醫(yī)學(xué)科研檔案管理的現(xiàn)狀與創(chuàng)新性對策研究

王刊 陳奕群 林萍

摘 要：醫(yī)學(xué)科研檔案是醫(yī)學(xué)臨床科研工作的歷史記錄，文章分析了醫(yī)學(xué)科研檔案管理的特點，指出醫(yī)學(xué)科研檔案管理是醫(yī)院科研管理中不可忽視的重要環(huán)節(jié)，對醫(yī)學(xué)科研檔案進行規(guī)范化的管理可以有效地提高醫(yī)院的科研管理水平。同時對當(dāng)前醫(yī)學(xué)科研檔案管理的現(xiàn)狀進行了分析，提出醫(yī)學(xué)科研檔案管理創(chuàng)新性對策。

關(guān)鍵詞：醫(yī)學(xué)科研檔案；現(xiàn)狀；創(chuàng)新性對策

醫(yī)學(xué)科研檔案是指醫(yī)學(xué)科研工作者在從事醫(yī)療科學(xué)研究活動的過程中形成并經(jīng)過規(guī)范化整理、具有保存價值的各種形式的歷史記錄，是醫(yī)院檔案的一個重要組成部分，是重要的醫(yī)療衛(wèi)生資源和財富。醫(yī)學(xué)科研檔案能夠真實地反映醫(yī)學(xué)科研活動的整個過程，可以提供醫(yī)學(xué)科研活動所需要的信息資源，對醫(yī)學(xué)科研成果轉(zhuǎn)化、技術(shù)交流有指導(dǎo)作用。對于醫(yī)學(xué)科研檔案，如果能夠保存完善和有效地加以利用，可以有效地提高醫(yī)院的科研管理水平，促進醫(yī)療事業(yè)的進步。注重醫(yī)學(xué)科研檔案的積累，是醫(yī)院科研管理中不可忽視的重要環(huán)節(jié)。

1 醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作的特點

醫(yī)學(xué)科研檔案管理具有周期長、專業(yè)性強、成套性等特點[1]。醫(yī)學(xué)科研檔案包括了科研項目申報準(zhǔn)備階段、研究實驗進行階段、總結(jié)驗收階段、成果與獎勵申報階段的材料，對其進行管理需要掌握內(nèi)外婦兒、醫(yī)技等多種醫(yī)學(xué)學(xué)科相關(guān)知識。

醫(yī)院管理部門科研管理部門必須了解并掌握醫(yī)學(xué)科研檔案的特點，加強對科研檔案進行系統(tǒng)化、規(guī)范化管理，提高科研檔案整體管理水平，利用好醫(yī)學(xué)科研檔案，為醫(yī)學(xué)科研創(chuàng)新提供支持。

2 醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作的現(xiàn)狀

2.1 醫(yī)學(xué)科研檔案管理意識較薄弱

國內(nèi)很多醫(yī)院都很重視醫(yī)學(xué)科研項目的申報與成果的產(chǎn)出，但由于對醫(yī)學(xué)科研檔案工作的特點與重要性認識不足，從科研管理人員到工作人員的科研檔案管理意識均存在檔案管理意識薄弱的情況，很多醫(yī)院的科研檔案工作沒有融入到日常的科研活動中。甚至還有個別科研人員為了個人榮譽、個人利益，將科研材料私自截留，占為已有，造成科研檔案原始材料流失的情況。

2.2 醫(yī)學(xué)科研檔案管理制度不完善

在醫(yī)學(xué)科研管理制度的制訂和實施過程中，科研檔案的管理工作常游離于科研管理體系之外，這會造成科研檔案管理與科研管理的脫節(jié)且不能有效地進行。此外，很多醫(yī)院的科研檔案管理人員常由科管人員兼職管理，沒有設(shè)立專職的檔案專業(yè)人員，這在一定程度上也影響了醫(yī)院科研檔案的收集與整理工作。

醫(yī)學(xué)科研檔案的管理工作在管理模式、制度及人員等方面存在著很多制約因素，如果沒有完善的管理制度來進行約束，單純依靠科研工作人員的自覺性完成檔案材料，依靠科研管理部門進行收集與整理，缺乏同步的建檔管理工作，缺乏實時監(jiān)督和反饋，這勢必會造成歸檔材料不完整，內(nèi)容良莠不齊，檔案質(zhì)量難以得到保障。

2.3 醫(yī)學(xué)科研檔案完整性欠缺、利用率低

醫(yī)學(xué)科研項目一般由項目負責(zé)人主持，課題組專業(yè)技術(shù)人員分工協(xié)作，科研檔案的收集、歸檔應(yīng)保持項目準(zhǔn)備申報、研究實驗、總結(jié)驗收、申報成果與獎勵等各階段材料的有機聯(lián)系[2]。

很多醫(yī)院沒有對醫(yī)學(xué)科研檔案的各個階段的材料進行流程化管理，常常在一個項目結(jié)題的時候再進行收集和整理，這勢必導(dǎo)致科研檔案質(zhì)量不高、資料不全， 降低檔案的后續(xù)參考價值。

