強(qiáng)化整個(gè)信息工作體系建設(shè)，注重信息技術(shù)的應(yīng)用效率，通過融入多元手段，提升綜合效能。隨著現(xiàn)代各種應(yīng)用軟件的開發(fā)，應(yīng)用于建設(shè)現(xiàn)場(chǎng)工作的程序也不斷開發(fā)出來，智能化、實(shí)用性水平也得到了大幅度的提升。作為建設(shè)人員，要認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代數(shù)字檔案館的信息化發(fā)展方向，提升思想認(rèn)知能力，讓信息化工具真正發(fā)揮作用。作為數(shù)字檔案館單位，也要及時(shí)更新硬件、軟件設(shè)施，夯實(shí)信息技術(shù)基礎(chǔ)，理順工作流程和體系，推動(dòng)傳統(tǒng)建設(shè)工作與現(xiàn)代技術(shù)的整合效率，提升綜合管理效果。

（二）數(shù)字檔案館建設(shè)要突出科學(xué)性

隨著時(shí)代的發(fā)展，現(xiàn)代數(shù)字檔案館建設(shè)工作已經(jīng)發(fā)生了一定的變化，傳統(tǒng)建設(shè)理論和模式已經(jīng)出現(xiàn)了落伍的現(xiàn)象，在實(shí)踐中，針對(duì)數(shù)字檔案館發(fā)展出現(xiàn)的新問題和新趨勢(shì)，管理者要認(rèn)清形勢(shì)，探索科學(xué)的建設(shè)路徑，認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代建設(shè)的發(fā)展方向。融入并采用現(xiàn)代管理理念和模式，提升建設(shè)的綜合效果。對(duì)于數(shù)字檔案館發(fā)展的新問題，要及時(shí)調(diào)整思路，構(gòu)建科學(xué)的建設(shè)體系，滿足現(xiàn)代建設(shè)發(fā)展需求。從全行業(yè)范圍來看，數(shù)字檔案館運(yùn)營(yíng)既具有普遍性特征，同時(shí)也具有自身的運(yùn)營(yíng)特點(diǎn)。在數(shù)字檔案館建設(shè)實(shí)踐中，要因地制宜，不能采取千篇一律的工作方式。在實(shí)踐中，既要學(xué)習(xí)先進(jìn)地區(qū)和單位的工作經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)也要結(jié)合自身發(fā)展實(shí)際情況、實(shí)際特點(diǎn)和發(fā)展階段，調(diào)整數(shù)字檔案館建設(shè)的效果，從而避免資源的浪費(fèi)，最大限度發(fā)揮數(shù)字檔案館的核心作用，保障數(shù)字檔案館發(fā)展方向，減小和防范風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)管理上的創(chuàng)新提升。

（三）充分利用現(xiàn)代移動(dòng)媒體終端

現(xiàn)代移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)給數(shù)字檔案館建設(shè)工作帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，通過媒體終端，可以實(shí)現(xiàn)信息的快速查詢、搜集、錄入，對(duì)于提升數(shù)字檔案管理效能的重要意義。作為數(shù)字檔案館工作人員，要認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代移動(dòng)互聯(lián)技術(shù)的發(fā)展方向，充分利用APP等終端載體，提升數(shù)字檔案館建設(shè)和利用的靈活性，更好的指引現(xiàn)代數(shù)字檔案工作發(fā)展。在實(shí)踐中，工作人員要和軟件數(shù)字檔案館積極對(duì)接和溝通，將管理工作中存在的問題和需求及時(shí)反饋給軟件開發(fā)企業(yè)，進(jìn)而在軟件開發(fā)和優(yōu)化的過程中，融入實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，提升移動(dòng)終端開展的科學(xué)性和高效性，讓軟件真正發(fā)揮作用，讓數(shù)字檔案館建設(shè)與移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)真正無(wú)縫對(duì)接。

（四）靈活運(yùn)用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)

