探究新時(shí)期國(guó)有企業(yè)職工檔案管理工作存在的問(wèn)題及解決對(duì)策

蒙奎玲

【摘要】在現(xiàn)代國(guó)有企業(yè)檔案管理工作中，由于企業(yè)管理人員對(duì)檔案管理工作重要性的忽視，導(dǎo)致了部分企業(yè)存在檔案管理工作效果不顯著、人員業(yè)務(wù)素質(zhì)較低，專業(yè)能力差的情況，因此本文從當(dāng)前國(guó)有企業(yè)人事檔案管理工作存在的問(wèn)題出發(fā)，探究相應(yīng)問(wèn)題的解決對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】國(guó)有企業(yè);檔案管理;對(duì)策研究

一、引言

在現(xiàn)代國(guó)有企業(yè)人事管理中，檔案管理作為人力資源工作的重要組成部分，除了對(duì)企業(yè)能否建立合格的人才隊(duì)伍建設(shè)有著重要的影響外，也影響著著國(guó)有企業(yè)文化的發(fā)展水平。但是近些年由于信息化建設(shè)的加快推進(jìn)，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部部分工作存在著與發(fā)展不符的情況，并且國(guó)有企業(yè)的國(guó)有屬性，又使得企業(yè)在管理過(guò)程容易忽視對(duì)檔案的管理。綜合上述情況來(lái)看人事管理工作過(guò)程中出現(xiàn)了較多問(wèn)題，并迫切需要解決。

二、當(dāng)前國(guó)有企業(yè)人事檔案管理工作存在問(wèn)題

在我國(guó)大多數(shù)的企業(yè)，尤其是民營(yíng)和私營(yíng)企業(yè)中，沒有設(shè)立專門的人事管理部門，也沒有負(fù)責(zé)人事管理管理相關(guān)檔案工作人員，因此在企業(yè)多數(shù)人的了解中，不存在人事檔案的概念。這樣也就導(dǎo)致了企業(yè)在進(jìn)行人事變動(dòng)的時(shí)候可能存在一些隱患。而在國(guó)有企業(yè)中，人事檔案管理工作除了不具備一個(gè)好的平臺(tái)外，同時(shí)又會(huì)受到領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于“經(jīng)費(fèi)支出”重視程度的影響。所以，企業(yè)在進(jìn)行人事變動(dòng)的時(shí)候，很容易致使檔案信息無(wú)法及時(shí)更替，檔案內(nèi)容存在斷檔，丟檔的情況，這些情況的出現(xiàn)嚴(yán)重影響企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展。

而造成以上情況發(fā)生的主要原因就是國(guó)有企業(yè)部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理的不重視態(tài)度，錯(cuò)誤的認(rèn)為檔案管理屬于淺顯工作，不需要具備較為專業(yè)的知識(shí)，一味的認(rèn)為只要檔案不丟失不泄密就好。其次，某些檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)較低，很多檔案管理人員都是由兼職人員擔(dān)任，同時(shí)隨著管理員的職務(wù)變遷和崗位的調(diào)動(dòng)，很多情況下前任和后任間的交接也沒有得到很好的處理，這進(jìn)一步導(dǎo)致了檔案管理的混亂。而且在現(xiàn)在很多人事檔案還是單純紙質(zhì)的管理模式，沒有實(shí)現(xiàn)信息化管理，甚至在企業(yè)人事檔案管理的過(guò)程中也有相當(dāng)一部分的國(guó)有企業(yè)沒有建立電子檔案庫(kù)，這也就使得企業(yè)想要查詢員工答案就只能一本一本的翻閱。紙質(zhì)翻閱除了可能會(huì)造成檔案的損壞外，也會(huì)降低人事檔案的查詢效率。因此要想改變現(xiàn)有國(guó)有企業(yè)人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題，就要從以上三方面入手進(jìn)行策略的制定。

