新時(shí)期如何做好人事檔案管理工作

夏延安

【摘要】人事檔案管理工作是人事管理工作的重要組成部分，它是發(fā)現(xiàn)人才、使用人才和管理人才的重要依據(jù)。隨著我國(guó)政治、經(jīng)濟(jì)體制改革不斷深入，我國(guó)人事制度改革也不斷加大，人事檔案工作出現(xiàn)了許多新情況和新問(wèn)題，人事檔案工作管理顯得尤為重要。

【關(guān)鍵詞】人事檔案;檔案管理

一、當(dāng)前人事檔案管理中存在的不足

（一）人事檔案管理手段落后

隨著人事制度改革的逐步推進(jìn)，機(jī)構(gòu)調(diào)整、科室重組、人員競(jìng)聘上崗，原有的干部人事檔案管理人員的崗位變動(dòng)、退休，大部分人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的管理要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄，而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，日常業(yè)務(wù)往往只是將材料放入檔案盒，沒(méi)有及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。隨著當(dāng)前事業(yè)單位規(guī)模不斷擴(kuò)大，職工數(shù)量不斷增多，檔案數(shù)量也與日俱增，檔案管理難度增大，有關(guān)的管理措施未跟上。

（二）人事檔案利用工作水平較低

對(duì)人事檔案管理者來(lái)說(shuō)，無(wú)論是收集整理，還是鑒別、保管，都是為了提供檔案信息，服務(wù)于干部人事工作，為人事決策提供參考依據(jù)，其目的在于利用。當(dāng)前的人事檔案管理還存在著重保密、輕利用的現(xiàn)象，檔案服務(wù)開(kāi)發(fā)意識(shí)差。即使是使用，范圍也有限，查閱的大部分內(nèi)容是簡(jiǎn)歷、職稱、學(xué)歷、工資情況等，而且是需要者找上門才提供利用，工作處于一種被動(dòng)服務(wù)的狀態(tài)。

（三）人事檔案收集工作力度不夠

由于收集歸檔工作制度不健全，導(dǎo)致檔案管理人員執(zhí)行不嚴(yán)格，收集歸檔工作被動(dòng)、不及時(shí)。而且收集歸檔的材料不全面，有些鑒定、考核材料不能及時(shí)、完整的歸檔，有些材料在內(nèi)容和形式上是雷同的，不能準(zhǔn)確反映每個(gè)人的真實(shí)情況。

（四）人檔分離的情況愈加嚴(yán)重

隨著社會(huì)的發(fā)展，特別是隨著人才資源配置市場(chǎng)化，人才流動(dòng)日益頻繁，人才的流動(dòng)造成人檔分離，棄檔不用的人員越來(lái)越多。并且由于許多公司、單位對(duì)檔案沒(méi)什么要求，導(dǎo)致了這種人檔分離的情況愈加嚴(yán)重。

二、新時(shí)期如何做好人事檔案管理工作

（一）提高人事檔案管理質(zhì)量

人事檔案管理要以制度化、規(guī)范化為基礎(chǔ)，提高檔案的內(nèi)在質(zhì)量，為人事工作提供準(zhǔn)確、真實(shí)可靠的數(shù)據(jù)。隨著現(xiàn)代化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，傳統(tǒng)的管理模式不適應(yīng)現(xiàn)代人力資源管理需要的問(wèn)題越來(lái)越突出。因此，檔案管理部門在引進(jìn)高素質(zhì)人才的同時(shí)，更要注重對(duì)現(xiàn)有人員的培訓(xùn)，全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的人員從事檔案管理工作，注意對(duì)他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活、充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。

（二）建立健全人事檔案管理制度

制度是做好工作的前提和保障，人事檔案的性質(zhì)決定了檔案管理工作是一項(xiàng)瑣碎繁雜、非常嚴(yán)肅的工作。因此必須結(jié)合人事檔案管理工作的實(shí)際和社會(huì)現(xiàn)實(shí)需要，進(jìn)一步建立和健全各項(xiàng)檔案管理制度，嚴(yán)格按照人事檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度來(lái)辦事，使檔案管理工作有規(guī)可循、有章可依。人事檔案管理工作中，對(duì)于不適應(yīng)新形勢(shì)、新情況、新任務(wù)的規(guī)章制度，必須要進(jìn)行改革，及時(shí)建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在檔案的收集上要及時(shí)、完整;在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據(jù)，舍之有理”;檔案的整理歸檔要嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué);檔案的借閱應(yīng)根據(jù)具體情況具體分析，對(duì)人力資源管理部門及其他部門應(yīng)有所區(qū)別，注意檔案安全。

（三）注重人事檔案材料收集

收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎(chǔ)，隨著政治經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深化，干部制度的改革、考察、考核、學(xué)歷、各種培訓(xùn)、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來(lái)了新的要求。檔案管理人員必須及時(shí)收集與檔案有關(guān)的各種材料，認(rèn)真整理，細(xì)致鑒別，做到取之有據(jù)。對(duì)不符合歸檔要求的材料要及時(shí)進(jìn)行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進(jìn)行補(bǔ)辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

（四）提高檔案管理的信息化

對(duì)于干部人事檔案的檢索，無(wú)論是采用“四角編碼”法還是“筆形編號(hào)”法，均是利用姓氏檢索的方式進(jìn)行，這兩種方法均有一定的科學(xué)性，但記起來(lái)費(fèi)時(shí)，且起來(lái)繁鎖，工作效率低。為提高效率，可考慮采取以英文字母的順序號(hào)進(jìn)行編排，便于記憶，得于查找，提高速度。同時(shí)，為提高檔案管理水平，可以采用計(jì)算機(jī)管理人事檔案信息，研究建立兩個(gè)系統(tǒng)：檢索系統(tǒng)和利用系統(tǒng)。同時(shí)，運(yùn)行干部人事檔案原件管理系統(tǒng)，使查檔人員利用計(jì)算機(jī)在不接觸干部檔案的前提下查閱干部檔案原件，不僅可以提高查閱檔案的速度，同時(shí)也有利于干部從事檔案的保密和安全。

（五）重視流動(dòng)人員人事檔案管理工作

要加強(qiáng)督促，定期檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，要及時(shí)查清事實(shí)，分清責(zé)任，嚴(yán)肅處理。對(duì)在檔案管理中不認(rèn)真審查或?qū)彶榘殃P(guān)不嚴(yán)的人員，要視情節(jié)輕重，給予批評(píng)教育直至紀(jì)律處分;對(duì)偽造檔案材料、出具假檔案、假證明的人員，要依據(jù)有關(guān)規(guī)定給予黨紀(jì)政紀(jì)處分，觸犯法律的，要依法追究法律責(zé)任;對(duì)工作不負(fù)責(zé)任、違反職業(yè)道德規(guī)范等不適合做人事檔案管理工作的人員，要堅(jiān)決調(diào)離或予以辭退。對(duì)發(fā)生違紀(jì)違規(guī)行為的單位，要限期整改;問(wèn)題嚴(yán)重的，要責(zé)令停業(yè)整頓，直至吊銷許可證。

三、結(jié)束語(yǔ)

人事檔案是人才信息資源庫(kù)，檔案的管理就是要合理利用各種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用。人事檔案管理工作在目前社會(huì)中的重要性日益突顯，要使檔案工作有新的進(jìn)展和突破，就要抓住當(dāng)前有利時(shí)機(jī)，加強(qiáng)檔案管理，沖出原有的思路、模式，形成一整套新的檔案思想、檔案觀念，才能適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展，并為實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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