干部人事檔案信息化管理模式的實現(xiàn)與保障研究

林青

[摘 要]在推進信息化建設(shè)的大背景下，傳統(tǒng)干部人事檔案管理制度存在的缺陷逐漸暴露。本文基于對干部人事檔案信息化管理模式改革必要性分析，探索構(gòu)建干部人事檔案信息化管理的目標(biāo)、內(nèi)容、流程，并從人員、資金、信息安全3方面提出保障信息化管理的對策，為干部人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、現(xiàn)代化提供借鑒。

[關(guān)鍵字]干部檔案;檔案管理;信息化管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.14.081

[中圖分類號]G275.9[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A[文章編號]1673-0194（2019）14-0-02

0? ? ?引 言

作為干部工作的重要組成，干部人事檔案管理是組織對干部個人全面跟蹤管理與監(jiān)督的過程，涉及干部選拔任用、考評、獎懲、待遇以及公務(wù)員管理。2014年《黨政干部選拔任用工作條例》出臺預(yù)示著干部人事制度改革深化。同時，信息化和網(wǎng)絡(luò)化管理技術(shù)的發(fā)展，進一步推動了干部人事檔案管理模式的革新。探索引入現(xiàn)代化管理理念和信息化管理技術(shù)，干部人事檔案信息化管理模式成為組織系統(tǒng)信息化的重要內(nèi)容。

1? ? ?干部人事檔案信息化管理的必要性

1.1? ?保護原始檔案

傳統(tǒng)干部人事檔案以紙質(zhì)形式進行保存，容易出現(xiàn)丟失和損毀的情況。信息化管理，一方面能夠有效預(yù)防檔案信息丟失。紙質(zhì)檔案能夠體現(xiàn)出檔案的歷史特征和原始性，雖然信息化數(shù)字檔案更易于進行信息管理，但不可完全代替原始紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案的積累過程更加復(fù)雜，往往要經(jīng)過多年收集、整理，通過積累并保有原始證據(jù)、珍貴資料的原貌，逐步形成獨立完整的個人人事檔案，必須認(rèn)真加以保護，在某種程度上甚至應(yīng)該限制查閱。將紙質(zhì)干部檔案進行信息化管理，更加便于檔案管理人員進行分類整理及查閱。紙質(zhì)檔案每年都需定期整理和增補，如未按標(biāo)準(zhǔn)化流程進行管理，容易發(fā)生材料遺失，而信息化檔案管理則將紙質(zhì)檔案信息以數(shù)字形式進行備份，從而有效預(yù)防檔案信息丟失。另一方面，避免在檔案查閱過程中人事檔案出現(xiàn)損毀。人事檔案的時間跨度較長，均在50年以上，會出現(xiàn)紙質(zhì)介質(zhì)老化、字跡褪色等自然損壞;尤其是在查閱整理過程中容易出現(xiàn)紙質(zhì)檔案毀壞，而信息化管理能夠降低對紙質(zhì)檔案的損壞程度。

1.2? ?保障檔案的真實性

震驚一時的“王亞麗檔案造假案”暴露了干部人事檔案造假問題的嚴(yán)重程度。檔案的真實性是重要價值的體現(xiàn)，然而個別干部卻利用檔案管理的缺陷，偽造和造假相關(guān)信息，調(diào)換紙質(zhì)檔案實體，導(dǎo)致紙質(zhì)干部檔案可信度下降。2014年至今，中央組織部通過省、市、縣逐級開展干部人事檔案專項審查工作，在審查中發(fā)現(xiàn)了諸多涂改并弄虛作假的現(xiàn)象。新形勢下出現(xiàn)的干部人事檔案信息化管理模式則能非常有效地避免干部人事檔案造假問題。在信息化管理過程中，將個人相關(guān)檔案信息以數(shù)字化形式存儲并備份在不同服務(wù)器中再設(shè)定信息加密保護，無特殊授權(quán)即無法修改信息資料，從而為人事檔案的真實有效性設(shè)置保障關(guān)卡。

1.3? ?提高檔案管理效率

干部人事檔案信息化的本質(zhì)是將紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息資源，進行快捷高效的信息管理。在信息化管理模式下，干部人事檔案信息檢索和查詢工作程序被簡化，方便了信息整理與增補工作流程;同時，個人檔案信息查詢檢索受時空和距離因素的影響程度被大大降低。在信息化管理模式下，干部檔案信息形成數(shù)據(jù)庫，信息編輯處理由原來的無序改為標(biāo)準(zhǔn)流程化;干部檔案信息管理由分散管理轉(zhuǎn)為集約化管理，降低了管理成本，又提高了管理效率。信息化管理具有批量處理信息、信息處理準(zhǔn)確等優(yōu)勢。

