現(xiàn)代人事檔案管理存在的問題及對(duì)策

王軍艷

【摘要】現(xiàn)代人事檔案作為工作人員最直接、真實(shí)的信息載體，是企業(yè)人才選拔和人力資料利用的重要依據(jù)，對(duì)企業(yè)的發(fā)展有著深遠(yuǎn)影響。本文從闡述現(xiàn)代人事檔案管理的內(nèi)容，明確了現(xiàn)代人事檔案管理的意義，通過對(duì)現(xiàn)階段人事檔案管理存在的弊端分析，提出了相應(yīng)的管理意見。

【關(guān)鍵詞】人事檔案管理 問題 對(duì)策

在企業(yè)管理工作中，現(xiàn)代人事檔案管理是企業(yè)日常工作的重要組成部分。作為人力資源管理的重要依據(jù)基礎(chǔ)，在現(xiàn)代人事檔案管理工作中要注意管理的專業(yè)性、保密性、嚴(yán)謹(jǐn)性。開展好現(xiàn)代人事檔案管理有利于人力資源的有效整合，為企業(yè)發(fā)展提供不竭的發(fā)展動(dòng)力，使企業(yè)永葆生機(jī)。所以，在日常公共管理的過程中，要注意從工作實(shí)際出發(fā)，不斷發(fā)現(xiàn)現(xiàn)代人事檔案管理當(dāng)中存在的問題，有針對(duì)性的完善升級(jí)，保障現(xiàn)代人事檔案管理工作的有效開展。

一、現(xiàn)代人事檔案管理的內(nèi)容

人事檔案是在日常管理活動(dòng)中形成的、對(duì)個(gè)人工作經(jīng)歷進(jìn)行事實(shí)記述的重要材料，包括個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、社會(huì)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、思想表現(xiàn)、能力評(píng)價(jià)等多方面的記錄，是個(gè)人參與社會(huì)活動(dòng)的最真實(shí)記載。現(xiàn)代人事檔案管理就是將人事檔案進(jìn)行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和進(jìn)行利用的活動(dòng)[1]。

二、現(xiàn)代人事檔案管理的意義

現(xiàn)代人事檔案能夠充分的將企業(yè)人的價(jià)值直觀的體現(xiàn)出來，為企業(yè)選賢任能提供了有力依據(jù);同時(shí)，作為法律性材料，現(xiàn)代人事檔案記錄了企業(yè)員工就職、離職、工作、退休的實(shí)際情況，反映了員工的所有工作經(jīng)歷，提供了具有法律效力的最真實(shí)的憑證;利用現(xiàn)代人事檔案也可以通過員工以往的工作表現(xiàn)和工作經(jīng)歷，來體現(xiàn)員工的工作愿景，通過對(duì)員工的需求狀態(tài)來完善管理體制，讓企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展與員工的個(gè)人愿景最大程度的接近，激發(fā)員工工作積極性，推動(dòng)企業(yè)高效發(fā)展。

三、現(xiàn)代人事檔案管理的問題

（一）現(xiàn)代人事檔案管理方式不規(guī)范

人事檔案具有真實(shí)性、保密性、嚴(yán)謹(jǐn)性的特點(diǎn)，高質(zhì)量現(xiàn)代人事檔案管理工作，能夠?yàn)槿耸聶n案的利用做好鋪墊工作，企業(yè)在日常的管理工作當(dāng)中應(yīng)當(dāng)予以高度重視。但是不可忽略的是現(xiàn)階段企業(yè)在現(xiàn)代人事檔案管理工作中仍存在很多的疏漏之處?，F(xiàn)代人事檔案管理理念較落后，比如在管理過程中未做好檔案的分類工作，對(duì)檔案的管理目錄設(shè)置不合理，在檔案使用、借閱的過程中未做好相應(yīng)的記錄，諸多管理方式上的微小漏洞，都可能降低檔案得利用率，甚至影響檔案存放安全，出現(xiàn)疏漏、丟失現(xiàn)象。其次，管理方式也包括硬件上的支持，檔案存放需要適宜的溫度環(huán)境，部分企業(yè)管理方式不夠?qū)I(yè)，未能做好檔案的管理防潮、防水、防火等措施，危機(jī)了檔案的完整性，一旦發(fā)生事故可能造成檔案損毀[2]。

