淺談如何做好信息時(shí)代下的檔案管理工作

陳萍

【摘要】隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快，信息資源已經(jīng)成為人類社會(huì)活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的戰(zhàn)略資源，檔案作為一種原生的信息資源，其重要性日益凸顯出來。檔案信息化是檔案工作創(chuàng)新的客觀需要，是傳統(tǒng)檔案管理走向現(xiàn)代化檔案管理的一個(gè)重要標(biāo)志，它將全面促進(jìn)檔案工作的現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化和服務(wù)化。

【關(guān)鍵詞】檔案工作 信息時(shí)代

檔案事業(yè)是我們黨和國(guó)家事業(yè)發(fā)展的一個(gè)不可缺少的重要方面。檔案記載著單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對(duì)研究本單位的工作業(yè)績(jī)和科學(xué)發(fā)展提供了第一手的資料，同時(shí)檔案作為一種原生的信息資源，其重要性日益凸顯出來。面對(duì)劇烈的社會(huì)變化，我們應(yīng)清楚的認(rèn)識(shí)到，信息時(shí)代給我們檔案管理工作帶來了的不僅是挑戰(zhàn)，更是機(jī)遇和新生。我們檔案工作者要不斷學(xué)習(xí)科學(xué)知識(shí)，逐步掌握信息技術(shù)為檔案工作服務(wù)，為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為社會(huì)主義精神文明建設(shè)服務(wù)。

一、檔案的定義

檔案是指在各項(xiàng)工作中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄，是領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)，是對(duì)工作查考的憑據(jù)，也是科學(xué)研究和基礎(chǔ)設(shè)施，設(shè)備建設(shè)的可靠資料，因此做好檔案管理工作，對(duì)于管好用好檔案，充分開發(fā)利用資源起著重要作用。

二、信息時(shí)代檔案管理的內(nèi)容

檔案管理一般包括檔案的收集、整理、保管、編目、檢索與統(tǒng)計(jì)等。信息時(shí)代檔案管理工作的內(nèi)容在信息時(shí)代，檔案管理工作發(fā)生了很大的變化。尤其是計(jì)算機(jī)技術(shù)的加入，是的檔案管理由傳統(tǒng)的、簡(jiǎn)單的紙介保管向現(xiàn)代化、數(shù)字化改變。利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，編次，分類來進(jìn)行統(tǒng)一管理。當(dāng)有需要提取檔案時(shí)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)篩選，有效的提取所需要的文件，提高工作效率。信息時(shí)代，檔案管理工作的主要內(nèi)容包括：檔案管理設(shè)備建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、檔案信息化和規(guī)范化管理、檔案信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、信息化檔案管理人才的培養(yǎng)等等內(nèi)容。

三、檔案管理信息化的重要性

改革開放以來，中國(guó)的經(jīng)濟(jì)與科學(xué)技術(shù)不斷的發(fā)展，到了現(xiàn)在的信息時(shí)代，人們從思維、行為方式上都有著根本性的轉(zhuǎn)變。這也使得許多行業(yè)也得到了發(fā)展，使得行業(yè)技術(shù)的進(jìn)一步提高。作為檔案，無論是在傳統(tǒng)時(shí)候，還是在改革變遷之后的信息時(shí)代，其最主要的作用就是信息的一種載體，而我們隨著時(shí)代的進(jìn)步，我們要做的就是思考如何使得檔案管理也隨著時(shí)代一起發(fā)展，怎樣才能提高檔案管理效率，更好的為人民服務(wù)。信息時(shí)代的檔案管理最主要的特征就是進(jìn)行信息化轉(zhuǎn)變，案存在形勢(shì)由以往的紙質(zhì)形勢(shì)轉(zhuǎn)變?yōu)橐噪娮游募蝿?shì)的文字、圖片、音視頻等資料。檔案管理中，需要對(duì)檔案進(jìn)行長(zhǎng)時(shí)間的管理和保存，防止檔案出現(xiàn)問題等，對(duì)于傳統(tǒng)的紙介來說，這不是一個(gè)簡(jiǎn)單的問題。紙介檔案在放置時(shí)間過長(zhǎng)之后可能會(huì)有受潮、蟲害等事故的發(fā)生。而且關(guān)于紙質(zhì)的檔案往往只有一份，沒有其他備份，一旦檔案發(fā)生損毀，無法彌補(bǔ)。所以傳統(tǒng)情況下為了保證紙介檔案的安全，往往需要投入大量的人力以及財(cái)力，而信息化的檔案管理則可以輕松克服這個(gè)問題。信息化的檔案管理中，每份檔案都在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中，存儲(chǔ)簡(jiǎn)便，而且不易被破壞，且可以備份，更可以進(jìn)行云存儲(chǔ)。而且由于計(jì)算機(jī)的計(jì)算速度特別的快，當(dāng)存儲(chǔ)好的文件在電腦里時(shí)，如果需要提取檔案時(shí)，相比較傳統(tǒng)的紙介檔案查閱難度大，所花費(fèi)的時(shí)間也較長(zhǎng)，效率較低;信息化的檔案管理卻是傳閱速度迅速、準(zhǔn)確、高效。

