淺談如何做好信息時代下的檔案管理工作

陳萍

【摘要】隨著社會信息化進程的加快，信息資源已經成為人類社會活動和經濟活動的戰(zhàn)略資源，檔案作為一種原生的信息資源，其重要性日益凸顯出來。檔案信息化是檔案工作創(chuàng)新的客觀需要，是傳統(tǒng)檔案管理走向現(xiàn)代化檔案管理的一個重要標志，它將全面促進檔案工作的現(xiàn)代化、標準化和服務化。

【關鍵詞】檔案工作 信息時代

檔案事業(yè)是我們黨和國家事業(yè)發(fā)展的一個不可缺少的重要方面。檔案記載著單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對研究本單位的工作業(yè)績和科學發(fā)展提供了第一手的資料，同時檔案作為一種原生的信息資源，其重要性日益凸顯出來。面對劇烈的社會變化，我們應清楚的認識到，信息時代給我們檔案管理工作帶來了的不僅是挑戰(zhàn)，更是機遇和新生。我們檔案工作者要不斷學習科學知識，逐步掌握信息技術為檔案工作服務，為社會主義經濟建設服務，為社會主義精神文明建設服務。

一、檔案的定義

檔案是指在各項工作中形成的，具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄，是領導決策的依據(jù)，是對工作查考的憑據(jù)，也是科學研究和基礎設施，設備建設的可靠資料，因此做好檔案管理工作，對于管好用好檔案，充分開發(fā)利用資源起著重要作用。

二、信息時代檔案管理的內容

檔案管理一般包括檔案的收集、整理、保管、編目、檢索與統(tǒng)計等。信息時代檔案管理工作的內容在信息時代，檔案管理工作發(fā)生了很大的變化。尤其是計算機技術的加入，是的檔案管理由傳統(tǒng)的、簡單的紙介保管向現(xiàn)代化、數(shù)字化改變。利用計算機信息技術，編次，分類來進行統(tǒng)一管理。當有需要提取檔案時，利用計算機技術篩選，有效的提取所需要的文件，提高工作效率。信息時代，檔案管理工作的主要內容包括：檔案管理設備建設、檔案信息資源建設、檔案信息化和規(guī)范化管理、檔案信息化網絡建設、信息化檔案管理人才的培養(yǎng)等等內容。

三、檔案管理信息化的重要性

改革開放以來，中國的經濟與科學技術不斷的發(fā)展，到了現(xiàn)在的信息時代，人們從思維、行為方式上都有著根本性的轉變。這也使得許多行業(yè)也得到了發(fā)展，使得行業(yè)技術的進一步提高。作為檔案，無論是在傳統(tǒng)時候，還是在改革變遷之后的信息時代，其最主要的作用就是信息的一種載體，而我們隨著時代的進步，我們要做的就是思考如何使得檔案管理也隨著時代一起發(fā)展，怎樣才能提高檔案管理效率，更好的為人民服務。信息時代的檔案管理最主要的特征就是進行信息化轉變，案存在形勢由以往的紙質形勢轉變?yōu)橐噪娮游募蝿莸奈淖?、圖片、音視頻等資料。檔案管理中，需要對檔案進行長時間的管理和保存，防止檔案出現(xiàn)問題等，對于傳統(tǒng)的紙介來說，這不是一個簡單的問題。紙介檔案在放置時間過長之后可能會有受潮、蟲害等事故的發(fā)生。而且關于紙質的檔案往往只有一份，沒有其他備份，一旦檔案發(fā)生損毀，無法彌補。所以傳統(tǒng)情況下為了保證紙介檔案的安全，往往需要投入大量的人力以及財力，而信息化的檔案管理則可以輕松克服這個問題。信息化的檔案管理中，每份檔案都在計算機網絡中，存儲簡便，而且不易被破壞，且可以備份，更可以進行云存儲。而且由于計算機的計算速度特別的快，當存儲好的文件在電腦里時，如果需要提取檔案時，相比較傳統(tǒng)的紙介檔案查閱難度大，所花費的時間也較長，效率較低;信息化的檔案管理卻是傳閱速度迅速、準確、高效。

