試述提升檔案管理信息化建設(shè)的有效途徑

吳明芹

摘 要 檔案管理信息化是檔案管理發(fā)展的趨勢(shì)和潮流，但在信息化過程中還存在著諸多問題，嚴(yán)重影響了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。所以，這就需要事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)于這些問題的重視，認(rèn)識(shí)影響檔案信息化管理工作的影響因素。本文以論提升檔案管理信息化建設(shè)的有效途徑為題，通過對(duì)于這些問題進(jìn)行分析，提出了解決的策略，旨在能夠有效提高事業(yè)單位檔案信息化管理，促進(jìn)各項(xiàng)工作平穩(wěn)運(yùn)行。

關(guān)鍵詞 事業(yè)單位；檔案管理；信息化；問題；方法

檔案管理信息化建設(shè)主要就是優(yōu)化檔案文件的保存方式，所以這就需要不斷利用先進(jìn)的信息技術(shù)和手段來轉(zhuǎn)換物質(zhì)資源，提高資源的信息化水平。然后有效開展保存工作，建立起檔案數(shù)據(jù)庫(kù)以及檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，為事業(yè)單位的每個(gè)工作人員提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。同時(shí)，檔案的信息化建設(shè)還應(yīng)該有效解決傳統(tǒng)的檔案管理方法，取其精華，使兩者形成很好的補(bǔ)充，實(shí)現(xiàn)共同發(fā)展的最終目的。需要提高認(rèn)識(shí)，積極應(yīng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)中所存在的若干問題，努力促進(jìn)和提升檔案管理信息化建設(shè)。

1 檔案管理信息化建設(shè)中的若干問題

1.1 檔案信息資源沒得到合理的開發(fā)

當(dāng)前，我國(guó)事業(yè)單位對(duì)于檔案信息資源沒有進(jìn)行有效的開發(fā)和利用，采集檔案信息資源方面的內(nèi)容比較少，有的時(shí)候存在著信息資源重復(fù)加工的情況，嚴(yán)重影響了信息化資源的質(zhì)量。我國(guó)檔案開放的比重整體來說還是處于低水平的，盡管我國(guó)建設(shè)了許多信息化數(shù)據(jù)庫(kù)，但是許多數(shù)據(jù)資源都沒有得到有效的利用，造成了資源的浪費(fèi)。

1.2 缺乏保護(hù)檔案安全的措施

一般來說，事業(yè)單位的檔案資料與普通的檔案資料是不一樣的，有的時(shí)候會(huì)涉及到一些國(guó)家的機(jī)密信息，所以在處理文件的時(shí)候，應(yīng)該更加注重文件的安全性。但是在日常工作中，事業(yè)單位很容易就會(huì)忽視這個(gè)問題，這樣就會(huì)有泄露信息的隱患。一些事業(yè)單位對(duì)于公開的信息資料審查不夠嚴(yán)格，有的時(shí)候因?yàn)橛?jì)算機(jī)瀏覽一些危險(xiǎn)網(wǎng)頁(yè)而造成機(jī)密文件泄露。正是因?yàn)槭聵I(yè)單位在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候沒有采取有效的安全措施，所以導(dǎo)致其存在著一些危險(xiǎn)。

1.3 檔案管理人員素質(zhì)低下

一般來說，事業(yè)單位的檔案管理工作屬于平淡無(wú)奇的工作，所以很難吸引優(yōu)秀且專業(yè)的人才。這樣就會(huì)使事業(yè)單位檔案管理人員大多是缺少檔案管理經(jīng)驗(yàn)，并且沒有接受過專業(yè)的檔案管理訓(xùn)練。有的時(shí)候檔案管理工作人員經(jīng)常調(diào)動(dòng)崗位，使其出現(xiàn)混亂的局面。有的時(shí)候會(huì)出現(xiàn)文件丟失的情況。所以，只有不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)，保證檔案管理工作的效率，才能夠更好地為事業(yè)單位的發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)班。

