關(guān)于完善醫(yī)院人事檔案管理方法的探索

醫(yī)院人事檔案是記錄醫(yī)務(wù)人員學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、政治思想、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工資情況、獎勵處罰、家庭信息等方面的文件材料，對醫(yī)務(wù)人員職稱晉升、專業(yè)工作的合理分配、人事工作的決策提供可靠的依據(jù)。醫(yī)院人事檔案管理合理，為醫(yī)院選拔使用人才、評估人才提供重要依據(jù)。根據(jù)現(xiàn)代醫(yī)院用工形式，醫(yī)療單位建立職工信息檔案是十分必要的。

1 建立職工信息檔案的必要性

由于我院現(xiàn)有備案制和合同制等用工形式，備案制人員檔案由主管部門統(tǒng)一管理，合同制人員檔案以個人人事代理形式存放人才市場。通過干部人事檔案專項(xiàng)審核發(fā)現(xiàn)，部分干部職工檔案不完整，如缺少報(bào)到證副本、履歷材料無照片、缺少在職學(xué)歷材料和民主黨派材料等；檔案材料填寫不能反應(yīng)業(yè)績水平，如年度考核表只注重政治思想品德、個人業(yè)績和專業(yè)技能填寫較少。職工參加社會團(tuán)體活動和各種技能比賽等材料，有些按管理規(guī)定不存放本人人事檔案，但如果存放醫(yī)院職工檔案對醫(yī)院了解職工情況大有益處。用工方式和檔案存放地點(diǎn)不同加大了醫(yī)院人事檔案管理難度，建立職工檔案有利于促進(jìn)人事檔案管理完整性和科學(xué)性。人力資源科收集檔案材料后按類別管理，需要投入本人人事檔案按期歸檔，其余可存入職工檔案作為醫(yī)院了解職工狀況依據(jù)。

2 如何建立職工檔案

2.1 完善檔案管理制度

職工人事檔案管理是人事工作的重要組成部分，首先醫(yī)院人力資源科要建立規(guī)范的管理辦法和規(guī)劃，明確職責(zé)、建立目的和達(dá)到的預(yù)期效果。規(guī)劃完成后及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)建檔的重要性與可行性，并將此內(nèi)容在醫(yī)院中層工作會議講解、傳達(dá)，要求各科室負(fù)責(zé)人將建檔精神傳達(dá)到每位職工。

2.2 建檔內(nèi)容與編碼方法

醫(yī)院初次建立職工檔案要求統(tǒng)一、安全、真實(shí)。人力資源科要統(tǒng)一配備職工檔案袋，各科室指定人員領(lǐng)取。醫(yī)療單位人員較多，職工信息（尤其是合同制人員履歷、特長愛好、家庭狀況）人力資源部很難全部掌握，這就要求全院干部職工填寫《干部職工信息登記表》，并將干部職工身份證、學(xué)歷、專業(yè)技術(shù)資格、榮譽(yù)獎勵材料復(fù)印件等材料存入本人職工檔案。職工檔案編碼依據(jù)我院信息化管理進(jìn)行，即每人的工號就是檔案袋的編號。具體按著行政職能部門、后勤部門、醫(yī)療人員、護(hù)理人員進(jìn)行編排，新進(jìn)人員、退休、調(diào)離可做相應(yīng)管理。干部職工完成本人職工檔案后在檔案袋上簽字、填寫工號，然后密封并簽字，各科室統(tǒng)一收齊后指定高素質(zhì)人員及時交至人力資源科審核。

2.3 進(jìn)行檔案知識培訓(xùn)

通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，醫(yī)院大部分職工人事檔案知識淡薄，檔案材料形成后無歸檔意識，有時靠人力資源科催要，甚至不知存檔造成材料丟失，因此檔案知識培訓(xùn)十分重要。根據(jù)檔案歸檔類別進(jìn)行培訓(xùn)，告知存檔材料如何規(guī)范填寫及歸檔內(nèi)容和時限。職工檔案知識培訓(xùn)可從源頭解決人事檔案填寫不規(guī)范、不完整、不齊全、甚至丟失等現(xiàn)象發(fā)生。

3 材料審查與歸檔

收集干部職工檔案，人力資源科首先建立檔案登記本，登記本務(wù)必依據(jù)職工工號編碼進(jìn)行，設(shè)計(jì)好存檔類別、檔案形成時間及職工交送時間，并由職工本人簽字確認(rèn)。檔案審核過程中重點(diǎn)審核材料真實(shí)性，如在職學(xué)歷材料要提交學(xué)信網(wǎng)驗(yàn)證信息、榮譽(yù)獎勵同時提交醫(yī)院審批表等佐證材料。職工檔案材料無涂改、填寫完整、歸檔及時、真實(shí)，同時也是對職工思想品德的一種反映。對收集的待歸檔材料審核無疑后，人力資源科根據(jù)用工形式、檔案存放地點(diǎn)、材料分類情況，及時存入本人人事檔案或本人職工檔案袋歸檔。

4 結(jié)語

檔案具有重要的信息功能，檔案管理的規(guī)范化是促進(jìn)檔案發(fā)揮其重要功能的主要方法。目前，我國正處于深化醫(yī)療衛(wèi)生體制改革期，醫(yī)療服務(wù)不斷向衛(wèi)生健康轉(zhuǎn)變，醫(yī)療人員增加與用工形式的多樣化及醫(yī)院發(fā)展的現(xiàn)狀要求檔案管理人員必須開拓思路、創(chuàng)新管理方法。醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，發(fā)揮好、利用好可促進(jìn)醫(yī)療單位又好又快、安全穩(wěn)定發(fā)展。

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作者簡介

張麗華（1985-），女，漢族，河南信陽，大學(xué)本科，菏澤市中醫(yī)醫(yī)院，助理館員，檔案管理。