淺談科技檔案重要性

張鳳

【摘要】科技檔案產(chǎn)生于人們的生產(chǎn)和科技活動(dòng)中，同時(shí)也服務(wù)于生產(chǎn)和科技活動(dòng)。為了加強(qiáng)科技檔案在推動(dòng)企業(yè)科技開(kāi)發(fā)和提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益中所起的作用，要科學(xué)的管理科技檔案。

【關(guān)鍵詞】科技檔案;重要性

科技檔案是企業(yè)科學(xué)技術(shù)成果的載體，凝聚了經(jīng)過(guò)無(wú)數(shù)次實(shí)踐生產(chǎn)出的經(jīng)驗(yàn)與思維，是一個(gè)企業(yè)的靈魂所在，是企業(yè)不可多得的隱形財(cái)富，在企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中起到指導(dǎo)性作用。

一、科技檔案的價(jià)值與作用

一個(gè)企業(yè)的良性發(fā)展需要科技和管理，管理是企業(yè)其他所有工作的領(lǐng)頭擔(dān)當(dāng)，對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展起著關(guān)鍵性作用，其中對(duì)科技檔案的管理工作是重要一個(gè)環(huán)節(jié)?？萍紮n案在企業(yè)中的價(jià)值與作用主要體現(xiàn)在下面幾點(diǎn)：

（一）它是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中總結(jié)出來(lái)的，為企業(yè)產(chǎn)品的質(zhì)量和生產(chǎn)技術(shù)提供保障，也為企業(yè)的管理提供服務(wù)?？萍既藛T以科技檔案資料為背景來(lái)進(jìn)行技術(shù)的進(jìn)一步開(kāi)發(fā)與研究，從而制定出科學(xué)合理、具有可行性的方案對(duì)策;管理人員可以通過(guò)管理方面的科技檔案來(lái)制定企業(yè)未來(lái)的發(fā)展規(guī)劃，進(jìn)行經(jīng)營(yíng)決策，推動(dòng)企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)。它把科研成過(guò)程和成果記錄歸檔，形成檔案。所以科技檔案是儲(chǔ)備科技知識(shí)的重要形式。同時(shí)在科研過(guò)程中，經(jīng)過(guò)研究論證就形成科研成果，為了避免重復(fù)和不必要的彎路，就需要我們記錄相關(guān)的資料，這些資料就是檔案，它也是科研過(guò)程中的必要步驟。

（二）它為企業(yè)產(chǎn)品的更新?lián)Q代，對(duì)提高產(chǎn)品的科技含量提供幫助。企業(yè)想要發(fā)展就要?jiǎng)?chuàng)造收益，而創(chuàng)造收益的保障就是產(chǎn)品的質(zhì)量，科技含量更高的產(chǎn)品具有更強(qiáng)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，讓企業(yè)能在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出。

（三）為使用者提供便利，同時(shí)保證了資料的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，在其他部門(mén)需要使用時(shí)降低了資源的消耗，為提高企業(yè)整體的經(jīng)濟(jì)效益提供幫助。

（四）科技檔案是提高科研管理水平的重要環(huán)節(jié)。一個(gè)課題的研究過(guò)程大致包括：選題、調(diào)查、設(shè)計(jì)、試驗(yàn)、論證、試驗(yàn)小結(jié)、階段總計(jì)、成果總結(jié)等步驟，科技檔案就是將這個(gè)過(guò)程中涉及的文獻(xiàn)資料和有價(jià)值的結(jié)果，完整的、準(zhǔn)確的記錄下來(lái)，整理整檔案，為以后的科研項(xiàng)目提供查閱的根據(jù)。所以說(shuō)科技檔案雖然是科研技術(shù)工作的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，但是其重要性不言而喻，同時(shí)它還代表著一個(gè)單位科學(xué)技術(shù)的質(zhì)量和水平。

二、依法治檔是加強(qiáng)企業(yè)科技檔案根本保證

依法治檔指的是在黨和政府的領(lǐng)導(dǎo)下，對(duì)企業(yè)的科技檔案進(jìn)行管理，保證管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)都是依法進(jìn)行的。在社會(huì)主義市場(chǎng)體制的新時(shí)代，人們還存有以前半封閉時(shí)期對(duì)檔案管理的狀態(tài)，對(duì)新時(shí)期的科技檔案管理工作的了解相對(duì)缺乏。另一方面，人們?cè)趯?shí)際生產(chǎn)過(guò)程中可能更急于解決當(dāng)前碰到的難題，而對(duì)解決難題的過(guò)程進(jìn)行科技檔案記錄這樣的基礎(chǔ)工作不夠重視。這時(shí)，企業(yè)更要加強(qiáng)員工的檔案管理意識(shí)，特別是依法治檔的意識(shí)，加強(qiáng)宣傳我國(guó)現(xiàn)行的《檔案法》，特別是讓企業(yè)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到，從而增強(qiáng)企業(yè)依法進(jìn)行科技檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)。