此外，在醫(yī)學(xué)成果轉(zhuǎn)化方面，很多醫(yī)院對醫(yī)學(xué)科研檔案的利用缺乏長期有效的規(guī)劃，只把科研檔案作為歷史材料來保管，不能發(fā)揮科研檔案應(yīng)有的價值。

3 醫(yī)學(xué)科研檔案管理的創(chuàng)新性對策研究

3.1 加強醫(yī)學(xué)科研檔案的信息化建設(shè)

科研檔案管理的最終目的在于對檔案的開發(fā)和利用，加強醫(yī)學(xué)科研檔案信息化管理可以提高管理工作效率，為科研檔案的開發(fā)創(chuàng)造更方便快捷的條件。

醫(yī)院應(yīng)努力搭建科研檔案管理信息化平臺，也可利用醫(yī)院的其他信息化管理平臺，如各類辦公自動化系統(tǒng)平臺等，逐步實現(xiàn)科研檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，創(chuàng)建檔案信息檢索系統(tǒng)和科研檔案信息數(shù)據(jù)庫。

此外，科研檔案管理人員也要與時俱進，更新知識結(jié)構(gòu)，學(xué)習(xí)計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，熟練掌握信息化操作技能。

3.2 提高醫(yī)學(xué)科研檔案管理意識

高質(zhì)量的醫(yī)學(xué)科研檔案不是簡單的材料堆積， 而是能準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地反映醫(yī)學(xué)研究活動的過程和成果的材料。

醫(yī)院應(yīng)該致力于科研檔案的統(tǒng)一管理，加強醫(yī)院管理層對檔案管理的重視，通過管理層的重視來落實具體的管理細則，約束員工認真和嚴謹?shù)刈詈脵n案管理工作。

醫(yī)院還可采取在醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)公布科研檔案管理情況的辦法，將重視醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作的風(fēng)氣貫徹到醫(yī)院各個部門和人員[3]。

3.3 建立健全科研檔案管理制度

醫(yī)院必須把科研檔案管理納入醫(yī)院的科研工作日常管理中，按照國家相關(guān)制度要求并結(jié)合實際，制訂相應(yīng)的科研檔案管理制度。科研檔案管理辦法還應(yīng)與科研項目管理辦法應(yīng)互相配合，確保與醫(yī)院相關(guān)政策的統(tǒng)一性和延續(xù)性。

建立健全科研檔案管理制度，能確?？蒲袡n案管理工作有章可循，明確科研檔案不同階段材料形成者的歸檔職責(zé)，如與科研檔案工作相關(guān)的部門及人員，如科管部門、項目負責(zé)人、課題參與人等均應(yīng)該有相應(yīng)的義務(wù)與責(zé)任。

醫(yī)院還應(yīng)使相關(guān)人員及時了解并掌握檔案管理制度的具體情況，做好科研檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作，形成層的科研檔案工作機制。

3.4 做好科研檔案流程管理工作

醫(yī)院采取正確的科研檔案流程管理方法可在一定程度上提高醫(yī)學(xué)科研檔案的管理質(zhì)量，科研人員從醫(yī)學(xué)科研檔案建立的初期就應(yīng)該完善每一項檔案相關(guān)工作，嚴格遵守檔案的上交和歸檔時間，若逾期則將給予相應(yīng)的懲罰措施。

科研檔案流程管理的主要工作可以歸納為：1）在科研項目剛立項時，科研人員也許還對科研檔案的管理流程還不是很熟悉，科研檔案管理部門應(yīng)及時就檔案管理各方面的流程與要求對相關(guān)人員進行指導(dǎo)，提高其科研檔案的收集與管理的主觀積極性，形成重視科研檔案的意識；2）當(dāng)科研項目進行到中期階段時，一般已形成了大量的原始材料，科研檔案管理部門應(yīng)及時組織項目的階段性總結(jié)與檢查，對不合格或是有錯漏的相關(guān)材料提出修改意見；3）當(dāng)科研項目完成時，科研檔案管理部門要督促相關(guān)人員及時對全部的資料進行整理與匯總，保證整個項目檔案材料的完整性。

科研管理部門應(yīng)將科研檔案管理工作融入到科研項目管理和成果管理的各個流程中，使其成為科研活動不可分割的部分，保證科研檔案能真實地反映醫(yī)學(xué)科研活動各階段的情況。

參考文獻

[1]金路.加強醫(yī)院科研檔案規(guī)范化管理之我見[J].管理觀察，2016；4：

187-189.

[2]汪潔.高?？蒲袡n案管理存在問題及對策研究[J].浙江海洋學(xué)院學(xué)報（人文科學(xué)版），2011；28（1）：94-96.

[3]張曉君.淺談醫(yī)學(xué)科研檔案管理的現(xiàn)狀與對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018；6：136-137.