試論新形勢(shì)下檔案管理與創(chuàng)新研究

摘 要：固步自封只會(huì)止步不前，永遠(yuǎn)只能坐進(jìn)觀天?，F(xiàn)代社會(huì)發(fā)展迅速，科技日新月異，信息更新飛快，要想立足于這個(gè)社會(huì)，滿足社會(huì)的需要，檔案工作是時(shí)候進(jìn)行創(chuàng)新改革了。檔案管理工作的創(chuàng)新具有重要意義，所以接下來(lái)，我們先認(rèn)識(shí)這個(gè)重要意義，進(jìn)而找到檔案管理的問(wèn)題，然后進(jìn)行創(chuàng)新改革，促使檔案管理工作能夠與時(shí)俱進(jìn)。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；檔案管理；創(chuàng)新

為適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展與需求，檔案管理工作也要進(jìn)行必要的創(chuàng)新工作，改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，將檔案管理工作與社會(huì)生活結(jié)合起來(lái)，保證檔案管理工作能夠一直發(fā)展下去。

1 創(chuàng)新化發(fā)展的必要性

1）創(chuàng)新是內(nèi)在動(dòng)力。創(chuàng)新可以促使進(jìn)步，是發(fā)展的動(dòng)力源泉，檔案管理工作必須創(chuàng)新，保證能適應(yīng)新形勢(shì)下社會(huì)的發(fā)展，能實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義。

2）創(chuàng)新是發(fā)展的關(guān)鍵。舊時(shí)的檔案管理效率很低，很難滿足社會(huì)需要，所以，必須創(chuàng)新，改變。實(shí)現(xiàn)檔案管理工作效率的提高，以及檔案信息資源的開發(fā)，有利于檔案管理工作的良好發(fā)展。所以，通過(guò)創(chuàng)新，可以有力的實(shí)現(xiàn)這些改變。

2 檔案管理工作上現(xiàn)存的問(wèn)題

1）不夠重視。對(duì)檔案管理工作沒(méi)有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，認(rèn)識(shí)比較片面。在工作方式上老到傳統(tǒng)，不能適應(yīng)新時(shí)代的變化。沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的價(jià)值，對(duì)社會(huì)的作用。

2）信息化建設(shè)滯后。信息獲取方式落后，不及時(shí)，硬件設(shè)備以及技術(shù)手段不夠先進(jìn)，或者根本就沒(méi)有。信息管理系統(tǒng)版本比較低，效率不高，用于管理的軟件沒(méi)有更新。

3）不能滿足社會(huì)需求。隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案管理工作對(duì)于人們的生活越來(lái)越重要，所以人們對(duì)檔案管理的工作要求就越來(lái)越高了，而現(xiàn)存的檔案管理工作根本滿足不了人們的額需求。它服務(wù)手段單一，體系不完善，完全不能實(shí)現(xiàn)自身的價(jià)值。

4）檔案管理工作人員不夠?qū)I(yè)。檔案管理運(yùn)行機(jī)制還比較老套，不能靈活運(yùn)用到社會(huì)發(fā)展中。對(duì)于管理工作人員要求不高，沒(méi)有專業(yè)知識(shí)也可以，這對(duì)檔案管理工作的發(fā)展及其不利。工作人員對(duì)檔案管理工作不夠積極，不能投入自己的工作熱情，導(dǎo)致檔案管理工作平平無(wú)奇。

