簡(jiǎn)析大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理工作

張姁 黃璜

摘 要：大數(shù)據(jù)的發(fā)展使得信息的收集和傳播更加便利，但是也為各項(xiàng)工作的開展帶來了新的挑戰(zhàn)，其中就包括了檔案管理活動(dòng)。檔案管理是相關(guān)數(shù)據(jù)和資料存儲(chǔ)極為重要的整理方式，它對(duì)人們研究相關(guān)信息之間的聯(lián)系發(fā)揮著不可替代的作用。本文主要針對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理工作進(jìn)行簡(jiǎn)要分析。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；時(shí)代背景；檔案管理；工作

1 檔案管理在大數(shù)據(jù)時(shí)代下的發(fā)展情況

1）提高了檔案保存的質(zhì)量。大數(shù)據(jù)的產(chǎn)生使得傳統(tǒng)方式保存的資料存儲(chǔ)得到了更加有效地處理，利用大數(shù)據(jù)系統(tǒng)保存檔案資料，在減小存儲(chǔ)空間的同時(shí)，還能有效提高檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)質(zhì)量。越重要的信息越需要長(zhǎng)時(shí)間的保存，而紙質(zhì)信息作為以往檔案管理中的關(guān)鍵內(nèi)容，在進(jìn)行長(zhǎng)時(shí)間的保存后容易發(fā)生字跡模糊的問題，作為信息載體的紙質(zhì)材料也會(huì)發(fā)生老化的現(xiàn)象，這些狀況嚴(yán)重影響了檔案資料的保存質(zhì)量。

2）節(jié)省檔案管理支出，減少檔案處理時(shí)間。檔案的處理在以往主要通過檔案管理員的整理和批注來實(shí)現(xiàn)，因此檔案中包含的信息量較為有限。而大數(shù)據(jù)時(shí)代的信息是爆炸式的增長(zhǎng)，傳統(tǒng)的檔案管理方式無法滿足信息的有效管理。于是，數(shù)字化和信息化便成為了檔案管理的主要方式，它在很大程度上提升了信息處理的效率。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，以紙質(zhì)檔案為主的信息管理方式面臨著越來越高的儲(chǔ)存成本，檔案管理中所產(chǎn)生的費(fèi)用也在不斷增長(zhǎng)。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理理論體系的變化

1）大數(shù)據(jù)理論體系。檔案數(shù)據(jù)量的劇增，傳統(tǒng)的工作模式和管理方式顯得捉襟見肘，并且遇到現(xiàn)實(shí)的數(shù)據(jù)處理和分析的困境。然而在大數(shù)據(jù)思維模式下，所有數(shù)據(jù)都具備了可利用的價(jià)值。并且呈現(xiàn)數(shù)據(jù)越多越好的狀態(tài)，數(shù)據(jù)越多潛在價(jià)值越高的特質(zhì)，在當(dāng)前時(shí)代背景下，數(shù)據(jù)代表著檔案，因此檔案部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)的建立檔案管理的大數(shù)據(jù)理論體系。

2）大檔案理論體系。一方面，所有在社會(huì)中產(chǎn)生的具備保存價(jià)值以及利用作用的數(shù)據(jù)都是檔案，檔案管理的對(duì)象具備開放性。在互聯(lián)網(wǎng)普及的年代，社會(huì)中產(chǎn)生的更多的是及時(shí)性信息，而且及時(shí)性信息稍縱即逝，因此檔案管理的意識(shí)和范圍應(yīng)當(dāng)擴(kuò)展到這些基層的具有平民化以及草根化的信息中。另一方面，數(shù)據(jù)存在于互聯(lián)網(wǎng)的各個(gè)角落，與傳統(tǒng)信息主動(dòng)的交遞，存儲(chǔ)在檔案室的情況完全不一樣。通常是需要主體進(jìn)行檢索，目標(biāo)數(shù)據(jù)被展現(xiàn)出來。

3）大服務(wù)理論體系。大數(shù)據(jù)時(shí)代下，計(jì)算機(jī)行業(yè)已經(jīng)悄然的從技術(shù)型轉(zhuǎn)型成為服務(wù)型。技術(shù)的變革和升級(jí)最終都是為了更好的服務(wù)于人類的使用和需要。大數(shù)據(jù)時(shí)代，一定程度上改變了人們的生活習(xí)慣和思維模式，針對(duì)檔案的需要主體不僅對(duì)檔案文件內(nèi)容本身產(chǎn)生需要，而且對(duì)檔案文件的背景和知識(shí)產(chǎn)生需要。

4）大平臺(tái)理論體系。社會(huì)中各行各業(yè)搭建互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)平臺(tái)，是生存和發(fā)展的必然手段，通過搭建的平臺(tái)，收集和發(fā)送需要的信息以及資源。一方面通過信息資源吸引潛在客戶，另一方面通過用戶的積累促進(jìn)行業(yè)的發(fā)展。對(duì)于檔案管理部門，也應(yīng)當(dāng)及時(shí)的搭建互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)平臺(tái)，集中資源、操作以及服務(wù)的綜合性大平臺(tái)。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理資源體系的變化

1）檔案來源的廣泛性。我國檔案管理系統(tǒng)通過融合大數(shù)據(jù)思維和辦公平臺(tái)，從傳統(tǒng)的記錄、維護(hù)以及傳承黨和國家的記憶檔案來源范圍擴(kuò)充到基層互聯(lián)網(wǎng)信息資源等檔案來源范疇。破除了傳統(tǒng)的檔案收集對(duì)象和使用對(duì)象的局限性。與此同時(shí)，大數(shù)據(jù)時(shí)代收集的檔案更加的真實(shí)，去掉了傳統(tǒng)的修飾性。

