李偉
在檔案管理工作中,審計檔案管理工作是其中重要的一環(huán),關(guān)系到檔案管理工作的準確性和效率性。審計檔案實質(zhì)上就是按照相關(guān)部門的規(guī)定能夠?qū)n案進行分類保管的審計活動中所需要的各類工具,包括文件和材料兩大類,具體包括有各方面的文件和音視頻,照片和信件或者是其他的一些報表等,還包括一些復(fù)印件以及各類稿件。審計檔案是對檔案管理的審計工作中一個信息而又真實的記錄,也是對審計工作的考核或者是研究相關(guān)方面的歷史研究,是國家在檔案管理中重要的組成部分。因此做好審計檔案管理的工作,不僅僅是對檔案管理中設(shè)計工作的提升,也是各個審計機關(guān)重要的工作環(huán)節(jié)之一?;谶@種情況,本文就淺談一下審計檔案管理的有效措施。
1 校領(lǐng)導(dǎo)重視是做好審計檔案工作強有力的保證
審計檔案管理領(lǐng)導(dǎo)是審計各項工作中最高的決策者、指揮者和組織者,爭取審計領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視和關(guān)心,以確保審計檔案工作作為審計建設(shè)的基本工程抓緊抓好,保證檔案工作的各項制度可以有效地落到實處,并在審計財力允許的范圍內(nèi),增加對檔案室基礎(chǔ)建設(shè)的資金投入,積極采用先進的設(shè)施、設(shè)備,提高自動化和科技化水平。在檔案室硬件建設(shè)上,要盡量加大審計綜合檔案室的面積,同時要配置專用微機、數(shù)碼相機、刻錄機、掃描儀,溫濕度測試儀、除濕機、空調(diào)、消毒滅菌機、滅火器等防護設(shè)備,達到防火、防盜、防光等九防要求,改善檔案管理保護條件,這就需要抓住契機,適時向?qū)徲嬵I(lǐng)導(dǎo)匯報,使領(lǐng)導(dǎo)心中有數(shù),爭取領(lǐng)導(dǎo)在資金方面的支持,及時解決檔案工作中所需要的人力、物力、財力,嚴格做到“人員、措施、設(shè)備、設(shè)施”四到位。
審計檔案管理的工作是需要遵守我國在檔案工作管理中的規(guī)定和相關(guān)的管理原則,這些管理的原則包括集中統(tǒng)一管理和完整與安全以及方便利用等方面的原則。我國在目前所采取的檔案管理制度是誰提出誰落實的原則,具體來說就是誰進行的審核工作誰就要進行落實,并且在審計后完成封卷,在有效的期限內(nèi)進行歸檔的工作?,F(xiàn)階段的立卷方法主要是按照職能進行分類的,可以通過工作的職能進行分類,也可以通過項目的進行區(qū)分,還可以通過單位的不同進行審計和分類。一般來說,審計案卷的質(zhì)量是由審計單位進行管理的,但是在接收上確是由機關(guān)上的檔案管理部門進行管理的。
2 建立健全審計檔案管理體系
為切實加強對審計檔案工作的組織和管理,更好地搞好檔案工作,應(yīng)當成立專門的“檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組”,由局長任組長,分管檔案工作的副局長任副組長,成員由各級部主管檔案工作的負責(zé)人組成,配備相應(yīng)專職檔案員,負責(zé)全校各類檔案材料的收集、整理、歸檔、移交等工作,從而形成從上到下的綜合檔案管理網(wǎng)絡(luò)。
3 加強審計檔案管理制度建設(shè),確保檔案資料完整歸檔
在日常的審計檔案管理中,堅持把審計檔案工作列入審計的年度計劃和長遠規(guī)劃。將檔案管理的法律法規(guī)和相關(guān)的管理制度作為審計工作的原則,保證審計工作的完整性。我國相關(guān)的檔案工作法律法規(guī)都比較完善,有著范圍全面的《檔案法》和《機關(guān)檔案工作條例》,同時在檔案管理的過程中,檔案局又陸續(xù)制定了《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》和《歸檔文件整理規(guī)則》為檔案工作文件的存儲和分類整理提供了依據(jù)。除此之外,還有《中戶人們共和國檔案法》統(tǒng)管全局,為檔案的管理工作保駕護航,因此,在實際的審計工作中,要根據(jù)這些法律法規(guī),將這些責(zé)任落實到個人,完善相關(guān)的審計工作,健全審計的制度,使得審計工作能夠完美進行。
