農(nóng)業(yè)科研檔案規(guī)范管理探討

馬鑫

摘要：介紹農(nóng)業(yè)科研檔案的特點(diǎn)，總結(jié)在農(nóng)業(yè)科研檔案管理中存在的主要問(wèn)題，根據(jù)農(nóng)業(yè)科研檔案的主要作用，提出規(guī)范農(nóng)業(yè)科研檔案管理的具體措施，為充分利用農(nóng)業(yè)科研檔案的信息資源提供借鑒。

關(guān)鍵詞：科研檔案;農(nóng)業(yè);綜述;管理制度

中圖分類號(hào)：C93? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? 文章編號(hào)：1674-1161（2019）04-0076-02

農(nóng)業(yè)科研檔案是農(nóng)業(yè)科技工作者在農(nóng)業(yè)科研活動(dòng)過(guò)程中所形成的各種文字、聲像、電子材料等的總稱，主要包括農(nóng)、林、牧、副、漁各業(yè)科學(xué)研究中從課題立項(xiàng)、申報(bào)、進(jìn)程、總結(jié)、結(jié)題到成果鑒定等一系列過(guò)程中形成的各種檔案材料。它是農(nóng)業(yè)科技檔案的重要組成部分，也是重要的農(nóng)業(yè)科研、生產(chǎn)信息資源。據(jù)統(tǒng)計(jì)，目前我國(guó)約有2萬(wàn)多項(xiàng)重大農(nóng)業(yè)科研成果，其中不少處于世界領(lǐng)先地位。但這些成果分散于全國(guó)各地，隸屬于不同的區(qū)域組織，無(wú)法發(fā)揮集成效應(yīng)，造成資源的重大浪費(fèi)。如何開(kāi)發(fā)利用農(nóng)業(yè)科研檔案信息資源，使之為社會(huì)服務(wù)，是當(dāng)前農(nóng)業(yè)科研檔案管理人員的工作重點(diǎn)。

1 農(nóng)業(yè)科研檔案的特點(diǎn)

農(nóng)業(yè)科研檔案具有廣域性、專業(yè)性、成套性、隨時(shí)性、復(fù)用性、參考性和依據(jù)性等特點(diǎn)。

1.1 廣域性

農(nóng)業(yè)科學(xué)研究涉及的范圍很廣，涉及土肥、畜牧、水產(chǎn)、園藝、病蟲(chóng)害等方面。農(nóng)業(yè)科研領(lǐng)域的廣泛決定了農(nóng)業(yè)科研檔案的廣域性。

1.2 專業(yè)性

農(nóng)業(yè)科技人員主要從事農(nóng)業(yè)科研、生產(chǎn)活動(dòng)，因而形成的科研檔案大多反映農(nóng)業(yè)科學(xué)某一領(lǐng)域的內(nèi)容，如土肥、園藝、作物、畜牧、水產(chǎn)等，具有較強(qiáng)的專業(yè)性。

1.3 成套性

農(nóng)業(yè)科研檔案是圍繞著一項(xiàng)獨(dú)立的科研項(xiàng)目所形成的一系列相關(guān)的科研文件材料，反映項(xiàng)目研究的全過(guò)程和成果。

1.4 隨時(shí)性

很多農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目從開(kāi)始到結(jié)束需要很長(zhǎng)時(shí)間，科研檔案不能等項(xiàng)目全部完成后才歸檔，也不能像文書(shū)、會(huì)計(jì)等定期歸檔上年形成的文件材料。只有在科學(xué)研究過(guò)程中收集各階段形成的文件材料，才能避免科研項(xiàng)目材料因長(zhǎng)久不歸檔造成的散失，保證農(nóng)業(yè)科研檔案的完整性和準(zhǔn)確性。

1.5 復(fù)用性

農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)相互繼承向前發(fā)展的特點(diǎn)，使農(nóng)業(yè)科研檔案具有廣泛的復(fù)用性。以育種為例，一個(gè)新品種研究成功后，作為科研成果已經(jīng)結(jié)束，但下一個(gè)品種選育往往是在該品種的基礎(chǔ)上進(jìn)行改良。

1.6 參考性

農(nóng)業(yè)科研檔案具有一定的參考性。農(nóng)業(yè)科研人員制定科研計(jì)劃、編寫課題任務(wù)書(shū)、申報(bào)課題、成果鑒定、填寫科研報(bào)表等，都需要參考大量的農(nóng)業(yè)科研檔案，它是農(nóng)業(yè)科研工作的資料庫(kù)。

1.7 依據(jù)性

農(nóng)業(yè)科研成果形成后，科研檔案中反映的內(nèi)容可作為同類型項(xiàng)目的依據(jù)。因某種原因中途終止的農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目，雖然只能得出階段性結(jié)論和成果，但其科研檔案也具有一定的價(jià)值。如有條件再次啟動(dòng)此項(xiàng)目，或在原有基礎(chǔ)上進(jìn)行改項(xiàng)，便可成為新項(xiàng)目立項(xiàng)的依據(jù)。

2 農(nóng)業(yè)科研檔案管理存在的問(wèn)題

近年來(lái)，國(guó)家進(jìn)一步加大對(duì)農(nóng)業(yè)科研事業(yè)的投入，加強(qiáng)對(duì)農(nóng)業(yè)科研工作的系統(tǒng)化、規(guī)范化管理，農(nóng)業(yè)科研檔案管理也隨此取得了一定的成績(jī)與進(jìn)步，但仍然存在著一些亟待解決的問(wèn)題。

2.1 收集周期長(zhǎng)

