淺議如何做好審計(jì)檔案管理工作

李偉

在檔案管理工作中，審計(jì)檔案管理工作是其中重要的一環(huán)，關(guān)系到檔案管理工作的準(zhǔn)確性和效率性。審計(jì)檔案實(shí)質(zhì)上就是按照相關(guān)部門的規(guī)定能夠?qū)n案進(jìn)行分類保管的審計(jì)活動(dòng)中所需要的各類工具，包括文件和材料兩大類，具體包括有各方面的文件和音視頻，照片和信件或者是其他的一些報(bào)表等，還包括一些復(fù)印件以及各類稿件。審計(jì)檔案是對(duì)檔案管理的審計(jì)工作中一個(gè)信息而又真實(shí)的記錄，也是對(duì)審計(jì)工作的考核或者是研究相關(guān)方面的歷史研究，是國(guó)家在檔案管理中重要的組成部分。因此做好審計(jì)檔案管理的工作，不僅僅是對(duì)檔案管理中設(shè)計(jì)工作的提升，也是各個(gè)審計(jì)機(jī)關(guān)重要的工作環(huán)節(jié)之一?；谶@種情況，本文就淺談一下審計(jì)檔案管理的有效措施。

1 校領(lǐng)導(dǎo)重視是做好審計(jì)檔案工作強(qiáng)有力的保證

審計(jì)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)是審計(jì)各項(xiàng)工作中最高的決策者、指揮者和組織者，爭(zhēng)取審計(jì)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視和關(guān)心，以確保審計(jì)檔案工作作為審計(jì)建設(shè)的基本工程抓緊抓好，保證檔案工作的各項(xiàng)制度可以有效地落到實(shí)處，并在審計(jì)財(cái)力允許的范圍內(nèi)，增加對(duì)檔案室基礎(chǔ)建設(shè)的資金投入，積極采用先進(jìn)的設(shè)施、設(shè)備，提高自動(dòng)化和科技化水平。在檔案室硬件建設(shè)上，要盡量加大審計(jì)綜合檔案室的面積，同時(shí)要配置專用微機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、刻錄機(jī)、掃描儀，溫濕度測(cè)試儀、除濕機(jī)、空調(diào)、消毒滅菌機(jī)、滅火器等防護(hù)設(shè)備，達(dá)到防火、防盜、防光等九防要求，改善檔案管理保護(hù)條件，這就需要抓住契機(jī)，適時(shí)向?qū)徲?jì)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，使領(lǐng)導(dǎo)心中有數(shù)，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)在資金方面的支持，及時(shí)解決檔案工作中所需要的人力、物力、財(cái)力，嚴(yán)格做到“人員、措施、設(shè)備、設(shè)施”四到位。

審計(jì)檔案管理的工作是需要遵守我國(guó)在檔案工作管理中的規(guī)定和相關(guān)的管理原則，這些管理的原則包括集中統(tǒng)一管理和完整與安全以及方便利用等方面的原則。我國(guó)在目前所采取的檔案管理制度是誰提出誰落實(shí)的原則，具體來說就是誰進(jìn)行的審核工作誰就要進(jìn)行落實(shí)，并且在審計(jì)后完成封卷，在有效的期限內(nèi)進(jìn)行歸檔的工作?，F(xiàn)階段的立卷方法主要是按照職能進(jìn)行分類的，可以通過工作的職能進(jìn)行分類，也可以通過項(xiàng)目的進(jìn)行區(qū)分，還可以通過單位的不同進(jìn)行審計(jì)和分類。一般來說，審計(jì)案卷的質(zhì)量是由審計(jì)單位進(jìn)行管理的，但是在接收上確是由機(jī)關(guān)上的檔案管理部門進(jìn)行管理的。

2 建立健全審計(jì)檔案管理體系

為切實(shí)加強(qiáng)對(duì)審計(jì)檔案工作的組織和管理，更好地搞好檔案工作，應(yīng)當(dāng)成立專門的“檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組”，由局長(zhǎng)任組長(zhǎng)，分管檔案工作的副局長(zhǎng)任副組長(zhǎng)，成員由各級(jí)部主管檔案工作的負(fù)責(zé)人組成，配備相應(yīng)專職檔案員，負(fù)責(zé)全校各類檔案材料的收集、整理、歸檔、移交等工作，從而形成從上到下的綜合檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