1.4 檔案檢索效率低下

檔案的檢索方式可以分為計(jì)算機(jī)檢索和手動(dòng)檢索兩種方式，檢索的效率在很大程度上就會(huì)依賴工具，而最快的檢索工具就是計(jì)算機(jī)。但是還是有部分單位使用手動(dòng)檢索，一些單位認(rèn)為檢索工具越多就越能夠提高檢索效率。但是檢索效率高低在于設(shè)備是否技術(shù)先進(jìn)，是否能夠完成檢索工作。所以一些單位盲目設(shè)置檢索工具，導(dǎo)致檔案的檢索效率大大降低速度直接影響到檔案管理的效率，影響了其他工作的正常開展。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法

2.1 制定嚴(yán)格的檔案管理工作制度

嚴(yán)格的制度是保證檔案管理工作的基礎(chǔ)。這就需要事業(yè)單位從事檔案管理的人員，應(yīng)該準(zhǔn)確了解檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)。檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)該在法律法規(guī)的允許下進(jìn)行。只有保證檔案信息化建設(shè)有法可依才能夠保證管理工作的時(shí)效性。這就需要不同的單位應(yīng)該根據(jù)自己?jiǎn)挝坏膶?shí)際情況制定相應(yīng)的檔案管理制度，通過對(duì)于工作人員進(jìn)行有效的培訓(xùn)和約束來保證其工作的效率，提高檔案信息化建設(shè)的水平。

2.2 科學(xué)合理規(guī)劃?rùn)n案管理的信息化

事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的過程中，應(yīng)該結(jié)合自身的經(jīng)濟(jì)發(fā)展目標(biāo)制定合理的進(jìn)程。檔案管理信息化建設(shè)是社會(huì)發(fā)展的必然要求，但是也不能盲目跟風(fēng)。在進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)之前，應(yīng)該進(jìn)行科學(xué)合理的規(guī)劃，保證符合自己實(shí)際情況的基礎(chǔ)上，制定相應(yīng)的信息化建設(shè)目標(biāo)。這樣才能夠使檔案管理工作順利推進(jìn)，促進(jìn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

2.3 完善檔案管理信息化監(jiān)督制度

監(jiān)督是保證事業(yè)單位檔案管理信息化的重要手段，通過有效的監(jiān)督，能夠保證檔案信息化建設(shè)在法律規(guī)定的范圍內(nèi)進(jìn)行。完善的監(jiān)督制度能夠有效激發(fā)工作人員的積極性，提高地工作的主動(dòng)性和創(chuàng)造性，進(jìn)一步保證檔案資料的安全。這就需要事業(yè)單位應(yīng)該充分利用內(nèi)外部的監(jiān)督，通過有效結(jié)合，及時(shí)找到檔案信息化建設(shè)過程中存在的問題，采取有效的方法解決，保證建立高效安全的檔案管理信息化建設(shè)系統(tǒng)。

2.4 提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理人員的素質(zhì)是影響檔案信息化建設(shè)的重要因素。所以，事業(yè)單位應(yīng)該注重提高工作人員的管理水平和技能水平，使其能夠勝任檔案管理這個(gè)工作。同時(shí)，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)于檔案管理工作人員的培訓(xùn)和考核，豐富其專業(yè)知識(shí)，優(yōu)化管理方式和知識(shí)結(jié)構(gòu)，通過考核激勵(lì)其更加努力地學(xué)習(xí)專業(yè)技能，提高檔案管理人員管理水平。

2.5 實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化

檔案資源保存的重要方式還包括信息資源的數(shù)字化。事業(yè)單位應(yīng)該充分利用先進(jìn)的信息技術(shù)和科學(xué)技術(shù)把檔案資料進(jìn)行數(shù)字化保存，建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)和目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，使事業(yè)單位的每個(gè)人都能夠很好地享受到這個(gè)服務(wù)。最后，檔案管理工作的數(shù)字化應(yīng)該不斷結(jié)合傳統(tǒng)的檔案管理方法，通過兩者的不斷補(bǔ)充和發(fā)展，來促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理信息化建設(shè)符合社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的規(guī)律，能夠促進(jìn)事業(yè)單位各項(xiàng)工作的順利開展。這就要求在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)于問題的認(rèn)識(shí)，找到解決問題的有效方式。首先要提前做好規(guī)劃的進(jìn)程步驟。同時(shí)需要做好信息安全工作，創(chuàng)新檔案管理的形式和方法。在當(dāng)前背景下，應(yīng)該抓住機(jī)遇，努力迎接挑戰(zhàn)，積極創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展和穩(wěn)定進(jìn)步。

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