三、建立健全企業(yè)科技檔案的管理制度

《國(guó)務(wù)院科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》規(guī)定：“各單位應(yīng)建立、健全科技文件的形成、積累、歸檔制度，做到每一項(xiàng)科研、生產(chǎn)、基建等活動(dòng)，都有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的科技文件材料歸檔保存”。在科技發(fā)展迅速的今天，企業(yè)各自的存檔是科技的源頭，記錄著大量未公開(kāi)和未申請(qǐng)專利的知識(shí)經(jīng)驗(yàn)，比如設(shè)計(jì)圖紙、項(xiàng)目源代碼和各種設(shè)計(jì)資料等，是企業(yè)最重要的機(jī)密文件，如果不能妥善保管，出現(xiàn)泄密情況，對(duì)企業(yè)的傷害可能是毀滅性的。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人員要帶頭支持科技檔案管理人員對(duì)檔案資料進(jìn)行及時(shí)的、準(zhǔn)確的以及完整的記錄，并集中歸檔保存，對(duì)科技檔案進(jìn)行統(tǒng)一保管，同時(shí)對(duì)各部門(mén)查看科技檔案的權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格設(shè)置，保證科技檔案管理上的機(jī)密性。在此期間，其他職能部門(mén)也要積極配合科技檔案部門(mén)的管理工作，提供真實(shí)可靠的檔案信息，為科技檔案的搜集與存檔等后續(xù)工作提供基礎(chǔ)。

四、開(kāi)發(fā)科技檔案的保管技術(shù)

有些企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)于科技檔案的重視程度不高，造成檔案管理嚴(yán)重松懈，部分科研單位認(rèn)為檔案管理工作沒(méi)必要進(jìn)行培訓(xùn)或?qū)Ｈ丝垂?，?duì)科技檔案的經(jīng)濟(jì)作用認(rèn)識(shí)不充分，一部分小型科研企業(yè)，認(rèn)為科研事業(yè)最為重要，檔案管理無(wú)所謂的態(tài)度，甚至對(duì)科技資料疏于保管，造成很多不必要的麻煩。要加強(qiáng)科技檔案的保管，企業(yè)首先要設(shè)置專門(mén)的科技檔案管理部門(mén)，并配備專職人員來(lái)進(jìn)行檔案管理工作，制定嚴(yán)格規(guī)范的檔案工作規(guī)章制度。同時(shí)企業(yè)也要建立數(shù)字化的網(wǎng)絡(luò)信息管理中心，自主開(kāi)發(fā)可靠的科技檔案管理軟件，若是非開(kāi)發(fā)技術(shù)企業(yè)，也要選用適合自己企業(yè)的科技檔案管理軟件，主要看軟件的體系結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)功能、數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性、數(shù)據(jù)記錄的準(zhǔn)確性、以及對(duì)于辦公的易操作性等方面。其次要做好科技檔案文件目錄級(jí)的錄入、查詢和維護(hù)工作，提高科技檔案的檢索速度和全文查詢速度，保證科技檔案的更新速度，逐漸形成更科學(xué)的科技檔案網(wǎng)絡(luò)化管理平臺(tái)。

五、提高檔案人員綜合素質(zhì)

科技檔案的管理雖然不再是以前的紙質(zhì)化管理，但對(duì)檔案管理軟件的使用需要配備專職人員，而且在科技非常發(fā)達(dá)的今天，網(wǎng)上的資源更容易泄露，這時(shí)對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)要求就更高。但一般企業(yè)可能會(huì)更加重視科技人才，而忽略檔案管理人員的重要性，這是錯(cuò)誤的。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)首先要加強(qiáng)科技檔案管理工作的宣傳工作，使檔案管理人員能夠意識(shí)到他們工作的重要性，提高員工的工作積極性。另外企業(yè)可以引進(jìn)各種獎(jiǎng)懲制度，和競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)制度，打破員工的“鐵飯碗”思想，讓他們加大對(duì)自己能力培養(yǎng)的重視性。其次，企業(yè)對(duì)在職人員的競(jìng)爭(zhēng)升職要足夠公平，擇優(yōu)上崗，從根本上保證每一個(gè)崗位的在職人員都有足夠的技術(shù)能力來(lái)完成當(dāng)前崗位的要求工作，最大限度的發(fā)掘員工潛力，是科技檔案管理人員的工作充滿活力、充滿競(jìng)爭(zhēng)、積極進(jìn)取。

六、開(kāi)放利用是企業(yè)科技檔案工作的最終目的

企業(yè)花大功夫在科技檔案管理的工作上，正是由于科技檔案存在的重要價(jià)值，科技檔案是企業(yè)開(kāi)創(chuàng)人員和歷任科技人員在探索產(chǎn)品開(kāi)發(fā)道路上的智慧結(jié)晶，為后代產(chǎn)品的研究開(kāi)發(fā)和新人的技術(shù)學(xué)習(xí)提供指導(dǎo)意見(jiàn)。所以科技檔案的存檔要保證及時(shí)性和準(zhǔn)確性，同時(shí)科技檔案也要對(duì)其他部門(mén)開(kāi)放，供有需要的人員利用學(xué)習(xí)，這才是科技檔案價(jià)值的體現(xiàn)，是企業(yè)科技檔案管理工作發(fā)最終目的。同時(shí)，不同崗位和等級(jí)的在職人員對(duì)科技檔案的需求是不同的，科技檔案也存有一些公司機(jī)密文件，是不能被每個(gè)員工查詢獲取的，這時(shí)對(duì)各位員工的查閱權(quán)限要給與嚴(yán)格的配置，同時(shí)各員工也要充分利用好自己可以查閱的技術(shù)資料，提升自己的業(yè)務(wù)水平和技術(shù)能力，實(shí)現(xiàn)個(gè)人價(jià)值最大化發(fā)掘。

七、結(jié)束語(yǔ)

本文從科技檔案的價(jià)值、對(duì)科技檔案的科學(xué)管理制度的健全、對(duì)科技檔案的保管技術(shù)的開(kāi)發(fā)、對(duì)提高檔案管理人員的素質(zhì)和對(duì)科技檔案價(jià)值的充分利用以及對(duì)企業(yè)今后科技檔案管理的設(shè)想等幾方面進(jìn)行了探討。