3 加強(qiáng)審計(jì)檔案管理制度建設(shè)，確保檔案資料完整歸檔

在日常的審計(jì)檔案管理中，堅(jiān)持把審計(jì)檔案工作列入審計(jì)的年度計(jì)劃和長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃。將檔案管理的法律法規(guī)和相關(guān)的管理制度作為審計(jì)工作的原則，保證審計(jì)工作的完整性。我國(guó)相關(guān)的檔案工作法律法規(guī)都比較完善，有著范圍全面的《檔案法》和《機(jī)關(guān)檔案工作條例》，同時(shí)在檔案管理的過程中，檔案局又陸續(xù)制定了《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》和《歸檔文件整理規(guī)則》為檔案工作文件的存儲(chǔ)和分類整理提供了依據(jù)。除此之外，還有《中戶人們共和國(guó)檔案法》統(tǒng)管全局，為檔案的管理工作保駕護(hù)航，因此，在實(shí)際的審計(jì)工作中，要根據(jù)這些法律法規(guī)，將這些責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，完善相關(guān)的審計(jì)工作，健全審計(jì)的制度，使得審計(jì)工作能夠完美進(jìn)行。

4 開發(fā)檔案信息資源，提高檔案利用效率和范圍

審計(jì)檔案編研工作是審計(jì)檔案信息開發(fā)利用的一種高級(jí)形式，以往審計(jì)檔案管理人員只重視檔案的收集、整理、鑒定、編目等前期工作，而忽視了十分重要的編研工作，直接影響了審計(jì)檔案信息的開發(fā)利用及其社會(huì)價(jià)值。為搞好審計(jì)檔案工作，更好地為教育教學(xué)和其它工作服務(wù)，審計(jì)檔案室編制各類檢索工具，例如：全引目錄、案卷目錄、全宗介紹、專題目錄等。利用這些目錄可以查找到領(lǐng)導(dǎo)制訂計(jì)劃、填寫報(bào)表所需要的材料，可以為審計(jì)檔案工作者職稱評(píng)定和工資調(diào)整提供大量的可信度高的檔案依據(jù)。在知識(shí)全球化和科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展的今天，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化、辦公自動(dòng)化、遠(yuǎn)程教育等技術(shù)的應(yīng)用已成為審計(jì)管理發(fā)展的方向，審計(jì)應(yīng)該抓住這一機(jī)遇，加快管理現(xiàn)代化的步伐，充分深入開發(fā)檔案資源，緊緊抓住審計(jì)工作的主體，編撰《審計(jì)志》、《審計(jì)歷史發(fā)展進(jìn)程》、《歷任審計(jì)領(lǐng)導(dǎo)任職情況介紹》、《審計(jì)工作簡(jiǎn)訊匯編》、《審計(jì)優(yōu)秀檔案管理工作者經(jīng)驗(yàn)匯編》等資料，利用先進(jìn)的技術(shù)手段，拓寬檔案利用范圍，為審計(jì)領(lǐng)導(dǎo)、各業(yè)務(wù)部門提供基礎(chǔ)性、綜合性、系統(tǒng)性的信息服務(wù)。

5 切實(shí)加強(qiáng)審計(jì)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

加強(qiáng)審計(jì)檔案隊(duì)伍建設(shè)，提高審計(jì)檔案隊(duì)伍素質(zhì)，是搞好審計(jì)檔案工作的保證。為此要注重加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的選拔和培訓(xùn)。一是嚴(yán)把人員質(zhì)量關(guān)。對(duì)檔案人員的業(yè)務(wù)知識(shí)、文化水平、管理能力等提出具體明確的要求，采取競(jìng)爭(zhēng)上崗的辦法，真正把素質(zhì)高、能力強(qiáng)的同志安排到檔案管理崗位上來。二是加強(qiáng)思想建設(shè)。組織檔案人員認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》、《山東省檔案條例》以及黨和國(guó)家有關(guān)檔案工作的方針政策，努力增強(qiáng)它們的事業(yè)心和責(zé)任感，把它們由“等米下鍋”的思想轉(zhuǎn)變?yōu)椤罢颐紫洛仭保蛊浞e極主動(dòng)地搞好審計(jì)檔案工作。三是狠抓專業(yè)培訓(xùn)。大力加強(qiáng)檔案人員的政治意識(shí)、大局意識(shí)、責(zé)任意識(shí)、服務(wù)意識(shí)和廉潔意識(shí)。通過參加檔案培訓(xùn)班、網(wǎng)上視頻學(xué)習(xí)檔案專業(yè)課、制定多層次的培訓(xùn)規(guī)劃等多種形式培養(yǎng)檔案管理人員，使它們不僅熟悉檔案業(yè)務(wù)，還掌握復(fù)印、縮微、掃描等各種技能，從根本上解決檔案管理人員能力素質(zhì)參差不齊的問題，使其成為“通用型”、“復(fù)合型”人才，多手段全方位增強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

綜上所述，隨著審計(jì)檔案管理的日益加強(qiáng)和完善，我們有理由相信審計(jì)檔案管理工作會(huì)更加科學(xué)化、制度化和規(guī)范化。

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