1.4? ?優(yōu)化整合利用信息

中國共產(chǎn)黨第十八次代表大會以來，中央提出要從嚴(yán)對干部人事檔案進行管理，特別是嚴(yán)格審查干部考錄、提拔與調(diào)動檔案。但重視干部檔案管理加重了檔案管理工作，因此，采用信息化手段勢在必行。干部人事檔案信息化管理能夠有效共享利用信息資源，實現(xiàn)多區(qū)域、多部門聯(lián)動的信息化檔案管理。在干部人事檔案更新方面，信息化手段能夠大大縮短檔案信息的更新間隔，并設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)的定期動態(tài)監(jiān)管流程。

2? ? ?信息化管理模式的實現(xiàn)過程

2.1? ?構(gòu)建目標(biāo)

構(gòu)建干部檔案信息化管理模式的目標(biāo)包括以下幾部分內(nèi)容。第一，紙質(zhì)實體檔案轉(zhuǎn)為數(shù)字信息化檔案。傳統(tǒng)紙質(zhì)實體檔案管理工作一般涉及保管、整理、利用、轉(zhuǎn)遞?？紤]到信息安全等，各地干部人事檔案管理部門均采用傳統(tǒng)的封閉管理模式，相較于信息化管理模式，具有管理成本高、工作效率低、受人為因素影響大等劣勢。第二，建立干部人事檔案信息數(shù)據(jù)庫。紙質(zhì)檔案作為原始資料，集中進行保管和維護，只涉及管理、整理、增補、審閱，不涉及利用和查閱。干部人事檔案中的相關(guān)信息都匯總到信息數(shù)據(jù)庫中，所有信息內(nèi)容與紙質(zhì)人事檔案信息內(nèi)容一致，實時進行動態(tài)更新;人事檔案的一切利用與查閱都通過信息數(shù)據(jù)庫進行。第三，干部人事檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化改革。利用互聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)相關(guān)機構(gòu)對干部人事檔案信息資料共享;同時利用信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，提高對干部人事檔案信息的處理與分析能力。

2.2? ?構(gòu)建內(nèi)容

2.2.1? ?信息化基礎(chǔ)

信息化基礎(chǔ)應(yīng)包括符合信息安全及信息共享標(biāo)準(zhǔn)的局域網(wǎng)，在線運行數(shù)字化政務(wù)服務(wù)網(wǎng)，相關(guān)專業(yè)機房和控制室、辦公軟硬件環(huán)境;干部人事檔案信息化管理的技術(shù)規(guī)范及數(shù)據(jù)庫設(shè)計統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

2.2.2? ?管理團隊建設(shè)

干部人事檔案信息化管理既涉及信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又涉及檔案管理專業(yè)人員，因此，相關(guān)部門應(yīng)組建具有專業(yè)水平和責(zé)任心的管理隊伍。管理上盡管采用信息化技術(shù)，但是技術(shù)使用者仍然以人為基礎(chǔ)，因此，建設(shè)高效的干部人事檔案管理團隊，是實現(xiàn)干部人事檔案管理信息化的關(guān)鍵。

2.2.3? ?管理制度設(shè)計

紙質(zhì)實體干部人事檔案中出現(xiàn)的各種問題，究其根源是管理制度存在缺陷。盡管信息化管理存在各種優(yōu)勢，但仍要以規(guī)范信息化管理制度作為保障。干部人事檔案信息化管理制度設(shè)計需要進行專家論證。

2.2.4? ?信息安全保障體系

網(wǎng)絡(luò)信息安全為干部人事檔案信息化管理提供保障。相關(guān)部門通過建立信息安全保障體系對數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)信息等相關(guān)內(nèi)容資料進行加密;同時設(shè)立專門的信息安全部門。監(jiān)管與審計機構(gòu)應(yīng)加強對干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)的保密性和安全性風(fēng)險評估工作。

