淺析辦公室主任的溝通協(xié)調(diào)藝術(shù)

李靜

【摘要】辦公室主任的職責(zé)重大，主要負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各個工作職能部門之間的信息傳遞，這就要求辦公室主任要具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力才能擔(dān)此重任。良好的溝通協(xié)調(diào)能力是能夠有效提高辦公室主任的工作管理效能。本文以辦公室主任溝通協(xié)調(diào)工作的開展為研究內(nèi)容，針對辦公室主任協(xié)調(diào)工作需要面對的不同群體，對其運用的溝通協(xié)調(diào)藝術(shù)做出了詳盡的分析，望能為從事相關(guān)職位的人員提供參考。

【關(guān)鍵詞】辦公室;主任;溝通協(xié)調(diào)藝術(shù)

一、辦公室主任溝通協(xié)調(diào)的基本原則

不以規(guī)矩，無以成方圓。由于溝通協(xié)調(diào)是一項管理工作，內(nèi)容復(fù)雜，管轄范圍較廣。因此，辦公室主任若想做好這項溝通協(xié)調(diào)工作，那么必須充分把握必要的協(xié)調(diào)原則。第一，依據(jù)法規(guī)、政策辦事的原則。法規(guī)、政策是溝通協(xié)調(diào)工作的基本準(zhǔn)則和重要依據(jù)。第二，服從全局的原則。從長遠(yuǎn)角度來看，使小道理服從大道理，便于工作步伐形成一致。第三，平等協(xié)商的原則。全面展開協(xié)調(diào)，在溝通思想的前提下，力求達(dá)成一致意見，使矛盾得到妥善解決。第四，服務(wù)原則。從本質(zhì)來看，協(xié)調(diào)工作屬于服務(wù)范疇，具有復(fù)雜性和廣泛性。主要體現(xiàn)在以下幾方面：一是細(xì)心周到，對各方面的看法和心聲應(yīng)認(rèn)真傾聽，能回應(yīng)的應(yīng)及時回應(yīng)，不能回應(yīng)的需要請示領(lǐng)導(dǎo)再作回應(yīng);二是態(tài)度要謙和嚴(yán)謹(jǐn)，真誠待人;三是要盡心竭力，積極主動。第五，溝通原則。溝通的一方應(yīng)站在對方的角度上考慮問題根源，認(rèn)真傾聽、處理問題，做到曉之以理，動之以情，真誠相待，最終達(dá)成和解。第六，注重思想教育的原則。教育引導(dǎo)教工要有大局意識，促進(jìn)各部門、各單位之間的相互包容、相互理解，進(jìn)而降低了工作矛盾的產(chǎn)生。第七，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)的原則。準(zhǔn)確領(lǐng)會并掌握領(lǐng)導(dǎo)的意圖，嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖執(zhí)行，堅決統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，杜絕各自為營，實現(xiàn)整體聯(lián)動，通力合作，步調(diào)一致地完成任務(wù)。第八，實事求是的原則。強(qiáng)調(diào)在事實的基礎(chǔ)上按照事物的發(fā)展規(guī)律和實際情況辦事。第九，維護(hù)團(tuán)結(jié)的原則。搭橋牽線，消除隔閡，使得各單位、各部門建立良好的關(guān)系，是辦公室主任應(yīng)有的職業(yè)道德。在某種情況下可能要勉強(qiáng)遷就，低聲下氣，甚至可以替人承擔(dān)過錯。

二、辦公室主任的溝通協(xié)調(diào)藝術(shù)

（一）面對高層領(lǐng)導(dǎo)人員時的溝通協(xié)調(diào)藝術(shù)