3 通往創(chuàng)新之路的途徑

1）創(chuàng)新檔案資源建設(shè)?！鞍l(fā)展才是硬道理”，為實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的價(jià)值，要緊緊圍繞國(guó)家發(fā)展的中心，積極響應(yīng)國(guó)家發(fā)展號(hào)召。在社會(huì)需要的時(shí)候，能做出自己最大的貢獻(xiàn)。我們必須改變自己的思想，學(xué)習(xí)新的知識(shí)，更新自己的技術(shù)，將檔案工作完成的更加出色，以便更能向新的領(lǐng)域前進(jìn)，向新的行業(yè)服務(wù)，能更加適用新的載體。對(duì)檔案資源建設(shè)，必須付出更多的努力，要有正確的認(rèn)識(shí)，按照法律法規(guī)正確做事，將檔案放入正確的位置，對(duì)進(jìn)入檔案室的人進(jìn)行嚴(yán)格的審查登記，堅(jiān)決執(zhí)行檔案管理規(guī)定，對(duì)需要向國(guó)家移交的檔案，依法移交。認(rèn)真考察社會(huì)需求，調(diào)整檔案管理工作，拓寬檔案覆蓋范圍、檔案種類。平常收集到的檔案與一些特殊、重點(diǎn)的檔案，要有章法的進(jìn)行分類整理，歸納，做好保密工作以及安全保護(hù)。除此之外，可以多收集一些名人的檔案、稀有聲像檔案、獎(jiǎng)勵(lì)表彰檔案、具有重大意義的檔案?？梢越柚鐣?huì)群眾的力量，有償征集，或者無(wú)償貢獻(xiàn)都可以。鼓勵(lì)和號(hào)召社會(huì)寄存檔案，尤其是一些重要的檔案，以能夠保證檔案的安全性、和保密性。

2）檔案信息化建設(shè)。完善檔案信息化建設(shè)，對(duì)檔案管理工作效率將會(huì)有很大的提高。信息化的建設(shè)，更有利于檔案工作服務(wù)社會(huì)，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，滿足社會(huì)發(fā)展需求，實(shí)現(xiàn)檔案管理的更大價(jià)值。（1）加強(qiáng)電子文件歸檔管理?？梢砸胍恍╇娮釉O(shè)備，安裝電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電腦辦公，電子辦公。工作人員可以利用該系統(tǒng)建立電子檔案，這樣更方便查詢檔案，歸納整理檔案，減輕工作人員的工作量。同時(shí)，電子檔案更有利于保存，備份，尤其是一些重要的檔案，利用電子檔案管理系統(tǒng)，可以更完整的保存和備份。利用電子檔案管理系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程查閱，遠(yuǎn)程辦公。（2）加強(qiáng)館藏檔案數(shù)字化建設(shè)。更專業(yè)一點(diǎn)的，可以對(duì)錄入的檔案，進(jìn)行數(shù)字化整理，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)智能查詢等。制定切實(shí)可行的方案，對(duì)珍貴，重要的檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，建成重要檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，向數(shù)字化檔案館邁進(jìn)。（3）構(gòu)建檔案信息網(wǎng)站。尋找專業(yè)的人才，建立檔案信息網(wǎng)站，方便社會(huì)各界人士能夠更好的分享檔案資源，也更加方便工作人員進(jìn)行遠(yuǎn)程工作，整理檔案。