2.3? ?構(gòu)建流程

構(gòu)建干部人事檔案信息管理系統(tǒng)主要分為需求分析、系統(tǒng)設(shè)計、建設(shè)實施3個主要流程。需求分析流程主要包括成立專項小組、項目目標(biāo)、確定管理范圍、需求調(diào)研、制訂規(guī)劃和完成需求分析報告。系統(tǒng)設(shè)計流程主要包括資源配置、可行性分析、初步設(shè)計、設(shè)計審核、形成系統(tǒng)設(shè)計文件。建設(shè)實施流程主要包括管理系統(tǒng)軟硬件配置、系統(tǒng)試運行、系統(tǒng)測試、操作培訓(xùn)、正式運行和系統(tǒng)調(diào)整與維護。此外，干部人事檔案信息管理系統(tǒng)建立流程要遵循實用性、安全性、共享性的原則。

3? ? ?信息化管理模式的保障

3.1? ?人員保障措施

實現(xiàn)干部檔案信息化管理模式的關(guān)鍵在于人，因此，要加強相關(guān)管理人員的聘用流程、培訓(xùn)過程、工作業(yè)績評估、獎懲機制等設(shè)計。第一，明確管理人員配備數(shù)量。一般情況下，每千卷檔案管理不少于一位專業(yè)人員，同時配備輔助人員作為后備力量。第二，認(rèn)真甄選干部人事檔案信息化管理人員，優(yōu)先考慮中共黨員，且必須具備良好的政治及職業(yè)素養(yǎng)，具備信息化管理的專業(yè)能力，同時具有敬業(yè)精神。第三，培養(yǎng)鍛煉與能力提升并重。企業(yè)進行信息化管理前要進行人員專業(yè)化培訓(xùn)后方可上崗。信息化技術(shù)更新速度快，要求相關(guān)管理人員定期參加培訓(xùn)與交流，確保業(yè)務(wù)水平與時俱進。此外，干部檔案信息化管理相關(guān)崗位要求具有穩(wěn)定性，可以通過設(shè)計合理的業(yè)績考評與獎懲機制，降低崗位人員的流動性。

3.2? ?資金保障措施

干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)除了前期投入，還需不斷進行更新維護，整體預(yù)算成本具有階段性，且總值較高。因此，相關(guān)部門必須做好資金投入計劃，確保信息化管理系統(tǒng)的價值能夠得到有效發(fā)揮。一方面，干部人事檔案信息化管理模式是一項具有長期規(guī)劃性的系統(tǒng)工程，資金投入一般由國家財政和地方財政進行支持。資金投入表現(xiàn)為前期投入大，后期投入較小，但持續(xù)性長，因此，前期建設(shè)投入以財政資金為主，后期維護性投入可以開拓其他融資渠道。另一方面，干部人事檔案信息化管理模式要求企業(yè)進行針對性監(jiān)督與審計，相關(guān)資金應(yīng)考慮在信息化管理系統(tǒng)建設(shè)項目的范疇內(nèi)。

3.3? ?信息安全保障措施

與一般人事檔案信息相比，干部人事檔案信息關(guān)系著干部培養(yǎng)、選拔、考察、任用的公平與公正，要堅決避免該過程出現(xiàn)信息偏差。因此，加強信息安全維護尤為重要。一方面，可通過建立信息安全維護系統(tǒng)，加強對相關(guān)軟件運行的安全保護，防止信息數(shù)據(jù)丟失;加強對硬件設(shè)備保護，通過主數(shù)據(jù)庫和備用數(shù)據(jù)庫方式實現(xiàn)信息備份;通過加密技術(shù)、病毒攔截技術(shù)、安全網(wǎng)絡(luò)防火墻技術(shù)提高系統(tǒng)軟件的安全性能，有效預(yù)防對相關(guān)信息進行篡改的犯罪行為。另一方面，通過標(biāo)準(zhǔn)化的操作與執(zhí)行制度，避免人為信息安全事故。不同層級的干部人事檔案信息管理人員進行授權(quán)，嚴(yán)格限制管理人員的操作與執(zhí)行權(quán)限，并建立嚴(yán)格的監(jiān)管制度。

4? ? ?結(jié) 語

干部人事檔案是全面考察與評價干部的重要依據(jù)，能夠?qū)崿F(xiàn)信息化管理模式改革，有效提高干部人事管理效率。干部人事檔案信息數(shù)字化實現(xiàn)了信息查閱與共享，有效避免了紙質(zhì)人事檔案丟失與損壞;使干部人事管理更為系統(tǒng)化和科學(xué)化，有利于形成規(guī)范化的干部人事管理制度。

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