辦公室主任作為高層領(lǐng)導(dǎo)人員的助理，在日常工作場合中與高層領(lǐng)導(dǎo)人員的接觸必不可免，開展信息溝通的頻率相對較高。因此，辦公室主任在日常工作場合中應(yīng)充分領(lǐng)會并把握好領(lǐng)導(dǎo)的指示和意圖，提高自身的溝通協(xié)調(diào)能力，以便更好地處理高層管理人員與下屬人員之間的復(fù)雜人際關(guān)系。辦公室主任應(yīng)建立良好的協(xié)調(diào)認(rèn)知思想，并加強(qiáng)培養(yǎng)自身的高情商，能夠在面對不同類型的高層管理人員時靈活采取不同的溝通協(xié)調(diào)方法。比如，在和處事冷靜型的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通時，由于這類領(lǐng)導(dǎo)的性格難以揣摩，無法把握，這就需要辦公室主任在日常工作上多留心觀察，盡可能從領(lǐng)導(dǎo)的日常工作中挖掘到更多的信息，以便更好地對領(lǐng)導(dǎo)的辦事風(fēng)格和性格做出分析。另外，辦公室主任還應(yīng)在工作中多向領(lǐng)導(dǎo)請示建議，而不能擅自做決定，以更好地提升辦事效率。在充分了解領(lǐng)導(dǎo)各項工作指示內(nèi)容的前提之下，辦公室主任應(yīng)全力協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)開展并做好領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的各項工作內(nèi)容。

對辦公室主任來說，在與高層領(lǐng)導(dǎo)人員進(jìn)行溝通時需要注意以下幾點：第一，辦公室主任應(yīng)明確自身的定位，時刻意識到自身的助理身份，在與高層領(lǐng)導(dǎo)人員進(jìn)行溝通時切勿做出超出自身權(quán)限的事情，而且要保持高度的理智與界限，在給領(lǐng)導(dǎo)匯報工作情況時，切勿干預(yù)領(lǐng)導(dǎo)的私生活;第二，由于領(lǐng)導(dǎo)每天承受著較大的工作壓力，處理的事務(wù)十分繁重。對此，辦公室主任在給領(lǐng)導(dǎo)匯報工作內(nèi)容時要簡單明了、抓住重點，并且具有一定的條理性。倘若不經(jīng)過篩選就把工作內(nèi)容全部呈報給領(lǐng)導(dǎo)，這無形之中會加大領(lǐng)導(dǎo)的工作壓力，并且這也會被視為“無能力”表現(xiàn)。

辦公室主任身兼多職，雖然是高層領(lǐng)導(dǎo)人員的助理，但是在特殊場合上又不得不扮演著“滅火器”的疏導(dǎo)角色。例如，在高層領(lǐng)導(dǎo)人員與各職能部門的工作人員及基層人員由于認(rèn)知思想不一致而發(fā)生矛盾沖突時，這時辦公室主任則要充分發(fā)揮出自身的“滅火器”作用，出面進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通，在獲知并清晰了解事態(tài)的整個起因經(jīng)過的前提下，運用高水平的溝通協(xié)調(diào)藝術(shù)來處理基層人員與領(lǐng)導(dǎo)之間的矛盾問題，使其矛盾紛爭得到化解，進(jìn)而建立良好的關(guān)系。辦公室主任只有真正做到動之以情，曉之以理，方能獲得更多群眾的支持，同時才能準(zhǔn)確無誤傳遞高層領(lǐng)導(dǎo)人員所下發(fā)的各項指示信息。

（二）面對同級主任時的溝通協(xié)調(diào)藝術(shù)

由于各個不同職能部門辦公室的主任管理人員之間所處的崗位級別基本相同，并不存在上下級管理權(quán)限的區(qū)分，因此辦公室主任在日常工作生活中更應(yīng)特別重視對不同形式的溝通協(xié)調(diào)藝術(shù)的把握。在對其他同級辦公室主任下達(dá)各項工作指示時，辦公室主任應(yīng)時刻注意自身言語辭藻的運用方式及處事待人的溝通態(tài)度方面。例如，當(dāng)出現(xiàn)其他同級辦公室主任在處事風(fēng)格和認(rèn)知思想與自身存在一定差異時，那么辦公室主任應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)自身的工作模式，虛心采納和學(xué)習(xí)他人較為可行的意見和工作方式，力求營造出良好的辦公室工作氛圍。又如，在與其他同級辦公室主任進(jìn)行經(jīng)驗分享及信息交流時，態(tài)度要謙和有禮。

