文書(shū)檔案管理工作的創(chuàng)新對(duì)策

宮紅葉

【摘要】文書(shū)檔案管理可以在一定程度上體現(xiàn)出企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和科學(xué)決策以及管理等諸多成果，可見(jiàn)文書(shū)檔案在企業(yè)檔案管理中的地位和作用。同時(shí)，文書(shū)檔案管理具備服務(wù)性質(zhì)，是一項(xiàng)政治性的工作。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，新時(shí)期、新面貌，社會(huì)環(huán)境發(fā)生了很大的變化。因此，企業(yè)必須采取多種措施，深入分析文書(shū)檔案管理工作的特點(diǎn)，并提出創(chuàng)新策略。

【關(guān)鍵詞】文書(shū)檔案;管理工作;策略

1 做好文書(shū)檔案管理工作的重要性

文書(shū)檔案作為各種活動(dòng)的重要記錄形式，不僅有利于日常管理工作的有序進(jìn)行，同時(shí)對(duì)培養(yǎng)人才也是至關(guān)重要的。因此，做好文書(shū)檔案的管理工作、保證其完整性和真實(shí)性，不僅能夠提高文書(shū)檔案的使用效率，同時(shí)對(duì)研究企業(yè)在今后工作中的發(fā)展策略也能夠提供真實(shí)可靠的決策依據(jù)和促進(jìn)工作順利開(kāi)展，因此也是衡量一個(gè)企業(yè)管理水平的重要參考指標(biāo)。在新形勢(shì)下，只有對(duì)文書(shū)檔案的管理工作形式不斷進(jìn)行創(chuàng)新和完善，使其能夠更加適應(yīng)高效的發(fā)展節(jié)奏和發(fā)展需求，才能讓校園內(nèi)部各個(gè)部門之間更加協(xié)調(diào)統(tǒng)一的開(kāi)展工作。尤其隨著當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)信息爆炸的社會(huì)，而信息的質(zhì)量參差不齊也讓人們面臨著更多選擇和造成困擾，而文書(shū)檔案管理工作在這個(gè)新形勢(shì)下也肩負(fù)著更加重要的責(zé)任，不僅要保證信息篩選的質(zhì)量和可靠性，同時(shí)做好記錄和調(diào)取工作也變得比以往更加復(fù)雜和困難。

2 文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題

2.1文書(shū)檔案缺乏智能化

之前的文書(shū)檔案管理工作是用最簡(jiǎn)單的人力來(lái)進(jìn)行，需要按照要求對(duì)文檔分類和歸類，然后人工抄寫文件材料的目錄標(biāo)題等詳細(xì)信息，這個(gè)時(shí)候還要求必須要認(rèn)真仔細(xì)，不能有任何的錯(cuò)誤，不然就會(huì)影響到下一個(gè)環(huán)節(jié)的文件材料質(zhì)量。這個(gè)過(guò)程不光浪費(fèi)人力財(cái)力和時(shí)間，可以說(shuō)效率是非常低的。雖然最近版本的歸檔制度跟之前版本的相比有了很大的改進(jìn)，其歸檔范圍不光只有紙質(zhì)文件，還增加了電子文件材料在里面，雖然說(shuō)文書(shū)檔案管理中加入了現(xiàn)代化的元素，但仍然存在電子信息與紙質(zhì)檔案脫軌的情況，容易出現(xiàn)查找檔案困難的情況。而且由于缺乏信息化和網(wǎng)絡(luò)化的手段，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)字體不清，文件損毀，甚至丟失等嚴(yán)重現(xiàn)象，所以這種相對(duì)落后的管理方式亟需改變。

2.2文書(shū)工作與檔案工作銜接力度不夠

在文書(shū)檔案管理工作中，文書(shū)工作和檔案工作既有聯(lián)系又有區(qū)別，首先文書(shū)與檔案是同一事物在不同階段的叫法，另外，檔案是就歸檔后經(jīng)過(guò)篩選、經(jīng)系統(tǒng)整理的文件。但是在實(shí)際工作中，好多單位的工作人員由于缺乏專業(yè)知識(shí)或者是不重視，沒(méi)有按照要求做到規(guī)范與準(zhǔn)確，導(dǎo)致文書(shū)工作與檔案工作銜接之處出現(xiàn)不足，再加上好多單位對(duì)于這方面是分別進(jìn)行管理的，就使文書(shū)工作與檔案工作之間的距離更大，而缺少相應(yīng)的銜接力度，也就出現(xiàn)了很多方面的問(wèn)題。

2.3文書(shū)檔案管理的重視度不夠

目前好多單位的領(lǐng)導(dǎo)都沒(méi)有認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案管理的深遠(yuǎn)意義，認(rèn)為文書(shū)檔案管理是一項(xiàng)沒(méi)有太多要求的工作，不需要給予相關(guān)的重視，而且認(rèn)為其技術(shù)含量低，并不能給單位帶來(lái)實(shí)際上的收益，從而忽略了文書(shū)檔案管理對(duì)于單位發(fā)展的重要意義，對(duì)檔案管理工作中投入不足，相關(guān)的規(guī)章制度也沒(méi)有嚴(yán)格要求，這就導(dǎo)致文書(shū)檔案管理并不能很好地體現(xiàn)其重要性和價(jià)值。加之領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其不重視，檔案管理人員認(rèn)為其工作并沒(méi)有什么地位，工作起來(lái)也就不盡心盡責(zé)。

