科研單位檔案管理的重要性及方法

摘 要：科研單位的檔案管理工作是科研單位開展工作的基礎(chǔ)。本文以科研單位的檔案管理工作為研究對象，分析科研單位檔案管理的重要性，并探究科研單位檔案管理的有效方法，以期指導(dǎo)應(yīng)用于實踐。

關(guān)鍵詞：科研單位，檔案管理，重要性，方法

檔案是科研單位內(nèi)部各項事宜的原始記載，是最真實、最完整的歷史記錄。基于檔案的真確性與可靠性，檔案往往具有極高的參考價值，用途十分廣泛。但由于科研單位檔案分類復(fù)雜、時間跨度大、數(shù)量繁多，科研單位內(nèi)部的檔案管理總會不可避免地出現(xiàn)疏漏，造成檔案遺失或出現(xiàn)記錄錯誤，這些問題會對科研單位的正常運轉(zhuǎn)造成困擾，所以做好檔案管理就顯得尤為重要。

1 科研單位檔案管理的重要性

1.1 檔案管理為科研單位工作提供有效信息資源

科研單位的工作建立在充分掌握信息資源的基礎(chǔ)上，需要經(jīng)過嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶嶒炓?guī)劃，設(shè)計實驗?zāi)繕?biāo)和方案，需要通過大量的文獻依據(jù)開展工作。因此對檔案進行科學(xué)、有效管理，是檔案查詢的基礎(chǔ)，是主動索取信息資源的重要途徑。

檔案管理人員在檔案管理工作中，通過查詢大量信息，并對信息進行篩選，選取有效信息，刪除無效信息，完成檔案的編輯工作。同時，檔案管理過程中可根據(jù)不同的檔案使用對象，對檔案進行編輯，從而有助于科員人員信息檢索，提高檔案信息查詢的便捷性，更好地服務(wù)于科研及生產(chǎn)工作。

因此，科研單位檔案管理有助于提供有效信息資源，有助于提高科研生產(chǎn)效率，有助于加大科研信息查詢效果。

1.2 檔案管理可有效促進科技成果轉(zhuǎn)化

當(dāng)今社會，科學(xué)技術(shù)作為第一生產(chǎn)力，對經(jīng)濟的發(fā)展產(chǎn)生較大的影響。我國政府對科學(xué)技術(shù)的發(fā)展給予大力支持，多舉并措推動科技成果轉(zhuǎn)化工作，以此有效促進生產(chǎn)效率的提高，繼而創(chuàng)造出更多高性能、高質(zhì)量和多功能的產(chǎn)品。與此同時，國家科技實力也可以通過科技成果轉(zhuǎn)化實力得以體現(xiàn)，反映國家綜合實力。

科技成果及其科技產(chǎn)品的信息在科研單位的檔案管理工作中，占有較大比例，而科技成果的整理是較為細致、復(fù)雜的工作，往往需要投入更多的物力、人力與財力。通過檔案管理工作，可以對檔案進行有效編輯，對科技成果信息進行有目的的挖掘，從而進行分類、歸檔，便于科研生產(chǎn)人員閱讀與研究。如此以來，檔案管理能有效促進科技成果的轉(zhuǎn)化，有助于科研人員與生產(chǎn)企業(yè)的合作，繼而將科技研究成果轉(zhuǎn)化為實際產(chǎn)品。

1.3 檔案管理是評估科研單位的有效方法

檔案管理工作的基本要求是保證檔案的齊全性、完整性、準(zhǔn)確性與科學(xué)性。唯有實現(xiàn)檔案管理的基本要求，才能保證檔案信息的時效性與創(chuàng)新性，但其也于無形中增加了檔案管理的難度，使檔案管理工作變得繁瑣、復(fù)雜。

通過檔案管理工作有效提高檔案的歸檔率，一方面便于單位內(nèi)部人員查找自己所需要的信息，將有效地、與自己研究生產(chǎn)相關(guān)的信息進行搜集與整理，服務(wù)于科研生產(chǎn)活動，提高科研生產(chǎn)效率；另一方面，通過檔案管理，能及時發(fā)現(xiàn)與改進科研單位檔案管理中存在的問題?？梢哉f，科研單位檔案信息的整理與保管工作依賴于科研單位的檔案管理水平。

2 科研單位檔案管理的方法

2.1 加強管理水平、強化檔案意識

做好檔案管理工作的關(guān)鍵在于加強檔案管理工作建設(shè)指導(dǎo)，檔案管理工作的質(zhì)量與效率與單位領(lǐng)導(dǎo)的重視程度成正比。因此，要在檔案管理工作中，不斷提高管理階層的檔案管理意識，加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，充分認(rèn)識到檔案管理的重要性，明確檔案管理的價值和檔案工作的作用。同時，對于檔案管理過程中遇到的實際問題也要予以重視，端正態(tài)度，以積極的心態(tài)解決問題，提高檔案管理工作的時效性。