3）檔案文化建設(shè)。（1）從事檔案管理工作的人，最好是熱愛(ài)這份工作的。盡管如此，還是需要對(duì)工作人員進(jìn)行興趣培養(yǎng)，以便讓他愛(ài)上這份工作，然后能夠投入自己的工作熱情。首先，幫助工作人員樹立正確的工作認(rèn)識(shí)，改變舊的錯(cuò)誤的思想，能發(fā)現(xiàn)檔案管理工作的深厚底蘊(yùn)以及歷史魅力；能認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)社會(huì)的價(jià)值；能認(rèn)識(shí)到檔案管理工作服務(wù)大眾的基本價(jià)值觀。只有這樣，才能讓從事檔案管理工作的人，愿意從事這份工作，愿意為這份工作貢獻(xiàn)自己的力量。也只有這樣，才能讓更多的人愿意嘗試這份工作，覺(jué)得這份工作是值得做的，是能實(shí)現(xiàn)人生價(jià)值的。其次，要為檔案工作人員提供學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，為他們變得更優(yōu)秀提供條件，可以定期的舉辦一些專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)。第三，要定期的進(jìn)行思想工作考查，對(duì)思想有所懈怠的工作人員要及時(shí)的進(jìn)行談話，深入溝通，幫助他們重新梳理正確的認(rèn)識(shí)。最后，檔案文化建設(shè)離不開資金的投入，所以，有關(guān)部門需要制定合理的資金投入和使用方案，保證檔案文化建設(shè)的順利實(shí)施。良好的物質(zhì)條件，不僅可以保證檔案文化建設(shè)方案的實(shí)施，也能激勵(lì)工作人員度工作更加的熱情，賣力。（2）完善檔案文化信息化管理。現(xiàn)在社會(huì)的發(fā)展，已經(jīng)離不開信息技術(shù)的使用了，信息技術(shù)已經(jīng)發(fā)展的比較成熟了，可以很好的利用，所以，檔案文化建設(shè)也要充分的利用信息化技術(shù)。在檔案文化建設(shè)過(guò)程中，利用信息化技術(shù)，可以將檔案文化進(jìn)行完美的保存、整理、歸納等。當(dāng)然，信息化技術(shù)的使用。離不開上級(jí)單位的重視和投入，他們可以保證信息化技術(shù)使用的設(shè)備等投入到位，同時(shí)他們還能為信息化建設(shè)提供更好的條件，以便能選擇更加優(yōu)秀的系統(tǒng)和軟件等。（3）對(duì)檔案的文化建設(shè)可以進(jìn)行有力的宣傳，讓社會(huì)了解檔案管理工作，接觸以前的誤會(huì)，樹立正確的認(rèn)識(shí)，提升檔案管理在社會(huì)上的形象。檔案文化應(yīng)該有這種自信，進(jìn)行創(chuàng)新了的檔案管理，將會(huì)實(shí)現(xiàn)信息化技術(shù)的使用，實(shí)現(xiàn)信息化網(wǎng)站的建設(shè)，為社會(huì)群眾提供服務(wù)窗口，提供檔案信息查詢途徑。這樣可以有效地拉近檔案管理與社會(huì)群眾的關(guān)系，方便檔案管理工作的實(shí)施和開展。社會(huì)對(duì)檔案管理有了正確的認(rèn)識(shí)之后，他們會(huì)更加愿意相信檔案管理工作，如果以后有需要寄存檔案的時(shí)候，就會(huì)毫不猶豫的選擇檔案管理這個(gè)地方了。

4）新時(shí)代企業(yè)檔案工作。一是吸收專業(yè)的檔案管理人員，按照實(shí)際情況招聘工作人員。對(duì)工作人員進(jìn)行上崗培訓(xùn)，并制定檔案管理工作人員人才培養(yǎng)計(jì)劃，增加工作人員交流學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，優(yōu)化檔案工作人員結(jié)構(gòu)，提升檔案工作人員的工作熱情。明確每個(gè)崗位的具體工作，然后配備對(duì)應(yīng)的工作人員，這樣檔案工作能夠順利進(jìn)行，工作人員也能夠得心應(yīng)手，做起事來(lái)也可以提高效率。獎(jiǎng)懲合理，對(duì)工作崗位有貢獻(xiàn)的工作人員，要及時(shí)給予獎(jiǎng)勵(lì)，當(dāng)然，對(duì)在工作上有過(guò)失的工作人員，也要給予合理的處理。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，將檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，以適應(yīng)新形勢(shì)下社會(huì)的發(fā)展，這項(xiàng)措施值得實(shí)施。這不僅是檔案管理轉(zhuǎn)型的重要機(jī)會(huì)也是重要的考驗(yàn)。所以，對(duì)于新形勢(shì)下社會(huì)的需求，對(duì)檔案工作的管理要求，應(yīng)當(dāng)做好準(zhǔn)備，做好為社會(huì)做貢獻(xiàn)的決心。

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作者簡(jiǎn)介

霍玉潔（1980-），女，山東省淄博人，本科，畢業(yè)于嘉興學(xué)院，檔案館員，研究方向：檔案管理。