認(rèn)識(shí)檔案管理若干問(wèn)題的思考

李穎

【摘要】人事檔案是社會(huì)公共信息的重要組成部分，企業(yè)單位借助人事檔案查詢就職人員學(xué)歷、工作經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)職稱、社會(huì)關(guān)系等信息。從人力資源管理、開(kāi)發(fā)、利用角度來(lái)看，人事檔案在豐富求職者信息的同時(shí)，為企事業(yè)單位人才招聘提供參考;從檔案查閱利用來(lái)看，人事檔案利用率較高，因此加強(qiáng)人事檔案的管理十分必要。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;問(wèn)題;思考

1 當(dāng)前我國(guó)人事檔案管理存在的主要問(wèn)題

1.1人事檔案管理體制尚不健全

完善的管理體制是做好人事檔案管理工作的基礎(chǔ)，如果沒(méi)有完善的管理體制作為基礎(chǔ)，人事檔案管理工作便缺乏必要的制度依據(jù)，從而產(chǎn)生目標(biāo)不清晰、管理內(nèi)容雜亂無(wú)章、管理手段落后、效率低下等一系列的問(wèn)題。近年來(lái)，隨著我國(guó)人事檔案管理體制改革不斷深化，企事業(yè)單位的人事檔案管理工作取得了重要成果，為人力資源的合理配置與人才的合理流動(dòng)提供了有效保障。然而，從總體上來(lái)看，目前我國(guó)人事檔案管理體制尚不健全，還處在起步階段，許多管理制度存在較大的漏洞，既加劇了管理難度，又不利于檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。比如，人才的流動(dòng)以及“檔隨人走”的管理模式加劇了人事檔案管理工作的難度，大大降低了管理工作的效率?？偠灾耸聶n案管理體制的不健全致使人事檔案管理工作難以在社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中發(fā)揮其重要價(jià)值，不但不利于人事檔案管理工作的有序開(kāi)展，還對(duì)人才的培養(yǎng)與儲(chǔ)備造成了不良影響。

1.2缺乏人事檔案管理意識(shí)

缺乏人事檔案管理意識(shí)是我國(guó)企事業(yè)單位普遍存在的問(wèn)題。人事檔案管理工作與企事業(yè)單位的健康發(fā)展息息相關(guān)，在實(shí)際的發(fā)展過(guò)程中，如果企事業(yè)單位忽略人事檔案管理工作，可能會(huì)加劇人才的流失。然而，一些企事業(yè)單位的管理人員并未充分意識(shí)到檔案管理工作的重要性，在日常工作中缺乏人事檔案管理意識(shí)，認(rèn)為檔案管理工作可有可無(wú)，以消極的態(tài)度對(duì)待檔案管理工作，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：不愿意對(duì)檔案管理工作進(jìn)行資金投入，致使管理設(shè)備簡(jiǎn)陋，管理技術(shù)落后，內(nèi)容陳舊;不注重提高人事檔案管理人員的水平，致使管理工作效率低下，質(zhì)量差，無(wú)法對(duì)企事業(yè)單位的健康發(fā)展起到積極作用;沒(méi)有形成完善的管理體制，致使管理工作流于形式，漏洞百出，管理工作長(zhǎng)期得不到有效提升。

1.3人事檔案管理法制化有待于進(jìn)一步提升

人事檔案管理工作包含的內(nèi)容較多，比如人員的學(xué)歷、工作經(jīng)歷、社會(huì)關(guān)系等，管理工作相對(duì)復(fù)雜，在管理過(guò)程中容易產(chǎn)生各種法律問(wèn)題，如果沒(méi)有完善的法律制度和法律條文做為依據(jù)，會(huì)造成產(chǎn)生法律糾紛時(shí)沒(méi)有法律可以依靠的尷尬局面。我國(guó)目前關(guān)于人事檔案管理的法律法規(guī)尚不健全，缺乏對(duì)該項(xiàng)工作的法律保障，不利于人事檔案管理的有序發(fā)展。

2 人事檔案管理存在問(wèn)題的解決對(duì)策分析

2.1強(qiáng)化人事檔案管理意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的重視

人事檔案管理工作要想取得良好的發(fā)展，真正將人事檔案管理的作用有效地發(fā)揮出來(lái)，那么首先就要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的重視，不斷地強(qiáng)化人事檔案管理意識(shí)。各單位與各部門要真正意識(shí)到人事檔案管理的重要性，從領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)始對(duì)人事檔案管理有一個(gè)更加全面與正確的認(rèn)識(shí)，人事檔案管理并不是單純地對(duì)人才資料進(jìn)行收集與歸檔，更重要的應(yīng)該是對(duì)人事檔案加以利用，從而使得人事檔案可以更好為單位的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的人才。要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的宣傳，各個(gè)部門與員工要積極地配合人事檔案工作的開(kāi)展，將人事檔案管理工作放在一個(gè)重要的位置。另外，各單位與部門要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理規(guī)章制度的建立與完善，建立一個(gè)有效的人事檔案管理機(jī)制，從而使得人事檔案管理工作有計(jì)劃、有落實(shí)地開(kāi)展。