4 開發(fā)檔案信息資源,提高檔案利用效率和范圍
審計檔案編研工作是審計檔案信息開發(fā)利用的一種高級形式,以往審計檔案管理人員只重視檔案的收集、整理、鑒定、編目等前期工作,而忽視了十分重要的編研工作,直接影響了審計檔案信息的開發(fā)利用及其社會價值。為搞好審計檔案工作,更好地為教育教學(xué)和其它工作服務(wù),審計檔案室編制各類檢索工具,例如:全引目錄、案卷目錄、全宗介紹、專題目錄等。利用這些目錄可以查找到領(lǐng)導(dǎo)制訂計劃、填寫報表所需要的材料,可以為審計檔案工作者職稱評定和工資調(diào)整提供大量的可信度高的檔案依據(jù)。在知識全球化和科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展的今天,計算機網(wǎng)絡(luò)化、辦公自動化、遠程教育等技術(shù)的應(yīng)用已成為審計管理發(fā)展的方向,審計應(yīng)該抓住這一機遇,加快管理現(xiàn)代化的步伐,充分深入開發(fā)檔案資源,緊緊抓住審計工作的主體,編撰《審計志》、《審計歷史發(fā)展進程》、《歷任審計領(lǐng)導(dǎo)任職情況介紹》、《審計工作簡訊匯編》、《審計優(yōu)秀檔案管理工作者經(jīng)驗匯編》等資料,利用先進的技術(shù)手段,拓寬檔案利用范圍,為審計領(lǐng)導(dǎo)、各業(yè)務(wù)部門提供基礎(chǔ)性、綜合性、系統(tǒng)性的信息服務(wù)。
5 切實加強審計檔案管理隊伍建設(shè)
加強審計檔案隊伍建設(shè),提高審計檔案隊伍素質(zhì),是搞好審計檔案工作的保證。為此要注重加強對檔案管理人員的選拔和培訓(xùn)。一是嚴把人員質(zhì)量關(guān)。對檔案人員的業(yè)務(wù)知識、文化水平、管理能力等提出具體明確的要求,采取競爭上崗的辦法,真正把素質(zhì)高、能力強的同志安排到檔案管理崗位上來。二是加強思想建設(shè)。組織檔案人員認真學(xué)習(xí)貫徹《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《山東省檔案條例》以及黨和國家有關(guān)檔案工作的方針政策,努力增強它們的事業(yè)心和責(zé)任感,把它們由“等米下鍋”的思想轉(zhuǎn)變?yōu)椤罢颐紫洛仭?,使其積極主動地搞好審計檔案工作。三是狠抓專業(yè)培訓(xùn)。大力加強檔案人員的政治意識、大局意識、責(zé)任意識、服務(wù)意識和廉潔意識。通過參加檔案培訓(xùn)班、網(wǎng)上視頻學(xué)習(xí)檔案專業(yè)課、制定多層次的培訓(xùn)規(guī)劃等多種形式培養(yǎng)檔案管理人員,使它們不僅熟悉檔案業(yè)務(wù),還掌握復(fù)印、縮微、掃描等各種技能,從根本上解決檔案管理人員能力素質(zhì)參差不齊的問題,使其成為“通用型”、“復(fù)合型”人才,多手段全方位增強檔案管理人員的綜合素質(zhì)。
綜上所述,隨著審計檔案管理的日益加強和完善,我們有理由相信審計檔案管理工作會更加科學(xué)化、制度化和規(guī)范化。
參考文獻
[1]吳澤亮,關(guān)于內(nèi)部審計檔案管理之我見[J].市場論壇,2008(8).
[2]武戈.試析審計檔案管理在審計質(zhì)量工作中的地位和作用[C].機關(guān)檔案工作學(xué)術(shù)研討會交流論文集.2004.
[3]亓志紅.對規(guī)范審計檔案管理的探討[J].山東檔案,2008(1):38-39.