2）檔案內(nèi)容的豐富性。一方面源于檔案數(shù)量呈現(xiàn)井噴式的增長(zhǎng)，另一方面源于檔案數(shù)據(jù)的類型多樣性。檔案類型從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、聲像以及實(shí)物擴(kuò)展到電子檔案、用戶信息以及經(jīng)過痕跡等。檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)呈現(xiàn)較大的差異性，針對(duì)同一個(gè)信息，通常運(yùn)用不同的結(jié)構(gòu)展現(xiàn)出來。針對(duì)同一數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，通常承載著不同的內(nèi)容出來。我國檔案館針對(duì)上述信息內(nèi)容和結(jié)構(gòu)，建立了異構(gòu)數(shù)據(jù)大集群。

3）檔案收集方式的多樣性。一方面，檔案數(shù)據(jù)具備強(qiáng)制收集的性質(zhì)。通過制度機(jī)制保證政府各單位各部門的檔案移交工作的完成。另一方面，檔案數(shù)據(jù)具備實(shí)時(shí)捕捉的功能。在互聯(lián)網(wǎng)信息發(fā)布各個(gè)渠道，創(chuàng)建檔案部門收集數(shù)據(jù)的重點(diǎn)以及難點(diǎn)的區(qū)域。及時(shí)的捕捉具備潛在價(jià)值或者現(xiàn)實(shí)價(jià)值的信息數(shù)據(jù)，及時(shí)的保存和歸檔?；ヂ?lián)網(wǎng)收集信息的方式，要求檔案管理工作人員一方面具備檔案專業(yè)的敏銳度，另一方面具備靈活的操作。

4 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的措施

1）建立大數(shù)據(jù)的檔案管理方式。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理人員要注意信息發(fā)展需求與檔案工作理念的結(jié)合，在信息的收集和管理中積極采用新的方案，為檔案管理工作開展新的渠道，使檔案管理?xiàng)l理更加分明。在具體實(shí)施過程中，檔案管理者必須熟悉目前數(shù)據(jù)處理的方式和數(shù)據(jù)分析的現(xiàn)狀，對(duì)相關(guān)檔案資料的整理和歸納有嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)。其次，在檔案的管理過程中，設(shè)計(jì)相關(guān)數(shù)據(jù)的處理時(shí)，要有精確而細(xì)致的管理。提升自己對(duì)計(jì)算機(jī)使用的熟練程度，以便在處理大規(guī)模的檔案信息時(shí)，能夠靈活應(yīng)對(duì)。第三，相關(guān)的單位盡可能建設(shè)出相對(duì)完善的檔案管理機(jī)制，更好地應(yīng)對(duì)工作需求。減少檔案管理人員的工作量，提升信息處理的效率。最后，為了促進(jìn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化與科學(xué)化，檔案管理部門可以適當(dāng)增加宣傳，使檔案管理工作人員加強(qiáng)自身責(zé)任意識(shí)的建設(shè)。

2）統(tǒng)一管理檔案信息。大量的數(shù)據(jù)需要借助大數(shù)據(jù)這一技術(shù)來實(shí)現(xiàn)信息的分析和管理。在目前，相關(guān)的數(shù)據(jù)庫在我國已經(jīng)建立起來，這些數(shù)據(jù)庫主要的用途是完成相關(guān)信息的收集、歸納、分析等。數(shù)據(jù)庫的建立為我國經(jīng)濟(jì)相關(guān)領(lǐng)域的發(fā)展做出了積極貢獻(xiàn)。這項(xiàng)工作的開展也引起了相關(guān)單位的注意，受此影響，各單位也積極為企業(yè)的檔案信息進(jìn)行重新處理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的統(tǒng)一和規(guī)范，更好地保障信息安全。在此情況下，從事檔案管理的工作人員也需要建立一個(gè)自己的信息庫，將自己收集到的各類信息進(jìn)行歸納和整理，提升管理工作的效率。

3）完善相關(guān)的檔案管理體制。檔案管理工作在大數(shù)據(jù)時(shí)代下實(shí)現(xiàn)了更大的提升，然而檔案管理者與信息的安全方面仍然還有許多需要完善的地方。大數(shù)據(jù)的到來使信息面臨新的處理方式，然而，由于相關(guān)的檔案處理體制尚不健全，因此，檔案的管理出現(xiàn)了混亂。為了提高檔案管理工作的效率，需要完善相關(guān)的檔案管理體制。在處理檔案信息時(shí)，檔案管理的有關(guān)部門要建立相應(yīng)的配套措施，使檔案管理的工作更加清晰。

4）引進(jìn)新的檔案管理人才。大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理人才有著迫切需求。檔案管理工作對(duì)大數(shù)據(jù)的處理不能只滿足于設(shè)備和制度的完善，更重要的是人才的需求。新的信息處理方式需要新的思維去應(yīng)對(duì)。以往的檔案管理工作者在大數(shù)據(jù)和信息化的處理中存在很多不足，沒有具備大數(shù)據(jù)分析和整理的相關(guān)知識(shí)，對(duì)于龐大的數(shù)據(jù)和信息，缺乏應(yīng)對(duì)措施，無法滿足大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理要求。因此，要做好相關(guān)的人才引進(jìn)工作，提升檔案管理工作的效率。

5 結(jié)束語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息管理面臨更加復(fù)雜而多變的情況。信息檔案的管理在實(shí)現(xiàn)了巨大進(jìn)步的同時(shí)，自身也出現(xiàn)了諸多問題。大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理方式，與傳統(tǒng)的管理模式存在極大的差異，同時(shí)包含著新的信息處理方式，為檔案的管理增加了難度。因此，工作人員在信息處理過程中需要探索出新的管理方法，以適應(yīng)大量的數(shù)據(jù)處理。

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