人事檔案信息化管理策略初探

武文峰

摘 要：在大數(shù)據(jù)時代背景下，各行各業(yè)都在開展“互聯(lián)網(wǎng)+”的積極嘗試。作為人事工作的重中之重，人事檔案管理也面臨著巨大挑戰(zhàn)。為了革除紙質(zhì)檔案翻閱與管理的低效率、切實(shí)發(fā)揮人事檔案在人事管理與任用方面的重要作用，人事檔案信息化成為必然趨勢。而就當(dāng)下人事檔案信息化發(fā)展現(xiàn)狀而言，仍然存在規(guī)范程度不高、資源共享不夠等問題，本文提出了改革人事檔案管理模式、建設(shè)人事信息檔案數(shù)據(jù)庫、開發(fā)人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、培養(yǎng)專業(yè)人事檔案管理人才隊(duì)伍四個建議。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；大數(shù)據(jù)；信息化

隨著電腦的普及和網(wǎng)絡(luò)的不斷改進(jìn)，世界迎來了的信息爆炸時代。面對這樣的時代背景，國家提出了“大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略”與“加快建設(shè)數(shù)字中國”的要求。在當(dāng)今社會背景下，人事檔案管理也對檔案的收集、整理、查閱等方面提出了更高的要求，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)無法滿足網(wǎng)絡(luò)時代對人事檔案的信息數(shù)量、范圍、更新速度方面的要求，人事檔案信息化成了社會發(fā)展的必然趨勢。

1 人事檔案信息化的意義

人事檔案信息化順應(yīng)了時代發(fā)展趨勢，具有十分重要的意義。

1.1 推動人事檔案管理規(guī)范化

1999年國家發(fā)布《干部檔案工作條例》，對人事檔案的收集、整理、鑒定等工作內(nèi)容提出了真實(shí)有效、動態(tài)跟蹤、高度保密等方面的要求。同年，國家啟動了《電子文件歸檔與歸檔電子文件管理規(guī)范》的起草工作。人事檔案管理與信息技術(shù)的運(yùn)用一開始就有千絲萬縷的聯(lián)系。2014年，中組部文件《關(guān)于進(jìn)一步從嚴(yán)管理干部檔案的通知》明確提出了創(chuàng)新檔案管理方法與手段，積極推進(jìn)干部檔案數(shù)字化的要求。在人事檔案信息化成為規(guī)范人事檔案管理的題中之意。

1.2 精簡人事檔案管理的過程

以紙質(zhì)檔案為主的傳統(tǒng)人事檔案管理存在碎片化、手工化管理分散、評價滯后等弊端。想要查閱干部的人事檔案，需要到檔案管理室一一翻閱。既耗費(fèi)了大量的紙張、空間制作檔案，又需要專門的人員引導(dǎo)調(diào)出需要的人事檔案，過程十分繁瑣。人事檔案信息管理系統(tǒng)根據(jù)不同的信息分類、將人員的信息縱橫連接，形成條理清晰的數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)，可以利用網(wǎng)絡(luò)端口調(diào)取相關(guān)人員的信息，在保證信息的保密性的同時，減少了不必要的查閱與翻找過程，減少不必要的財(cái)物輸出。

1.3 提高人事信息的利用率

人事當(dāng)管理的最終目的是為了人才的選拔與任用。人事檔案管理信息化為人才的各方面數(shù)據(jù)提供了展示平臺，給各層級人才記錄自身成長過程的機(jī)會。同時，人事檔案信息系統(tǒng)能夠共享人事信息資源，方便領(lǐng)導(dǎo)查閱干部的人事信息，并利用數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合對比，發(fā)揮人事檔案信息應(yīng)有的作用。

2 人事檔案信息化存在的問題

自上世紀(jì)九十年代以來，國內(nèi)就開始了對人事檔案管理信息化的有益嘗試。現(xiàn)代信息技術(shù)與人事檔案的結(jié)合產(chǎn)生了奇妙的化學(xué)反應(yīng)。以文檔錄入和圖片錄入為主要方式的檔案存儲占據(jù)了當(dāng)今人事檔案管理的半壁江山。上海、北京、廣州、深圳等城市探索出超星數(shù)字圖書館、中國知網(wǎng)、萬方數(shù)據(jù)庫、全國中小學(xué)生學(xué)籍系統(tǒng)等人事檔案信息化的有益嘗試。目前，人事檔案信息化還存在以下問題：