2.2不斷地更新管理方法與手段，使得人事檔案管理更加適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展

2.2.1引進(jìn)科學(xué)的管理理念

時(shí)代的發(fā)展有效地促進(jìn)了各行業(yè)的發(fā)展，人事檔案管理工作要想更好地適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，那么就必須要不斷地加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理方法與手段的更新，加強(qiáng)對(duì)先進(jìn)的科學(xué)的管理理念的引進(jìn)，運(yùn)用先進(jìn)的管理手段有效地促進(jìn)人事檔案管理工作的開(kāi)展。更新管理方法，那么就要對(duì)傳統(tǒng)的人事檔案管理方法進(jìn)行改進(jìn)與創(chuàng)新，隨著人事檔案資料的加大，就要加大信息化人事檔案管理的運(yùn)用，通過(guò)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)加大對(duì)人事檔案管理工作的開(kāi)展。

2.2.2推進(jìn)人事檔案管理的信息化進(jìn)程

隨著辦公自動(dòng)化進(jìn)程的快速發(fā)展，人事檔案管理工作中運(yùn)用到越來(lái)越多的信息化管理技術(shù)，有效地促進(jìn)了我國(guó)人事檔案管理工作的開(kāi)展。因此，在人事檔案管理工作中，要不斷地加大信息化進(jìn)程的推進(jìn)，加大資金投入，確保人事檔案管理工作的硬件設(shè)施到位，從而使得人事檔案的收集、查閱、存取、利用更加便捷。人事檔案管理的信息化建設(shè)，可以使得人事檔案的收集與保存更加便利，同時(shí)，保存也更加安全，人事檔案的保密性也更強(qiáng)。另外，人事檔案管理的信息化建設(shè)，可以有效地實(shí)現(xiàn)對(duì)流動(dòng)人才的信息管理與收集，可以更加及時(shí)、準(zhǔn)確對(duì)流動(dòng)人員進(jìn)行查閱。對(duì)于不定期收集到的流動(dòng)人員的資料，可采取隨時(shí)整理的方式，及時(shí)裝入檔案，以避免材料的丟失，確保檔案的完整。

2.3做好流動(dòng)人員人事檔案管理工作

人才流動(dòng)是隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立而建立的，做好流動(dòng)人員的人事檔案管理工作也是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然要求，只有做好流動(dòng)人員人事檔案管理工作才能更好地促進(jìn)人才的合理流動(dòng)。針對(duì)流動(dòng)人員的人事檔案中存在的轉(zhuǎn)遞不及時(shí)或是不移交問(wèn)題，首先要加強(qiáng)對(duì)流動(dòng)人員管理相關(guān)法律法規(guī)的健全，用法律手段加強(qiáng)對(duì)流動(dòng)人員檔案管理的約束與完善。其次在人事檔案管理工作中，要將流動(dòng)人員的人事檔案進(jìn)行及時(shí)地轉(zhuǎn)遞，杜絕流動(dòng)人員人事檔案不移交的現(xiàn)象，不能私自將其積壓、扣留，防止產(chǎn)生“有檔無(wú)人”、“有人無(wú)檔”的現(xiàn)象。另外，還要與流動(dòng)人員及時(shí)簽定臨時(shí)人事檔案管理合同，加強(qiáng)對(duì)流動(dòng)人員人事檔案的收集，采取有力措施確保材料可以及時(shí)歸檔，對(duì)那些接收或移交的檔案材料，保證其檔案的完整性、齊全性。

3 結(jié)語(yǔ)

總之，人事檔案是國(guó)家決策、企業(yè)發(fā)展的重要依據(jù)，加強(qiáng)人事檔案管理至關(guān)重要。目前我國(guó)人事檔案管理意識(shí)薄弱、工作人員素質(zhì)不高、管理制度不健全、信息化建設(shè)不夠完善等問(wèn)題突出。企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)將人事檔案管理納入日常工作，加強(qiáng)對(duì)檔案收集、歸檔工作的重視，保證人事檔案完整性和實(shí)用性;積極開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員水平，確保檔案管理工作質(zhì)量;完善檔案管理制度，規(guī)范檔案管理流程，提升人事檔案利用率。

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