（二）現(xiàn)代人事檔案管理信息化水平較低

信息技術(shù)飛速發(fā)展，企業(yè)工作的各個(gè)方面都借助互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)達(dá)到更快、更好的工作效果?，F(xiàn)代人事檔案管理也要及時(shí)搭乘互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的便利快車，對(duì)管理手段、管理方式積極進(jìn)行革新升級(jí)。但是一些企業(yè)在管理過程中，由于對(duì)現(xiàn)代人事檔案管理價(jià)值的認(rèn)識(shí)不足，所以忽視了檔案信息化的建設(shè)，未能及時(shí)更新檔案管理設(shè)備和檔案管理系統(tǒng)，導(dǎo)致檔案管理信息化程度發(fā)展緩慢，降低了檔案管理的工作效率[3]。

（三）現(xiàn)代人事檔案管理人員綜合能力不足

對(duì)于管理人員綜合能力不足，主要是三方面原因?qū)е碌摹Ｆ湟?，是在企業(yè)人事工作安排中，對(duì)于現(xiàn)代人事檔案管理工作重視度不夠，所以檔案管理人員配置不到位，存在管理人員數(shù)量不足、身兼數(shù)職、缺乏專業(yè)性的現(xiàn)象;其次，是部分現(xiàn)代人事檔案管理人員在工作中缺乏對(duì)工作重要性的認(rèn)識(shí)，缺乏工作責(zé)任心和職責(zé)概念，主觀上導(dǎo)致了工作能力低下;最后，是現(xiàn)代人事檔案管理工作人員往往缺乏工作經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)經(jīng)驗(yàn)，企業(yè)在管理中往往也疏于對(duì)檔案工作的培訓(xùn)提升，所以嚴(yán)重的影響了檔案管理工作的開展。

四、現(xiàn)代人事檔案管理的對(duì)策

（一）規(guī)范管理方式

首先，管理方式要科學(xué)高效，充分研究檔案管理方式方法，做好檔案的分類管理工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行整理整合，做好檔案管理目錄，對(duì)檔案的使用、借閱制定嚴(yán)格的規(guī)定章程，對(duì)檔案的使用堅(jiān)持嚴(yán)肅、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑瓌t，確保檔案的真實(shí)性和安全性。其次，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員管理方式的規(guī)范，制定嚴(yán)格的管理?xiàng)l例，定期對(duì)檔案進(jìn)行整理整合，根據(jù)檔案的管理情況形成考核機(jī)制。

（二）提升信息化水平

信息化是大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，對(duì)現(xiàn)代人事檔案管理實(shí)行信息化管理，一方面方便檔案的整理查閱，另一方面也有效克服了紙質(zhì)檔案存在的諸多弊端。所以，現(xiàn)代人事檔案管理日常工作就要打破傳統(tǒng)的管理理念，結(jié)合現(xiàn)實(shí)管理情況，配備專業(yè)的管理設(shè)備，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，形成企業(yè)自己的電子檔案，做好電子檔案目錄;紙質(zhì)檔案變電子檔案的過程中，更要注意在對(duì)紙質(zhì)檔案掃描時(shí)，確保檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，最重要的是要利用信息化的同時(shí)，保護(hù)好檔案的隱私安全，確保檔案的保密性和法律效力。

（三）提升人員綜合能力

現(xiàn)代人事檔案管理管理人員的綜合素養(yǎng)尚需提升。第一，引進(jìn)專業(yè)的現(xiàn)代人事檔案管理人才，對(duì)檔案實(shí)行科學(xué)專業(yè)的管理，更要注重不間斷的培養(yǎng)檔案專業(yè)管理知識(shí)，持續(xù)性為人事檔案管理注入新鮮理念;第二，企業(yè)日常管理要重視人員的配置情況，投入足夠的人力保障現(xiàn)代人事檔案管理建設(shè)工作;第三，加強(qiáng)對(duì)人事檔案的重視度，不僅要加強(qiáng)檔案管理人員的職責(zé)意識(shí)，提升工作責(zé)任心，更要重視全體工作人員對(duì)檔案的重視程度，嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、管理制度[4]。

結(jié)語：

總而言之，作為現(xiàn)代化發(fā)展下的企業(yè)，以人為本、重視人才、合理的分配人力資源，對(duì)企業(yè)發(fā)展具有重大意義。現(xiàn)代人事檔案管理能夠?yàn)槠涮峁┱鎸?shí)、科學(xué)、準(zhǔn)確的指導(dǎo)，所以建立完善的現(xiàn)代人事檔案管理體系，規(guī)范現(xiàn)代人事檔案管理的體制，引進(jìn)信息化現(xiàn)代人事檔案管理的方式，是企業(yè)發(fā)展急需解決的問題。

參考文獻(xiàn)：

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[4]龍向群.人事檔案管理中存在的問題及對(duì)策[J].現(xiàn)代企業(yè)文化，2016，（35）：94.