四、信息時代檔案工作面臨的挑戰(zhàn)

隨著科學技術不斷發(fā)展，信息的公開化被提上了重要議事日程，各項工作包括檔案工作都面臨嚴峻的挑戰(zhàn)。必須以創(chuàng)新思維指導檔案工作，以適應新時期快速發(fā)展需要。為此檔案部門要改變一切不適應新形勢要求的思想觀念和單一被動的服務方式。傳統(tǒng)的檔案工作服務方式，是一種封閉式的，局限于咨詢者上門查閱檔案，檔案館雖然有大量的檔案信息資源，但大部分不能方便地被員工所利用，談不上充分發(fā)揮檔案信息資源服務員工、服務科研生產發(fā)展的作用。具體表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）對于檔案管理來說，它的保密性是其重要的屬性，有關于檔案資料的保密工作也是日常管理人員需要注意的問題，我國也有相應的法律法規(guī)來進行規(guī)范。

（二）信息開發(fā)利用率低。我國檔案事業(yè)起步較早，雖然信息時代的迅猛發(fā)展為檔案事業(yè)的發(fā)展注入了新鮮的血液，但是受傳統(tǒng)觀念的影響，檔案信息的開發(fā)利用依舊比較呆板和保守。

（三）檔案管理人員的配置問題。信息時代檔案事業(yè)的發(fā)展對管理人員提出了更高的要求，管理人員除了要精通檔案業(yè)務知識外，還要具備熟練的計算機操作技能、以及不斷提高學習更新檔案知識的意識。

（四）檔案管理設施的配置問題。信息時代下合理的設施配置對檔案管理有很大的促進作用。目前幾乎所有檔案部門都擁有電腦、打印機等基礎設施，但由于檔案管理系統(tǒng)軟件較高、系統(tǒng)維護投入大、完善升級復雜等原因導致出現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)不一致、不能通用的現(xiàn)象影響了檔案信息化建設的進度。

五、如何做好信息時代下的檔案工作的應對措施

信息化是當今世界經濟和社會發(fā)展的大趨勢，我們應該轉變陳舊的檔案管理理念，才能使得檔案管理工作跟上信息時代的步伐，更好地服務社會。

（一）加強領導、提高認識。加快檔案信息化的建設，要更新各級檔案人員的知識結構。檔案事業(yè)改革創(chuàng)新，關鍵在于管檔案的人，使檔案信息化有一個明確的引路人。要提高領導的現(xiàn)代化管理水平和業(yè)務工作水平，以適應現(xiàn)代化管理的需要。努力把檔案信息化建設作為政務建設的一個重要內容，逐步構建起各地檔案信息平臺，提高工作水平和工作效率、提高服務質量。

（二）不斷完善檔案管理相關制度。為了更好的做好檔案工作，同時規(guī)范檔案管理人員的工作行為，創(chuàng)造一個良好的工作氛圍，結合自身檔案管理實際情況，在原管理標準的基礎上，制定適應信息時代發(fā)展要求的檔案管理制度。

（三）推進檔案信息化建設。堅持文檔一體化原則，充分利用計算機技術和網絡技術，逐步實現(xiàn)檔案資源上內部局域網，資源共享，進一步提高檔案管理現(xiàn)代化水平。

（四）加強檔案工作者的業(yè)務能力。檔案管理人員應該提高認識水平，強化繼續(xù)教育，加強制度建設，堅持“學用結合、按需施教、重視時效”的方針，切實遵守學以致用的原則。積極參加上級部門舉辦的培訓班，提高自身的檔案工作業(yè)務能力。

參考文獻：

[1]任鳳仙.檔案意識與檔案工作的關系之我見.檔案學通訊，2008（3）.

[2]李愛妹.加快檔案信息化建設不斷創(chuàng)新檔案工作.