淺談大數(shù)據(jù)時代的檔案管理

劉倩如 董燕娜

摘 要：隨著大數(shù)據(jù)時代的飛速發(fā)展，各行各業(yè)的技術(shù)都在更新?lián)Q代，我們的檔案管理作為與信息息息相關(guān)的行業(yè)，也要乘著大數(shù)據(jù)這股東風(fēng)，不斷優(yōu)化、創(chuàng)新管理方式，使得館藏資源更加優(yōu)化、提供利用更加便捷，推動檔案管理事業(yè)更上一個新臺階。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案管理；數(shù)據(jù)挖掘

大數(shù)據(jù)的概念日益滲透進我們的生活，對大數(shù)據(jù)的挖掘和運用將影響到各行各業(yè)的發(fā)展。以云計算為代表的計算機技術(shù)飛速進步，為我們的檔案管理工作提供了新的思路和運作方式，通過對大數(shù)據(jù)的運用，能更好地為群眾提供服務(wù)。檔案作為海量信息存儲的載體，結(jié)合它面向社會、面向群眾提供利用的特征，檔案工作人員要順應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展要求，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理方式，推進檔案工作與時俱進，形成良好的檔案工作生態(tài)環(huán)境。

1 大數(shù)據(jù)背景帶來的檔案管理優(yōu)勢

1）館藏資源數(shù)字化、信息化后，檔案資源的存儲利用更加自由、方便，打破了傳統(tǒng)查詢方式的僵局，利用范圍突破了館墻限制。數(shù)字化檔案信息可以利用互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)等不同方式傳播，用戶利用館藏信息不再受時間、地域限制，滿足了群眾日益增長的查閱需求，進一步實現(xiàn)了檔案資源充分開發(fā)、互聯(lián)共享的目的。

2）大數(shù)據(jù)優(yōu)化了檔案數(shù)據(jù)的存儲和備份。隨著每年接收新的檔案進館，檔案信息越來越多，存儲量不斷增長，傳統(tǒng)儲存方式所面臨的空間問題越來越嚴重。檔案信息數(shù)字化后，無論是利用光盤、磁盤還是利用服務(wù)器存儲，貯存密度都遠遠高于紙質(zhì)檔案、實物檔案。而大數(shù)據(jù)又為我們整合檔案數(shù)據(jù)提供了新思路方法，使儲存方式更加優(yōu)化，提高了存儲效率，為解決檔案存儲和備份問題提供了借鑒。

3）通過對大數(shù)據(jù)進行數(shù)據(jù)挖掘，可以從中提取出關(guān)鍵性數(shù)據(jù)，對館藏檔案資源進行再次整合。通過數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)性分析，可挖掘出隱藏在檔案數(shù)據(jù)間的隱性關(guān)聯(lián)和相互關(guān)系，找出影響檔案館服務(wù)效果的關(guān)鍵因素，為檔案館定位、重點用戶服務(wù)群體的尋求等提供參考依據(jù)；通過分類、聚類分析，可將同類型、同主題的檔案資源提取出來，為編史修志、決策支持等提供便利；通過回歸分析可對數(shù)據(jù)序列進行一定程度的預(yù)測，為檔案館針對性收集檔案資源提供參考，并根據(jù)分析結(jié)果找出檔案管理和發(fā)展過程中出現(xiàn)的各種問題。

2 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作中的問題

1）工作人員能力不足。大數(shù)據(jù)的發(fā)展對檔案管理人員的工作能力也提出了新的要求。但由于其技術(shù)處在飛速發(fā)展的過程中，而檔案系統(tǒng)缺少針對性的培訓(xùn)、學(xué)習(xí)，并且大多數(shù)檔案管理部門的工作人員更新緩慢，老齡化嚴重，缺少學(xué)習(xí)的動力，導(dǎo)致許多檔案工作人員沒有充分認識到大數(shù)據(jù)對于檔案管理的重要意義，也不能掌握相關(guān)知識、技術(shù)。因此，在檔案管理過程中仍偏向使用傳統(tǒng)的管理方法，不能熟練使用現(xiàn)代化的信息技術(shù)。

2）信息安全存在隱患。由于互聯(lián)網(wǎng)的開放性，可能對檔案的管理安全存在一定的威脅。在傳統(tǒng)的檔案管理方式中，查詢者需到檔案館中申請利用，所有過程在檔案管理者的掌控之中，能有效預(yù)防檔案的損毀、泄密等情況的發(fā)生。而隨著數(shù)字檔案館的發(fā)展，更多利用者可通過網(wǎng)絡(luò)申請利用檔案，很可能會有網(wǎng)絡(luò)黑客或不法分子破壞檔案管理的安全環(huán)境。

3 如何做好大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作

1）建立檔案信息安全保障體系，保障檔案資源安全。逐步完善檔案信息安全管理體制，加強對計算機檔案管理系統(tǒng)的維護管理，做好數(shù)據(jù)備份與傳輸，保證歸檔電子文件的真實完整。檔案館局域網(wǎng)要與外網(wǎng)實行物理隔離，嚴格管理權(quán)限，加強身份認證和密鑰管理，非公開的檔案信息一律不得上外網(wǎng)。要采取數(shù)據(jù)備份策略和異地存放管理措施，嘗試建立數(shù)據(jù)備份基地和容災(zāi)系統(tǒng)，確保檔案信息數(shù)據(jù)的安全。

2）加強機構(gòu)合作，妥善管理檔案資源。由于基層檔案室可能存在硬件條件限制，另外為了節(jié)約信息化成本和維護成本，可通過檔案資源整合對檔案進行更系統(tǒng)、完善的管理。通過實體集中整合，對每年接收進館的檔案按照全宗、機構(gòu)、問題進行排列保存，以利于分類標識和管理；通過機構(gòu)歸并整合，例如司法、婚姻、土地等專業(yè)檔案，在不改變檔案歸屬和流向的前提下，集中到檔案館統(tǒng)一保存，由歸屬單位派專人管理，檔案館工作人員協(xié)助代管，使檔案館的保管條件優(yōu)勢、技術(shù)優(yōu)勢、資源利用優(yōu)勢都得到了發(fā)揮；三是通過數(shù)字化整合，完善檔案網(wǎng)站和數(shù)據(jù)庫建設(shè)，建立了館藏文件級目錄數(shù)據(jù)庫，建成館藏重要和珍貴檔案全文數(shù)據(jù)庫，搭建檔案信息資源共享平臺，實現(xiàn)信息資源共享的目的，進一步方便了公眾的查閱利用。

3）優(yōu)化人才隊伍，提升管理人員素質(zhì)。檔案館要注重檔案人員的培訓(xùn)，提高檔案隊伍對檔案信息化建設(shè)的認識，增強檔案人員信息化應(yīng)用水平和信息安全防范意識，提高檔案信息化建設(shè)的綜合效益，為檔案信息化可持續(xù)發(fā)展提供強有力的人才保證，努力造就一批既懂檔案管理又懂計算機應(yīng)用的復(fù)合型人才隊伍。

4）有效進行挖掘數(shù)據(jù)，將死數(shù)據(jù)變成活檔案。數(shù)據(jù)挖掘作為一門先進的數(shù)據(jù)處理技術(shù)，可以應(yīng)用到數(shù)字檔案館的開發(fā)利用中，用來找到潛在的、有價值的信息，用知識幫助我們將已接收的檔案分析歸類并對未來接收形勢進行預(yù)測，用以提高檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量。

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