四、信息時(shí)代檔案工作面臨的挑戰(zhàn)

隨著科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，信息的公開化被提上了重要議事日程，各項(xiàng)工作包括檔案工作都面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。必須以創(chuàng)新思維指導(dǎo)檔案工作，以適應(yīng)新時(shí)期快速發(fā)展需要。為此檔案部門要改變一切不適應(yīng)新形勢(shì)要求的思想觀念和單一被動(dòng)的服務(wù)方式。傳統(tǒng)的檔案工作服務(wù)方式，是一種封閉式的，局限于咨詢者上門查閱檔案，檔案館雖然有大量的檔案信息資源，但大部分不能方便地被員工所利用，談不上充分發(fā)揮檔案信息資源服務(wù)員工、服務(wù)科研生產(chǎn)發(fā)展的作用。具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）對(duì)于檔案管理來說，它的保密性是其重要的屬性，有關(guān)于檔案資料的保密工作也是日常管理人員需要注意的問題，我國(guó)也有相應(yīng)的法律法規(guī)來進(jìn)行規(guī)范。

（二）信息開發(fā)利用率低。我國(guó)檔案事業(yè)起步較早，雖然信息時(shí)代的迅猛發(fā)展為檔案事業(yè)的發(fā)展注入了新鮮的血液，但是受傳統(tǒng)觀念的影響，檔案信息的開發(fā)利用依舊比較呆板和保守。

（三）檔案管理人員的配置問題。信息時(shí)代檔案事業(yè)的發(fā)展對(duì)管理人員提出了更高的要求，管理人員除了要精通檔案業(yè)務(wù)知識(shí)外，還要具備熟練的計(jì)算機(jī)操作技能、以及不斷提高學(xué)習(xí)更新檔案知識(shí)的意識(shí)。

（四）檔案管理設(shè)施的配置問題。信息時(shí)代下合理的設(shè)施配置對(duì)檔案管理有很大的促進(jìn)作用。目前幾乎所有檔案部門都擁有電腦、打印機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)施，但由于檔案管理系統(tǒng)軟件較高、系統(tǒng)維護(hù)投入大、完善升級(jí)復(fù)雜等原因?qū)е鲁霈F(xiàn)檔案管理系統(tǒng)不一致、不能通用的現(xiàn)象影響了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)度。

五、如何做好信息時(shí)代下的檔案工作的應(yīng)對(duì)措施

信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)，我們應(yīng)該轉(zhuǎn)變陳舊的檔案管理理念，才能使得檔案管理工作跟上信息時(shí)代的步伐，更好地服務(wù)社會(huì)。

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、提高認(rèn)識(shí)。加快檔案信息化的建設(shè)，要更新各級(jí)檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)。檔案事業(yè)改革創(chuàng)新，關(guān)鍵在于管檔案的人，使檔案信息化有一個(gè)明確的引路人。要提高領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)代化管理水平和業(yè)務(wù)工作水平，以適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要。努力把檔案信息化建設(shè)作為政務(wù)建設(shè)的一個(gè)重要內(nèi)容，逐步構(gòu)建起各地檔案信息平臺(tái)，提高工作水平和工作效率、提高服務(wù)質(zhì)量。

（二）不斷完善檔案管理相關(guān)制度。為了更好的做好檔案工作，同時(shí)規(guī)范檔案管理人員的工作行為，創(chuàng)造一個(gè)良好的工作氛圍，結(jié)合自身檔案管理實(shí)際情況，在原管理標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，制定適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展要求的檔案管理制度。

（三）推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。堅(jiān)持文檔一體化原則，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案資源上內(nèi)部局域網(wǎng)，資源共享，進(jìn)一步提高檔案管理現(xiàn)代化水平。

（四）加強(qiáng)檔案工作者的業(yè)務(wù)能力。檔案管理人員應(yīng)該提高認(rèn)識(shí)水平，強(qiáng)化繼續(xù)教育，加強(qiáng)制度建設(shè)，堅(jiān)持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、重視時(shí)效”的方針，切實(shí)遵守學(xué)以致用的原則。積極參加上級(jí)部門舉辦的培訓(xùn)班，提高自身的檔案工作業(yè)務(wù)能力。

參考文獻(xiàn)：

[1]任鳳仙.檔案意識(shí)與檔案工作的關(guān)系之我見.檔案學(xué)通訊，2008（3）.

[2]李愛妹.加快檔案信息化建設(shè)不斷創(chuàng)新檔案工作.