2.1 人事檔案管理理念落后

人事檔案信息化已然成為人事檔案管理的必然趨勢，而人事檔案信息化管理主要集中在北京、上海、廣東等發(fā)達(dá)國家與地區(qū)，山西、湖北等省份的許多地方的人事檔案管理相對落后，對人事檔案管理的印象還停留在紙質(zhì)存檔、手動翻閱的階段。許多單位認(rèn)為人是單位的，對人事檔案的管控嚴(yán)格，雖然保證了機(jī)密性、但在人員的調(diào)動與選拔上卻表現(xiàn)出很大的弊端：政審、調(diào)動、職位變化需要耗費(fèi)大量的人力與物力，難以達(dá)到合理配置人員的目的。“檔隨人走，人檔不分”造成了許多棄檔重建的現(xiàn)象，與信息社會格格不入。

2.2 人事檔案信息化投入不夠

人事檔案信息化對檔案管理提出了一定的軟件與硬件當(dāng)面的要求。它不僅需要相關(guān)的電腦、掃描儀等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，還需要開發(fā)更加科學(xué)合理的人事檔案數(shù)據(jù)庫。美國在建設(shè)國家館藏檔案在線目錄時投入450萬美元。此外，改革現(xiàn)有人事檔案管理模式，將現(xiàn)有檔案信息數(shù)字化也是一項(xiàng)巨大的工作，需要大量的人力物力。

3 提高人事檔案管理信息化的策略

3.1 改革人事檔案管理模式

面對人事檔案信息化的要求，國家、地方可以組織建立一個以身份證信息為主要編碼的人事檔案管理模式。這個模式高度依賴電腦、掃描儀等設(shè)備，將單位人員的人事信息按照電子表格與掃描件輔助證明急性信息錄入。該模式面向社會收集人員的各類信息，同時也提供給組織和個人以查閱權(quán)限，根據(jù)人員的升遷、獎懲信息的實(shí)時變化進(jìn)行及時更新，推動單位人向社會人的轉(zhuǎn)變。從而推動人事檔案管理的信息化、開放化、規(guī)范化。

3.2 建設(shè)人事信息檔案數(shù)據(jù)庫

人事檔案信息化是一個極其復(fù)雜的過程，需要建立屬于自己的人事信息數(shù)據(jù)庫。這一方面需要一定的硬件支持：計(jì)算機(jī)、掃描儀、錄像機(jī)，為人事檔案提供信息化基礎(chǔ)保障。同時在人事信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)時統(tǒng)一職務(wù)、學(xué)歷、畢業(yè)時間、工作業(yè)績的填寫方式，在保證信息安全機(jī)密的同時，提高信息的開放程度，能夠做到數(shù)據(jù)庫即時更新、信息真實(shí)有效、不無故外泄。這個數(shù)據(jù)庫以人員的身份證號碼為主要查證依據(jù)，個人資料隨網(wǎng)絡(luò)及時更新變遷。

3.3 開發(fā)人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)

“互聯(lián)網(wǎng)+”對各個行業(yè)產(chǎn)生了巨大沖擊，人事檔案管理也不例外。人事檔案在數(shù)字化之后，必須要及時聯(lián)網(wǎng)才能發(fā)揮應(yīng)有的功效。而人事檔案信息本身的安全保密性對人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)提供了更高的要求。這一點(diǎn)可以借鑒全國中小學(xué)生學(xué)籍系統(tǒng)，不同層級擁有不同權(quán)限，各層級對人事檔案信息的錄入、保存、調(diào)取負(fù)不同責(zé)任，形成一個環(huán)環(huán)相扣的完整體系。

3.4 培養(yǎng)專業(yè)人事檔案管理人才隊(duì)伍

人事檔案管理信息化對人事檔案管理人員提出了更高的要求。一方面人事檔案管理人員需要具有較高的政治紀(jì)律性，能夠確保對人事檔案信息負(fù)責(zé)，保證信息真實(shí)的同時確保信息不外露。另一方面需要具有較高的業(yè)務(wù)水平，對本單位內(nèi)的人事檔案信息了如指掌，在需要時隨時調(diào)取相關(guān)信息為人力資源配置提供有效證據(jù)。另外，人事檔案管理信息化需要人事檔案管理人員具有一定的計(jì)算機(jī)運(yùn)用水平，能夠利用計(jì)算機(jī)對信息進(jìn)行收集、存儲、加工等檔案信息服務(wù)。

人事檔案信息化是順應(yīng)時代要求、響應(yīng)國家政策的必然形式，也是人事檔案改革的必經(jīng)之路。因此，人事檔案管理者應(yīng)當(dāng)從改革人事檔案管理模式、建設(shè)人事信息檔案數(shù)據(jù)庫、開發(fā)人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、培養(yǎng)專業(yè)人事檔案管理人才四個方面有所思考。

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