溝通和協(xié)調(diào)是一門學(xué)問，同時也是一門藝術(shù)，需要深入實踐進(jìn)行不斷探索、學(xué)習(xí)以及應(yīng)用。在日常辦公管理過程中，辦公室主任應(yīng)當(dāng)充分意識到自身的“短板”和缺陷，能夠積極采納他人較為合理的建議和反饋，才能有效提升自身的溝通協(xié)調(diào)水平和辦事效率。例如，當(dāng)發(fā)現(xiàn)自身專業(yè)知識難以有效處理現(xiàn)有的管理問題時，辦公室主任應(yīng)以虛心的態(tài)度向其他職能部門的同級工作人員進(jìn)行請教。需要留意的是，辦公室主任應(yīng)當(dāng)將整個協(xié)同合作的工作過程向高層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行如實匯報，而不能將其他人的功勞獨攬一身。辦公室主任只有不斷加強(qiáng)自身的溝通協(xié)調(diào)藝術(shù)，提高實踐參與度，才能實現(xiàn)各職能部門之間信息傳達(dá)的有效協(xié)調(diào)。

（三）面對基層工作人員時的溝通協(xié)調(diào)藝術(shù)

辦公室主任在面對基層工作人員時的溝通協(xié)調(diào)藝術(shù)，與面對高層領(lǐng)導(dǎo)人員及同級工作人員時所呈現(xiàn)出來的溝通形式會存在一定的差異性。如管理協(xié)調(diào)工作的開展、對各項基本工作任務(wù)工作精神的疏導(dǎo)等方面。有實踐表明，在同一職能崗位及工作環(huán)境下，職工的工作效率與工作環(huán)境呈正比關(guān)系，工作環(huán)境越優(yōu)，對應(yīng)職工的工作效率就越高。因此，作為辦公室的領(lǐng)導(dǎo)人，辦公室主任應(yīng)在日常管理協(xié)調(diào)工作中起到帶頭作用，營造良好的工作氛圍，增設(shè)更多的日常實踐環(huán)節(jié)，調(diào)動辦公室工作人員的積極性，進(jìn)而提升各項工作任務(wù)的完成效率。

通常，辦公室每日的任務(wù)量相對較為繁重。長期以往，會給辦公室工作人員帶來較大的心理壓力和工作壓力，若這些壓力得不到相應(yīng)的釋放，那么最終會影響到各項工作任務(wù)的進(jìn)度和效率。對此，辦公室主任應(yīng)當(dāng)通過不同的溝通渠道增加與辦公室工作人員情感交流的機(jī)會，例如通過信訪、面談、電話溝通等不同的信息交流方式，以充分了解辦公室內(nèi)每位工作人員在工作上的真實需求。除此之外，辦公室主任還應(yīng)不斷加強(qiáng)自身協(xié)調(diào)辭藻方面的使用方式，以便更好地應(yīng)對管轄區(qū)域內(nèi)工作人員之間產(chǎn)生的各種矛盾和問題。在處理矛盾事件時，辦公室主任不但要認(rèn)真傾聽涉事雙方工作人員對整個事件的具體解釋，而且還要對涉事雙方工作人員進(jìn)行耐心的引導(dǎo)與心理疏通。在清晰了解整個矛盾事件發(fā)生的全過程的前提下，辦公室主任通過對涉事雙方工作人員開展情感交流的協(xié)調(diào)活動，來為整個矛盾事件的協(xié)調(diào)工作找到最佳的解決方案?？傊?，在日常的辦公室管理工作中，辦公室主任除了要建立良好的管理者形象以外，還應(yīng)充分意識到自身在辦公室管理中的協(xié)調(diào)角色，切實維護(hù)好各工作人員之間的人際關(guān)系，避免內(nèi)部矛盾的惡化。針對辦公室工作人員之間的矛盾與分歧，應(yīng)當(dāng)及時介入，耐心傾聽，努力指導(dǎo)與調(diào)解，以更好地營造一個良好的辦公室氛圍，提高各工作人員的積極性。

三、結(jié)論

總的來說，溝通和協(xié)調(diào)是有利于辦公室主任在日常工作生活中促進(jìn)其管理效能提高、群眾支持度增加的主要途徑之一。本文根據(jù)辦公室主任日常工作內(nèi)容和特點，對其在不同層面管轄范圍所蘊(yùn)藏的溝通協(xié)調(diào)藝術(shù)做出了具體的分析。在日常工作生活中，辦公室主任應(yīng)當(dāng)端正作風(fēng)，擺正自身位置，根據(jù)管理對象的不同運用不同方式的溝通協(xié)調(diào)藝術(shù)，如此才能有效提高其辦事效率。

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