隨著現(xiàn)代大數(shù)據(jù)和人工智能技術(shù)的快速發(fā)展，給數(shù)字檔案館建設(shè)提供了新的工具。作為現(xiàn)代信息技術(shù)工具，大數(shù)據(jù)在處理數(shù)字檔案方面具有先天的優(yōu)勢(shì)，通過整合數(shù)據(jù)資源，可以實(shí)現(xiàn)智能化的分析與篩選，提升綜合管理效果。在實(shí)踐中，工作人員要注重信息資源的挖掘與整理，通過整合數(shù)據(jù)資源體系，形成自己?jiǎn)挝坏臄?shù)據(jù)庫(kù)，在數(shù)據(jù)利用和梳理過程中，要有針對(duì)性的搜集和整理，為下一步數(shù)據(jù)分析做好準(zhǔn)備。在利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行數(shù)字檔案管理優(yōu)化的過程中，要注重探索科學(xué)的算法，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的高效利用，為指引下一步工作提供有力的支撐，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理目標(biāo)，推動(dòng)數(shù)字檔案館綜合建設(shè)水平提升。

（五）加強(qiáng)信息化人才隊(duì)伍建設(shè)

隨著現(xiàn)代數(shù)字檔案館的發(fā)展，對(duì)于工作的要求越來越高，對(duì)于人才的需求也越來越大。在數(shù)字檔案館發(fā)展過程中，吸納先進(jìn)人才固然重要，但是也要加強(qiáng)原有人才梯隊(duì)的建設(shè)。在實(shí)際工作中，由于待遇或其他因素的影響，檔案館在吸納會(huì)計(jì)專業(yè)人才方面一直存在短板，如何提升人才吸引力，打造現(xiàn)代人才隊(duì)伍，也是管理者需要重點(diǎn)考慮的問題。對(duì)于現(xiàn)有的工作人員，單位要定期組織培訓(xùn)，選取有針對(duì)性的培訓(xùn)內(nèi)容，對(duì)于規(guī)范性、科學(xué)性操作進(jìn)行培訓(xùn)，通過組織外出參觀和培訓(xùn)，提升工作人員的視野，進(jìn)而在工作中可以有的放矢的進(jìn)行創(chuàng)新，提升自身工作能力。在培訓(xùn)內(nèi)容和地點(diǎn)的選取上，可以和專業(yè)的人才培訓(xùn)機(jī)構(gòu)進(jìn)行合作，提供更為科學(xué)的培訓(xùn)方案，將人才培訓(xùn)落到實(shí)訓(xùn)，避免出現(xiàn)走過場(chǎng)或者實(shí)效性不高的問題。通過構(gòu)建建設(shè)人才體系，可以提供堅(jiān)實(shí)的人才保障，同時(shí)通過對(duì)其他部門領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的培訓(xùn)，也能提升全單位對(duì)建設(shè)工作的認(rèn)知，能夠更好配合建設(shè)工作，融入數(shù)字化建設(shè)工作中來。在開展數(shù)字檔案館建設(shè)過程中，需要打造現(xiàn)代人才隊(duì)伍，激活人才工作能動(dòng)性，滿足現(xiàn)代數(shù)字檔案館發(fā)展趨勢(shì)。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在開展數(shù)字檔案館建設(shè)工作過程中，要注重構(gòu)建現(xiàn)代數(shù)字化工作體系，提升數(shù)字化建設(shè)效果，要充分引入現(xiàn)代信息技術(shù)，提升建設(shè)效果，通過發(fā)現(xiàn)建設(shè)中的問題，將發(fā)展隱患消滅在萌芽之中，為數(shù)字檔案館發(fā)展提供更為堅(jiān)實(shí)的保障，夯實(shí)發(fā)展基礎(chǔ)，迎接新時(shí)期的挑戰(zhàn)，推動(dòng)數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展不斷向前邁進(jìn)。在人才隊(duì)伍建設(shè)中，要注重信息化建設(shè)，提升工作人員的信息化操作能力，在引進(jìn)數(shù)字檔案管理人才的時(shí)候，要注重對(duì)于信息化能力的考核，同時(shí)要組織進(jìn)行高質(zhì)量的培訓(xùn)，提升原有工作人員的綜合素質(zhì)和信息化操作水平，適應(yīng)現(xiàn)代數(shù)字檔案館改革發(fā)展趨勢(shì)。

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