2.4檔案管理人員專業(yè)能力不匹配

有些單位的文書(shū)檔案管理人員并不具備相關(guān)的專業(yè)知識(shí)水平和職業(yè)素養(yǎng)，招聘相關(guān)員工時(shí)認(rèn)為只要會(huì)寫寫字，收集資料就行了，很多單位都是交給文秘兼任，導(dǎo)致他們并不能把精力放在檔案管理身上，于是檔案管理的真實(shí)性與及時(shí)性都不能做到保證，從而出現(xiàn)了很多漏洞。甚至有些檔案管理人員都不具備相關(guān)的專業(yè)水平，沒(méi)有太高的責(zé)任心和敬業(yè)心，編碼整理不規(guī)范，工作不夠認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)，對(duì)于犯的錯(cuò)誤也是怕麻煩都沒(méi)有及時(shí)去糾正。

3 創(chuàng)新文書(shū)檔案管理的相關(guān)策略

3.1提高文書(shū)檔案管理工作人員的素質(zhì)

文書(shū)檔案管理工作人員的素質(zhì)直接影響文書(shū)檔案管理工作的創(chuàng)新性。因此，企事業(yè)單位內(nèi)部必須加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案管理人員的培訓(xùn)機(jī)制，并完善考核機(jī)制，針對(duì)工作人員實(shí)際考核的情況制定對(duì)應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度。對(duì)于考核優(yōu)秀的文書(shū)檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)給與獎(jiǎng)勵(lì)，從而不斷提高工作人員的工作熱情。對(duì)于考核不合格的工作人員應(yīng)當(dāng)給與適當(dāng)?shù)貞土P，從而鞭策文書(shū)檔案管理人員可以積極地參與業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)工作當(dāng)中去。

3.2重視文書(shū)檔案管理工作

首先，對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行分類，按照文件形成的年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限進(jìn)行分類;其次，對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行編號(hào)，做好安全設(shè)置，提高文書(shū)檔案管理的保密性和工作人員查詢的便利性;再次，借助檔案管理系統(tǒng)等方式檢索和錄取文書(shū)信息，這可以在一定程度上提高文書(shū)檔案管理的水平，方便工作人員檢索和查詢;最后，企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)做好關(guān)聯(lián)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)布公文環(huán)節(jié)的電子檔案能夠自動(dòng)保存至檔案管理系統(tǒng)中，加快企業(yè)文書(shū)電子檔案的建立，促進(jìn)文書(shū)檔案的工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。不斷吸引專業(yè)性的人才投身到文書(shū)檔案的管理工作當(dāng)中去，只有這樣才能進(jìn)一步提高企業(yè)文書(shū)檔案管理工作的水平。

3.3制定完善的文書(shū)檔案管理制度

規(guī)范的文書(shū)檔案管理制度是文書(shū)檔案管理的基本的準(zhǔn)則，也是企業(yè)內(nèi)部文書(shū)檔案管理工作順利進(jìn)行的根本。因此，企業(yè)必須根據(jù)內(nèi)部實(shí)際的情況，不斷完善文書(shū)檔案管理制度，改變傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理制度的方式方法，排列和銷毀以及收集和鑒定文書(shū)檔案，做好創(chuàng)新與分類，從而制定出符合單位內(nèi)部的文書(shū)檔案管理制度，保證各個(gè)環(huán)節(jié)的文書(shū)檔案管理工作都能更加規(guī)范和完整。

3.4深化細(xì)節(jié)管理，適應(yīng)新時(shí)期變化

其實(shí)，文書(shū)檔案管理與一些部門之間的聯(lián)系主要體現(xiàn)在細(xì)節(jié)上，俗話說(shuō)“千里之穴會(huì)與足下”，細(xì)節(jié)問(wèn)題決定成敗。因此，文書(shū)檔案管理應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)細(xì)節(jié)管理。傳統(tǒng)文書(shū)檔案主要注重文書(shū)的整理，忽視對(duì)文書(shū)檔案的查閱和借用登記管理。因此，新時(shí)期，必須加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案的細(xì)節(jié)管理，完善對(duì)文書(shū)檔案查閱和借用登記管理。可以編制文書(shū)檔案的統(tǒng)計(jì)簡(jiǎn)表，制定總登記表和檔案借出和歸還登記表。督促各個(gè)單位及時(shí)將辦完的文件整理上交，避免文件丟失，充分保證文書(shū)檔案的規(guī)范管理。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，為實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理工作的創(chuàng)新，首先須審視文書(shū)檔案管理工作的現(xiàn)狀，將其置之時(shí)代潮流之中，關(guān)注其存在的問(wèn)題與不足之處，同時(shí)結(jié)合實(shí)際情況，思考實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理工作創(chuàng)新的具體策略，推動(dòng)文書(shū)檔案管理工作有效性的提升，為單位與企業(yè)的發(fā)展提供保障。

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