總之，科研單位要進一步加強檔案管理，就要結(jié)合檔案工作建設(shè)管理與單位科研、管理、發(fā)展等各項工作，轉(zhuǎn)變思想，強化檔案管理意識，明確責(zé)任，細化檔案管理工作。

2.2 建立健全檔案管理制度和激勵政策

科研單位檔案管理制度與激勵政策的制定，要依據(jù)國家的相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合單位自身實際情況，制定檔案管理制度與激勵政策，落實檔案管理人員崗位目標(biāo)責(zé)任，建立長效工作機制，將工作考核與績效工資掛鉤，有效技法檔案管理工作人員工作的積極性、主動性與創(chuàng)造性，在工作中發(fā)掘潛力，有效推動檔案工作健康發(fā)展。

檔案管理的完善與建設(shè)唯有在符合本單位工作的基礎(chǔ)上，才能有效促進科研單位的生產(chǎn)發(fā)展，在遵守相關(guān)法律條規(guī)的基礎(chǔ)上，加大對相關(guān)法律法規(guī)的宣傳，以增強法制觀念，實現(xiàn)檔案管理制度有法可依、有章可循，進一步促進檔案工作者的檔案法律意識，實現(xiàn)依法管理檔案，營造良好社會氛圍，為依法治檔提供可靠保障。

檔案管理的激勵機制能有效促進檔案管理人員工作的積極性、主動性與創(chuàng)造性。通過激勵機制的制定，對檔案管理隊伍進行建設(shè)，改善檔案管理工作環(huán)境，加大檔案管理軟硬件設(shè)備的資金投入，加強檔案管理工作的宣傳力度，落實檔案管理工作人員的相關(guān)薪資與福利，營造檔案管理隊伍的文化氛圍。

2.3 加強檔案的信息化建設(shè)

科研單位檔案管理的信息化建設(shè)，是檔案管理發(fā)展的必然趨勢，其對于檔案管理的便捷性與準(zhǔn)確性不言而喻。但目前我國科研單位檔案的信息化建設(shè)情況往往受到外部環(huán)境與單位自身情況、投入資金等諸多因素的制約，還有待進一步提升。而檔案管理的信息化建設(shè)也要有計劃、分階段的進行。

一方面，檔案管理的信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，需要統(tǒng)籌規(guī)劃、突出掙點、整體推進，因此，要制定具體的年度工作規(guī)劃與目標(biāo)，分階段、分層次進行。同時，檔案管理的信息化建設(shè)要堅持實用為主，提高信息化設(shè)備的利用率，完成檔案管理工作。

另一方面，檔案管理的信息化建設(shè)離不開檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，如計算機、檔案管理網(wǎng)絡(luò)軟件的應(yīng)用與維護。在此基礎(chǔ)上，實現(xiàn)檔案管理的辦公室自動化，通過“文檔一體化”管理，提高檔案管理的工作效率。

2.4 改善檔案工作人員素質(zhì)和人員結(jié)構(gòu)

檔案管理工作人員的素質(zhì)在檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)中，顯得尤為重要。網(wǎng)絡(luò)時代，檔案管理工作人員能否熟練操作、應(yīng)用各種信息化技術(shù)、熟練操作檔案管理軟硬件，是開展檔案管理工作的基礎(chǔ)?？梢哉f，檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，對檔案管理工作人員提出了更高的要求，要改善檔案管理工作人員的素質(zhì)，就要從檔案管理業(yè)務(wù)著手，檔案管理熱源掌握必要的檔案管理自動化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，成為信息和知識的收集員、導(dǎo)航員。為適應(yīng)檔案工作的不斷發(fā)展，應(yīng)為建立和完善檔案的專業(yè)技術(shù)人員提供繼續(xù)教育和學(xué)習(xí)的機會，進一步提高檔案工作者的素質(zhì)。

3 結(jié)語

科研單位檔案管理，一為科研單位工作提供有效信息資源，二可有效促進科技成果轉(zhuǎn)化，三是評估科研單位的有效方法，在科研工作中發(fā)揮著重要作用。因此，科研單位的檔案管理人員，要充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要意義，必須擁有強烈的責(zé)任心，不斷提高自身的檔案管理水平，保障檔案的真實性、有效性、完整性和可靠性，讓檔案成為科研單位成長的助力，成為單位發(fā)展的豐碑。

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作者簡介

車興（1980-），女，山西太谷，檔案管理，館員。