簡析市政工程檔案管理存在的問題和對(duì)策

張靜焱

摘 要：隨著城市現(xiàn)代化的不斷發(fā)展，市政工程檔案作為保障城市市政工作正常運(yùn)行的關(guān)鍵因素也逐漸走向信息科技化，隨著城市檔案資源數(shù)量規(guī)模和產(chǎn)生速度的逐年增長，檔案收集和管理暴露出一些不足和缺陷。因此，本文基于市政檔案管理工作的重要性，剖析了當(dāng)下市政工程建設(shè)過程中存在的檔案管理問題，并提出了解決問題和應(yīng)對(duì)新形勢檔案管理難題的具體策略，以期能對(duì)不斷優(yōu)化我國城市市政工程檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：市政工程檔案；管理；問題；策略

1 市政工程檔案管理工作的重要性

城市為實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化建設(shè)和科學(xué)規(guī)劃發(fā)展離不開市政檔案信息的支撐，城市建設(shè)規(guī)劃、布局調(diào)整、設(shè)施維修等都需要參考市政檔案資料。目前在現(xiàn)代信息化技術(shù)的不斷發(fā)展和應(yīng)用中，市政檔案管理工作面臨著前所未有的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。當(dāng)下強(qiáng)化市政檔案工作信息化和現(xiàn)代化建設(shè)已經(jīng)成為推進(jìn)城市可持續(xù)發(fā)展的必然路徑，也是城市建設(shè)和管理人員的重點(diǎn)工作方向。

2 市政工程檔案管理存在的問題

2.1 市政工程檔案缺乏健全的管理機(jī)制

我國市政工程建設(shè)目前還缺乏完善的檔案管理機(jī)制，工程項(xiàng)目細(xì)節(jié)分別交由不同部門進(jìn)行管理，從項(xiàng)目前期到建設(shè)再到竣工驗(yàn)收和后期維護(hù)的檔案收集與統(tǒng)一管理難度較大，同時(shí)各個(gè)負(fù)責(zé)部門之間缺乏統(tǒng)一規(guī)范的科學(xué)管理機(jī)制，難以處理管理細(xì)則問題，導(dǎo)致市政工程檔案喪失準(zhǔn)確性和完整性，甚至出現(xiàn)檔案是真和未能及時(shí)歸檔的現(xiàn)象，已經(jīng)有很多地區(qū)發(fā)生檔案喪失、缺乏規(guī)范入庫的現(xiàn)象，這對(duì)我國市政工程檔案發(fā)展造成不利影響。

2.2 市政工程檔案資料缺乏規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)

市政工程檔案內(nèi)容豐富、種類繁多，而且建檔周期持續(xù)時(shí)間較長，隨著城市現(xiàn)代化的發(fā)展，市政工程資料也開拓了各式各樣存檔方式，通過音頻、視頻、圖表等多種類型的電子文檔逐步代替了傳統(tǒng)的文字檔案，然而面對(duì)新興的各式各樣存檔方式，市政工程單位卻未能制定統(tǒng)一化的規(guī)范存檔標(biāo)準(zhǔn)，除工程竣工驗(yàn)收數(shù)據(jù)等一部分資料外，多數(shù)原始文件因?yàn)橛涗浶问椒爆嵱秩狈?biāo)準(zhǔn)化的管理模式，導(dǎo)致市政工程中檔案的表格、圖例、文本等記錄混亂，給整體檔案資料收集和管理增加了難度，制約了市政工程未來的可持續(xù)發(fā)展。

2.3 市政工程檔案缺乏信息化管理

如果說標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范是市政工程檔案管理的基礎(chǔ)，信息化技術(shù)應(yīng)用就是實(shí)現(xiàn)規(guī)范化檔案資料管理的階梯，我國目前在市政檔案管理工作中缺乏對(duì)信息化技術(shù)的充分應(yīng)用，數(shù)字化檔案歸檔、入庫和檢索程序發(fā)展緩慢，市政檔案管理模式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于社會(huì)發(fā)展的腳步。很多城市仍采用傳統(tǒng)的低效率管理模式，不僅管理模式落后，對(duì)資料進(jìn)行檢索、查閱和利用也較為繁瑣，同時(shí)因?yàn)椴糠謾n案失真或丟失降低了參考價(jià)值，整體工程檔案資源利用率不高，社會(huì)服務(wù)性能不足。

2.4 市政工程檔案管理工作專業(yè)度不足

市政工程檔案管理是一門綜合性專業(yè)工作，對(duì)檔案管理人員和工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和綜合素質(zhì)要求較高，然而目前在市政工程建設(shè)單位中招聘的檔案編制人員和管理人員多數(shù)為其他專業(yè)出身，專業(yè)基礎(chǔ)較弱，管理能力不足，使得編制工程資料質(zhì)量良莠不齊，直接影響到市政工程項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度，可能還會(huì)引發(fā)檔案失真或丟失的嚴(yán)重后果。