三、規(guī)范現(xiàn)有檔案政策，提高關(guān)注度

檔案管理工作問(wèn)題的改善首先要從領(lǐng)導(dǎo)的重視程度開始，保證領(lǐng)導(dǎo)自身能夠認(rèn)識(shí)到人事檔案工作是人事信息，人才信息的重要載體，是現(xiàn)代企業(yè)建立一個(gè)完整的人才信息庫(kù)的主要參考資料，管理好人事檔案就相當(dāng)于對(duì)人力資源的有效開發(fā)與利用，而國(guó)有企業(yè)，更要全面的落實(shí)黨的十九大精神，要從嚴(yán)治黨。其次，企業(yè)管理人員也應(yīng)當(dāng)在管理中堅(jiān)持以黨管干部，以黨管人才，擺正自己對(duì)于人才的態(tài)度，定期的對(duì)檔案工作進(jìn)行檢查和巡視，以保證人事檔案管理的有效性。同時(shí)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員也應(yīng)當(dāng)努力平衡檔案工作與其他部門之間的關(guān)系，重視檔案崗位，招聘相關(guān)專業(yè)的人才。除此以外也需要保障檔案工作的經(jīng)費(fèi)，對(duì)一些老舊及價(jià)值較高的檔案要進(jìn)行維護(hù)保護(hù)。而要想在企業(yè)發(fā)展中全心全意的做好檔案管理工作，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)也需要在公司內(nèi)部開展檔案管理理念培訓(xùn)，從上至下，領(lǐng)導(dǎo)到員工，每一個(gè)崗位都要進(jìn)行檔案管理的管理理念培訓(xùn)，讓企業(yè)內(nèi)部所有人員到檔案管理的復(fù)雜性及重要性，同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)于檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)。只有擺正了企業(yè)內(nèi)部的發(fā)展理念，才能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)外部發(fā)展。

四、提高專業(yè)技能。培養(yǎng)前瞻意識(shí)

同時(shí)在從領(lǐng)導(dǎo)層端正了國(guó)有企業(yè)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)后，企業(yè)就要著手開始準(zhǔn)備相關(guān)的專業(yè)人員技能培訓(xùn)，企業(yè)實(shí)施技術(shù)人員培訓(xùn)首要的任務(wù)就是要擺脫以往檔案工作的兼職形式，為檔案管理單獨(dú)開辟崗位，不斷引進(jìn)相關(guān)專業(yè)的檔案管理人才。其次對(duì)于企業(yè)內(nèi)一些老舊檔案要進(jìn)行分類處理，對(duì)一些素質(zhì)較低的檔案管理者要進(jìn)行專業(yè)技能強(qiáng)化，保證管理者的專業(yè)技能能夠跟上崗位需求。此外企業(yè)也應(yīng)該在內(nèi)部開展檢查活動(dòng)，對(duì)于一些渾水摸魚，也不愿意提高自己專業(yè)能力的檔案管理人員，進(jìn)行及時(shí)的清退處理。而且企業(yè)在提高檔案管理工作者的專業(yè)技能時(shí)，也要培養(yǎng)員工的前瞻意識(shí)，引進(jìn)國(guó)際先進(jìn)的檔案管理工作理念，把工作的內(nèi)容細(xì)致化，明確化。企業(yè)在檔案管理人員培訓(xùn)時(shí)也要為檔案管理工作制定一份完善的監(jiān)督機(jī)制，及時(shí)組織人員進(jìn)行定期的巡查，確保檔案工作的權(quán)威性和準(zhǔn)確性

五、建立信息化管理機(jī)制完善相關(guān)制度

國(guó)有企業(yè)應(yīng)該發(fā)揮自身實(shí)力優(yōu)勢(shì)，在現(xiàn)代的檔案管理工作中引入信息化，智能化技術(shù)，建立一套完善的智能化平臺(tái)，這主要是因?yàn)橐惶仔畔⒒悄芑钠脚_(tái)可以有效提高現(xiàn)代檔案管理的工作效率。比如傳統(tǒng)的檔案查詢是從檔案錄等紙質(zhì)文本翻閱，按照目錄進(jìn)行一定的查找，而在信息化平臺(tái)中只需要一個(gè)搜索欄搜索就可以找到相應(yīng)的檔案資料。同時(shí)信息化管理相比傳統(tǒng)檔案信息化檔案管理具備著更好的保存性，不會(huì)因?yàn)榉喌拇螖?shù)過(guò)多而產(chǎn)生損壞。

其次企業(yè)也需要在檔案管理工作過(guò)程中建立相應(yīng)的責(zé)任制度。對(duì)工作要求進(jìn)行責(zé)任細(xì)分，避免出現(xiàn)檔案損壞及丟失的情況后管理人員互相推責(zé)。如若出現(xiàn)問(wèn)題，各部門也要進(jìn)行協(xié)商處理。等事情解決后企業(yè)管理人員也要全面的總結(jié)為什么會(huì)出現(xiàn)這種問(wèn)題以及現(xiàn)代檔案管理工作中還存在哪些不足，從而建立更為有效的檔案管理機(jī)制

六、總結(jié)

在現(xiàn)代檔案管理中，企業(yè)首先要做的就是提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，培養(yǎng)正確的檔案管理工作理念，同時(shí)企業(yè)也要提高相關(guān)管理者的專業(yè)素養(yǎng)。最后就是要建立起一套信息化智能化的管理體系，建立健全檔案管理的長(zhǎng)效機(jī)制，要充分的利用答案管理失誤案例，對(duì)各部門形成警示作用，從而形成檔案管理工作的嚴(yán)肅性，確保整個(gè)檔案管理工作的真實(shí)有效性。

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