由于農(nóng)業(yè)科研工作的特殊性，農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目一般要經(jīng)過(guò)申報(bào)、實(shí)施、結(jié)題等多個(gè)環(huán)節(jié)，周期為幾年、十幾年、甚至幾十年，參與的科技人員較多，檔案資料分布較廣，而檔案人員大多無(wú)法全程參與項(xiàng)目，因此給檔案收集帶來(lái)了很大困難。部分科技人員不重視科技檔案的留存，不能及時(shí)將具有保存價(jià)值的資料交給檔案部門，造成一些重要檔案資料丟失。

2.2 管理制度不健全

農(nóng)業(yè)科研單位對(duì)檔案管理的重視度不夠，檔案管理制度缺失，影響農(nóng)業(yè)科研檔案有效管理。有些單位的檔案管理制度流于形式，也沒(méi)有相應(yīng)的檢查監(jiān)督措施，使檔案不能按時(shí)收集或者丟失受損。有些單位沒(méi)有規(guī)范的操作標(biāo)準(zhǔn)，給查閱帶來(lái)困難;或者借出的檔案不登記，有借無(wú)還，使檔案管理處于無(wú)序混亂狀態(tài)。

2.3 服務(wù)利用率偏低

管理中“重收集輕利用”的問(wèn)題普遍存在。檔案工作人員注重檔案保管而不是利用，為保管而保管，重藏輕用，被動(dòng)地等待使用者，不能主動(dòng)總結(jié)歸類、開(kāi)發(fā)利用，無(wú)法有針對(duì)性地發(fā)揮檔案的服務(wù)功能。檔案管理人員的信息意識(shí)不強(qiáng)、工作手段落后、開(kāi)發(fā)能力差、檢索落后等，導(dǎo)致檔案歸檔后被束之高閣，淡化了為農(nóng)業(yè)科研工作服務(wù)的功能。

3 農(nóng)業(yè)科研檔案規(guī)范化管理措施

農(nóng)業(yè)科研檔案真實(shí)記錄農(nóng)業(yè)科學(xué)研究和農(nóng)業(yè)技術(shù)活動(dòng)，包括數(shù)量巨大的農(nóng)業(yè)科學(xué)知識(shí)、農(nóng)業(yè)實(shí)用技術(shù)、農(nóng)業(yè)科研成果等，不僅是農(nóng)業(yè)科研單位的巨大財(cái)富，更是實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)發(fā)展的潛在技術(shù)。因此，非常有必要對(duì)農(nóng)業(yè)科研檔案這一重要的信息資源進(jìn)行規(guī)范化管理。

3.1 延長(zhǎng)檔案資料的使用壽命

檔案的價(jià)值與其使用效果和使用頻次呈正比例關(guān)系。對(duì)檔案挖掘的越深入、開(kāi)發(fā)利用的次數(shù)越多，它的價(jià)值便越大。檔案如果不加以有效地保護(hù)管理，便有可能被損壞或者破壞。

為延長(zhǎng)檔案資料的使用壽命，可通過(guò)轉(zhuǎn)錄其他載體、對(duì)現(xiàn)有檔案進(jìn)行編研等方式形成新的具有使用價(jià)值的資料和文件，這對(duì)保護(hù)檔案具有重大意義。在有效保護(hù)的前提下，對(duì)檔案資源進(jìn)行合理有效地開(kāi)發(fā)利用，真正體現(xiàn)檔案的價(jià)值。

3.2 推動(dòng)農(nóng)業(yè)科研活動(dòng)深入與持續(xù)

相互繼承向前發(fā)展是農(nóng)業(yè)科研的一個(gè)顯著特點(diǎn)，也是一個(gè)重要優(yōu)勢(shì)。在編研過(guò)去形成的數(shù)量眾多、種類繁復(fù)的農(nóng)業(yè)科研檔案過(guò)程中，所取得的成果能夠?yàn)橥愌芯刻峁┯幸娼梃b和參考，以及寶貴的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。新型農(nóng)業(yè)技術(shù)項(xiàng)目的申報(bào)，需要以前的農(nóng)業(yè)研究成果為其提供技術(shù)支持，通過(guò)編研以往檔案資料所取得的成果能夠?yàn)榭蒲袉挝还?jié)省大批的費(fèi)用和時(shí)間?？傮w來(lái)看，農(nóng)業(yè)科研是在不斷的相互借鑒過(guò)程中發(fā)展的，編研檔案不僅能獲取已有的重要經(jīng)驗(yàn)，還能為日后的農(nóng)業(yè)科研提供有益的借鑒。

3.3 推廣農(nóng)業(yè)科研成果

我國(guó)農(nóng)業(yè)科研的一個(gè)弊端是專注科研成果忽視科研成果轉(zhuǎn)化。目前，農(nóng)業(yè)的科技意識(shí)越來(lái)越強(qiáng)，許多農(nóng)民通過(guò)科技創(chuàng)新和科技應(yīng)用實(shí)現(xiàn)發(fā)家致富。面對(duì)新一代的農(nóng)民群體，廣大的農(nóng)業(yè)科技人員必須為他們提供更加豐富的農(nóng)業(yè)科技，讓他們真正地掌握農(nóng)業(yè)科技知識(shí)。在農(nóng)業(yè)科技已經(jīng)成為決定農(nóng)業(yè)水平高低的當(dāng)今，必須要高度重視農(nóng)業(yè)科研檔案潛在的科技價(jià)值，完善、健全檔案資源，為利用者提供簡(jiǎn)便易行的信息獲取方式。

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Abstract： This paper introduces the characteristics of agricultural scientific research archives， summarizes the main problems existing in the management of agricultural scientific research archives， and puts forward the specific measures to standardize the management of agricultural scientific research archives according to the main functions of agricultural scientific research archives， in order to provide reference for making full use of the information resources of agricultural scientific research archives.

Key words： scientific research archives; agriculture; summarization; management system