3 應(yīng)對(duì)市政工程檔案管理存在問題的具體策略

3.1 完善檔案管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)

檔案管理工作為實(shí)現(xiàn)優(yōu)化和進(jìn)步最根本的策略即為建設(shè)完善的檔案管理機(jī)制，建立規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)，以此來制約管理人員的工作行為，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化檔案管理工作模式，進(jìn)而提高檔案管理效率。管理制度作為公信力和公正性最強(qiáng)的標(biāo)準(zhǔn)會(huì)直接關(guān)系到檔案管理工作的發(fā)展?fàn)顩r。眾所周知，市政工程檔案管理具有嚴(yán)謹(jǐn)性和細(xì)致性的特征，具有專業(yè)的工作流程，因此實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理制度不僅能提高檔案管理效率，還能推進(jìn)市政工程項(xiàng)目建設(shè)發(fā)展。值得一提的是，在建立和完善市政工程檔案管理制度時(shí)必須立足于實(shí)際情況，參考具體項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)和要求，嚴(yán)格遵守《檔案法》等相關(guān)法律文件中的明文規(guī)定，從收集、整理檔案到評(píng)估歸檔以及封存、查閱和銷毀等環(huán)節(jié)都需要進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑u(píng)估和思考，從而建立一套具有針對(duì)性和可行性的完善檔案管理制度。

3.2 提高工作人員專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)

任何工作都離不開工作人員的參與管理，檔案管理工作也不例外，提高檔案管理工作人員的專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)至關(guān)重要，不僅可以提高檔案管理工作效率，還能提高市政工程項(xiàng)目質(zhì)量，為后期市政工作儲(chǔ)備可參考、有價(jià)值的數(shù)據(jù)資料。相關(guān)工作人員不僅要具備專業(yè)檔案管理知識(shí)與技能，還應(yīng)了解與市政工程相關(guān)知識(shí)，熟知國家城市規(guī)劃政策制度，只有具備全方位、多層次領(lǐng)域知識(shí)的員工才可以稱為稱職的市政工程檔案管理人員。

3.3 強(qiáng)化市政工程檔案資料的完整性與系統(tǒng)化

因?yàn)槭姓こ虅?dòng)態(tài)性和改造性的特征，因此其進(jìn)行規(guī)劃與建設(shè)需要詳細(xì)和完整的數(shù)據(jù)資料支撐，如果一旦缺乏完善的檔案數(shù)據(jù)參考，會(huì)導(dǎo)致今后建設(shè)市政工程存在較大的難度。因此相關(guān)工作人員應(yīng)保證市政工程檔案資料的完整性，建立一套系統(tǒng)化的歸檔程序，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理市政工程檔案資料。我國城市只有具備完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確化的市政工程檔案資料，并依據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一整理與編目，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化與合理化分類、組卷，才能使今后市政工程建設(shè)得以更完善的資料參考，可以說建設(shè)系統(tǒng)化和完整性的數(shù)據(jù)檔案是決定市政工程項(xiàng)目發(fā)展的必要條件。

3.4 提高檔案管理信息化水平

現(xiàn)代化信息技術(shù)為市政工程檔案提供了資源共享的機(jī)會(huì)，使各管理單位之間建立起動(dòng)態(tài)信息傳遞模式，促進(jìn)了檔案管理部門與建設(shè)部門和業(yè)務(wù)部門的合作交流。為今后市政工程規(guī)劃勘測維修和后期保養(yǎng)等檔案資料與管理部門之間建設(shè)信息交流網(wǎng)絡(luò)，便于今后及時(shí)進(jìn)行業(yè)務(wù)查詢和資料查閱。充分利用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，開發(fā)多種查閱和檢索市政工程檔案渠道，像計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、云平臺(tái)以及人工智能服務(wù)等等，有效提高檔案管理效率和服務(wù)效率，提升市政工程檔案的利用價(jià)值，不斷為我國社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)進(jìn)步做貢獻(xiàn)。

4 結(jié)語與展望

綜上所述，市政檔案作為記錄我國城市市政工程信息的基礎(chǔ)性工作和重要組成部分，已經(jīng)受到了國家政府和管理人員的重視。相關(guān)人員可以通過查詢市政檔案了解到市政工程的詳細(xì)信息，方便今后為相關(guān)建設(shè)工作提供參考和工作決策。當(dāng)下市政檔案管理工作仍然處于不斷探索和進(jìn)步的狀態(tài)，仍需要對(duì)不完善的信息采集和管理技術(shù)進(jìn)行改進(jìn)和提高，需要工作人員端正工作態(tài)度，不斷在實(shí)踐中摸索經(jīng)驗(yàn)，推進(jìn)我國市政檔案管理工作的健康可持續(xù)發(fā)展。

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